Jak grupować zadania w Kalendarzu Google, aby zwiększyć koncentrację i produktywność

Mit wielozadaniowości jest wszechobecny. Bez względu na to, ile widzimy badań wielozadaniowych, nadal sobie to powtarzamy większość ludzie nie mogą wykonywać wielu zadań, ale my mogą.

Raz po raz, badania pokazują, że kiedy myślimy, że jesteśmy wielozadaniowi, tak naprawdę nie robimy więcej niż jednej rzeczy naraz. Przełączamy się między działaniami i to zjawisko znane jako “koszt zamiany” czyni nas mniej wydajnymi (i może narazić nas na niebezpieczeństwo).

Źródło zdjęcia: Daxiao_Productions / DepositPhotos

Ale…

Istnieje jeden szczególny rodzaj wielozadaniowości, który może być bardziej wydajny. Może nie tak efektywny, jak skupienie się na jednym zadaniu. Ale jeśli nie możesz znieść skupienia się na jednej rzeczy przez więcej niż kilka minut, możesz mieć szczęście.

(Aby być uczciwym, istnieją przypadki, w których wielozadaniowość może być wydajnym sposobem wykonywania zadań Pojedyncza vs. Wielozadaniowość: co jest najlepsze w zakresie produktywności? Pojedyncza vs. Wielozadaniowość: co jest najlepsza w zakresie wydajności? Wielozadaniowość jest powszechną metodą zwiększania wydajności Okazuje się, że niekoniecznie jest to srebrna kula wydajności. Kluczem jest wiedzieć, kiedy wykonywać wiele zadań.)

Wprowadzenie do grupowania zadań

Różni guru produktywności zdefiniowali grupowanie zadań w nieco inny sposób. Ale sprowadza się do tego:

“Grupowanie zadań to praktyka grupowania podobnych zadań razem.”

Więc możesz mieć listę “kodowanie,” “debugowanie,” “dokumentowanie,” i “planowanie” zadania, na przykład. W moim życiu prawdopodobnie bym zlecał zadania jako “pisanie,” “redagowanie,” “badania,” “pitching,” i tak dalej.

Jak to jest pomocne?

Grupowanie zadań pomaga zwiększyć produktywność, zachęcając do trzymania się podobnej grupy zadań w celu zmniejszenia kosztów zamiany podczas przemieszczania się między nimi. Przejście od edycji zdjęć do zarządzania pocztą e-mail jest dużą zmianą i może wiązać się z dużymi kosztami zmiany, ponieważ Twój mózg stara się zmienić biegi.

Przejście z edycji zdjęć do, powiedzmy, publikowania zdjęć w witrynach stockowych może powodować mniejsze koszty przełączania. Lub wyobraź sobie, że przełączasz się z dzwonienia do potencjalnych klientów z ofertami sprzedaży na dzwonienie do istniejących klientów w celu odprawy. To byłoby łatwiejsze niż przejście z połączeń z ofertą do tworzenia raportów kwartalnych.

A niższy koszt zamiany powoduje większą koncentrację.

Sposób podziału zadań na partie należy do Ciebie - ważne jest to, że są podobne. Jeśli masz trudności z przełączaniem biegów między dwoma zadaniami, to nie należą one do tej samej partii. Możesz mieć dużą liczbę partii lub mniejszą, w zależności od rodzajów rzeczy, które musisz zrobić.

Po pogrupowaniu zadań możesz poświęcić czas każdej partii.

Planowanie partii

W tym momencie grupowanie zadań staje się bardzo przydatne. Kiedy wyznaczasz określony blok czasu Jak zablokować czas w Kalendarzu Google na produktywny dzień roboczy Jak zablokować czas w Kalendarzu Google na produktywny dzień roboczy Czy masz problemy z zarządzaniem czasem? Pokazujemy, jak zablokować czas w kalendarzu Google, aby zwiększyć koncentrację, zmniejszyć stres i zwiększyć wydajność. do konkretnej partii, możesz swobodnie przełączać się między zadaniami w ramach tej partii. Co jest świetne dla tych z nas, którzy bardzo lubią przemieszczać się między projektami.

Dopóki nie przełączysz się na zadanie na zewnątrz z tej partii będziesz bardziej wydajny. Koszt zmiany funkcji poznawczych będzie niższy, a ty wykonasz więcej.

To takie proste.

A kiedy zaczniesz umieszczać partie zadań w kalendarzu, abyś miał ustalony czas, aby nad nimi popracować, zobaczysz, że Twoja produktywność gwałtownie rośnie. Ponieważ twój koszt zmiany jest niższy, poświęcisz mniej czasu na przyspieszenie każdego zadania. A ustalenie czasu dla określonych partii pomoże ci zmniejszyć rozproszenie uwagi (które mają olbrzymi koszt zamiany).

Korzystanie z systemu zarządzania czasem, takiego jak technika Pomodoro Jak prosty zegar Pomodoro sprawił, że moje życie stało się lepsze Jak prosty zegar Pomodoro sprawił, że moje życie stało się lepsze Technika Pomodoro jest jedną z prostszych metod zarządzania czasem. Przełam rozproszenie uwagi przy pomocy 25-minutowych kawałków i timera. Może to być rutynowa zmiana, jeśli ci odpowiada. lub coś podobnego jeszcze bardziej zwiększy Twoją wydajność.

Jeśli chcesz wypróbować grupowanie zadań, oto co musisz zrobić:

Partie zadań z Kalendarzem Google

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to utworzyć partie zadań. Ponieważ każdy będzie miał różne zestawy zadań i różne metody grupowania partii, sposób przejścia przez ten proces zależy wyłącznie od Ciebie. Jak wspomniałem, dobrze byłoby zacząć od trzech lub czterech kategorii. Na potrzeby naszego przykładu wykorzystamy “planowanie,” “budynek,” “recenzowanie,” i “raportowanie.”

Połączymy te partie z koncepcją blokowania czasu Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Czy szukasz bardziej efektywnego sposobu organizacji dni roboczych? Spróbuj blokowania czasu. Ta taktyka zarządzania czasem może pomóc ci zachować kontrolę, jednocześnie odwracając uwagę, odwlekając i nieproduktywną wielozadaniowość. . Po prostu odłóż bloki czasu w Kalendarzu Google na określone partie.

Tutaj dodałem wydarzenia, które mówią mi, kiedy powinienem pracować nad konkretnymi partiami:

Dodałem również przypomnienie, aby upewnić się, że wiem, kiedy zaczyna się mój blok raportowania:

Teraz dostanę przypomnienie, kiedy nadejdzie czas pracy nad moimi zadaniami raportowania. W tym czasie mogę skorzystać z techniki Pomodoro Najlepsze aplikacje z timerem Pomodoro, aby podnieść produktywność Najlepsze aplikacje z timerem Pomodoro, aby podnieść produktywność Jeśli często uderzasz w ścianę produktywności po kilku godzinach pracy, zegar z Pomodoro może pomóc ci utrzymać skupiać. Ten wybór timerów ma opcję dla każdej platformy. zarządzać czasem na różnych zadaniach. Albo może pozwolę, aby stało się to bardziej naturalnie, gdzie przechodzę między zadaniami, kiedy chcę. Ta część zależy od Ciebie.

Masz pomysł. Teraz po prostu wstaw więcej partii do swojego kalendarza! Pamiętaj jednak, że nadal potrzebujesz odblokowanego czasu. Będziesz potrzebował kilku minut tu i tam, aby zarządzać pocztą e-mail, nadrabiać zaległości, rozmawiać z ludźmi w biurze lub po prostu odpocząć.

Jedno pytanie, które możesz teraz zadać: jak wybrać, kiedy zaplanować każdą partię? Nie ma na to właściwej odpowiedzi. Jeśli masz określony rodzaj zadania, które najlepiej wykonujesz rano, zaplanuj je wcześniej. Jeśli lubisz popołudniowe zadania mniej intensywne poznawczo, zaplanuj je tam. Wolisz przejść na coś zupełnie innego po zmianie zadań? też możesz to zrobić.

Wiesz, jak i kiedy pracujesz najlepiej Jak być produktywnym, bez względu na to, czy jesteś poranną czy nocną sową Jak zachować produktywność, czy jesteś poranną osobą, czy też nocnej sowy Nie staraj się obudzić wcześnie lub zostać późno. Zamiast tego zoptymalizuj systemy, abyś mógł poradzić sobie z fazą, w której produktywność jest niska. Oto kilka inteligentnych strategii. , i możesz wykorzystać tę wiedzę w swoim harmonogramie wsadowym.

Gdy masz już partie w kalendarzu, możesz zacząć! Teraz wszystko, co musisz zrobić, to zabrać się do pracy.

Korzystanie z Kalendarza Google w celu zwiększenia produktywności

Planowanie partii zadań w Kalendarzu Google może wystarczyć, aby całkowicie zrewolucjonizować wydajność. Jeśli jednak potrzebujesz trochę więcej, możesz skorzystać z innych niesamowitych funkcji Kalendarza Google.

Na przykład możesz zsynchronizować listę rzeczy do zrobienia z Kalendarzem Google Jak zsynchronizować swój kalendarz Google z listą rzeczy do zrobienia Jak zsynchronizować kalendarz Google z listą rzeczy do zrobienia W organizowaniu życia niezbędne są dwa narzędzia: kalendarz i twoją listę rzeczy do zrobienia. Ale większość rozwiązań zarządzania zadaniami oddziela te dwie rzeczy. Pokażemy Ci, jak je połączyć. i zobacz swoje ważne zadania wraz z harmonogramem partii. Może to pomóc w ustaleniu priorytetów wśród zadań w każdej partii.

Możesz też skorzystać ze zaktualizowanego widoku wielu kalendarzy. 5 nowych funkcji kalendarza Google, które musisz wypróbować! 5 nowych funkcji kalendarza Google, które musisz wypróbować! Kalendarz Google stał się jeszcze bardziej fantastyczny. Google w końcu zaktualizowało swój kalendarz. Pokażemy Ci, jak uzyskać nowy projekt i jakie nowe funkcje musisz wypróbować. aby oddzielić harmonogram wsadowy od innych spotkań.

Możesz nawet otagować wpisy kalendarza Jak w pełni wykorzystać Kalendarz Google za pomocą 7+ nowych narzędzi Jak w pełni wykorzystać Kalendarz Google za pomocą 7+ nowych narzędzi Użyj Kalendarza Google, aby zaoszczędzić czas i maksymalnie wykorzystać dzień pracy. Te nowe narzędzia i usługi Kalendarza Google oferują kilka dodatkowych sztuczek związanych z produktywnością. aby zobaczyć, gdzie zmierza Twój czas i jak poprawić zarządzanie czasem.

Istnieje tak wiele funkcji i narzędzi, że możesz robić niemal wszystko, co chcesz, korzystając z Kalendarza Google.

Partia zadań w perspektywie długoterminowej

Oczywiście nigdy nie jest to takie proste. Zawsze jest utrzymanie. Na przykład powinieneś regularnie poświęcać kilka minut na sprawdzenie partii. Jeśli masz wrażenie, że pewne zadanie nie płynie z innymi w partii, możesz utworzyć nową partię, aby zmniejszyć koszty zmiany.

I może się okazać, że twój harmonogram nie jest optymalny. Może potrzebujesz więcej czasu pomiędzy partiami lub potrzebujesz całego dnia bez zaplanowanych działań, aby nadrobić zaległości.

Nawet jeśli znajdziesz idealny system produktywności Jak stworzyć system doskonałego zarządzania czasem, jaki kiedykolwiek będziesz używać Jak stworzyć system doskonałego zarządzania czasem, który będziesz kiedykolwiek używał Wydajność to ciągłe poszukiwanie większej organizacji przy mniejszym nakładzie pracy. Sposób na osiągnięcie wszystkiego, o czym marzysz, bez utraty snu. Czy ten zautomatyzowany system zarządzania czasem może to wszystko zrobić? , zawsze trzeba będzie wykonać pewne czynności konserwacyjne. Zadania wsadowe nie są wyjątkiem.

Ale kiedy pomyślnie zgrupujesz zadania i zintegrujesz je z Kalendarzem Google, będziesz mieć prawie zautomatyzowany system zarządzania czasem. I nie ma nic lepszego niż to!

Próbowałeś grupować zadania? Co robisz, aby zminimalizować czas i wysiłek potrzebny do zmiany zadań? Podziel się swoją radą w komentarzach poniżej!