Użyj tego 3-poziomowego systemu komunikacji, aby oprzeć się rozproszeniom

Podczas pracy ważne jest, aby skupić się na zadaniu i nie przeszkadzać mu sygnał dźwiękowy i szum smartfona, tabletu i komputera.

Zaszliśmy tak daleko, aby pokazać Ci, jak wyłączyć rozpraszające powiadomienia Jak wyłączyć rozpraszające powiadomienia techniczne Prawie wszędzie Jak wyłączyć rozpraszające powiadomienia techniczne Prawie wszędzie W dzisiejszych czasach jesteśmy ciągle zasłaniani aktualizacjami e-mail, alertami systemowymi i irytujące wiadomości od hipotetycznych sąsiadów o imieniu Brad o tym, jak ponownie wetknęła swoją szynszylę domową w otwór wentylacyjny suszarki. Ale z jakiegoś powodu…. Istnieje jednak błędne założenie leżące u podstaw tego rodzaju podejścia: zakłada, że ​​wszystkie powiadomienia mają równą (i nieistotną) wartość.

Po prostu tak nie jest - przyjrzyjmy się temu tematowi w bardziej szczegółowy sposób.

Wszelka komunikacja nie jest równa

Są ludzie, z którymi chcę się skontaktować w dowolnym momencie, bez względu na to, co robię, gdziekolwiek jestem na świecie. Lista jest bardzo krótka - moja rodzina i bliscy przyjaciele. Jeśli dzwonią do mnie - tak, po to są telefony - istnieje prawdopodobieństwo, że jest to ważny powód.

Są też ludzie, do których chcę dotrzeć w określonym czasie. Kiedy pracuję, stale komunikuję się z moimi redaktorami. Z drugiej strony, tak miły facet jak Saikat, kiedy biorę wolne, bardziej interesują mnie wiadomości od moich znajomych o tym, jaki bar.

Potem rzeczy wypadają. Powiadomienia z mediów społecznościowych, komunikaty prasowe, e-maile od czytelników i wszelka inna komunikacja to wszystko, co chcę zobaczyć, ale tylko w swoim czasie. Nie chcę widzieć powiadomień z mediów społecznościowych, chyba że zaloguję się do usługi; reagowanie na wszystkie najnowsze tweety to gra głupców.

Spójrzmy więc, jak możemy to wprowadzić w życie. Te pomysły działają najlepiej, gdy są stosowane zarówno w komunikacji zawodowej, jak i osobistej. Polecam podzielenie wszystkiego na trzy poziomy.

Te pomysły działają najlepiej, gdy są stosowane zarówno w komunikacji zawodowej, jak i osobistej. Polecam podzielenie wszystkiego na trzy poziomy.

Poziom pierwszy: Zawsze i niezamówiony

Komunikacja pierwszego poziomu to wysoki priorytet.

To oni docierają do ciebie o każdej porze dnia i nocy. Oprócz bezpośredniej komunikacji, polecam, abyś używał pierwszego poziomu, aby dzwonić na Twój osobisty numer. Poziom pierwszy przeznaczony jest na sytuacje kryzysowe. Mimo że nie lubię przerywania, jeśli coś wymaga pilnej uwagi, nie chcę tego przegapić, ponieważ mój telefon był wyłączony.

Przekształcenie telefonu w wielopoziomowe urządzenie komunikacyjne jest proste. W systemie iOS 7 firma Apple wprowadziła tryb Nie przeszkadzać Każda sztuczka w systemie iOS 7, której potrzebujesz w przypadku iPhone Utopia Każda sztuczka w systemie iOS 7, której potrzebujesz w przypadku iPhone Utopia Od umieszczania folderów w stacji dokującej do blokowania połączeń przychodzących, istnieje wiele wskazówek i funkcji iOS, które wielu nowych i doświadczonych użytkowników wciąż nie jest świadomych. - jedyne powiadomienia wysyłane przez telefon to połączenia z numerów z listy Ulubionych. Możesz zrobić podobnie z Androidem Cichy przewodnik: Nie pozwól, aby Twój Droid przeszkadzał Ci w nocy Cichy przewodnik: Nie pozwól, aby Twój Droid przeszkadzał Ci w nocy Urządzenia mobilne zapewniają wiele narzędzi, które pozwalają ci daleko posunąć się bardziej produktywny niż kiedykolwiek wcześniej. Bez względu na to, gdzie jesteś, możesz natychmiast połączyć się ze światem zewnętrznym, rozwiązać problemy… Oznacza to, że możesz utworzyć krótką listę osób, które zawsze mogą się z Tobą skontaktować. Dostęp do tej listy powinien być wyłączny. Poza połączeniami telefonicznymi od osób z listy telefon będzie wyłączony.

Kroki działania

• Zrób listę osób, z którymi chcesz się cały czas skontaktować. Może to obejmować rodzinę, bardzo bliskich przyjaciół, sąsiada i innych w zależności od okoliczności.
• Użyj funkcji Nie przeszkadzać w systemie iOS - lub jednej z opcji w systemie Android - spraw, aby każde połączenie telefoniczne z tej krótkiej listy mogło się z tobą skontaktować w dowolnym momencie.
• Aktywuj tryb Nie przeszkadzać w telefonie, gdy pracujesz, śpisz lub w inny sposób nie chcesz, aby Ci przeszkadzano.

Poziom drugi: często i niezamówiony

Komunikacja drugiego poziomu to istotne sytuacyjnie.

Nie chcesz otrzymywać korespondencji osobistej podczas pracy ani komunikacji służbowej podczas urlopu. Ważną rzeczą w komunikacji drugiego poziomu jest to, że powinny być izolowane. Praca i komunikacja osobista powinny mieć swój własny kanał: używam Slacka i poczty e-mail do pracy oraz iMessage lub WhatsApp do rzeczy osobistych.

Kiedy pracuję, używam Slacka do czatu grupowego w czasie rzeczywistym. Slack sprawia, że ​​komunikacja grupowa jest szybsza i łatwiejsza. Slack sprawia, że ​​komunikacja grupowa jest szybsza i łatwiejsza. Wiadomości e-mail grupy mogą naprawdę zabić produktywność. Czas porzucić klientów poczty i skorzystać z usług współpracy, takich jak nowo uruchomiony Slack. i utrzymuj moje służbowe konto e-mail otwarte przy użyciu mojego telefonu na stronie Nie przeszkadzać. Moi koledzy mogą do mnie dotrzeć, tak jak moi znajomi z pierwszego poziomu, ale nikt inny. Kiedy przestaję pracować, wyłączam telefon Nie przeszkadzać i zamykam Slack i Airmail - mój ulubiony klient poczty e-mail Airmail dla Mac OS X znów robi piękne wiadomości e-mail Airmail dla Mac OS X znów robi piękne wiadomości e-mail Kiedy po raz pierwszy usłyszałem o Airmail , Muszę przyznać, że pytałem, czy naprawdę potrzebuję nowego sposobu na sprawdzenie mojej poczty e-mail. Podobnie jak wiele osób, Mail.app spełnił wszystkie moje wymagania dotyczące poczty e-mail i walczyłem… Teraz wszyscy moi przyjaciele mogą do mnie dotrzeć, ale moi koledzy nie mogą.

Kroki działania

• Zobacz, jak komunikujesz się ze współpracownikami i przyjaciółmi. Spróbuj wyizolować je, aby oddzielić kanały komunikacji.
• Kiedy pracujesz, miej otwarte kanały pracy, ale prywatne kanały zamknięte. W zależności od tego, co robisz, “otwarty” może oznaczać sprawdzanie wiadomości e-mail co godzinę lub może oznaczać wyświetlanie jej na dedykowanym ekranie.
• Gdy przestaniesz pracować, wyłącz wszystkie komunikaty służbowe i włącz kanały osobiste.

Poziom trzeci: Okazjonalny i zarządzany

Poziom trzeci jest nieco za ważna komunikacja.

To jest do pracy lub osobistej komunikacji. Powinno to dotyczyć rzeczy, które nadal chcesz otrzymywać, ale tylko na własnych warunkach.

Dla mnie jest to coś w rodzaju komunikatów prasowych, biuletynów, które lubię, powiadomień z mediów społecznościowych i pytań od czytelników. Dla większości osób będzie to połączenie masowych powiadomień e-mail i powiadomień z mediów społecznościowych. Są to rzeczy, o których powinieneś zostać powiadomiony tylko wtedy, gdy zdecydujesz się je sprawdzić.

Kroki działania

• Przejrzyj profile w mediach społecznościowych i wyłącz wszystkie powiadomienia e-mail i smartfony. W przypadku kont e-mail wyłącz również wszystkie powiadomienia na smartfonie i komputerze.
• Każdego dnia - lub jak często decydujesz - poświęć trochę czasu na te usługi i załatw wszystkie powiadomienia.

Podsumowanie

Aby ten system działał, musisz zminimalizować ilość otrzymywanej niechcianej komunikacji. E-mail jest zły do ​​tego - pisałem wcześniej o tym, jak radzić sobie z problemami ze skrzynką odbiorczą 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero Email Frenzy 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero Email Frenzy Zero skrzynki pocztowej Zero to jedno z najpopularniejszych słów. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. .

Musisz także zachować możliwie jak najbardziej odrębne kanały.

Jeśli Twoi współpracownicy i przyjaciele używają iMessage do skontaktowania się z Tobą, będziesz miał problem z rozdzieleniem tych dwóch. Chociaż skupiłem się na korzystaniu z różnych usług, możesz to zrobić w ramach tych samych usług. Na przykład możesz mieć adresy e-mail poziomu pierwszego, drugiego i trzeciego.

Zamiast przyjąć twardą postawę, starałem się rozwiązać problem powiadomień w bardziej szczegółowy sposób. To podejście sprawdziło się dla mnie dobrze.

Czy użyłeś czegoś podobnego? Masz problemy z konfiguracją? Porozmawiajmy w komentarzach.

Zdjęcie kredytowe: Zajęty biznesmen za pośrednictwem Shutterstock, zaproszenie do znajomych przez Shutterstock