5 kluczowych narzędzi potrzebnych do wydajniejszego wirtualnego biura

Biuro wirtualne to biuro mobilne znajdujące się na komputerze lub w chmurze. Jeśli Twoja praca nie wiąże Cię z określoną lokalizacją, możesz skonfigurować narzędzia do pracy z dowolnego miejsca na świecie. Dla coraz większej liczby osób praca zdalna staje się realistyczną i trudną alternatywą dla dojazdów do pracy w tradycyjnym biurze.

Chociaż oferuje niesamowitą swobodę, praca wirtualna i być może także w drodze wymaga dużej dyscypliny i doskonałych umiejętności organizacyjnych. Pracuję i podróżuję od ponad roku i dlatego mogę powiedzieć coś więcej o pracy w „wirtualnym biurze”.

Komunikacja e-mail

Skuteczna komunikacja jest kluczem do wydajności. E-mail pozostaje niezbędnym narzędziem wirtualnego biura do profesjonalnej komunikacji i nie wygląda na to, że zostanie w najbliższym czasie zastąpiony. Twój klient poczty e-mail powinien być skonfigurowany do automatycznego filtrowania poczty, powinien ułatwiać oznaczanie i sortowanie wiadomości e-mail, a także mieć dostęp do poczty internetowej na wypadek, gdyby coś się stało z komputerem.

Dla mnie Google Mail z niektórymi niestandardowymi ustawieniami i kilkoma włączonymi funkcjami Google Labs spełnia wszystkie te wymagania. Napisaliśmy niezliczoną ilość artykułów o GMail na MakeUseOf.

Polecam również przeczytanie następujących artykułów:

• • Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1) Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1) Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1)

• 3 rzeczy Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach 3 Rzeczy Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach 3 Rzeczy Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach

Organizowanie i planowanie

Żadne wirtualne biuro nie jest kompletne bez kalendarza przypominającego o terminach, wydarzeniach i terminach. Ze względu na bezproblemową integrację z Gmailem korzystam z Kalendarza Google.

Poniższe artykuły pokazują, jak najlepiej wykorzystać Kalendarz Google:

• 10 niesamowitych funkcji kalendarza Google, które powinieneś wypróbować 10 niesamowitych funkcji kalendarza Google, które powinieneś wypróbować 10 niesamowitych funkcji kalendarza Google, które powinieneś wypróbować
• 5 Przydatne skrypty Greasemonkey do ulepszenia Kalendarza Google 5 Przydatne skrypty Greasemonkey do ulepszenia Kalendarza Google 5 Przydatne skrypty Greasemonkey do ulepszenia Kalendarza Google

Jeśli potrzebujesz więcej pomocy, niż może zapewnić zwykły kalendarz, rozważ utworzenie własnego systemu wirtualnego asystenta. Pageonce to doskonałe rozwiązanie do zarządzania rachunkami, szczegółami podróży i nie tylko. Kolejnym doskonałym narzędziem do utrzymywania porządku jest Remember the Milk, narzędzie do zarządzania listami, zadaniami i przypomnieniami online lub gdziekolwiek chcesz, na przykład w Gmailu.

• 8 prostych sposobów zarządzania zadaniami dzięki Remember The Milk 8 łatwych sposobów zarządzania zadaniami za pomocą Remember The Milk 8 łatwych sposobów zarządzania zadaniami za pomocą Remember The Milk
• 5 sprytnych sposobów użycia Zapamiętaj listy i tagi 5 sprytnych sposobów użycia Zapamiętaj listy i tagi 5 sprytnych sposobów użycia Pamiętaj listy i tagi mleka

Bezpośrednia komunikacja

Ważne jest łączenie się z ludźmi. Bezpośrednia komunikacja za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych, telefonicznych lub wideo pomaga również przekazywać informacje bardziej efektywnie niż za pośrednictwem wiadomości e-mail. Tak czy inaczej, będziesz musiał komunikować się bezpośrednio ze współpracownikami lub klientami.

Skype obejmuje całą przepustowość bezpośredniej komunikacji. Możesz go użyć do czatu, czatu głosowego lub wideo i zadzwonić pod numer telefonu.

Zapoznaj się z następującymi artykułami zawierającymi porady i wskazówki dotyczące Skype:

• 5 prostych sposobów, aby naprawić niską jakość dźwięku na Skype (lub innych usługach VoIP) 5 prostych sposobów, aby naprawić niską jakość dźwięku na Skype 5 prostych sposobów, aby naprawić niską jakość dźwięku na Skype
• Jak rozwiązywać problemy, gdy Skype nie ma wideo [Windows] Wideo Skype nie działa? Jak przetestować i rozwiązać problem z kamerą Wideo Skype nie działa? Jak testować i rozwiązywać problemy z kamerą To frustrujące, gdy wideo Skype nie działa. Użyj tej listy kontrolnej, aby rozwiązać typowe problemy ze strumieniem wideo Skype.
• Jak używać Skype do nagrywania połączeń lub przeprowadzania wywiadów za pomocą HotRecorder (Windows) Jak używać Skype do nagrywania połączeń lub przeprowadzania wywiadów za pomocą HotRecorder (Windows) Jak używać Skype do nagrywania połączeń lub przeprowadzania wywiadów za pomocą HotRecorder (Windows)

Jako alternatywę dla Skype możesz również rozważyć Google Talk lub ooVoo.

Przechowywanie i udostępnianie plików online

Jeśli Twoje biuro jest nie tylko wirtualne, ale także w chmurze, potrzebujesz niezawodnego narzędzia do przechowywania plików online. Możesz także potrzebować narzędzia do wymiany lub współpracy nad dokumentami ze swoimi partnerami. Dropbox może to wszystko i więcej.

Zobacz, co zalecamy zrobić z Dropbox:

• 2 Narzędzia do udostępniania plików w Dropbox szybciej i łatwiej 2 Narzędzia do udostępniania plików w Dropbox szybciej i łatwiej 2 Narzędzia do udostępniania plików w Dropbox szybciej i łatwiej Jednym z graczy w grze do udostępniania plików jest Dropbox. Ta popularna usługa tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji plików umożliwia użytkownikom łatwe udostępnianie plików za pośrednictwem „folderu publicznego”. Dzięki tej funkcji udostępnianie plików jest…
• 3 kolejne sposoby zarządzania plikami Dropbox, o których nie możesz wiedzieć 3 dodatkowe sposoby zarządzania plikami Dropbox, których możesz nie wiedzieć o 3 więcej sposobów zarządzania plikami Dropbox, których możesz nie znać O naszej ulubionej usłudze udostępniania plików przez cały czas, Dropbox , hojnie zapewnia do 2 koncertów przestrzeni plików za darmo. Dla wielu użytkowników może to wystarczyć, ale teraz, gdy Dropbox staje się centralną chmurą synchronizującą…
• Jak odzyskać utracone pliki w Dropbox Jak odzyskać utracone pliki w Dropbox Jak odzyskać utracone pliki w Dropbox Co się stanie, jeśli przypadkowo usuniesz plik w Dropbox? Czy zniknie na zawsze po zsynchronizowaniu zmian? Tak, plik zniknie, ale jeszcze nie zniknie całkowicie. Więc jest…
• Jak utworzyć bezpośrednie łącza do zawartości Dropbox i zautomatyzować proces Jak utworzyć bezpośrednie łącza do zawartości Dropbox i zautomatyzować proces Jak utworzyć bezpośrednie łącza do zawartości Dropbox i zautomatyzować proces Jednym z najlepszych zastosowań Dropbox jest udostępnianie plików. Za pomocą konta Dropbox możesz używać folderu publicznego do udostępniania plików innym osobom. W tym artykule pokażę szybki i…
• Jak szyfrować dane Dropbox za pomocą ENCFS [Linux] Jak szyfrować dane Dropbox za pomocą ENCFS [Linux] Jak szyfrować dane Dropbox za pomocą ENCFS [Linux] Dropbox jest prawdopodobnie jednym z najlepszych narzędzi do synchronizacji plików online. Jeśli jednak ostatnio przeglądałeś wiadomości techniczne, zobaczysz, że Dropbox ma ostatnio pewne problemy z prywatnością. Dlatego szyfrowanie…

Sprzęt komputerowy

Na koniec powiem krótko o sprzęcie, który się przyda. Oczywiście potrzebujesz komputera i telefonu komórkowego. Wybór urządzenia będzie w dużej mierze zależeć od osobistych preferencji lub może będziesz polegać wyłącznie na komputerach publicznych. Tak czy inaczej, należy rozważyć dwa elementy wyposażenia dodatkowego:

• Kopia zapasowa i przesyłanie plików
  W przypadku danych, których nie możesz lub nie chcesz przechowywać online, kup kartę SD lub dysk flash USB o wystarczającej pojemności. Możesz także zainstalować aplikacje mobilne na tych urządzeniach, na wypadek gdybyś polegał na komputerach publicznych.
• Słuchawki i / lub zestaw słuchawkowy
  Kiedy pracujesz w zatłoczonym i hałaśliwym miejscu publicznym, dobre słuchawki mogą mieć kluczowe znaczenie dla koncentracji i zdrowia psychicznego. Gdy od czasu do czasu potrzebujesz nawiązywać połączenia za pośrednictwem komputera, pamiętaj o zakupie słuchawek wielofunkcyjnych, które również pełnią funkcję zestawu słuchawkowego.

Wniosek

Biuro wirtualne to wysoce indywidualna konfiguracja sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego i usług online. Podobnie jak w tradycyjnym biurze, wybrane narzędzia wirtualnego biura w dużym stopniu zależą od osobistych wymagań i preferencji. Możesz sprawić, by organizacja była prosta i skuteczna, ale nigdy nie zapomnij o ochronie swoich danych i religijnym tworzeniu kopii zapasowych.

Jakich aplikacji i sprzętu używasz w wirtualnym biurze?

Zdjęcia: EDHAR