Jak radzić sobie z przeciążeniem skrzynki odbiorczej i listami rzeczy do zrobienia w wiadomościach e-mail

  • Owen Little
  • 0
  • 4658
  • 1240
Reklama

Przeciążenie poczty e-mail jest obecnie dużym problemem. Ponadto poczta e-mail to nie tylko komunikacja, ale także w dużej mierze dyktuje listę rzeczy do zrobienia. Ponadto ciągłe powiadomienia mogą rozpraszać uwagę. Wszyscy potrzebujemy sposobu na oswajanie e-maili.

Sztuczki, aby zapobiec przepełnieniu skrzynki odbiorczej 3 proste sposoby powstrzymania przeciążenia wiadomości e-mail od trafienia do skrzynki odbiorczej 3 proste sposoby zatrzymania przeciążenia wiadomości e-mail od trafienia do skrzynki odbiorczej Wiadomość e-mail ma reputację killer wydajności. Dobre zarządzanie pocztą e-mail może pomóc w utrzymaniu czystości skrzynki odbiorczej, ale czy nie byłoby wspaniale, gdyby na początku było jej mniej? są na porządku dziennym. Kto lepiej o tym mówić niż mężczyzna, który chciał oswoić Gmaila od 2006 roku? Andy Mitchell jest założycielem ActiveInbox, aplikacji do organizowania skrzynki odbiorczej Gmaila Organizuj swoją skrzynkę odbiorczą Gmaila lepiej z ActiveInbox Organizuj swoją skrzynkę odbiorczą Gmaila lepiej z ActiveInbox .

E-mail rano: czy to konieczność, czy powinieneś po prostu to załatwić na później? Co jest najlepsza strategia radzenia sobie z pocztą e-mail po przebudzeniu?

Andy: Walczyłem z tym od lat.

  • Jeśli najpierw wysyłasz wiadomości e-mail, zostajesz wciągnięty i tracisz cały ranek (trochę jak oglądanie filmu na YouTube, a następnie śledzenie podobnych w dół króliczej nory).
  • Ale jeśli odłożysz to na później, prawdopodobnie przegapisz coś krytycznego lub utkniesz w czymś innym i nigdy do tego nie wrócisz.

Odpowiedź brzmi: jedno i drugie! Chociaż w dwóch łatwych kęsach.

Po pierwsze, osiągnij Inbox Zero przy użyciu podejścia Davida Allena. 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej. Zero esencji e-maili 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej. Zero e-maila Szał skrzynki odbiorczej zero jest jednym z najpopularniejszych słów. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. , dla każdego e-maila:

  • Czy to śmieci? Usuń to.
  • Czy potrafisz odpowiedzieć w ciągu 2 minut? Następnie zrób to i usuń.
  • W przeciwnym razie działaj na później. Gmail (z ActiveInbox) lub Outlook pozwoli ci określić status priorytetu. (Możesz od razu odpowiedzieć na wszystkie krytyczne wiadomości e-mail)

Dlaczego warto wybrać Inbox Zero? Słowami Merlina Manna…

“To zero? Nie chodzi o to, ile wiadomości znajduje się w skrzynce odbiorczej - chodzi o ilość własnego mózgu w tej skrzynce odbiorczej. Zwłaszcza, gdy tego nie chcesz.”

Daje ci dobry początek dnia.

Przedmiot działania: Wybierz kilka punktów o niskim zużyciu energii później w ciągu dnia, aby wykonać e-maile. Opowiadam się za senną pół godziny po obiedzie i tuż przed końcem dnia. Zanurz się na liście akcji z wiadomościami e-mail i powiększ je.

Czy wiadomość e-mail powinna być sprawdzana przez cały czas, czy okresowo?

Andy: Myślę, że jeśli zastosujesz powyższe podejście do Inbox Zero, możesz sprawdzać co godzinę, aby mieć świadomość pilnych rzeczy, ale odkładaj wszystko, co wymaga czasu na bardziej okresowe bloki.

Oczywiście, jeśli pracujesz w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, nie masz wyboru - e-mail to twoje życie!

Jak kategoryzujesz wiadomości e-mail między zadaniami, ważnymi informacjami i innymi pracami?

Andy: Po pierwsze, ważne są tylko dwie duże kategorie: Czy to zadanie, czy materiał referencyjny? Każdy inny e-mail jest po prostu usuwany.

Następnie zadania można pogrupować według statusu. Na przykład. wysoki priorytet, niski priorytet i “Czekając na”.

The “Czekając na” lista jest najsilniejsza, na wszystko, co jest blokowane, gdy czekasz, aż ktoś coś zrobi. Te e-maile są zwykle tymi, które zagłębiają się w głąb naszego klienta poczty e-mail i całkowicie zapominamy o dalszych działaniach.

Przedmiot działania: W Gmailu zachowaj etykietę; lub w Outlooku zachowaj flagę; a kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, na którą zdecydowanie potrzebujesz odpowiedzi, zaznacz ją. Następnie raz w tygodniu możesz wpaść na listę Oczekiwanie na i ścigać wszystkich, którzy nie odpowiedzieli.

Powinien być używany jako lista rzeczy do zrobienia?

Andy: tak!

Jeśli zadania już wchodzą do skrzynki odbiorczej, jaka jest alternatywa? Musisz skopiować i wkleić je ze swojego e-maila do innego systemu.

Jest to ogromne źródło marnowania czasu i zamieszania, a zadania są powielane w różnych systemach. Z tego powodu David Allen jest zwolennikiem “twarde krawędzie” (element powinien pojawić się tylko na jednej liście), aby twój mózg był uporządkowany i wolny od stresu.

Oczywiście główną wadą zwykłych klientów poczty e-mail jest to, że nie są oni dobrzy w obsłudze tych zadań e-mail. Dlatego oryginalnym pomysłem ActiveInbox były te e-maile są zadaniami. Nie ma separacji ani powielania.

Przedmiot działania: [Nota redaktora] Możesz zmienić Gmaila w tablicę zadań podobną do Trello za pomocą Sortd Zamień Gmaila w tablicę zadań podobną do Trello Za pomocą Sortd Zamień Gmaila w tablicę zadań podobną do Trello Za pomocą Sortd W przypadku współczesnej siły roboczej Twój e-mail często zmienia się w Twój Lista zadań. Teraz możesz uzyskać organizację w stylu Trello bezpośrednio w Gmailu dzięki nowemu rozszerzeniu Chrome Sortd. , zapewniając wygodę korzystania ze zwykłej skrzynki odbiorczej i dodając skórkę listy rzeczy do zrobienia.

Jakie są skuteczne sposoby używania poczty e-mail do zapisywania zadań?

Andy: Jeśli chcesz dodać zadanie, które nie rozpoczęło się jako wiadomość e-mail, po prostu wyślij wiadomość e-mail do siebie! Następnie musisz oznaczyć to jako zadanie.

Dzięki ActiveInbox możesz zastąpić temat wiadomości e-mail nazwą zadania, ustawić status i termin, dodać listę kontrolną i notatki oraz włączyć ją do projektu. Zmienia Gmaila w pełnego menedżera zadań.

Przedmiot działania: W Gmailu możesz oznaczyć wiadomość e-mail gwiazdkami; Za pomocą skrzynki odbiorczej Google możesz dodawać przypomnienia lub odkładać wiadomości e-mail Recenzja skrzynki odbiorczej Google: Oddech świeżego powietrza Recenzja skrzynki odbiorczej Google: Oddech świeżego powietrza Gmail to nazwa domowa w dziale e-mail, ale Google nie był z niej zadowolony. Poznaj Google Inbox, nowy sposób dostępu do poczty e-mail. .

Czy nasza skrzynka odbiorcza jako lista zadań staje się kolejnym systemem rywalizującym o uwagę?

Andy: To z pewnością system, który konkuruje o naszą uwagę, ale nasza skrzynka odbiorcza już to robi. Więc to nie jest kolejny. Fakt, że Twoja skrzynka odbiorcza jest już listą zadań, bez szczególnej potrzeby, właśnie dlatego powinieneś ustawić ją jako centralną listę zadań.

Zawsze łatwiej pływać z prądem. Możesz spróbować utrzymywać listę zadań w innym miejscu, ale jeśli większość zadań pochodzi z wiadomości e-mail, czy chcesz dalej z nią walczyć, kopiować i wklejać wiadomości e-mail do innego menedżera zadań oraz krzyczeć do współpracowników, którzy nadal do Ciebie wysyłają wiadomości e-mail? Nie walcz z tym! Ustaw e-mail jako rdzeń listy zadań.

Przedmiot działania: [Nota redaktora] Jeśli nadal chcesz korzystać z zewnętrznej listy zadań, Todoist i Any.do pozwalają dodawać zadania bezpośrednio z Gmaila.

Czy efektywność poczty e-mail jest obowiązkiem współpracy czy indywidualności? Jakiej etykiety powinniśmy przestrzegać wszyscy??

Andy: Jeśli chodzi o etykietę, odpowiedź jest zdecydowanie, zdecydowanie oparta na współpracy. Podobnie jak w przypadku wszystkich innych elementów w społeczeństwie, chodzi o szanowanie innych tak samo jak siebie. [Nota redaktora: Podobnie, istnieją pewne e-maile, które mogą obrażać, złościć i drażnić odbiorców 6 sposobów zagwarantowania obrażenia, gniewu i irytacji każdym wysłanym e-mailem 6 sposobów zagwarantowania obrażenia, gniewu i irytacji każdym wysłanym e-mailem twardy. Naprawdę trudno jest przekazać to, co naprawdę chcesz powiedzieć w wiadomości e-mail, a połowa czasu prawie zawsze Cię źle zrozumie. Problem polega na tym, że…]

Mimo że pozornie uprzejmy, myślę, że e-maile to po prostu mówią “dzięki!” lub “dobrze!” są całkowitą stratą czasu, a zatem złem.

Jednak jeśli chodzi o narzędzia współpracy, to inna sprawa. E-mail jest z natury solo. Przynajmniej do koordynowania harmonogramu zespołu nadal potrzebujesz menedżera projektu, narzędzia CRM i komunikatora internetowego.

Przedmiot działania: Jestem fanem 3 Zdań. Brevity oszczędza czas - nawet Ty, gdy będziesz musiał ponownie przeskanować wiadomość e-mail w przyszłości. Natomiast e-maile waflowe są leniwe i niegrzeczne.

Zadaj Andy'emu pytania związane z pocztą e-mail!

Andy Mitchell będzie czytał komentarze i udzielił odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące obsługi wiadomości e-mail. Teraz masz szansę na rozwiązanie tego irytującego problemu!

Kredyty obrazkowe: Kair, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip




Jeszcze bez komentarzy

O nowoczesnej technologii, prostej i niedrogiej.
Twój przewodnik w świecie nowoczesnych technologii. Dowiedz się, jak korzystać z technologii i gadżetów, które nas otaczają każdego dnia i dowiedz się, jak odkrywać ciekawe rzeczy w Internecie.