12 powodów, dla których ludzie nadal ignorują twoje e-maile

Nie ma nic bardziej frustrującego niż pisanie pilnego e-maila, ale odpowiedź przychodzi za późno. Ale problem może nie leżeć po stronie odbiorcy. Może zależeć od ciebie i tego, jak stworzyłeś swoją wiadomość.

Badania ujawniły wiele spostrzeżeń na temat przekonania większej liczby członków listy adresowej do otwierania, czytania i klikania łączy w wiadomościach e-mail. Ale jest mniej informacji o osiąganiu podobnych celów w e-mailach osobistych lub służbowych.

Jeśli masz pilny problem w pracy, zapoznaj się z osobą wpływową. 6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na twoje e-maile. 6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na twoje e-maile. Istnieje wiele różnych zasad, jeśli chodzi o wysyłanie e-maili. zachęci lub zniechęci osobę do naciśnięcia przycisku „odpowiedz” i do odpowiedzi. Poznaj zasady sukcesu e-maila. lub zorganizuj spotkanie, w jaki sposób zwiększysz prawdopodobieństwo otrzymania szybkiej odpowiedzi na wiadomość e-mail?

Poniżej znajduje się lista powodów, dla których odpowiedzi na e-maile są nadal spóźniane lub wcale. Wiedząc o tych typowych błędach i wskazówkach, będziesz w stanie uzyskać szybszy i bardziej spójny wskaźnik odpowiedzi na każdy z twoich e-maili.

Masz osobę, od której potrzebujesz odpowiedzi

Jeśli wpiszesz osoby do swojej wiadomości, często zakładają, że zostały uwzględnione tylko po to, aby być na bieżąco. Zmniejsza to szansę na odpowiedź tych osób, ponieważ nie czują, że były głównym odbiorcą. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi od wszystkich, unikaj korzystania z funkcji CC. Najlepiej byłoby, gdybyś wysyłał e-maile do jednej osoby na raz. Ale jeśli musisz skorzystać z usługi CC, wyraźnie zaznacz to na początku wiadomości e-mail potrzeba wszyscy do odpowiedzi, włącznie z ci, którzy są CC.

Twój temat jest do bani

Temat wysokiej jakości Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczej Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczej Czy kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail, która Twoim zdaniem była ważna tylko po kilku dniach lub, co gorsza, zapomniana o ? To prawda, że ​​czasami wymyka się spod kontroli, ale są rzeczy, które możesz zrobić… musisz poinformować ludzi, że potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi. Oznacza to więcej niż nieznośne nadawanie tytułu e-mailowi “PILNE”. I to nie znaczy, że musisz być absurdalnie szczegółowy.

Coś tak prostego jak “Stevo, musimy podjąć tę decyzję do jutra” działa dobrze. Po pierwsze, odnosi się do osoby, która wie, że spoczywa na niej odpowiedzialność im. Po drugie, treść tego tematu przekazuje poczucie pilności i ciekawości. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że wiadomość zostanie natychmiast otwarta.

Nie deklarujesz szybko swojego popytu

Wszyscy wiemy, że e-maile powinny być zwięzłe. Ale jeśli twoje mają więcej niż kilka krótkich akapitów, upewnij się, że Twoja prośba jest w centrum uwagi od samego początku, w przeciwnym razie może zostać przeoczona.

Oznacza to grzeczne dotarcie do tego, czego potrzebujesz w pierwszym lub drugim zdaniu. Możesz przejść do bardziej szczegółowych informacji później, ale założenie, czego szukasz, musi być najważniejsze.

Twoje wiadomości są nudne

Jeśli wszyscy spodziewają się, że Twoje wiadomości będą nudne, waflowe, wypełnione żargonem i zbyt szczegółowe, odrażą się na pomysł otwarcia wiadomości e-mail.

Zamiast tego spraw, by ludzie czekali na wiadomość e-mail od ciebie. Użyj humoru. Zwracaj się do ludzi osobiście. Unikaj mowy korporacyjnej. Twoje zdania powinny być krótkie i wyraziste. Dołącz zabawny GIF Znajdź najlepsze GIF-y w sieci za pomocą Giphy, dedykowanej wyszukiwarki animowanych obrazów Znajdź najlepsze GIF-y w sieci za pomocą Giphy, dedykowanej wyszukiwarki animowanych obrazów GIF-y są powszechne w Internecie, ale czasem trudno jest znajdź odpowiedni dla właściwej sytuacji. Na szczęście przybyła nowa dedykowana wyszukiwarka tylko dla plików GIF. Nazywa się Giphy i… Nadal możesz rozjaśnić czyjś dzień, nawet jeśli poprosisz go o przysługę.

Nie wyznaczasz terminu

Jeśli czegoś potrzebujesz, powiadom odbiorcę dokładnie, kiedy jest to potrzebne. Zbyt często jesteśmy proszeni o udzielenie odpowiedzi “jak najszybciej”, lub “wkrótce”. To sprawia, że ​​termin jest subiektywny. Jeśli powiesz “Naprawdę potrzebuję dziś odpowiedzi na to pytanie do godziny 16.00”, nie ma jednak miejsca na dwuznaczności.

Nie zapewniasz alternatyw

Kontynuując powyższy przykład, może się zdarzyć, że odbiorca nie będzie mógł uzyskać odpowiedzi do godziny 16.00. Tę możliwość należy uwzględnić w początkowej wiadomości, rozszerzając zdanie:

“Naprawdę potrzebuję dziś odpowiedzi na to pytanie do godziny 16.00. Jeśli nie jest to możliwe, daj mi znać do południa, abym mógł dokonać alternatywnych ustaleń.”

E-mail nie jest Wysoki priorytet

Jeśli twoja wiadomość naprawdę jest pilne, możesz uczynić to bardziej oczywistym, zaznaczając wiadomości e-mail jako takie w niektórych klientach e-mail. Możliwość oznaczenia wiadomości e-mail jako Wysoki priorytet jest możliwe w Microsoft Outlook i Apple Mail. Niestety nie jest to możliwe w Gmailu, więc najbliższą alternatywą jest poprzedzenie tematu “PILNE:”

Należy tego dokonać tylko w naprawdę pilnych przypadkach. Jeśli zauważysz, że robisz to zbyt często, ta wskazówka straci skuteczność.

Nie robisz zagrożenia

To brzmi gorzej niż jest. Poinformuj odbiorcę, że jeśli odpowiedź nie zostanie otrzymana w wyznaczonym terminie, wówczas nastąpią pewne konsekwencje. Jako przykład: “Jeśli nie skontaktuję się z Tobą do godziny 14:00, założę, że wszystko jest w porządku i wyślę 10 000 $ do wykonawcy”.

Jeśli następnie odbiorca zdecyduje się zignorować pytanie, będzie wiedział wyraźnie, że sprawy nadal będą przebiegać bez ich udziału. Jeśli chcą, aby ich głos został usłyszany, muszą mówić teraz.

Nie pomagasz

Jeśli twoje zapytanie jest bardzo szerokie, odbiorca często myśli, że musi przygotować bardziej wymowną odpowiedź, niż jest to potrzebne. Daj im znać, jeśli to proste “tak” lub “Nie” zrobi. Jeśli planujesz spotkanie, zaoferuj trzy lub cztery dogodne czasy jako punkt wyjścia. Zrób co możesz, aby odpowiedź na wiadomość e-mail była mniej obciążająca dla odbiorcy.

Wysyłasz wiadomości e-mail w niewłaściwym czasie

Jeśli wiesz, że w czwartkowe popołudnie Twój menedżer zawsze jest zrywany, nie czekaj do czwartku rano, aby wysłać wiadomość e-mail, jeśli mógłbyś ją wysłać we wtorek. Jeśli wiesz, że twój kolega ma mnóstwo e-maili na początku każdego dnia, być może poczekaj, aż dowiesz się, że przejrzał swoją skrzynkę odbiorczą. 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej. Zero esencji. 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej. jest jednym z najpopularniejszych słów bzyczących. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. przed wysłaniem wiadomości. Dzięki temu Twój e-mail nie jest igłą w stogu siana.

Wysyłasz zbyt wiele wiadomości e-mail

Jeśli jesteś znany w biurze jako nieustępliwy e-mail, koledzy szybko staną się ślepi na twoje prośby.

Stań się nawykiem Jak korzystać z Micro Habits i Spark Massive Personal Change Jak korzystać z Micro Habits i Spark Massive Personal Change Tworzenie nowych nawyków jest trudne. Nawyki są zwykle budowane przez tygodnie lub miesiące powtarzania, a motywacja jest wyzwaniem. Kiedy sytuacja staje się trudna, mikro-nawyki mogą być ogromną pomocą. e-maile, które wysyłasz, są ważnymi wiadomościami e-mail. Następnie, gdy ktoś zobaczy wiadomość od ciebie w swojej skrzynce odbiorczej, jest bardziej prawdopodobne, że ją zauważy.

Jesteś niewdzięczny

Jeśli będziesz ciągle pytać ludzi o rzeczy i nie okazywać ci wdzięczności, już wkrótce ludzie będą cię obrażać, pomagając ci. W świecie poczty e-mail oznacza to, że ludzie po prostu cię ignorują. Wolą odpowiadać i pomagać innym ludziom, którzy szanują swój czas i wysiłek.

Więc jeśli ktoś odpowie szybko, podziękuj mu. Jeśli zrobią wszystko, co w ich mocy, aby ci odpowiedzieć lub ci pomóc, upewnij się, że jesteś wdzięczny.

Spróbuj

Jeśli otrzymywanie wolnych odpowiedzi lub brak odpowiedzi jest problemem, staraj się unikać każdego z powyższych błędów. W ten sposób każdy z twoich e-maili będzie najprawdopodobniej otwarty, przeczytany i na który odpowiesz szybko. Gdy zrobisz to przez kilka tygodni, powinno to stać się drugą naturą. Zanim się zorientujesz, będziesz ekspertem od e-maili. Chcesz zostać ekspertem w czymś? Wypróbuj celową praktykę Chcesz zostać ekspertem w czymś? Wypróbuj celową praktykę Zbyt łatwo poczuć się załamanym, gdy żmudnie próbujesz doskonalić pewne umiejętności. Skorzystaj z mocy „celowej praktyki”, aby przejść przez te irytujące płaskowyże. .

Jakie inne techniki poczty e-mail pomagają uzyskać szybką odpowiedź? Czy którekolwiek z powyższych były dla Ciebie szczególnie skuteczne?

Kredyty graficzne: nudna praca Ditty_about_summer przez Shutterstock, Every Day Is Valentine's Day autorstwa Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Czy jesteśmy już prawie na miejscu? autor: Stuard Richards (Flickr). Uwaga - strome kroki: 1 autor: Crystian Cruz (Flickr). Skrzynka odbiorcza Triage z Gmailem autorstwa David Bruce Jr. (flickr).