Gabriel Brooks
0 
766
186
Dla wielu z nas nie jest możliwe całkowite porzucenie wiadomości e-mail. Ale przynajmniej możemy sprawić, by nasze skrzynki odbiorcze poradziły sobie z większością naszych e-maili.
Jeśli jesteś użytkownikiem komputera Mac, który używa Apple Mail Jak sprawić, by Apple Mail był lepszym klientem poczty e-mail na komputery stacjonarne Jak sprawić, by Apple Mail był lepszym klientem poczty e-mail na komputery stacjonarne Poświęć trochę czasu, aby skonfigurować nudnego klienta poczty e-mail firmy Apple w odpowiedni sposób i sprawić, aby przetwarzanie wiadomości e-mail było bezbolesne jak to możliwe. , musisz skonfigurować odpowiednie reguły (zwane również filtrami), aby usprawnić działanie.
Mamy sześć przydatnych reguł, które pomogą Ci zacząć, ale najpierw przeprowadzimy Cię przez podstawy tworzenia reguł w rodzimym kliencie e-mail Maca.
Jak utworzyć regułę w Apple Mail
Naciśnij skrót Cmd + przecinek aby wyświetlić sekcję Preferencje poczty lub przejść do niej za pośrednictwem Mail> Preferencje. Teraz przejdź do Zasady kartę i kliknij przycisk Dodaj regułę przycisk, aby rozpocząć tworzenie reguł. Nie ma tego wiele. Najpierw wybierz warunek wymieniony poniżej Jeśli menu rozwijane.
Następnie powiedz Mailowi, aby wykonał określoną akcję, gdy znajdzie e-maile spełniające dodane kryterium. Zobaczysz dostępne działania wymienione w Wykonaj następujące czynności menu rozwijane.
Aby zakończyć, wpisz odpowiednią nazwę reguły i naciśnij dobrze przycisk. W tym momencie Mail zapyta, czy chcesz zastosować nową regułę do istniejących wiadomości, które spełniają określony przez Ciebie warunek. (Robi to automatycznie dla nowych wiadomości.) Jeśli Twoja odpowiedź brzmi „tak”, kliknij Zastosować przycisk. Pamiętaj, że to nie zadziała w przypadku zarchiwizowanych wiadomości e-mail.
Chcesz utworzyć wiele warunków do filtrowania wiadomości e-mail?
Kliknij + przycisk obok warunku domyślnego, aby rozpocząć. Jeśli wybierzesz tę trasę, możesz także określić, czy reguła ma działać tylko wtedy, gdy wiadomości są zgodne każdy warunków lub wszystko z nich. Właśnie to każdy rozwijane menu obok Jeśli jest dla.
Możesz także poprosić Maila o wykonanie wielu działań na filtrowanych wiadomościach e-mail. Powiedzmy, że chcesz przenieść te e-maile do jednej skrzynki pocztowej i skopiować je do innej. Następnie kliknij + przycisk obok domyślnej akcji, aby rozpocząć konfigurowanie wielu akcji w celu spełnienia warunków.
Łatwo jest przesadzić z zasadami. Utrzymuj ich niską liczbę, stosując wiele warunków i akcji zamiast osobnych reguł.
1. Zidentyfikuj wiadomości e-mail od osób, których nie znasz
Dzięki tej regule łatwiej będzie ci wskazać źródła wiadomości e-mail, którymi nie interesujesz się wcale lub wcale. Łapie większość tych wiadomości e-mail, które pochłaniają Twój czas i uwagę.
Wybierz Nadawcy nie ma w moich kontaktach jak twój warunek. Od Ciebie zależy, czy chcesz przekierować filtrowane wiadomości e-mail do osobnego folderu, oflagować je, wyróżnić w określonym kolorze i tak dalej. Wybierz odpowiednią odpowiedź z Wykonaj następujące czynności menu rozwijane.
Co tydzień przeglądaj wiadomości e-mail, które identyfikujesz z tą regułą. Będziesz chciał zrezygnować z niektórych z nich, oznaczyć je jako spam, a nawet skonfigurować nowe reguły, aby automatycznie je usuwać następnym razem.
Dobrym pomysłem jest skopiowanie powyższej reguły i edycja jej w celu dopasowania do tego warunku: Nadawcy nie ma u moich poprzednich odbiorców. Użyj Duplikować przycisk w Zasady kartę, aby rozpocząć.
Na marginesie, aby zmniejszyć ilość otrzymywanego spamu, rozważ utworzenie konta e-mail z jednorazową usługą e-mail Potrzebujesz jednorazowego adresu e-mail? Wypróbuj te wspaniałe usługi Potrzebujesz jednorazowego adresu e-mail? Wypróbuj te wspaniałe usługi Potrzebujesz wysłać lub odebrać wiadomość e-mail bez używania swojego prawdziwego adresu? Oto kilka świetnych usług, które pozwalają to zrobić. . Podaj ten adres e-mail, jeśli chcesz zachować swój prywatny adres e-mail.
2. Usuń trwały spam i przesłane dalej wiadomości e-mail
Dzięki tej zasadzie nie będziesz już miał ochoty odrywać włosów. Jest przeznaczony dla mailerów ze stron internetowych, które nie honorują wniosków o anulowanie subskrypcji i nadal skapują do skrzynki odbiorczej.
Zestaw Od zawiera jako kryterium, a następnie nazwę nadawcy odpowiedzialnego za wiadomości e-mail, które chcesz zablokować. Wybierać Usuń wiadomość jako działanie, które ma wykonać Mail.
Należy pamiętać, że Usuń wiadomość akcja usuwa wiadomość na dobre. Jeśli zamiast tego chcesz wysłać go do Kosza, aby był dostępny później, wybierz Przenieś wiadomość do skrzynki na śmieci jako preferowane działanie.
Uwaga: Jeśli chcesz powielić Gmaila “Blokuj nadawcę” użyj funkcji Przenieś wiadomość zamiast tego przesuń e-maile do folderu śmieci.
Ta zasada jest również przydatna, aby pozbyć się wiadomości przesyłanych dalej, na przykład do członków rodziny masowo. Oczywiście, jeśli wolisz nie otrzymywać takich wiadomości, najlepiej poinformuj o tym nadawcę. Jeśli nie jest to możliwe lub nie działa, pozwól Mailowi odfiltrować te wiadomości i usunąć je za Ciebie.
Podczas gdy Ty mogą skonfiguruj osobną regułę dla każdy nadawcy, którego e-maile chcesz zablokować, nie jest to najczystszy sposób. Lepiej jest edytować istniejącą regułę, aby wstawić nowy warunek dla każdego nowego nadawcy. Działa to, ponieważ Jeśli menu rozwijane jest ustawione na każdy, co oznacza, że reguła działa, kiedy każdy warunki zostaną spełnione.
Jeśli chcesz wprowadzić ogólny zakaz przekazywania, wymień Od zawiera stan z Temat zaczyna się od Fw:.
3. Oznacz niedziałające wiadomości e-mail jako przeczytane
Większość twojego osobistego e-maila najprawdopodobniej nie jest wrażliwa na czas. Dopóki nie będziesz gotowy, aby zająć się tymi e-mailami, nie zwracaj na nie uwagi, oznaczając je jako przeczytane zgodnie z następną zasadą.
Zestaw Konto jako kryterium, a następnie wybierz konto powiązane z osobistym adresem e-mail. Następnie ustaw Oznacz jako przeczytane jako działanie do podjęcia.
Wolisz zaznaczyć wszystko wiadomości od wszystko konta czytane, gdy tylko trafią do Twojej skrzynki odbiorczej? W takim przypadku wybierz Każda wiadomość zamiast Konto z Jeśli menu rozwijane.
4. Używaj nazw domen do przechwytywania ważnych wiadomości e-mail
Prawdopodobnie będziesz chciał wiedzieć o każdy e-mail przychodzący z Twojego banku, nawet jeśli jest to promocyjny mailer. To samo dotyczy wiadomości e-mail związanych z pracą. Możesz użyć reguły, aby mieć pewność, że nigdy ich nie przegapisz.
Na przykład, gdy otrzymuję wiele wiadomości e-mail na adres [email protected], te, które dotyczą mojej pracy, zawsze pochodzą makeuseof.com. Aby wskazać to drugie, mogę ustawić ten warunek: Od zawiera @ makeuseof.com.
Następnie mogę wyróżnić filtrowane wiadomości e-mail, zmieniając kolor tła, odtwarzając dźwięk lub przekierowując je w inne miejsce.
Zastąp @ makeuseof.com powyżej nazwy domeny lub firmy. Możesz użyć tego samego filtra z podobnymi wynikami.
5. Wyślij najważniejsze e-maile robocze do Slack
Nie wszystkie wiadomości e-mail wymagają natychmiastowej uwagi. Tak, nawet w pracy. Jeśli Twój zespół komunikuje się za pośrednictwem aplikacji takiej jak Slack, możesz w większości przypadków zignorować swoją skrzynkę odbiorczą. Aby upewnić się, że bardzo ważne e-maile, jeśli takie istnieją, nie umkną Twojej uwadze, przekaż je Slackowi zgodnie z następną zasadą.
Ustaw warunek umożliwiający identyfikację wiadomości e-mail od swojego przełożonego lub innej wyższej osoby lub z określonym słowem / frazą w temacie. Teraz wybierz Prześlij dalej wiadomość jako preferowaną akcję i wpisz swoją “wysłać do Slacka” adres w polu podanym.
Gdzie można znaleźć swój adres do przekazywania Slack?
Jest ukryty pod [Your_Team_Name]> Preferencje> Wiadomości i media. Przewiń w dół do Przynieś e-maile do Slack sekcja i oto ona. Teraz będziesz mógł czytać przesłane e-maile w Slackbot!
6. Zbieraj wiadomości e-mail z plikami PDF
Od rachunków i rachunków po gratisy rejestracyjne - w skrzynce odbiorczej otrzymasz przydatne dokumenty w postaci plików PDF. Złap odpowiednie e-maile w jednym miejscu, korzystając z następnej reguły.
Ustaw warunek zgodny Typ załącznika jest PDF i użyj Przenieś wiadomość akcja izolująca wiadomości e-mail zawierające pliki PDF. Jeśli chcesz podświetlić wiadomości e-mail zamiast przenieść je do osobnego folderu, użyj Ustaw kolor wiadomości akcja.
Możesz również filtrować wiadomości e-mail za pomocą innych typów załączników, takich jak archiwa, prezentacje i filmy, z podobną regułą.
Co robi “Przestań oceniać reguły” Zrobić?
Na końcu Wykonaj następujące czynności menu, mogłeś zauważyć ten element: Przestań oceniać reguły. Zastanawiasz się, co robi? Pomaga to Mailowi ustalić właściwy sposób postępowania w przypadku konfliktu reguł.
Wybierz domyślną regułę Wiadomości z Apple, na przykład. Jeśli utworzysz nową regułę, która ma jeden lub więcej podobnych warunków jak ten, żadne działania dodane do nowej reguły nie zostaną wykonane. To dlatego, że Wiadomości z Apple reguła ma Przestań oceniać reguły oznaczony tagiem, co powoduje, że dalsze działania są nieskuteczne.
Zilustrujmy drugim przykładem.
Załóżmy, że chcesz oznaczyć wszystkie wiadomości przychodzące w skrzynce pocztowej jako przeczytane, z wyjątkiem wiadomości z określonego adresu e-mail o nazwie hello@my_inbox.com. Chcesz także oflagować wiadomości z tego adresu. W tym scenariuszu wyglądają następujące reguły:
- Jeśli Od zawiera hello@my_inbox.com, Oznacz jako oznaczony na czerwono i Przestań oceniać reguły
- Jeśli Każda wiadomość, Oznacz jako przeczytane.
Co się stanie, jeśli pominiesz Przestań oceniać reguły działanie od pierwszej reguły? Wiadomości od hello@my_inbox.com zostanie oznaczony i oznaczony jako przeczytany.
Teraz, jeśli zamienisz kolejność reguł podczas ich tworzenia, wszystkie wiadomości zostaną oznaczone jako przeczytane. Te z hello@my_inbox.com zostanie oznaczony jako przeczytany i oflagowany. Jeśli dodasz Przestań oceniać reguły akcja do pierwszej reguły tutaj, e-maile od hello@my_inbox.com zostanie oznaczony jako przeczytany, ale nie zostanie oznaczony.
Pozwól, aby Apple Mail wykonał za Ciebie ciężkie prace
Problemem nie jest sama zagracona skrzynka odbiorcza. Musisz przebrnąć przez to codziennie, aby uniknąć utraty ważnych wiadomości i wysadzić ciekawostki, które trafią do ciebie.
Jeśli masz odpowiednie zasady, Mail podkreśla, co wymaga Twojej uwagi, a także ukrywa lub pozbywa się reszty. Przekieruj e-maile, które mają znaczenie, do jednej lub dwóch bezpiecznych lokalizacji, a będziesz mógł zignorować resztę, a może nawet na zawsze!
Oczywiście zasady są jeden sposób sortowania wiadomości e-mail w Apple Mail, ale możesz wypróbować alternatywnego klienta 5 Apple Mail Alternatywy dla Mac OS X 5 Apple Mail Alternatywy dla Mac OS X Każdy Mac jest wyposażony w bezpłatną aplikację e-mail, ale to nie wszystko wszystkie rozwiązania e-mail OS X. Oto pięć najlepszych alternatyw. po więcej opcji.