8 zaskakujących sposobów importowania danych do programu Microsoft Word

Microsoft Word to de facto standardowy program do dokumentów Microsoft Office, od prac badawczych po profesjonalne raporty Jak tworzyć profesjonalne raporty i dokumenty w Microsoft Word Jak tworzyć profesjonalne raporty i dokumenty w Microsoft Word W tym przewodniku przeanalizowano elementy profesjonalnego raportu i recenzji struktura, styl i finalizacja dokumentu w programie Microsoft Word. . Ale czasami masz dane w innym programie, do których musisz się odwoływać; może to być program Microsoft Excel, może to być plik PDF, może to być nawet inny dokument programu Word. Wiedza na temat importowania tych danych pozwala zaoszczędzić dużo czasu.

W tym artykule omówimy osiem różnych sposobów importowania informacji do dokumentów Microsoft Word; niektóre przydadzą się na przykład w postaci raportów, inne będą przydatne do tworzenia listów i podobnych projektów, a inne pozwolą zaoszczędzić czas w kilku konkretnych sytuacjach, gdy potrzebujesz czegoś niezwykłego 10 prostych hakerów Microsoft Word Każdy może zrobić 10 prostych Microsoft Word Hacks, które każdy może zrobić Nasza wiedza na temat Microsoft Word jest sprawdzana za każdym razem, gdy otrzymujemy dokument do pracy. Każda mała wskazówka nauczyła się po drodze. Co powiesz na dziesięć dodatkowych sztuczek w codziennej produktywności?? .

Ponieważ program Microsoft Excel jest najbardziej wszechstronnym zasobem do importowania danych, zaczniemy od tego.

Zaimportuj tabelę z Microsoft Excel

Formatowanie tabel w Microsoft Word 8 Wskazówki dotyczące formatowania doskonałych tabel w Microsoft Word 8 Wskazówki dotyczące formatowania doskonałych tabel w Microsoft Word Tabele Microsoft Word są niezbędnymi narzędziami formatującymi. Dowiedz się, jak zrobić stół i doskonale go sformatować, korzystając z tych prostych wskazówek. jest okropny. Właśnie dlatego istnieje Microsoft Excel, prawda? Na szczęście firma Microsoft przewidywała, że ​​możesz dołączyć tabele bezpośrednio z programu Excel do dokumentu programu Word, dzięki czemu możesz przeprowadzić całe formatowanie w programie Excel, gdzie jest to o wiele łatwiejsze.

Aby rozpocząć, wybierz komórki, które chcesz skopiować w programie Microsoft Excel, naciśnij Edycja> Kopiuj, i wróć do Microsoft Word.

Iść do Edycja> Wklej specjalnie… (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Wklej specjalnie… ) i wybierz Wkleić link na lewym pasku bocznym. w Tak jak… menu wybierz Obiekt arkusza programu Microsoft Excel, następnie uderzył dobrze.

Zobaczysz teraz komórki wybrane bezpośrednio w dokumencie Microsoft Word. A ponieważ wybrałeś Wkleić link zamiast Pasta, komórki te będą aktualizowane za każdym razem, gdy wprowadzisz zmiany w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel.

Jeśli wybierzesz Pasta zamiast Wkleić link, Twoje komórki nie zostaną zaktualizowane po wprowadzeniu zmian w arkuszu kalkulacyjnym. Ma jednak tę zaletę, że działa niezależnie od tego, czy arkusz Excela jest obecny, czy nie. Więc jeśli nie będziesz potrzebować aktualizacji - jeśli drukujesz lub zamierzasz wysłać plik do innej osoby i na przykład musi on pokazać poprawne dane - możesz użyć Pasta.

Zaimportuj pojedynczą komórkę z Microsoft Excel

Możesz również użyć tej samej metody jak powyżej dla poszczególnych komórek:

W takim przypadku zamiast wybierać Obiekt arkusza programu Microsoft Excel, Wybrałem Niesformatowany tekst; dlatego liczba ta ma takie samo formatowanie jak reszta dokumentu Microsoft Word. Nadal jest aktualizowany w ten sam sposób, ale nie musisz zajmować się próbą umieszczenia pola tekstowego we właściwym miejscu.

Możesz użyć tej samej strategii z całą tabelą, jeśli chcesz zachować spójność formatowania również z dokumentem Word. Jeśli to nie działa lub potrzebujesz bardziej skomplikowanego zachowania z pojedynczej komórki, możesz spróbować użyć programu Visual Basic do zintegrowania danych programu Excel Jak zintegrować dane programu Excel z dokumentem programu Word Jak zintegrować dane programu Excel z dokumentem programu Word podczas pracy w tygodniu prawdopodobnie wiele razy kopiujesz i wklejasz informacje z Excela do Worda lub na odwrót. W ten sposób ludzie często tworzą pisemne raporty… w dokumencie Word.

Zaimportuj wykres lub wykres z Microsoft Excel

Podobnie jak w przypadku importowania tabeli, bardzo wygodnie jest zaimportować wykres lub wykres z programu Microsoft Excel do programu Word, aby był automatycznie aktualizowany za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Może to być szczególnie przydatne, jeśli musisz tworzyć regularne raporty zawierające wykresy. Na szczęście Microsoft uczynił ten proces niezwykle łatwym: wystarczy skopiować i wkleić wykres z Microsoft Excel do Worda.

Możesz także kliknąć i przeciągnąć wykres z Microsoft Excel do Word, aby osadzić go w pliku. Tak czy inaczej, wykres będzie się teraz automatycznie aktualizować za każdym razem, gdy wprowadzisz zmiany w oryginalnym arkuszu kalkulacyjnym.

Scalanie poczty z Microsoft Excel

Scalanie poczty pozwala tworzyć dużą liczbę liter, etykiet, kopert lub dowolnych innych elementów w programie Microsoft Word przy użyciu danych z programu Excel. Artykuł Brada na temat korespondencji seryjnej w programach Microsoft Excel i Word Jak drukować etykiety za pomocą korespondencji seryjnej w programach Microsoft Word i Excel Jak drukować etykiety w korespondencji seryjnej w programach Microsoft Word i Excel Czy nadal używasz funkcji kopiuj i wklej do tworzenia etykiet, nazwij odznaki lub inna spersonalizowana komunikacja masowa? Mail Merge, proste narzędzie do automatyzacji pakietu Microsoft Office, umożliwia drukowanie etykiet w kilka sekund. omawia ten temat bardziej szczegółowo niż kiedykolwiek, ale krótka wersja jest taka, której będziesz używać Narzędzia> Menedżer korespondencji seryjnej aby wybrać źródło danych i utworzyć szablon w Microsoft Word.

Jeśli korzystasz ze starszej wersji pakietu Microsoft Office, ten samouczek korespondencji seryjnej przy użyciu Office 2007 Automatyzacja pakietu Office za pomocą korespondencji seryjnej w celu tworzenia profesjonalnych etykiet adresowych, identyfikatorów nazw i więcej Automatyzacja pakietu Office za pomocą korespondencji seryjnej w celu tworzenia profesjonalnych etykiet adresowych, identyfikatorów nazw i Więcej Czy nadal używasz funkcji kopiuj i wklej do tworzenia etykiet, plakietek lub innych niestandardowych dokumentów? Pozwól, że pokażemy Ci proste narzędzie do automatyzacji pakietu Microsoft Office, które pozwoli Ci zaoszczędzić godziny! może być przydatne, a nawet można użyć korespondencji seryjnej do masowych wiadomości e-mail w programie Outlook Jak wysyłać spersonalizowane masowe wiadomości e-mail w programie Outlook za pomocą korespondencji seryjnej Jak wysyłać spersonalizowane masowe wiadomości e-mail w programie Outlook za pomocą korespondencji seryjnej. Rozpoznanie użycia korespondencji seryjnej może chwilę potrwać, ale gdy już ją zdobędziesz, będzie to jedno z najbardziej przydatnych narzędzi w twoim arsenale pakietu Office.

Importowanie plików PDF

Krótkie ostrzeżenie: po zaimportowaniu pliku PDF do programu Microsoft Word jest on zasadniczo plikiem graficznym, a nie tekstowym. Jeśli chcesz mieć możliwość zaznaczania lub modyfikowania tekstu, musisz go skopiować i wkleić z pliku PDF. Jeśli jednak chcesz po prostu osadzić plik PDF w dokumencie Microsoft Word, naciśnij Wstaw> Obiekt, następnie wybierz Z pliku… i wybierz swój plik PDF.

Skończysz z tak osadzonym plikiem PDF:

Nie jest to świetne w przypadku tekstowych plików PDF, ale jeśli w pliku znajdują się obrazy, jest to łatwiejsze niż kopiowanie i wklejanie lub znalezienie sposobu na przekształcenie pliku PDF w plik obrazu w celu wstawienia go do dokumentu Microsoft Word.

Automatyczny import tekstu z innych dokumentów Word

Jeśli musisz regularnie wpisywać to samo, możesz zaoszczędzić czas, umieszczając go w dokumencie Microsoft Word i po prostu odwołując się do niego z innego dokumentu.

Załóżmy, że masz mnóstwo listów, które musisz wysłać, a wszystkie muszą zawierać imię i nazwisko oraz firmę, dla której pracujesz, ale twój pracodawca zmienia się regularnie. Nie chcesz zmieniać każdego listu za każdym razem, gdy dostajesz nową umowę, więc możesz po prostu zapisać swój podpis w jednym dokumencie, a wszystkie pozostałe będą aktualizowane po każdej zmianie..

Przejrzenie przykładu pomoże to wyjaśnić. Oto “tekst do aktualizacji” dokument, który zapisałem:

Chcę dołączyć każdy z nich - podpis, dane kontaktowe i cytat - do każdego z tych listów. Aby to zrobić, utworzę zakładkę na każdym z nich. Aby utworzyć zakładkę, zaznacz tekst, który chcesz połączyć w innych dokumentach, a następnie kliknij Wstaw> Zakładka.

Wpisz nazwę zakładki i kliknij Dodaj.

Teraz zapisz plik i zanotuj pełną ścieżkę do miejsca, w którym jest zapisany. Aby wstawić zapisany tekst, przejdź do innego dokumentu Microsoft Word i naciśnij Wstaw> Pole. Wybierz IncludeText z Nazwy pól menu.

Teraz w polu tekstowym pod menu wpisz “INCLUDETEXT “[ścieżka do pliku]” [nazwa zakładki]”. Kiedy go wpisałem, wyglądało to tak:

INCLUDETEXT „Macintosh HD: Użytkownicy: dralbright: Dokumenty: updateable-text.docx”

(Jeśli używasz systemu Windows, musisz użyć standardowej notacji dla ścieżek, która zaczyna się od “DO:\\”. Pamiętaj, że musisz dołączyć dwa odwrotne ukośniki między każdą sekcją zamiast jednego.) Teraz naciśnij dobrze, a zobaczysz tekst wstawiony do twojego dokumentu.

Co jakiś czas wpisujesz coś nieprawidłowego i pojawia się błąd, taki jak ten:

Aby to naprawić, kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu błędu i wybierz Przełącz kody pól - pozwoli ci to zobaczyć i edytować kody z wnętrza dokumentu. Możesz także użyć tego w polach, które działają poprawnie, jeśli chcesz wprowadzić zmiany.

Stąd możesz wprowadzić wszelkie potrzebne poprawki. W tym przykładzie na początku kodu znajduje się dodatkowy znak równości.

Po usunięciu znaku równości pole działa poprawnie.

Aby wprowadzić zmiany we wszystkich dokumentach połączonych z zakładką, wróć do wspólnego pliku tekstowego i po prostu wprowadź zmiany. Tutaj zastąpiłem cytat Groucho Marksa cytatem Oscara Wilde'a.

W innych dokumentach kliknij prawym przyciskiem myszy pole, które zostało zaktualizowane, i wybierz Zaktualizuj pole.

I oto masz, pole aktualizuje się o nowe informacje.

Może to wydawać się dużo pracy, ale jeśli musisz regularnie wpisywać te same rzeczy, może to na dłuższą metę zaoszczędzić mnóstwo czasu. Interfejs zajmuje trochę czasu, ale natychmiast zobaczysz wygodę tego systemu. Nie zapomnij sprawdzić innych przydatnych automatyzacji pakietu Office za pomocą IFTTT Jak zautomatyzować zadania Microsoft Office za pomocą IFTTT Przepisy Jak zautomatyzować zadania Microsoft Office za pomocą IFTTT Przepisy IFTTT, usługa automatyzacji, która wykona akcję po spełnieniu innego warunku, ma teraz 50 przepisy na zadania dla pakietu Microsoft Office. Pokażemy Ci, jak to działa i oferujemy wybór przepisów. również oszczędzać czas.

Importuj tekst z pliku tekstowego lub dokumentu Microsoft Word

Jeśli chcesz pobrać tekst z pliku tekstowego lub dokumentu Word, ale nie chcesz go otwierać, zaznacz wszystko, skopiuj go, wróć do dokumentu i wklej (może to zająć dużo czasu, jeśli masz setki strony tekstu), możesz importować bezpośrednio. Po prostu uderzył Wstaw> Plik i wybierz plik tekstowy lub dokument Word, z którego chcesz importować tekst.

Po wybraniu pliku (może być konieczna zmiana Włączyć rozwijane do Wszystkie czytelne dokumenty), zobaczysz pełny tekst w dokumencie Microsoft Word.

Importuj tekst ze strony internetowej

Jeśli chcesz zachować zaktualizowaną kopię strony internetowej w dokumencie Microsoft Word, możesz to zrobić! Powiedzmy, że chcę plik tekstowy online zawierający Opowieść o dwóch miastach w moim dokumencie. Użyję tego samego pola INCLUDETEXT, ale zamiast lokalnej ścieżki użyję adresu URL:

Aktualizacja pola przenosi całą książkę do mojego dokumentu.

Najlepsze wyniki uzyskasz dzięki witrynie z dużą ilością tekstu. Możesz zobaczyć, co się stanie, gdy spróbuję użyć INCLUDETEXT do wprowadzenia strony głównej MakeUseof:

Jeśli potrzebujesz zaimportować zaktualizowany tekst ze strony internetowej do swojego dokumentu, zdecydowanie warto się tym bawić. Być może trzeba trochę poeksperymentować, ale może to być bardzo przydatne narzędzie.

Co robić ty Importuj do Microsoft Word?

Omówiliśmy osiem różnych rzeczy, które możesz zaimportować do Microsoft Word. Tak, pobierz Microsoft Word za darmo: oto jak tak, pobierz Microsoft Word za darmo: oto jak nie chcesz płacić za pełne korzystanie z Microsoft Word? Nie martw się, oto kilka sposobów bezpłatnego korzystania z Microsoft Word. tutaj - ale prawdopodobnie jest tam więcej opcji. Co zaimportowałeś do Microsoft Word? Podziel się najbardziej przydatnymi rzeczami, które udało Ci się zaimportować, abyśmy wszyscy mogli sobie pomóc zaoszczędzić trochę czasu, stając się mistrzami programu Word. 10 podstawowych procedur programu Microsoft Word, które musisz znać. 10 podstawowych procedur programu Microsoft Word, które musisz znać. Słowo „procedura” to właśnie obraz nudy. Z wyjątkiem aplikacji zwiększających produktywność, takich jak Microsoft Word. Każda zaoszczędzona sekunda zwiększa komfort korzystania z niej na nasze codzienne potrzeby. !