Jak drukować etykiety za pomocą korespondencji seryjnej w programach Microsoft Word i Excel

Funkcja korespondencji seryjnej pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek, dlatego zapoznaj się z tym procesem od początku do końca, korzystając z tego przewodnika.

Prawie każdy, kto zna pakiet Office, słyszał o korespondencji seryjnej, ale wielu nie wie dokładnie, jak ten proces jest przeprowadzany. To łatwiejsze niż myślisz - pod warunkiem, że wiesz, jak wcześniej skonfigurować dokumenty i scalić je w programie Word.

Po uruchomieniu będziesz używać tej funkcji do tworzenia wszystkiego, od niestandardowych kart indeksowych Jak tworzyć karty indeksowe w programie Microsoft Word 2016 Jak tworzyć karty indeksowe w programie Microsoft Word 2016 Karty indeksowe są jednym z najlepszych narzędzi do organizowania informacji i wspomnienia pamięci ze względu na ich prostotę. Zaprojektuj własne za pomocą Microsoft Word i tych wskazówek. na masową wysyłkę w miejscu pracy. Scalanie poczty jest zniechęcające dopiero po raz pierwszy i możesz to udowodnić, wykonując tę ​​instrukcję.

Wykorzystaliśmy nową Uaktualnienie pakietu Office 2016 do wersji Office 2016 za darmo dzisiaj z subskrypcją Office 365 Uaktualnienie do wersji Office 2016 za darmo dzisiaj z subskrypcją Office 365 Microsoft Office 2016 dla systemu Windows wylądował i oferuje wiele nowych inteligentnych funkcji. Jeśli masz subskrypcję Office 365, możesz ją teraz uzyskać za darmo, a my pokażemy Ci, jak poniżej. w tym przewodniku, ale proces ten dotyczy starszych wersji programów Microsoft Word i Excel.

Jak skonfigurować dokument źródłowy

Funkcja korespondencji seryjnej polega na zapełnianiu określonych pól w dokumencie danymi z innego źródła, zazwyczaj bazy danych lub arkusza kalkulacyjnego Excel vs. Dostęp - czy arkusz kalkulacyjny może zastąpić bazę danych? Excel vs. Dostęp - czy arkusz kalkulacyjny może zastąpić bazę danych? Jakiego narzędzia należy użyć do zarządzania danymi? Access i Excel oferują zarówno filtrowanie danych, sortowanie, jak i zapytania. Pokażemy Ci, który najlepiej pasuje do twoich potrzeb. . Pierwszym krokiem do udanej korespondencji seryjnej jest skonfigurowanie dokumentu źródłowego i upewnienie się, że jest sformatowany w sposób zrozumiały dla programu Word.

Biorąc pod uwagę, że jest to najczęstsze użycie tej techniki, nasz przykład będzie koncentrował się na umieszczaniu indywidualnych nazwisk i adresów na ogólnej masowej wysyłce. Pola, które uwzględnimy, to Nazwa, Firma, Adres, Miasto, Stan i Kod pocztowy - ale te szczegóły nie są niezbędne, o ile postępujesz zgodnie z nadrzędnym procesem.

Korzystanie z programu Excel

Jeśli używasz programu Excel do zbudowania dokumentu źródłowego, po prostu musisz utworzyć tabelę wszystkich istotnych informacji, które mogą być zawarte w korespondencji seryjnej lub w przyszłej korespondencji.

Podstawową ideą jest podzielenie różnych informacji na osobne kolumny i nadanie każdej z nich odpowiedniego nagłówka. Ułatwia to później wybranie i wybranie spośród tych szczegółów, dzięki czemu można użyć tego samego dokumentu źródłowego, aby utworzyć wszystko, od identyfikatora do etykiety adresowej MovingLabelKit: Pobierz bezpłatne ruchome etykiety do wydrukowania MovingLabelKit: Pobierz bezpłatne ruchome etykiety do wydruku .

Następnie wybierz wszystkie dane (w tym nagłówki kolumn), przejdź do Formuły kartę i wybierz Zdefiniuj nazwę.

Zostaniesz poproszony o nazwę zestawu danych, więc wybierz coś odpowiedniego. Jeśli prawdopodobnie nadzorujesz wiele projektów korespondencji seryjnej dla różnych wysyłek, dobrze jest dodać coś rozpoznawalnego, aby wyróżnić je w dalszej kolejności. Po zakończeniu zapisz swoją pracę i zamknij arkusz kalkulacyjny.

Korzystanie z programu Word

Możesz również użyć pliku Word jako dokumentu źródłowego, ale wymaga to nieco więcej wysiłku. Musisz skonfigurować tabelę, aby zachować porządek. 8 Wskazówki dotyczące formatowania doskonałych tabel w programie Microsoft Word 8 Wskazówki dotyczące formatowania doskonałych tabel w programie Microsoft Word Tabele Microsoft Word są niezbędnymi narzędziami formatowania. Dowiedz się, jak zrobić stół i doskonale go sformatować, korzystając z tych prostych wskazówek. , więc idź do Wstawić kartę, znajdź Stoły sekcji i kliknij menu rozwijane. Określ rozmiar tabeli wymaganej dla twojego projektu, a następnie zacznij wypełniać ją swoimi danymi.

Tutaj nie musisz się zbytnio przejmować formatowaniem, ponieważ ten dokument służy wyłącznie jako plik źródłowy dla korespondencji seryjnej. Jednak kluczowa jest dokładność, więc upewnij się, że wszystkie dane zostały umieszczone w odpowiednich kolumnach i odpowiednio nazwane. Po zakończeniu zapisz dokument i zamknij go na razie.

Rozpoczęcie korespondencji seryjnej

Otwórz Word i utwórz nowy dokument. Udaj się do Mailingi kartę i kliknij Rozpocznij korespondencję seryjną rozwijanym, aby wybrać żądany projekt.

Oto, gdzie proces może się nieco różnić, w zależności od tego, co chcesz zrobić. Gdybym tworzył etykietę lub coś innego, co mogłoby być wydrukowane na niestandardowym papierze, zostałbym przedstawiony z innym ekranem, który pozwoliłby mi określić dodatkowe opcje drukowania.

W takim przypadku wybierz Domyślna podajnika, chyba że masz powód, aby zrobić inaczej, a następnie wybierz odpowiedni numer produktu, aby Word mógł zastosować odpowiedni szablon.

Importowanie danych źródłowych

Po ułożeniu tych podstaw możemy teraz rozpocząć importowanie informacji, które wprowadziliśmy do dokumentu źródłowego na początku procesu. Udaj się do Mailingi ponownie kliknij kartę Wybierz odbiorców i wybierz Użyj istniejącej listy.

Przejdź do dokumentu źródłowego, bez względu na to, czy został utworzony w programie Word, czy Excel - pakiet Microsoft Office ładnie ze sobą współpracuje Jak zintegrować dane programu Excel z dokumentem programu Word Jak zintegrować dane programu Excel z dokumentem programu Word W tygodniu roboczym prawdopodobnie jest wiele czasy, w których kopiujesz i wklejasz informacje z Excela do Worda lub na odwrót. W ten sposób ludzie często sporządzają pisemne raporty… w większości sytuacji. Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, zostaniesz poproszony o potwierdzenie wybranej tabeli i upewnij się, że pole jest zaznaczone Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn jest zaznaczone. Teraz idź do Napisz i wstaw pola sekcja Mailingi kartę i kliknij Blok adresu (lub cokolwiek innego, co ma sens dla twojego projektu).

Tutaj możesz precyzyjnie dostroić, które pola są przesyłane z dokumentu źródłowego do sfinalizowanej wysyłki. Aby uzyskać jeszcze więcej opcji na tym etapie, moglibyśmy dodać imię, drugie i nazwisko naszych odbiorców jako oddzielne kolumny, co rozszerzyłoby listę dostępnych opcji w Wstaw nazwę odbiorcy w tym formacie pole. Jest to jednak całkowicie opcjonalne.

Narzędzie do blokowania adresów jest idealne dla każdego, kto chce przyspieszyć korespondencję seryjną, ale jeśli chcesz dokładnie określić układ dokumentu 5 sposobów formatowania pasków podczas kopiowania i wklejania tekstu 5 sposobów formatowania pasków podczas kopiowania i wklejania Tekst Oto sposób kopiowania i wklejania bez formatowania w systemach Windows i Mac przy użyciu kilku wygodnych metod. , rozważ użycie Wstaw pole korespondencji seryjnej opcja w ramach Napisz i wstaw pola sekcja, aby ręcznie umieścić każde pole. Po wstawieniu pól do dokumentu możesz użyć Podgląd wyników aby zobaczyć, jak wydrukuje się po zapełnieniu.

Teraz jest czas na poprawki, które mogą być potrzebne do formatowania; zmieniając czcionkę, dostosowując sposób, w jaki każde pole będzie siedzieć na stronie, i wszelkie estetyczne rozkwity, które chcesz dodać. Po zakończeniu ponownie przejdź do karty Mailing i kliknij Zakończ i połącz pod koniec Sekcja. Wypełnione dokumenty powinny być gotowe i czekają na wydrukowanie i wysłanie pocztą.

Aby uzyskać coś nieco prostszego, sprawdź najlepszych producentów etykiet, które możesz kupić. 7 najlepszych producentów etykiet, aby się zorganizować. 7 najlepszych producentów etykiet, aby się uporządkować. Oto najlepsi producenci etykiet i drukarek do organizacji domu, biura, garażu, lodówki , i więcej. .