Najnowocześniejszy rok ustanawia standard dla narzędzi do zarządzania spotkaniami online

Jeśli organizujesz spotkania bez porządku dziennego lub przechowujesz minuty na zwykłych starych dokumentach Word, spotkania i raporty minutowe prawdopodobnie nie są tak przydatne, jak mogłyby być. Chociaż większość z nas nie może się doczekać uczestnictwa w spotkaniach, istnieją jednak niesamowite narzędzia online Ponad 10 świetnych narzędzi online do koordynowania grup i spotkań Ponad 10 wspaniałych narzędzi online do koordynowania grup i spotkań Jak zarządzać zespołem ludzie, którzy są rozproszeni geograficznie? Jak koordynujecie międzynarodowe strefy czasowe? Koncepcja pracy przez Internet zaczęła wkradać się w codzienne miejsce pracy…, co może pomóc w zwiększeniu produktywności i poświęcenia czasu dla tych, którzy je planują i ułatwiają.

Ostatnio natknąłem się na najnowszą aplikację internetową do zarządzania spotkaniami o nazwie yaM (czyli Yet Another Meeting). yaM jest jak wirtualny asystent do tworzenia profesjonalnie wyglądających programów i drobiazgowych raportów, a jednocześnie zapewnia narzędzia, które pomagają w spotkaniu z uczestnikami burzy mózgów, analizują produkty i koszty oraz integrują się z kontami w chmurze online, w tym Dropbox, Kalendarz Google i Evernote.

yaM może być używany zarówno z miejscami spotkań online, jak Google Hangouts Wskazówki dotyczące planowania i prowadzenia efektywnych spotkań z Google Hangouts Wskazówki dotyczące planowania i prowadzenia efektywnych spotkań z Google Hangouts Dzięki dzisiejszej technologii internetowej prowadzenie spotkań online może być zarówno wydajne, jak i opłacalne, szczególnie jeśli planujesz je i korzystasz z narzędzi oszczędzających czas. Przez ostatnie kilka miesięcy uczestniczyłem w spotkaniach online… lub w tradycyjnych ustawieniach offline. Jako aplikacja internetowa jest podobna do Agreedo Agreedo: zapisywanie i zarządzanie minutami spotkań biznesowych za darmo Online Agreedo: pisanie i zarządzanie minutami spotkań biznesowych za darmo online Od kilku tygodni szukam łatwej w obsłudze strony internetowej lub aplikacja, która pozwoliłaby mi zachować i przechowywać protokoły ze spotkań. Tradycyjne podejście do dokumentów tekstowych nie jest już produktywne…, ale jest znacznie bardziej zaawansowane bez komplikacji.

Tworzenie programów

Po zarejestrowaniu konta w yaM możesz od razu zacząć opracowywać plan następnego spotkania. Po prostu dodajesz elementy planu po lewej stronie obszaru roboczego, wraz z czasem trwania i nazwiskiem osoby odpowiedzialnej za ten element.

Możesz łatwo przypisywać nazwy do elementów agendy, ale uczestnicy muszą zarejestrować konto w yaM, do którego możesz wysłać im zaproszenie z tego obszaru roboczego. Po zarejestrowaniu uczestników staje się ono o wiele bardziej wspólnym narzędziem do zarządzania spotkaniami, ponieważ każdy uczestnik może jednocześnie dodawać notatki w obszarze roboczym podczas spotkania. Chociaż bardziej efektywne jest przypisanie jednej osoby do minutnika, istnieją inne przydatne narzędzia, dzięki którym świetnie nadaje się do współpracy.

Po utworzeniu programu możesz wydrukować go lub przekazać uczestnikom spotkania. Każdy zarejestrowany uczestnik otrzyma e-mailem raport ze spotkania, który oczywiście obejmuje logistykę medialną, listę pozycji porządku obrad oraz link do obszaru roboczego online yaM. Co najlepsze, Twój rozprowadzany program jest profesjonalnie sformatowany i czytelny. Elementy porządku obrad można również skopiować i dodać do nowego spotkania. Byłoby jednak jeszcze lepiej, gdyby programiści mogli stworzyć standardowe elementy porządku dziennego, które są automatycznie częścią każdego nowego spotkania.

Zabieranie minut

Dodawanie notatek i elementów akcji w YaM jest tak samo łatwe, jak tworzenie programów. Protokół składa się z czterechrodzaje treści: notatki, elementy akcji, załączone pliki i narzędzia do współpracy w czasie rzeczywistym.

Sposób konfiguracji yaM może pomóc uczestnikom spotkania pozostać skupionym, szczególnie jeśli wszyscy mają otwarte miejsce pracy na swoim komputerze podczas spotkania. Osoba przyjmująca minuty może łatwo dodać przedmiot działania, wraz z terminem i nazwiskiem osoby odpowiedzialnej. Dziwne jednak, że tylko jedna osoba może być wymieniona jako odpowiedzialna za każdy przedmiot akcji.

YaM również wyróżnia się kolekcją wbudowanych narzędzi do współpracy, które umożliwiają członkom dokonywanie analiz Pro / Con, analiz produktów, pomysłów na burzę mózgów lub głosowanie w sprawie ważnych decyzji. Istnieje również narzędzie do tak zwanej analizy SWAT, która obejmuje omawianie i rejestrowanie mocnych stron, słabości, szans i zagrożeń związanych z konkretnym projektem, pomysłem lub decyzją.

Przekonasz się, że te narzędzia do współpracy i zarządzania spotkaniami mogą być bardzo przydatne do utrzymywania zaangażowania uczestników i być może pomagając im w lepszej analizie i podejmowaniu decyzji. Możesz także wydrukować lub wysłać e-mailem zawartość poszczególnych narzędzi do współpracy dla uczestników podczas spotkania. (Uwaga: pomysły na inne narzędzia współpracy online są sprawdzane tutaj. 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi spotkań online do współpracy z zespołem. 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi spotkań online do współpracy z zespołem. Małe zespoły nie potrzebują drogich aplikacji korporacyjnych do współpracy. Oto sześć fantastycznych narzędzi, których możesz użyć do zarządzania danymi zespołu, komunikacją itp. Bezpłatnie)..

Podobnie jak w przypadku programów, raporty minut można również drukować lub rozsyłać pocztą elektroniczną. Protokoły są tak dobrze sformatowane, że uczestnicy spotkania nie będą mieli wymówki, by ich nie przejrzeć. Programy i protokoły są również archiwizowane na YaM, więc uczestnicy mogą zalogować się na swoje konto i przejrzeć je w dowolnym momencie.

Inne narzędzia

yaM obejmuje dodatkowe narzędzia do śledzenia czasu podczas spotkań, ustawiania dat spotkań we wbudowanym kalendarzu (który integruje się z kalendarzem Google, Exchange i kanałami Outlook / iCal) oraz książkę adresową.

Twórcy yaM dołączyli kilka przydatnych funkcji do swojej aplikacji internetowej, ale zwrócili szczególną uwagę na to, aby interfejs użytkownika był dostępnyi łatwe do nauczenia w ciągu kilku minut od rejestracji konta.

yaM ma podstawowe darmowe konto, które zawiera wszystkie podstawowe funkcje i możliwość utrzymania10 spotkań miesięcznie, z maksymalnie pięcioma uczestnikami na spotkanie. Konto premium pozwala na nieograniczoną liczbę spotkań i uczestników, konfigurowalny interfejs i szyfrowanie SSL.

yaM moim zdaniem ustanawia standard narzędzi do zarządzania spotkaniami online. Ale daj nam znać, co myślisz o tej aplikacji online. Czy są dodatkowe funkcje, które chcesz dodać?