Jak napisać e-mail Perfect Professional (poparty danymi)

Pisanie skutecznych wiadomości e-mail wydaje się dość łatwe. Ale jeśli chcesz, aby Twoje e-maile działały jeszcze lepiej, pamiętaj o następujących zasadach popartych nauką.

W przeszłości wymieniliśmy 12 powodów, dla których ludzie nadal ignorują twoje e-maile. 12 Powodów, dla których ludzie Wciąż ignorują twoje e-maile. 12 Powodów, dla których ludzie nadal są ignorowani. E-maile Czy często masz problem z zachęcaniem ludzi do odpowiadania na twoje e-maile? Pokazujemy, dlaczego ludzie mogą ignorować twoje e-maile i jak je zauważać i reagować na Twoją wiadomość. . Daliśmy Ci nawet instrukcje krok po kroku, jak zapracować ludzi na odpowiadanie na twoje wiadomości. 6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na twoje e-maile. 6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na Twoje e-maile. chodzi o wysyłanie e-maili, które zachęcają lub zniechęcają do kliknięcia przycisku „odpowiedz” i udzielenia odpowiedzi. Poznaj zasady sukcesu e-maila. . Ale teraz nadszedł czas, aby podzielić się jeszcze bardziej konkretnymi, praktycznymi wskazówkami - popartymi danymi.

Każda z tych wskazówek nie tylko zwiększa szanse na przeczytanie wiadomości e-mail, ale także pozytywną odpowiedź na te wiadomości. Jest to ważne, ponieważ poczta elektroniczna jest nadal główną formą komunikacji w świecie biznesu. Wiedząc, jak tworzyć skuteczne e-maile, dajesz sobie wyraźną przewagę nad kolegami.

1. Zdobądź Warunki imienia

Brzmi to oczywisto, ale jeśli naprawdę chcesz, aby ludzie zwracali uwagę, gdy otrzymają od ciebie wiadomość e-mail, użyj ich nazwiska. I użyj go więcej niż raz.

Badania opublikowane w 2006 r. Wykazały, że kilka regionów mózgu “pokaż większą aktywację na swoje imię”, dostarczenie dowodów, że “słyszenie własnego imienia ma unikalną aktywację funkcjonowania mózgu”.

Używanie nazwy odbiorcy w temacie wiadomości e-mail i treść wiadomości e-mail jest zatem psychologiczną sztuczką, która może przyciągnąć uwagę. Zamykanie z “Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz, Stan” jest o wiele bardziej skuteczny niż zwykły “Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz”.

2. Embrace The Efekt halo

Ludzie są pod wpływem ludzi, którym ufają. Jeśli menedżer doradzi ci skontaktowanie się z dyrektorem firmy, nazwij go w e-mailu wprowadzającym. Zimne wiadomości e-mail są okropne. Wykazanie, że masz wsparcie kogoś, komu ufa Twój odbiorca, jest zatem niezwykle ważne.

Wynika to częściowo z teorii zwanej Efekt halo. Jest to rodzaj uprzedzenia potwierdzającego. W tym przypadku uprzedzenie prawdopodobnie poprawiłoby ogólne wrażenie reżysera ty po prostu z powodu pozytywnego wrażenia menedżera, który cię polecił.

Nie musisz jednak trzymać się wzmianki o przełożonych. Korzystanie z opinii i pomysłów ekspertów, klientów, wspólnych znajomych i tłumów może również wzmocnić Twój e-mail, pod warunkiem, że odbiorca ceni widoki osób, do których się odwołujesz.

3. Bądź zły lub szczęśliwy. Ale nigdy neutralny

Gdy Bumerang, wiodąca aplikacja Gmail, przeanalizowała jej dane i znalazła coś niezwykle interesującego. “Jednym z najbardziej znaczących czynników przy określaniu odsetka odpowiedzi jest to, jak pozytywne (słowa wielkie) lub negatywne (słowa złe)”.

Oba umiarkowanie pozytywne i negatywne wiadomości e-mail otrzymały o 5-15% więcej odpowiedzi niż neutralne wiadomości e-mail. Biorąc to pod uwagę, wyjątkowo wrogie e-maile 10 porad e-mailowych dotyczących radzenia sobie z gniewnymi, trollicznymi lub niegrzecznymi wiadomościami e-mail 10 porad e-mailowych dotyczących radzenia sobie z gniewnymi, trollicznymi lub niegrzecznymi e-mailami Sprawdzanie skrzynki odbiorczej e-mail jest niezwykle frustrujące, aby znaleźć całkowicie nienawistną wiadomość. Dlaczego na świecie ludzie tak się zachowują? Powiedziawszy to, powinieneś nauczyć się, jak się bronić, podczas gdy… prawie nie otrzymałeś żadnej odpowiedzi. Zbyt pochlebne e-maile również nie działały znacznie lepiej. Innymi słowy, przejrzyj swoje uczucia, ale nie przesadzaj.

4. Krótko mówiąc (Ale jak krótko?)

Wiem wiem. Będą od tego wyjątki. Jedna z moich ulubionych stron z mózgami Inteligentna treść w 2016 roku z tymi 35 stronami Inteligentna treść w 2016 roku z tymi 35 stronami Wszyscy powinniśmy częściej czytać te 35 stron. Jeśli masz dość głupich treści, spraw, aby w nadchodzącym roku było nieco bardziej rozważnie dzięki tej super liście. , Brain Pickings wysyła niezwykle długie e-maile, które z przyjemnością czytam. Ogólnie jednak dane sugerują, że należy unikać długich wiadomości e-mail.

W rzeczywistości, wraz z tymi informacjami na temat rodzajów słów, których powinieneś używać w swoich wiadomościach, Boomerang również znalazł “ideał” długość wiadomości e-mail. Na podstawie analizy 40 milionów e-maili odkryli, że te zawierające nie więcej niż 50-175 słów miały największą szansę na otrzymanie odpowiedzi (49-50%). Potwierdzają to również wyniki badania MIT z 2010 r.

To jest mądra rada, ale nie zawsze jest praktyczna. Ale lekcją jest zwięzłość wiadomości e-mail. Jednym ze sposobów na to jest zapisanie się na filozofię Pięciu Zdań i nigdy nie wysyłanie wiadomości e-mail o długości przekraczającej pięć zdań. Jako inwestor i autor Guy Kawasaki powiedział Entrepreneur.com, “mniej niż pięć zdań jest często nagłych i niegrzecznych, więcej niż pięć zdań marnuje czas.”

5. Użyj słowa “Bo”

Jeśli masz czelność poprosić kogoś, aby coś dla ciebie zrobił, przynajmniej mu powiedz czemu. Znamy to od lat 70., kiedy profesor psychologii na Uniwersytecie Harvarda, Ellen Langer opublikowała badanie podkreślające znaczenie tego słowa “bo”.

Zdecydowanie zbyt często otrzymujemy e-maile, które czegoś wymagają (“Czy możesz przesłać mi ten raport do godziny 14:00?”), bez wyjaśnienia, dlaczego. Ale wprowadzając słowo “bo” w naszą prośbę (“Czy możesz wysłać mi ten raport do godziny 14:00, ponieważ należy go edytować do godziny 17:00), szanse na zgodność wzrosną.

Według tego badania mogło tak być “ludzie zachowują się „automatycznie”… jako forma heurystyki lub skrótu. A usłyszenie słowa „ponieważ”, po którym następuje powód (bez względu na to, jak kiepski jest powód), powoduje, że jesteśmy posłuszni.”

6. Nie oferuj więcej niż 3 opcje

Paradoks wyboru polega na tym, że mamy tak wiele opcji, że zostajemy sparaliżowani. Aby upewnić się, że wiadomości e-mail nie powodują wyboru paradoksu, postaraj się nie oferować więcej niż trzech opcji.

Ludzki umysł kocha magię trzech. Dlatego wręczamy trzy medale na igrzyskach olimpijskich. Analizujemy rzeczy pod kątem optymistycznym, realistycznym i pesymistycznym (lub wysokim, średnim i niskim). I właśnie dlatego rynki gospodarcze często dojrzewają, aby pomieścić tylko trzech głównych konkurentów.

Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, lubimy polegać na trzech przyczynach lub trzech możliwościach wyboru. Zostało to wykazane w badaniach zatytułowanych Kiedy trzy uroki, ale cztery alarmy, prowadzone przez dwóch naukowców behawioralnych. W przypadku wysyłania e-maili, jeśli planujesz spotkanie lub rozmowę, spróbuj podać tylko trzy opcje daty i godziny. Alternatywnie, możesz użyć narzędzia do planowania spotkań, takiego jak Doodle, które sprawdziliśmy. Doodle Usuwa frustrację związaną z planowaniem spotkań lub wydarzeń. Doodle usuwa frustrację związaną z planowaniem spotkań lub wydarzeń. Często planuje spotkanie lub wydarzenie, na które grupa ludzi się zgadza. może być tak frustrujące i czasochłonne, jak znalezienie dzieci zagubionych w ruchliwym centrum handlowym. Aplikacja internetowa do ankiet online… w przeszłości.

7. Napisz na poziomie trzeciej klasy

Poziom oceny wiadomości e-mail może mieć ogromny wpływ na wskaźniki odpowiedzi. Według Boomeranga e-maile napisane na poziomie czytania w college'u miały zaledwie 39% odpowiedzi. Najskuteczniejszą oceną z czytania była klasa trzecia, która osiągnęła 53% wskaźnik odpowiedzi.

Poziom czytania jest głównie ustalany na podstawie patrzenia “liczba sylab w twoich słowach i liczba słów w twoich zdaniach.” Aby poprawić wskaźnik odpowiedzi, zarówno zdania, jak i słowa powinny być krótkie. Aby sprawdzić stopień czytelności własnych e-maili, skopiuj je i wklej do narzędzi takich jak Readability-Score lub Hemingway Editor.

8. Sprawdź tekst

W przypadku dłuższych wiadomości e-mail jest to oczywiste, ale w przypadku krótszych wiadomości e-mail korekta jest często pomijana. To jest zły pomysł.

W badaniu z 2001 r. Larry Beason wykazał, że błędy pisarskie (w tym błędy ortograficzne i gramatyczne, a także błędy logiczne) mają kilka negatywnych skutków dla postrzegania pisarza.

Kiedy czytelnik zauważy błąd, automatycznie przyjmuje założenia dotyczące pisarza. W tym badaniu najczęstsze założenia były takie, że pisarz był wadliwym myślicielem, a nie osobą szczegółową, słabym komunikatorem i / lub słabo wykształconym.

Oto niektóre bardzo szkodliwe atrybuty, których można uniknąć, po prostu przez korektę Grammarly Lite - rozszerzenie przeglądarki dla wszystkich Twoich potrzeb w zakresie korekty [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - rozszerzenie przeglądarki dla wszystkich Twoich potrzeb w zakresie korekty [Chrome, Firefox , Safari] Jak obecnie sprawdzasz, co piszesz na komputerze? Wpisz to w Google? Wkleić to do programu Word? A może korzystasz z witryny do korekty, do której wklejasz swój tekst? Jestem zdecydowanie… każdym z twoich e-maili.

9. Wyświetl liczby jako cyfry

Jeśli liczby takie jak statystyki, dane, daty, godzina itp. Są ważne w wiadomości, wyświetl je jako liczby zamiast wpisywać je (12 zamiast dwunastu).

Badania śledzenia wzroku wykazały, że oczy czytelnika zwykle skanują tekst, podczas gdy “Cyfry często zatrzymują wędrujące oko”. To dlatego, że “liczby przedstawiają fakty”. Liczby to twarde dane, które umysł może szybko odczytać. Umysł czytelnika zakłada, że ​​te liczby są ważną częścią wiadomości.

Pamiętaj o tym, tworząc własne e-maile. Jeśli liczby są ważną częścią wiadomości, wyświetl je jako cyfry, aby czytelnik mógł odfiltrować ważne z nieistotnych.

Spraw, aby e-mail działał dla Ciebie

W większości miejsc pracy e-maile są kluczowym elementem w sposobie komunikowania się z naszymi kolegami. Niezależnie od tego, czy wysyłasz 10, czy 100 e-maili dziennie, umiejętność tworzenia skutecznych wiadomości to umiejętność, której musisz się nauczyć.

Jak widać z góry, nie jest to trudne. Niewielkie zmiany, takie jak zwięzłość wiadomości e-mail, korekta lub zmiana emocji związanych z pisaniem, mogą mieć duży wpływ. A dzięki bezpłatnym narzędziom do ulepszania poczty e-mail 5 narzędzi, które pomogą Ci pisać lepsze wiadomości e-mail 5 narzędzi, które pomogą Ci pisać lepsze wiadomości e-mail Wszyscy wciąż próbują rozwiązać problem z pocztą e-mail. Porozmawiajmy więc o najbardziej podstawowym nawyku ze wszystkich - sztuce pisania lepszych e-maili. Za pomocą fajnych narzędzi. aby pomóc, nie ma wymówki.

Te szanse mogą nie tylko zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twoje e-maile zostaną zauważone i na które odpowiedzą, ale również pomogą w kształtowaniu własnego profesjonalnego wizerunku.

Jakie zmiany wprowadziłeś do sposobu pisania e-maili, które poprawiły ich skuteczność? Bardzo chcielibyśmy usłyszeć!

Kredyty graficzne: Przytulenie Hernán Piñera (Flickr), Znak zapytania Marco Bellucci (Flickr), Przykład znaków sprawdzających autorstwa volkspider (Flickr), E-mail Dennis Sklay (Flickr)