Jak wysłać e-mail jak profesjonalista

Poczta e-mail jest jedną z tych rzeczy, które zaczęły się od wygody, ale szybko stały się czymś, czego można się obawiać. Wiem, że kiedy mam setki nieprzeczytanych e-maili, moje jelita szybko zapadają w głęboką pustkę i ignoruję te e-maile jeszcze dłużej. Ale może gdybyśmy przyjęli porady i wskazówki profesjonalistów z poczty e-mail, nie postrzegalibyśmy naszej skrzynki odbiorczej jako przeszkody.

Istnieje wiele czynników wpływających na wydajność poczty e-mail - nie tylko pisanie wiadomości e-mail, ale konfigurowanie skrzynki odbiorczej, zarządzanie wiadomościami e-mail, wiedza, kiedy sprawdzić wiadomości e-mail itp. Zwiększenie wydajności poczty e-mail oznacza zwiększenie wydajności, a ostatecznie oznacza to, że wszystko można wykonać w krótszym czasie. Właśnie tego chcemy.

Uwaga: Jednym z aspektów bycia pro w e-mailu jest bezpieczeństwo. Przeczytaj 7 ważnych wskazówek dotyczących bezpieczeństwa poczty e-mail 7 Ważne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail, o których powinieneś wiedzieć 7 Ważne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail, o których powinieneś wiedzieć o bezpieczeństwie w Internecie to temat, który wszyscy wiemy, że jest ważny, ale często pozostaje daleko w tyle w naszych umysłach oszukiwanie się, że „nie stanie się ze mną”. Czy… przed rozpoczęciem tutaj. Utrata dostępu do konta e-mail może być bardzo szkodliwa.

Harmonogram “Sprawdzanie poczty e-mail” Czas

Jednym z największych błędów użytkowników, którzy mają wyjątkowo aktywne skrzynki odbiorcze, jest pozostawienie Gmaila, Thunderbirda lub skrzynki pocztowej otwartych 24/7 i działających w tle. Kolejnym błędem jest użycie dodatków lub funkcji powiadomień, które będą powiadamiać cię, gdy tylko dotrze e-mail, bez względu na to, jak banalny może być ten e-mail.

Niezaprzeczalny fakt: częste sprawdzanie wiadomości e-mail oznacza, że ​​nie możesz poświęcić uwagi innym zadaniom. Niezaprzeczalny fakt: jeśli kiedykolwiek uda Ci się zbudować fokus, powiadomienia natychmiast go złamią.

Dlatego powinieneś widzieć swoją skrzynkę odbiorczą jako działanie jak każde inne. Nie pozwól, aby to był “zawsze włączone” aspekt twojego życia. Zamiast tego zaplanuj bloki czasu - może raz dziennie, a może trzy razy dziennie - w którym sprawdzasz skrzynkę odbiorczą, robisz wszystko, czego potrzebujesz, a następnie ją zamykasz. Przełamanie nawyku może trochę potrwać, ale uwierzcie mi, wasza produktywność gwałtownie wzrośnie.

Wyeliminuj nadmiar

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić podczas otwierania skrzynki odbiorczej, jest szybkie przejrzenie jej i usunięcie każdego e-maila, który nie wydaje się ważny. Pomyśl o sobie jak o rzeźbiarzu z ogromnym blokiem świeżego marmuru. Zanim zaczniesz prawdziwą pracę, musisz rozerwać szerokie pociągnięcia i pozbyć się nadmiaru.

Wyobraź sobie, że meldujesz się i znajdujesz 350 e-maili oczekujących na odpowiedź. Wystarczy pięć minut - tak, naprawdę! - aby przejrzeć i kliknąć pola wyboru obok wiadomości e-mail, które nie mają znaczenia. Po przejściu większości z nich kliknij przycisk Usuń, aby usunąć wszystkie zaznaczone wiadomości e-mail. Teraz musisz tylko odpowiedzieć na 50, a to duży wzrost psychologiczny.

Przeczytaj i odpowiedz natychmiast

Czy często otwierasz wiadomość e-mail, widzisz, że musisz coś zrobić, ale zostawiasz ją na inny dzień? Może to być ryzykowny nawyk. Co jeśli zapomnisz o tym? Co się stanie, jeśli jakoś zgubisz wiadomość e-mail? Co jeśli musisz odpowiedzieć wcześniej, niż myślisz, że musisz?

Lepiej zrobić to wszystko natychmiast. Zapobiega gromadzeniu się “Nadal muszę odpowiedzieć na ten e-mail” myśli, które będą cię dręczyć, dopóki w końcu do tego nie dojdziesz. Zmniejsza szansę, że zapomnisz o ważnym e-mailu. Uszczęśliwia klientów, znajomych i kontakty biznesowe, ponieważ odpowiadasz z taką punktualnością. Jako bonus będziesz miał duży problem.

Dzięki czystej i pustej skrzynce odbiorczej, która nie jest zaśmiecona wiadomościami, do których musisz wrócić, możesz łatwiej wdrożyć wcześniejszy punkt sprawdzania poczty e-mail tylko w zaplanowanych godzinach. Jeśli naprawdę nie chcesz od razu czytać i odpowiadać, to przynajmniej spójrz na dodatek przypominający e-mail Dodaj harmonogram, śledzenie i przypomnienia do Gmaila dzięki temu fantastycznemu dodatkowi Dodaj harmonogram, śledzenie i przypomnienia do Gmaila dzięki temu fantastycznemu dodatkowi Spójrzmy prawdzie w oczy, Gmail jest prawie idealny. To nie przypadek, że jest to obecnie jeden z najpopularniejszych dostawców poczty e-mail, przynajmniej dla tych, którzy preferują interfejs WWW. Istnieje jednak kilka… .

Odpowiedzi w puszce

Odpowiedzi w puszkach to niesamowity funkcja, która stała się czymś standardowym we wszystkich najlepszych usługach e-mail i klientach. Zasadniczo odpowiedź w puszce jest odpowiedzią na szablon, którą można zbudować z wyprzedzeniem i użyć za pomocą jednego kliknięcia. Są świetne, gdy w kółko wpisujesz tę samą odpowiedź, na przykład gdy ludzie często wysyłają pytania na określony temat.

Możesz włączyć Obsługiwane odpowiedzi w Gmailu, przełączając je w sekcji Laboratorium ustawień. Yaara napisał post instruktażowy o tym, jak zacząć z Puszkowanymi Odpowiedziami w Gmailu Szybsze i lepsze dzięki Powiązanym odpowiedziom Poświadczone szybciej i lepiej Powiązane odpowiedzi Nie masz czasu na gotowanie lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie zepsuje się? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Myśleć… .

Keep It Brief

Najlepszy sposób na ograniczenie czasu, który wysysa z ciebie e-mail: mniej czasu poświęcaj na pisanie odpowiedzi. Oczywiście nie poświęcaj właściwej etykiety biznesowej lub osobistej, pisząc zwięzłe odpowiedzi, ale nie musisz też pisać 5–10 akapitów dla każdego wysyłanego e-maila. E-mail jest mniej formalny niż tradycyjne listy!

Zidentyfikuj główną wiadomość, którą chcesz przekazać, a następnie postaraj się przekazać ją odbiorcy maksymalnie w jednym lub trzech akapitach. Wiesz, jak ciężko jest ci przepychać się przez tak wiele e-maili? Odbiorca prawdopodobnie napotyka ten sam problem. Skrócenie wiadomości e-mail nie tylko oszczędza Twój czas, ale także oszczędza ich czas i będą za to wdzięczni.

Organizuj za pomocą filtrów

Wykorzystanie mocy filtrów może zrewolucjonizować przepływ pracy w poczcie e-mail. Zasadniczo filtr sprawdza każdą przychodzącą wiadomość e-mail i, jeśli spełnia kryteria filtru, wykonuje na nim akcję. To działanie może polegać na przeniesieniu wiadomości e-mail do określonego folderu lub ustawieniu określonej etykiety. Kryteria filtru mogą obejmować to, kim jest nadawca, temat wiadomości e-mail, treść wiadomości itp.

Filtry to fantastyczna metoda uporządkowania skrzynki odbiorczej. Czy otrzymujesz wiele aktualizacji biuletynów od sieci handlowych, powiadomienia z mediów społecznościowych lub rachunki elektroniczne? Filtry mogą oddzielać te e-maile od skrzynki odbiorczej, drastycznie ograniczając liczbę e-maili, które trzeba przeszukiwać. Ponadto istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że przypadkowo usuniesz jedną z nich.

Sprawdź post Craiga na temat konfigurowania i korzystania z filtrów Gmaila 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą Jakie filtry powinna mieć każda osoba w swoim arsenale, aby jej skrzynka odbiorcza była taka jak uporządkowany jak mój? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub… .

Wniosek

Poczta e-mail jest prostą technologią, ale istnieją zaawansowane sposoby jej rozwiązania. Najważniejszą rzeczą w byciu e-mailem jest określenie, gdzie spędzasz większość czasu i znalezienie sposobów na ograniczenie tego czasu. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki i kilka dodatkowych wskazówek dotyczących wydajności e-maili 10 wskazówek, które pomogą Ci efektywniej wysyłać wiadomości e-mail 10 wskazówek, które pomogą Ci efektywniej wysyłać wiadomości e-mail Najlepsze porady, jakie słyszałem na temat poczty e-mail i produktywności wiadomości e-mail, to: nie odpowiadaj na wiadomości e-mail w pierwszej kolejności ranek. Trochę paradoksalne, ale prawdziwe jest to, że poczta e-mail i produktywność są na porządku dziennym… omówiliśmy wcześniej, pomoże Ci zobaczyć, gdzie spada Twój czas i jak zwalczyć tę nieefektywność.

Co z Tobą? Czy masz jakieś sztuczki lub procedury, których używasz, aby zmaksymalizować produktywność poczty e-mail? Udostępnij je w komentarzach!

Kredyty obrazkowe: Ikona e-maila za pośrednictwem Shutterstock, zegar czasu za pośrednictwem Shutterstock, młotek i dłuto za pośrednictwem Shutterstock