Owen Little
0 
1309
185
Narzędzia, których zwykle używamy do zarządzania osobistymi projektami, mają dużą wadę. Listy rzeczy do zrobienia Lista rzeczy do zrobienia Lista aplikacji: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Lista rzeczy do zrobienia Lista aplikacji: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Niektóre aplikacje listy rzeczy do zrobienia stoją na głowie. Ale jak się porównują i który jest dla Ciebie najlepszy? Pomożemy ci się dowiedzieć. i ich odmiany (np. tablice Kanban Jak zarządzać zadaniami za pomocą japońskiej techniki Kanban Jak zarządzać zadaniami za pomocą japońskiej techniki Kanban Kanban to japoński przepis na wykonywanie zadań. Jest to technika organizacji opracowana pierwotnie dla linii produkcyjnej Toyoty. Pokazujemy, jak możesz zaimplementuj go dla siebie lub w zespole.) można śledzić co powinno być zrobione i (może) kto powinien to zrobić. Ale nie są tak dobrzy w planowaniu gdy. Jest to dziedzina narzędzi biznesowych, takich jak podejście do zarządzania projektami Waterfall.
Jednym z głównych powodów, dla których firmy używają zestawu narzędzi i procesów do zarządzania swoimi projektami, jest rentowność. Gdy kierownictwo zdecyduje, że dany projekt zwiększy wartość biznesową, za każdą godzinę nieukończenia projektu naliczany jest koszt. Jednak jako jednostki bardzo łatwo jest pozwolić na przesuwanie się osobistych projektów. Jesteśmy chorzy lub zbyt zmęczeni, praca jest zbyt zajęta lub w Internecie jest za dużo filmów o kotach. Częścią dyscypliny zarządzania projektami jest nie tylko doprowadzenie projektów do ich ukończenia, ale także ich wstępne skonfigurowanie, aby zakończyły się do przyjęcia ramy czasowe.
W tym artykule przyjrzymy się, jak korzystać z narzędzi biznesowych, aby śledzić i realizować projekty.
Zasady zarządzania projektami Waterfall
Jest kilka ważnych zasad zarządzania projektami, których musisz się nauczyć:
Struktury podziału pracy
Biorąc pod uwagę pożądany cel końcowy, pierwszym krokiem w większości projektów jest rozbicie tego celu na możliwe do zrealizowania zadania. Na przykład, jeśli chcesz rozwinąć blog WordPress, Twój wysoki poziom może obejmować napisanie treści, zaprojektowanie logo oraz instalację / wdrożenie WordPress na serwerze. Tworząc struktura podziału pracy (WBS) polega na dzieleniu i dzieleniu ich, dopóki nie zostaniesz zadania które są łatwe do obejrzenia, zrozumienia i wykonania.
Rzeczywiste WBS dla tego prostego projektu może wyglądać następująco:
- Utwórz treść
- Burza mózgów kilka pomysłów na posty
- Napisz treść do postów (osobne zadania do postów 1-6)
- Edytuj / popraw wszystkie posty
- Twórczy
- Projekt wizualny (wybierz paletę kolorów itp.)
- Skontaktuj się z artystami z logo
- Wybierz projektanta
- Projekt logo
- Instalacja i wdrożenie
- Zainstaluj WordPress
- Zainstaluj / skonfiguruj motyw i wtyczki
- Załaduj logo
- Twórz posty
- Zmień ustawienia DNS
Im mniejsze zadania, tym lepiej. Na przykład “pisać treści do postów” elementy można dodatkowo podzielić na jeden post. Zmniejszenie ich pozwala nie tylko szybciej zobaczyć postęp. Zapewnia również elastyczność w zmienianiu ich w celu osiągnięcia docelowej daty. Powinieneś także mieć pojęcie o tym, co należy wypełnić, zanim zacznie się coś innego. 6 porad dotyczących zarządzania projektami, których możesz użyć, aby zorganizować swoje życie. 6 wskazówek zarządzania projektami, których możesz użyć, aby zorganizować swoje życie. Zarządzanie projektami to zawód polegający na wykonywaniu zadań. Nasze wskazówki pomogą ci zastosować perspektywę, umiejętności i narzędzia kierownika projektu do organizacji własnego życia. , znany jako przodkowie lub zależności.
Na przykład twój projektant nie może wyprodukować szkicu twojego logo, dopóki po wybrałeś ją. Tak więc zarys twojego projektu wygląda teraz tak:
- Utwórz treść
- Burza mózgów kilka pomysłów na posty
- Napisz treść do postów 1-3 (w zależności od 1a)
- Edytuj / popraw wszystkie posty (w zależności od 1b)
- Twórczy
- Projekt wizualny
- Skontaktuj się z artystami logo (w zależności od 2a)
- Wybierz projektanta (w zależności od 2b)
- Projekt logo (zależny od 2c)
- Instalacja i wdrożenie
- Zainstaluj WordPress
- Zainstaluj / skonfiguruj motyw i wtyczki (w zależności od 3a)
- Twórz posty (w zależności od 1d i 2a)
- Prześlij logo (w zależności od 2e i 3b)
- Zmień ustawienia DNS (w zależności od 1, 2, 3b, 3c i 3d)
Zarządzanie zasobami
Teraz, gdy wiesz, co należy zrobić, musisz dowiedzieć się, kto i kiedy to zrobi. Aby przypisać komuś zadanie, musisz najpierw upewnić się, że w ogóle może to zrobić (np. Nie przypisuj 3.5 projektantowi graficznemu). Ale musisz także wiedzieć, ile ogólnie są dostępne, a także kiedy. To się nazywa zarządzanie zasobami. Zaczyna się od zrozumienia, ile godzin dziennie ktoś jest dostępny, a następnie śledzenie tej dostępności na podstawie przypisanej pracy.
Na przykład możesz mieć pracę dzienną. W godzinach od 9 do 5 jesteś prawdopodobnie dostępny osiem godzin dziennie. Ale w przypadku osobistych projektów możesz zablokować godzinę lub dwie Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Czy szukasz bardziej efektywnego sposobu organizacji dni roboczych? Spróbuj blokowania czasu. Ta taktyka zarządzania czasem może pomóc ci zachować kontrolę, jednocześnie odwracając uwagę, odwlekając i nieproduktywną wielozadaniowość. w nocy. Oznacza to, że masz cotygodniowy Pojemność z: (2 * 5) = 10 godzin tygodniowo (dalej, weź wolne weekendy… zasługujesz na to). Oznacza to, że zadanie, które osoba pracująca na pełnym etacie może wykonać w ciągu jednego dnia, zajmie ci cztery dni robocze. Obliczanie rzeczy według pojemności powie ci, jak długo potrwają twoje projekty naprawdę brać.
Planowanie i (zoptymalizowane) planowanie
Nazywamy to “Zoptymalizowane planowanie,” ponieważ tworzenie WBS w rzeczywistości również planuje. Ale może się okazać, że opracujesz wstępny plan “najlepszy scenariusz.” W tym samym czasie będzie wykonywane jedno i tylko jedno zadanie (łatwe do zarządzania) i wszystkie one będą po kolei układane równo. Ale tak rzadko projekty działają w praktyce. Na tym etapie dostosujesz strukturę i zadania w projekcie w zależności od:
- Trudne ograniczenia dotyczące poszczególnych zadań (tj nie może rozpocznij przed określoną datą)
- Zadania, które mogą się zdarzyć równolegle (jedna osoba robi A, inna osoba B)
- Zadania, nad którymi jednocześnie mogą pracować dwie osoby (dwie osoby pracują nad A)
Prawdopodobnie przekonasz się, że niektóre części projektu wydłużają się, a Ty będziesz szukać sposobów na skrócenie innych. Teraz, gdy masz już pojęcie o tym, co powinieneś umieścić w swoim planie projektu, przyjrzyjmy się, jak to zrobić.
Zarządzanie osobistymi projektami wodospadów za pomocą ProjectLibre
Przed krok po kroku krótkie słowo w obronie narzędzi zarządzania projektami. Wiele razy słyszałem coś podobnego, gdy sugerowałem lub zleciłem komuś nauczenie się jednej z tych aplikacji:
- “Potrzebuję tylko listy.”
- “Wykresy Gantta trwają zbyt długo.”
- “Projekt MS? Wychodzę!”
Istnieje powód, dla którego wykresy Gantta (które istnieją od ponad wieku) są nadal w użyciu - i dlaczego są tak popularne w zarządzaniu projektami Waterfall. Są najlepszym pojedynczym widokiem do wizualizacji osi czasu, jej statusu i indywidualnych zadań, szczególnie jeśli korzystasz z zarządzania projektami Waterfall.
Kalendarze nie dają rzutu oka na Twój projekt. Liniowe listy zadań rzadko uwzględniają zależności, a żadne inne narzędzie nie pomaga w automatycznej aktualizacji dat rozpoczęcia i zakończenia, takich jak aplikacje oparte na Gantcie.
Wiele osób myli się w tych aplikacjach, ponieważ z nich korzystają. Ale pokażemy ci, jak robić rzeczy w prosty sposób. Będziemy używać ProjectLibre do naszego przykładowego projektu modelu Waterfall, chociaż kroki powinny działać prawie identycznie we wszystkim, co zapewnia interaktywny wykres Gantta Potrzebujesz szablonu wykresu Gantta dla programu Excel lub PowerPoint? Oto 10 unikalnych opcji Potrzebujesz szablonu wykresu Gantta dla programu Excel lub PowerPoint? Oto 10 unikalnych opcji Nie potrzebujesz Microsoft Project do śledzenia postępów. Te szablony wykresów Gantta dla programów Excel i PowerPoint pomogą równie dobrze zarządzać projektem. (komputery stacjonarne, telefony komórkowe, Internet, nawet pliki Excel).
Instalacja ProjectLibre jest tak prosta, jak pobranie najnowszej wersji (1.7 w momencie pisania) i uruchomienie instalatora EXE (Windows), przeciągnięcie DMG do folderu aplikacji (Mac) lub zainstalowanie pakietu RPM lub DEB za pomocą preferowanej metody ( Linux).
Po zainstalowaniu uruchom ProjectLibre i wybierz Utwórz projekt opcja. Zostanie wyświetlone okno dialogowe umożliwiające wprowadzenie wstępnych informacji, takich jak nazwa i data rozpoczęcia.
Krok 1: Utwórz swój WBS
Pierwszym krokiem jest utworzenie WBS. Zacznij zapisywać wszystkie zadania, o których wiesz w dowolnym miejscu: wiadomość e-mail, zwykły plik tekstowy, dokument edytora tekstów, program OneNote. Wszystko, z czym czujesz się komfortowo podczas burzy mózgów, jest w porządku. Teraz otwórz ProjectLibre na Gantta wyświetl i wklej tekst do komórek po lewej stronie, które przypominają arkusz kalkulacyjny.
Pierwszym błędem wielu osób jest używanie tych aplikacji w sposób „wskaż i kliknij”. Nie rób Traktuj lewą stronę ekranu dokładnie tak, jak arkusze kalkulacyjne i używaj skrótów klawiaturowych 35 Codzienne skróty klawiaturowe Microsoft Excel dla Windows i Mac 35 Codzienne skróty klawiaturowe Microsoft Excel dla Windows i Mac Skróty klawiaturowe mogą zaoszczędzić dużo czasu! Użyj tych skrótów Microsoft Excel, aby przyspieszyć pracę z arkuszami kalkulacyjnymi w systemach Windows i Mac. : przyciski strzałek poruszać się, F2 edytować i Wchodzić popełnić.
Jedyne dodatkowe rzeczy, które musisz wiedzieć, to naciśnięcia klawiszy do wcięcia (Ctrl +. (Kropka) dla ProjectLibre, chociaż tak jest Patka w MS Project) i osamotniony (Ctrl +, (przecinek) w ProjectLibre, Shift + Tab w projekcie). Ta część działa jak kontur w programie Word. Umożliwia szybkie tworzenie różnych faz i zadań (które są pozycjami niższego poziomu) w Twoim planie.
Następnie włóż swój Przodkowie (tj. A musi zakończyć się, zanim B będzie mógł rozpocząć). Tutaj ponownie użyj klawisze strzałek i Enter / Tab do szybkiego wejścia. Na koniec dodaj Praca, lub ilość czasu, którą Twoim zdaniem zajmie każdy element.
Zauważysz dwie rzeczy, kiedy zaczniesz dostosowywać WBS. Po pierwsze, linie, które stają się “rodzic” elementy są konwertowane na fazy, co oznacza, że kończą się, gdy wszystkie ich zadania podrzędne są zakończone. Po drugie, dodając poprzedników, zauważysz, że daty początkowa i końcowa są automatycznie dostosowywane. Choć może się to wydawać dużym przedsięwzięciem, zapoznaj się z poniższymi przykładami, jak szybko i łatwo może to być. (Czas na utworzenie tego planu wynosił nieco ponad trzy minuty. Jedyną częścią, której nie pokazano poniżej, było pisanie wcześniejszych zadań).
Krok 2: Zarejestruj zasoby i przypisz zadania
Mimo że dla każdego zadania podszedłeś do Pracy, zauważysz ich Czas trwania wszystkie pokazują coś podobnego “.25 dni?” w tym znak zapytania.
Wynika to z faktu, że aplikacja zakłada, że każda zostanie wykonana w ciągu ośmiu godzin. Ale na to mogą wpływać inne czynniki, w tym pojemność zasobów. Twoja pojemność.
W przypadku tego projektu zakładam, że będę dostępny przez kilka godzin dziennie. Opierając się na ośmiogodzinnym dniu, oznacza to 25 procent pojemności (gdybym był dostępny w pełnym wymiarze godzin, byłoby to 100 procent). Kiedy podam swoje nazwisko jako zasób dla każdego zadania, dodam “[25%]” po nim, co jest notacją ProjectLibre dotyczącą pojemności. Obejrzyj krótki zrzut ekranu poniżej tego, co dzieje się z “Trwanie” kolumna, gdy przypisuję te zadania do siebie. Biorąc pod uwagę moje możliwości, ProjectLibre czterokrotnie wydłużył czas trwania każdego zadania.
Teraz widzę, że chociaż projekt trwa niewiele ponad 80 godzin, jego ukończenie zajmie około pięciu tygodni.
Jest to jedna z zalet metodologii Waterfall: pokazuje bardziej realistyczne ramy czasowe.
Ale nie martw się! Istnieje kilka korekt, które możemy wprowadzić, aby ponownie wybrać tę datę.
Krok 3: Dostosuj oś czasu, aby uzyskać realistyczny widok
Po wprowadzeniu wszystkich zasobów masz szansę cofnąć się i sprawdzić swój plan. Na przykład widać, że Projekt wizualny i Szkic logo zadania nie są mi przypisane. To dlatego, że jestem okropnym artystą, a gdybym spróbował to zrobić sam, nie byłoby dobrze. Ale oznacza to również, że niektóre utalentowany artysta będzie pracował nad tymi zadaniami, tymczasem mogę pracować nad czymś innym.
Pierwszą wersję naszego planu ustawiliśmy w sposób ściśle liniowy: każde zadanie rozpoczęto, gdy zakończyło się ono przed nim, i podobnie etapami. Ale dostosujmy poprzedników tak, aby fazy nie były zależne, i usuń te dla zadań, których nie będę wykonywać. Zwróć uwagę, jak przesuwa on części osi czasu.
Teraz zmniejszyliśmy projekt o około tydzień. Biorąc pod uwagę, że wykonuję większość pracy, nie jest to zbyt odrapane. Prawdopodobnie moglibyśmy jeszcze lepiej, najpierw przenosząc sekcję Kreacja i pracując nad treściami, gdy logo jest w produkcji.
Użyj realistycznej metodologii Waterfall
W przypadku własnych projektów wyciągnięcie kalendarza jest zbyt łatwe Jak zsynchronizować kalendarz Google z listą rzeczy do zrobienia Jak zsynchronizować kalendarz Google z listą rzeczy do zrobienia W organizacji życia niezbędne są dwa narzędzia: kalendarz i lista spraw. Ale większość rozwiązań zarządzania zadaniami oddziela te dwie rzeczy. Pokażemy Ci, jak je połączyć. , wybierz kilka dat i idź swoją wesołą drogą.
Korzystanie z lekkich narzędzi, takich jak OneNote (jak korzystać z OneNote do zarządzania projektami Jak korzystać z Microsoft OneNote do zarządzania projektami Jak korzystać z Microsoft OneNote do zarządzania projektami OneNote to idealne narzędzie współpracy do zarządzania prostymi projektami w małych zespołach. I to całkowicie za darmo. Zobacz, jak to zrobić OneNote może pomóc w rozpoczęciu projektów!) Lub Trello (jak używać Trello do zarządzania projektami Przewodnik po Trello for Life i zarządzaniu projektami Przewodnik po Trello for Life i zarządzaniu projektami Trello może pomóc Ci się zorganizować. To bezpłatne narzędzie do zarządzania dowolnego projektu. Przeczytaj ten przewodnik, aby zrozumieć jego podstawową strukturę, nawigację i sposób, w jaki Trello może ci się przydać.) przybliża cię nieco do znaku, ponieważ przynajmniej oni biorą pod uwagę, kto robi to, co robi.
Ale wykonanie tego ćwiczenia w czymś takim jak ProjectLibre zmusza cię do zastanowienia się, ile czasu naprawdę musisz mu poświęcić, jakie istnieją wąskie gardła i miejsca, w których możesz potrzebować pomocy. Pomaga również rozbić projekty na łatwe do zarządzania części, aby mieć pewność, że robisz postępy. Chociaż możesz myśleć, że takie narzędzie jak ProjectLibre było przesadne, mamy nadzieję, że pokazaliśmy, jak łatwo może być.
Czy zazwyczaj po prostu uskrzydlasz, jeśli chodzi o twoje domowe projekty? A może korzystasz z systemu takiego jak zarządzanie projektem Waterfall? Daj nam znać jak ty “zarządzanie własnym projektem” poniżej w komentarzach!