Peter Holmes
0 
1128
256
Od kilku tygodni szukam łatwej w obsłudze strony internetowej lub aplikacji, która pozwoliłaby mi zachować i przechowywać minuty spotkań. Tradycyjne podejście do dokumentów tekstowych nie jest już produktywnym sposobem na poświęcenie minut. Samo wpisanie pustego pliku nie pozwala na szybką współpracę, aktualizację minut ani miejsce na kopię zapasową i przegląd minionych minut.
W styczniu omówiliśmy 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołem. 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołem. 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołem. Małe zespoły nie potrzebują drogich aplikacji dla przedsiębiorstw. do współpracy. Oto sześć fantastycznych narzędzi, których możesz użyć do zarządzania danymi, komunikacją i innymi zadaniami swojego zespołu. Za darmo. , ale teraz dodam Agreedo jako przydatne narzędzie do ustalania planu, robienia minut i raportowania.
Konfigurowanie spotkań
Zaczynasz od założenia spotkania w Agreedo i wysłania zaproszenia dla członków zespołu do zalogowania się na stronie, aby zobaczyć, a nawet dostarczyć dane wejściowe do planu spotkania.
Możesz skonfigurować spotkania online jako Publiczne - które są widoczne dla wszystkich - lub Prywatne, gdzie są widoczne tylko dla osób wymienionych jako uczestnicy. Możesz wybrać, aby mieć minuty “moderowany,” co oznacza, że tylko twórca spotkania może dodawać lub modyfikować elementy. Wszyscy pozostali uczestnicy mogą dodawać tylko komentarze.
Gdy wyślesz zaproszenia, zaproszeni otrzymają wiadomość e-mail z załącznikiem daty w kalendarzu, który można otworzyć w programie Outlook, Notatkach lub iCal. Samo narzędzie internetowe działa we wszystkich głównych przeglądarkach.
Przygotowanie do spotkania
Agreedo oferuje cztery różne punkty programu: Informacje, decyzja, zadanie, i Temat. Pozycje te pomagają zobaczyć najważniejsze informacje, które należy dodać do protokołu spotkania. Zazwyczaj na spotkaniu toczy się wiele dyskusji i czasami dyskusji na temat bardzo ważnych zagadnień, ale aby załatwić sprawę, należy zidentyfikować i przypisać zadania oraz podjąć ważne decyzje.
Dlatego przed spotkaniem ważne jest sporządzenie i ustalenie priorytetów listy punktów porządku obrad na spotkanie. Jeśli spotkanie składa się z tych samych członków zespołu, możesz zostawić minuty niemoderowane, aby inni mogli dodawać elementy do minut.
Elementy spotkania można przenosić, ale niestety nie można przypisać czasów trwania do każdego punktu programu, chociaż można ustawić czas trwania całego spotkania.
Możesz także umieścić podelementy pod każdym głównym elementem, a każdą sekcję elementów można ukryć, gdy zostaną ukończone na spotkaniu.
Funkcje współpracy
Najbardziej przydatne w Agreedo jest to, że programy są publikowane online, co pozwala na współpracę. Członkowie zespołu mogą również zalogować się do Agreedo, rejestrując się na stronie lub logując się przez Google.
Jeśli zezwolisz, aby minuty były niemoderowane, zaproszeni uczestnicy mogą modyfikować elementy porządku obrad. To dobry pomysł, ale bardziej zaawansowany proces pozwoliłby tylko wybranym zaproszonym na modyfikację elementów porządku obrad, a nie każdemu uczestnikowi zaproszonemu na spotkanie.
Jeśli wybierzesz moderowanie spotkania, oznacza to, że uczestnicy mogą dodawać komentarze tylko do elementów porządku obrad. Nawet ten rodzaj współpracy jest przydatny do zwiększania produktywności spotkań, ponieważ można faktycznie uzyskać wkład w spotkanie przed jego odbyciem. Oprócz dodawania komentarzy do elementów spotkania pliki można również dołączać do elementów porządku obrad. Linki do zasobów online będą jednak musiały zostać opublikowane w sekcji komentarzy. Nie ma dedykowanego narzędzia do adresów URL.
Inną funkcją, którą chciałbym uzyskać w przypadku Agreedo, jest skonfigurowanie pozycji Decyzji, aby można było opublikować bezpośrednie ankiety, na przykład daty wydarzenia, kwoty, jaką należy wydać na pozycję z budżetu, oraz innych decyzji dotyczących głosowania, które należy podjąć zrobiony.
Organizowanie spotkań
Gdy organizujesz spotkania, Agreedo ma wbudowany zegar. Jeśli organizujesz spotkanie online, uczestnicy mogą użyć narzędzia takiego jak WebEx, aby wyświetlić minuty online. Lub uczestnicy mogą zalogować się do protokołu spotkania i odświeżyć stronę, gdy minuty są aktualizowane podczas spotkania.
Przed i podczas spotkania możesz przypisywać zadania i terminy poszczególnym osobom na spotkaniu.
Funkcje po spotkaniu
To, co sprawia, że narzędzie online, takie jak Agreedo, jest bardziej przydatne niż tradycyjne metody, polega na tym, że wszystkie minuty można przechowywać online w celu przejrzenia, a także wydrukować lub wyeksportować jako dokument Excel. Możesz również wysłać link do minut online. Uczestnicy mogą otrzymywać przypomnienia e-mail o zadaniach, dla których się zarejestrowali, a także przeglądać wszystkie zadania im przypisane.
Jest też “kontynuacja” funkcja spotkania, która umożliwia sprawdzanie i przenoszenie elementów porządku obrad z poprzedniego spotkania na następne. Jest to niewielka oszczędność czasu, szczególnie dla osób wyznaczonych do zajmowania minut i wykonywania działań następczych.
Bez wątpienia wielu użytkowników Agreedo będzie miało różne prośby o dodanie funkcji do tej strony internetowej, ale na razie cieszę się, że istnieje, ponieważ jest już dawno spóźniona.
Agreedo jest obecnie całkowicie darmowe, bez planów cenowych. Poinformuj nas, co myślisz o tej stronie i co chciałbyś zobaczyć.
Zdjęcie: Shutterstock