Jak stać się superproduktywnym poprzez outsourcing codziennych zadań

Wszyscy wiemy, że jedna osoba, która wydaje się szybować przez życie, robi więcej w ciągu dnia, niż większość z nas mogłaby poradzić sobie w ciągu tygodnia. Ale przez naukę co możesz zlecić na zewnątrz, a także kilka wskazówek dotyczących najlepszych praktyk dotyczących delegowania codziennych obowiązków, a także możesz stać się superproduktywny.

W tym artykule wyjaśniono, jak wybierać zadania do outsourcingu online, przedstawiono kilka przykładów i podano wskazówki, jak stać się wydajnym i sprawnym outsourcingiem online.

Co to jest outsourcing?

Jednym słowem, delegacja. Od czasu uruchomienia (i późniejszego sukcesu) książek i blogów, takich jak 4-godzinny tydzień roboczy, ogromna liczba osób zaznajomionych z technologią przeszła na strony internetowe takie jak Elance, Odesk, TaskRabbit i wiele innych sposobów delegowania zadań. 5 najlepszych stron internetowych do znalezienia Wirtualny asystent 5 najlepszych stron internetowych, aby znaleźć wirtualnego asystenta Wirtualny asystent to prawdziwa osoba, która wspiera ciebie lub twoją firmę zdalnie z ich domowego biura. Mogą być praktycznie wszędzie, a oferowane przez nich usługi obejmują profesjonalne obowiązki administracyjne, techniczne, osobiste lub…, a nawet obowiązki całe prace do freelancerów na całym świecie.

Nakazując komuś przejęcie zadań, których nie możesz (lub po prostu nie chcesz) wykonać samodzielnie, nagle masz dostęp do większej liczby (potencjalnie) dużo więcej) niż 24 godziny na dobę.

Skąd mam wiedzieć, co zlecić na zewnątrz?

Wiele osób rozważało outsourcing, ale wycofało się w ostatniej chwili, ponieważ po prostu nie wierzyło, że możliwe jest, aby ktoś inny przejął kontrolę nad niektórymi aspektami ich życia, bez względu na to, jak mała lub duża może być ta część.

Jest to przeszkoda, którą musiałem pokonać cztery lata temu, kiedy po raz pierwszy zleciłem outsourcing, i dowiedziałem się, że do każdego zadania trzeba zadać pięć pytań, aby zdecydować, czy zlecenie należy zlecić.

1. Strach: Czy myśl o rozpoczęciu tego zadania budzi we mnie lęk?
2. Nieznajomość: Czy jest ktoś, kto mógłby wykonać to zadanie lepiej niż ja?
3. Powtórzenie: Czy wykonuję to zadanie w kółko, bez dodawania prawdziwej wartości temu, do czego dążę?
4. Kunktatorstwo: Zwlekam, zamiast rozpocząć to zadanie?
5. Czas: Czy można lepiej spędzić czas na robieniu czegoś innego?

Jeśli odpowiem tak na którekolwiek z powyższych pytań zazwyczaj wybieram zlecenie na zewnątrz. Jedyny raz ja przyzwyczajenie outsourcing zadania w takich sytuacjach ma miejsce, gdy outsourcing będzie trudniejszy lub bardziej czasochłonny niż sam faktyczne wykonanie zadania.

Jakiego rodzaju codzienne zadania mogę realistycznie zlecić na zewnątrz?

Kiedy zacząłem outsourcing, zacząłem od małych, zatrudniając freelancerów do zadań wprowadzania danych i podstawowych badań, ale gdy dowiedziałem się coraz więcej o tym, jak skutecznie outsourcingować, wkrótce dowiedziałem się, że rodzaje zadań, które mogłem przekazać, były ograniczone tylko moją wyobraźnią.

E-mail

Prawdopodobnie wzdrygnąłeś się na myśl o przekazaniu odpowiedzialności za swoją skrzynkę odbiorczą komuś, kogo właśnie wynająłeś z Internetu, który pracuje w połowie świata. Zaufaj mi, rozumiem. Twoja skrzynka odbiorcza jest twoim sanktuarium, prawda? Zacznij więc od drobnego, po prostu przekaż nieparzystą wiadomość e-mail do freelancera, aby mógł poradzić sobie z tą pojedynczą prośbą (na przykład umówić się na spotkanie w twoim dzienniku), a następnie możesz stopniowo budować tak bardzo potrzebne zaufanie.

W miarę wzrostu zaufania do freelancera możesz przekazywać inne obowiązki związane z pocztą e-mail, co ostatecznie pozwala filtrować całą skrzynkę odbiorczą, więc musisz odpowiadać tylko na najbardziej pilne i produktywne wiadomości.

Terminy i rezerwacje

Posiadanie niezależnego asystenta, który może dla ciebie ustalać terminy i rezerwacje oraz oszczędzać nie tylko czas i wysiłek. To także sprawia, że ​​twoje doświadczenia lepszy.

W zeszłym roku mój niezależny asystent zarezerwował hotel dla mojej dziewczyny i dla mnie. Noc poprzedzającą pobyt zadzwonił do recepcji i upewnił się, że wszystko jest w porządku dla rezerwacji (wspomniał również, że to urodziny mojej dziewczyny). Kiedy przyjechaliśmy następnego dnia, zakładam, że personel hotelu musiał pomyśleć, że mam ochotę (z własnym asystentem) i doszliśmy do ulepszonego pokoju z butelką wina i odręcznie napisanym karta pozostawiona przy łóżku.

Gdyby mój asystent nie zadzwonił wcześniej, prawdopodobnie nigdy by się to nie zdarzyło. Możesz poprosić asystenta o planowanie połączeń, umawianie wizyt u lekarzy, rezerwowanie lotów, kupowanie biletów na koncerty - cokolwiek potrzebujesz!

Zakupy online

Kiedyś słyszałem, jak Ramit Sethi mówił o tym, jak uprościł zakupy online. W przeszłości rozmawiał z przyjacielem, który polecił książkę, film lub album. Podobnie jak większość z nas zanotuje nazwę rekomendacji, kontynuuje rozmowę i nigdy tak naprawdę nie zabierze się do zakupu. Więc teraz, kiedy otrzymuje rekomendację, wysyła super szybki e-mail do swojego asystenta:

Kup książkę: The Great Gatsby

Z wcześniejszych instrukcji jego asystent dokładnie wie, co robić, tj. Jak wybrać wydanie do kupienia, ile wolno mu wydać, gdzie książka ma zostać dostarczona. Jest to metoda outsourcingu, którą niedawno przyjęłam i szkoda tylko, że nie zrobiłem tego wcześniej. I można go rozszerzyć na inne formy zakupów, takie jak jedzenie lub ubrania (o ile nauczyłeś swojego asystenta, co lubisz).

Przeglądanie Internetu

Ile razy zdarzyło Ci się bezcelowo przeglądać sieć w nadziei, że coś wzbudzi Twoje zainteresowanie? Ile godzin w tygodniu marnujesz otwieranie kart po kartach, siedząc w pociągu lub oglądając telewizję, tylko po to, aby zamknąć je ponownie bez czytania jednego słowa na stronie?

Ucząc asystenta o swoich zainteresowaniach, rodzajach rzeczy, o których chciałbyś przeczytać lub być na bieżąco, możesz ominąć niepotrzebny etap surfowania i zamiast tego wiedzieć, że zawsze będziesz mieć stały strumień treści to naprawdę Cię zainteresuje.

Dla mnie mój asystent znajduje treści, które mi się podobają (lub na tematy, o których muszę się dowiedzieć) i zapisuje je na moim koncie Instapaper Zarządzaj swoimi zakładkami i listą do czytania za pomocą Instapaper Zarządzaj swoimi zakładkami i listą do czytania za pomocą Instapaper, dzięki czemu mogę uzyskaj do nich dostęp na moim telefonie, iPadzie lub laptopie, co pozwoli mi zaoszczędzić niezliczone godziny bezsensownych wędrówek online.

Przepisywanie

Zgaduję, że straciłeś rachubę, ile spotkań byłeś i byłeś całkowicie podzielony na strefy, tracąc przyzwoity kawałek ważnej rozmowy. Prawdopodobnie także wyszedłeś ze spotkania, chcąc napisać kilka notatek i punktów akcji, tylko po to, aby zostać odsuniętym na bok, całkowicie zapominając o tym, co miałeś napisać w pierwszej kolejności.

Aby ominąć ten problem, spróbuj nagrać swoje spotkania i wysłać plik audio do freelancera, który może zapisać rozmowę, lub może po prostu zanotować ważne punkty, abyś mógł je przeskanować w przyszłości.

Istnieją setki innych zadań, które możesz zlecić na zewnątrz, zarówno osobistych, jak i biznesowych. Od projektowania stron internetowych, doradztwa i pisania, po porady dotyczące mody, planowanie podróży, a nawet ubieganie się o pracę. To, co wybierzesz do outsourcingu, powinno opierać się na pięciu pytaniach wymienionych w górnej części tego artykułu, aby zapewnić, że poświęcisz swój czas na zadania o największej dźwigni.

Kilka porad

Nie można zaprzeczyć, że outsourcing może być zniechęcający. W końcu, zatrudniając kogoś do kierowania niektórymi codziennymi czynnościami, automatycznie stajesz się menedżerem. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci śledzić:

Zatrudnij ostrożnie

Publikując ofertę pracy w Elance z Odeska, prawdopodobnie otrzymasz co najmniej 30–40 propozycji, a Twoim zadaniem jest znalezienie osoby, która będzie dla Ciebie odpowiednia. przed podjęciem ostatecznej decyzji sporządzić krótką listę około 3-7 kandydatów i wyznaczyć im proste zadanie. Podaj bardzo jasne instrukcje i termin. Poinformuj ich, w jaki sposób chcesz otrzymać żądane informacje. Jeśli chcesz, aby w przyszłości dzwonili do Ciebie, poproś o przesłanie pliku audio z odpowiedzią na kilka pytań, abyś mógł usłyszeć ich „głos telefoniczny”.

Skonfiguruj dokument „About Me”

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest powtarzanie wymagań asystentowi w kółko. Za każdym razem, gdy dostarczysz im nowe informacje (sklepy, które lubisz, rodzaj hoteli, w których chcesz się zatrzymać, twoje wymagania przy rezerwacji lotu, godziny, w których możesz dzwonić itp.), Każą im wprowadzić te informacje we wspólnym dokumencie. Ten dokument będzie ich pierwszym punktem odniesienia, jeśli będą mieli jakieś pytania dotyczące zadania, które im wyznaczyłeś (zmniejszając w ten sposób liczbę powtórzeń pracy, którą musisz wykonać), a ponadto, jeśli kiedykolwiek zaczniesz pracę z innym asystentem, możesz po prostu przekazać im to dokument, a oni będą mogli szybciej poznać Ciebie i Twoje preferencje.

Być specyficznym

Przy każdym zleconym przez ciebie zadaniu bądź możliwie jak najbardziej szczegółowy. Zamiast pisać instrukcje krok po kroku, bardziej skuteczne może być nagrywanie zrzutów ekranu Recenzja Ashampoo Snap 7: Łatwy zrzut ekranu i przechwytywanie wideo Recenzja Ashampoo Snap 7: Łatwy zrzut ekranu i przechwytywanie wideo Szukasz łatwego i kompleksowego rozwiązania do przechwytywania pulpitu? Snap 7 oferuje zaawansowane opcje zrzutów ekranu, w tym wielokrotne ujęcia i przechwytywanie wideo. Ale czy warto 20 dolców? Przeczytaj naszą recenzję i przetestuj ją sam, korzystając z…, aby wysłać ją do asystenta, aby mógł zobaczyć, jak to zrobić ty wykonałby pewne zadania. Pamiętaj, aby zawsze informować asystenta o tym, ile czasu może on poświęcić na zadanie (i / lub budżet), o terminie i odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą mieć, zanim pojawią się w celu zmniejszenia liczby wysyłanych e-maili może się zdarzyć, jeśli nie będziesz wystarczająco jasny.

Być uczciwym: Wiele osób zatrudnia freelancerów, myśląc, że mogą zatrudnić kogoś do wykonania zadania po zadaniu za 3 USD za godzinę. Bądź uczciwy w stosunku do tego, czego żądasz, i oferowanej stawki godzinowej. Im jesteś sprawiedliwszy, tym lepsze wyniki otrzymasz.

Jak mam nadzieję, widzicie, zakres, w jaki outsourcing może pomóc w uwolnieniu czasu i energii, jest ogromny, choć aby jak najlepiej skorzystać z outsourcingu, należy postrzegać to jako długoterminową inwestycję, która zwróci się coraz bardziej jako twoi asystenci dowiedzą się o tobie więcej i jak mogą ci pomóc.

Jeśli nadal nie jesteś przekonany, powinieneś sprawdzić ten wywiad z Danem Andrewsem z Tropical MBA, w jaki sposób udało mu się zlecić większość biznesu za milion dolarów. Jeśli to cię nie kołysze, nic nie będzie!

W tym artykule skupiono się na online outsourcing, ale istnieje wiele zadań, które możesz zlecić również offline. Narzędzia takie jak TaskRabbit zostały stworzone, aby pomóc w codziennych obowiązkach, takich jak sprzątanie i pranie, a nawet zakupy świeżych artykułów spożywczych.

Czy zleciłeś jakieś codzienne zadania? Jeśli tak, jak poszło?

Źródło zdjęcia: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)