Jak zwiększyć efektywność firmy dzięki inteligentnej automatyzacji

Prowadzenie firmy jest wystarczająco trudne. Im więcej możesz zautomatyzować i nie musisz pamiętać, tym bardziej możesz skupić się na ważniejszych sprawach.

Istnieje wiele obszarów działalności, które można zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas. Zapisuj każde powiadomienie o płatności PayPal jako dochód dla swoich dokumentów podatkowych. Użyj technologii GPS do rejestrowania przebiegu firmy. Lub otrzymuj przypomnienia o odnowieniu firmowych domen internetowych automatycznie dodawanych do codziennej listy rzeczy do zrobienia.

Jeśli jesteś ciekawy, jak skonfigurować dowolną z tych rzeczy, aby lepiej zautomatyzować swój biznes, czytaj dalej.

Automatycznie rejestruj dochód

Większość małych firm akceptuje płatności z usług przetwarzania płatności, które wysyłają powiadomienia e-mail. PayPal jest tego przykładem.

Powiadomienia to świetny sposób na uruchomienie innych automatyzacji.

W takim przypadku możesz użyć unikalnego wiersza tematu, który ta usługa zawsze dołącza do wiadomości e-mail, aby rozpocząć dodawanie nowego rekordu do arkusza kalkulacyjnego dochodów.

Skonfiguruj automatyzację IFTTT

Po pierwsze, jeśli jeszcze go nie masz, utwórz konto IFTTT. Ultimate Guide IFTTT: Użyj najbardziej zaawansowanego narzędzia internetowego jak profesjonalista. Ultimate Guide IFTTT: użyj najpotężniejszego narzędzia internetowego jak profesjonalista. ponieważ IFTTT jest bezpłatną usługą internetową, umożliwiającą współpracę aplikacji i urządzeń. Nie wiesz, jak zbudować aplet? Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem. .

Następnie kliknij Moje aplety z menu i kliknij Nowy aplet link po prawej stronie. Kliknij To.

Szukać Gmail i kliknij link Gmaila. Możesz użyć dowolnej innej usługi e-mail, o ile jest ona zintegrowana z IFTTT.

W następnym oknie wybierz Nowy e-mail w skrzynce odbiorczej z wyszukiwania.

Na następnym ekranie wprowadź zapytanie temat: Masz pieniądze (użyj tekstu, którego używa Twoja usługa płatnicza w temacie wiadomości e-mail z powiadomieniem).

“Przedmiot:” informuje IFTTT, aby skanował przychodzące wiadomości e-mail w poszukiwaniu określonego tekstu w polu tematu.

Kliknij Utwórz wyzwalacz.

Następnie musisz utworzyć akcję, która ładuje nowy wiersz do arkusza kalkulacyjnego rejestrowania dochodów.

Zanim to zrobisz, przejdź do Dysku Google i utwórz nowy katalog o nazwie IFTTT, a wewnątrz niego utwórz kolejny katalog o nazwie Biznes.

W podfolderze Biznes utwórz arkusz kalkulacyjny o nazwie Dochody i wydatki. Nazwij pierwszą kartę w arkuszu kalkulacyjnym Dochód.

Po powrocie do IFTTT kliknij Że. Szukać Pościel i kliknij Arkusze Google.

W następnym oknie kliknij Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego.

Spowoduje to uruchomienie nowego wiersza w arkuszu kalkulacyjnym Przychód za każdym razem, gdy pojawi się nowy e-mail zgodny z filtrem tematu.

Wypełnij poniższy formularz, używając szczegółów pokazanych poniżej.

Ważnym polem jest tutaj Sformatowany rząd. Tekst w tym polu powinien być “BodyPlain ||| ||| ||| ReceivedAt”

To pozostawia dwa pola puste. Umożliwi to przeanalizowanie treści wiadomości e-mail z nazwą nadawcy i kwotą dolara (patrz skrypt Google poniżej).

Kliknij Utwórz akcję aby zakończyć ten krok.

Dodaj skrypt Google

Czas dostosować arkusz kalkulacyjny. Otwórz właśnie utworzony arkusz Google.

Po otrzymaniu wiadomości e-mail nowy wiersz będzie wyglądał następująco.

Jak widać, treść wiadomości e-mail jest ładowana do A1, dwie kolumny są pomijane, a data płatności przechodzi do D1.

Oczyść arkusz, ukrywając kolumnę A. Kliknij strzałkę w dół po prawej stronie kolumny A i wybierz Ukryj kolumnę.

Następnie musisz napisać skrypt Google 4 Skrypty Google, dzięki którym Arkusze Google są o wiele bardziej wydajne 4 Skrypty Google, dzięki którym Arkusze Google są o wiele bardziej zaawansowane Arkusze Google są świetne od razu po wyjęciu z pudełka, ale mogą być jeszcze potężniejsze, jeśli używasz Skryptów Google w celu zwiększenia swoich możliwości. które będą działać za każdym razem, gdy nowy wiersz zostanie dodany do arkusza.

Ten skrypt wstawi obliczenia wymagane do wypełnienia B2 i C2 nazwą i kwotą dolara z treści wiadomości e-mail.

Przejdź do edytora skryptów, klikając Przybory w menu i kliknij Edytor skryptów.

W edytorze skryptów wklej następujący kod w nawiasie zamykającym dla myFunction ().

funkcja FindLastRow () var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var data = sheet.getDataRange (). getValues ​​(); for (var i = data.length-1; i> = 0; i -) if (data [i] [0]! = null && data [i] [0]! = ") return i + 1 ;

Ten kod przeszukuje arkusz pod kątem ostatniego wiersza.

Teraz w myFunction () wklej następujący skrypt.

function myFunction () var intLastRow = FindLastRow () SpreadsheetApp.getActiveSheet (). getRange ('B' + intLastRow) .setValue ('= left (A' + intLastRow + '), find ("$", A' + intLastRow + ') -11) ”); SpreadsheetApp.getActiveSheet (). GetRange ('C' + intLastRow) .setValue ('= mid (A' + intLastRow + ', find ("$", A' + intLastRow + ') - 1, (Find ("D", A '+ intLastRow +') - Znajdź ("$", A '+ intLastRow +')) + 2) '); 

To wygląda na skomplikowane, ale nie jest.

Pierwszy “ustalić wartość” polecenie naprawdę wypełnia kolumnę B za pomocą tej funkcji:

“= lewy (A1, znajdź (“$”,A1) -11)”

To po prostu pobiera cały tekst w treści po lewej stronie symbolu dolara.

Następnie wypełnia kolumnę C tą funkcją:

“= środek (A1, znajdź (“$”,A1) -1, (Znajdź (“re”,A1) -Znajdź (“$”,A1)) + 2)”

Wyodrębnia to kwotę dolara między “$” i “USD”. Skrypt po prostu zastępuje A1 dowolnym numerem ostatniej kolumny.

Zapisz ten skrypt, klikając ikona dysku w menu.

Następnie skonfiguruj skrypt, aby był uruchamiany przy każdej aktualizacji arkusza, klikając przycisk Edytować, i Wyzwalacze bieżącego projektu.

Kliknij link, aby dodać wyzwalacze.

Wybierz myFunction, Z arkusza kalkulacyjnego, następnie wybierz Po zmianie z ostatniego menu rozwijanego.

Teraz za każdym razem, gdy przychodzi powiadomienie o płatności przychodzącej, nowy arkusz jest dodawany do arkusza kalkulacyjnego.

Twój skrypt jest uruchamiany i wypełnia odpowiednie pola nazwą nadawcy i kwotą dolara.

Śledź przebieg z GPS

Kliknij Utwórz akcję, i jesteś skończony.

Teraz za każdym razem, gdy skończysz z wycieczką, po prostu wyeksportuj dane podróży na swoje konto e-mail, a automatycznie zaloguje się na konto Dysku Google w folderze TripLogs.

Pobieranie: Everlance na Androida (bezpłatny) | iOS (bezpłatny)

Ustaw zadania odnawiania domen biznesowych

Jednym z wielkich niebezpieczeństw związanych z posiadaniem strony internetowej jest zapominanie o odnawianiu nazwy domeny co roku lub dwa.

Wielu rejestratorów domen umożliwia automatyczne rejestrowanie domen po wygaśnięciu, ale możesz tego nie chcieć. Może chcesz sprzedać domenę lub przekazać ją komuś innemu Jak przenieść nazwę domeny przy zerowym przestoju Jak przenieść nazwę domeny przy zerowym przestoju Jeśli zastanawiasz się, jak przenieść nazwę domeny przy zerowym przestoju, potrzebujesz zrobić to w określonej kolejności. .

Jedną rzeczą, którą możesz zrobić, to skonfigurować automatyzację, która automatycznie wstawi nowe zadanie do aplikacji do wykonania w dniu otrzymania przypomnienia.

Wróć do IFTTT i skonfiguruj automatyzację, aby przechwytywać te powiadomienia e-mail.

W tym przykładzie użyjemy powiadomień GoDaddy, które pochodzą z wiersza tematu: “Twoje powiadomienie o odnowie chrzestnych”.

1. W IFTTT utwórz Nowy aplet.
2. Kliknij to.
3. Szukać Gmail i wybierz to.
4. Wybierz Nowy e-mail w skrzynce odbiorczej z wyszukiwania.
5. w Szukać typ pola Temat: Twoje powiadomienie o odnowie chrzestu i kliknij Utwórz wyzwalacz.
6. Kliknij że.
7. Wyszukaj aplikację do zrobienia i wybierz ją (IFTTT obsługuje ToDoist, RememberTheMilk i inne)
8. Wybierz Utwórz nowe zadanie.
9. Wypełnij pole Nazwa zadania za pomocą Subject o.

Większość aplikacji do zrobienia jest wystarczająco inteligentna, aby uwzględnić termin, jeśli podasz godzinę i datę w nazwie zadania.

W takim przypadku kliknij Dodaj składnik, i wybierz Otrzymano o.

Spowoduje to ustawienie terminu wykonania zadania w dniu otrzymania wiadomości e-mail.

Następnym razem, gdy zalogujesz się do aplikacji do zrobienia, zobaczysz zadanie należne lub opóźnione, i możesz przypisać je do czasu, gdy obsługa domeny jest najwygodniejsza.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz wiele domen do zarządzania. Nigdy więcej nie zapomnisz wygasającej domeny.

Oszczędzaj czas dzięki automatyzacjom biznesowym

Podczas prowadzenia małej firmy należy pamiętać o wielu sprawach. Mamy nadzieję, że powyższe automatyzacje pomogą nieco zmniejszyć obciążenie.

I pamiętaj, że jeśli jesteś freelancerem, istnieje wiele innych narzędzi, które pomogą Ci zarządzać firmą. Jeśli rachunkowość nie jest twoją mocną stroną, powinieneś przejrzeć naszą listę najlepszych programów księgowych dostępnych dla freelancerów Najlepsze oprogramowanie księgowe, którego potrzebuje każdy freelancer Najlepsze oprogramowanie księgowe, którego potrzebuje każdy freelancer Rachunkowość jest polem złożoności. Błędy mogą być kosztowne, a nawet przestępstwem. Jeśli masz już dość ręcznej księgowości, wypróbuj oprogramowanie księgowe. .

Źródło obrazu: Rawpixel / Depositphotos