Użyj reguły zarządzania czasem 80/20, aby nadać priorytet Twoim zadaniom

Jak zmaksymalizować czas? Czy korzystasz z aplikacji do zarządzania czasem? Czy planujesz z wyprzedzeniem i dotrzymujesz terminów? A może priorytetowo traktujesz swoje zadania? Jeśli wypróbowałeś te rzeczy i nadal masz problemy z efektywnym wykorzystaniem czasu, być może potrzebujesz zmiany.

Reguła 80/20 to kolejna opcja zarządzania czasem, a przy niewielkich zmianach może to być idealne rozwiązanie.

Czym dokładnie jest reguła 80/20?

Zasada 80/20 jest również znana jako zasada Pareto. Pomysł zrodził się z włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto. Zauważył, że 80 procent ziemi w kraju należy do zaledwie 20 procent populacji. Doprowadziło to Pareto do dalszego zbadania tej nierównowagi i jej związku z innymi obszarami.

Wiele lat później konsultant imieniem Joseph Juran zastosował tę koncepcję w biznesie i nazwał ją zasadą Pareto. Od The Economist online:

Juran rozszerzył zasadę na kontrolę jakości, stwierdzając na przykład, że większość wad produkcyjnych jest wynikiem niewielkiego odsetka przyczyn wszystkich wad - co określił jako “kilku ważnych i trywialnych wielu.”

Według Investopedia oznacza to, że:

• 80 procent wielkości sprzedaży pochodzi z 20 produktów z linii produktów.
• 80 procent przychodów firmy pochodzi od 20 procent jej klientów.
• 80 procent produkcji firmy pochodzi od 20 procent jej pracowników.

Zarządzanie czasem jest najczęstszym zastosowaniem zasady Pareto, ponieważ większość ludzi ma tendencję do ograniczania czasu, zamiast skupiania się na najważniejszych zadaniach.

Mając to wszystko na uwadze, powiązanie zasady z zarządzaniem czasem oznacza, że ​​80 procent produkcji może pochodzić tylko z 20 procent czasu. Pytanie brzmi: jak to osiągnąć? Oto cztery rzeczy, które możesz zrobić.

Często oceniaj swoje zadania

Jeśli 80 procent wyników pochodzi z 20 procent wysiłku, to znaczy, że 80 procent wpływu będzie pochodzić z 20 procent twoich zadań. Zatem określ 20 procent swoich zadań, które przyniosą 80 procent oczekiwanych rezultatów.

Zdjęcie kredytowe: Astephan przez Shutterstock

Przeglądając swoje zadania, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy każde zadanie na mojej liście jest oznaczone jako pilne?
• Czy zadania na mojej liście należą do moich kompetencji, czy też należą one gdzie indziej?
• Czy spędzam zbyt dużo czasu na niektórych rodzajach zadań??
• Czy są zadania, które powinienem przekazać Delegacja: Musi mieć umiejętności przywódcze, aby zmniejszyć obciążenie pracą Delegacja: Musi mieć umiejętności przywódcze, aby zmniejszyć obciążenie pracą Gdy będziesz pełnił rolę przywódczą, musisz nauczyć się delegować pracę. Uczymy was pięciu W delegacji: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego. ?
• Czy wszystkie te zadania są naprawdę niezbędne dla ogólnego wyniku??

Ciągle oceniaj swoje cele

Twoje cele i zadania mogą być powiązane, ale nie zawsze. Niektóre mogą być całkowicie oddzielne. Pomyśl więc o swoich celach i działaniach niezbędnych do ich osiągnięcia. Pamiętaj, że 80 procent tych celów zostanie osiągniętych przy zaledwie 20 procentach niezbędnych działań.

Zdjęcie: AzriSuratmin przez Shutterstock

Znowu zrób inwentaryzację i zobacz, które 20 procent działań przybliża Cię do większości twoich celów. Sprawdź kilka przykładów i sprawdź, czy możesz odnosić się do:

• Jeśli dziś pracuję do późna (aktywność 20 procent), mogę dokończyć przedmiot z mojej listy zadań, uszczęśliwić szefa, a jutro zwolnić (cele 80 procent).
• Jeśli dziś przy lunchu zrobię sałatkę do jedzenia przy biurku (aktywność 20 procent), mogę pracować nad tym zadaniem, dotrzymać terminu i zbliżyć się do celu odchudzania (cele 80 procent).
• Jeśli zaplanuję regularne spotkania (aktywność 20 procent), mogę zwiększyć komunikację w zespole, zrealizować bardziej udany projekt ORAZ być lepszym liderem (cele 80 procent).

Określ swój najlepszy czas

Każdy ma określoną porę dnia, kiedy jest najbardziej produktywny. Najlepszą pracę możesz wykonać między 9:00 a 11:00. Lub możesz zrobić więcej między 15 a 17. Kiedy czujesz się najbardziej energiczny, skoncentrowany i produktywny?

Zdjęcie: Dean Drobot przez Shutterstock

Określ, kiedy jest najlepszy czas Odkryj najbardziej produktywne godziny pracy za pomocą tej prostej metody Odkryj najbardziej produktywne godziny pracy za pomocą tej prostej metody Zbuduj swój idealny dzień pracy na poziomie energii. Ten prosty arkusz kalkulacyjny Excel i kilka sekund pracy każdego dnia może pomóc Ci zmienić nawyki i zrobić więcej. i użyj go, aby zmierzyć się z 20 procentami zidentyfikowanych zadań i celów. Zapewni to, że spędzasz najbardziej produktywną porę dnia na zadaniach i czynnościach niezbędnych do uzyskania najlepszych rezultatów.

Zidentyfikuj i wyeliminuj rozproszenia

Niezależnie od tego, czy podróżujesz do biura każdego dnia, czy pracujesz z domu, rozproszenie jest wszędzie. Te paskudne, niewielkie przerwy mogą powodować utratę koncentracji, opóźnione zadania i ogólne obniżenie wydajności. 10 rozproszeń zmiażdży Twoją wydajność 10 rozproszeń zmiażdży Twoją produktywność Nikt nie może uciec od rozpaczy zagłady! .

Zdjęcie: Argus przez Shutterstock

Korzystając z koncepcji reguły 80/20, FreshBooks zakłada:

80 procent twoich rozrywek pochodzi z 20 procent źródeł.

Aby wziąć na siebie te przeszkody i je wyeliminować, musisz je najpierw zidentyfikować. Twoja lista może wyglądać mniej więcej tak:

• Zalew e-maili
• Przychodzące połączenia telefoniczne
• Nieplanowani goście
• Pragnienie lub głód
• Powiadomienia z mediów społecznościowych

Po przygotowaniu listy rozproszeń przejrzyj ją i sprawdź, które z nich najbardziej Cię przeszkadzają. Prawdopodobnie okaże się, że tylko dwa lub trzy (20 procent) stanowią większość (80 procent) problemu. Następnie włącz sposoby eliminowania tych zakłóceń. Oto parę sugestii:

• Zablokuj określone godziny pracy z wiadomościami e-mail.
• Pozwól, aby nie pilne połączenia trafiały na pocztę głosową.
• Zamknij drzwi do biura.
• Przygotuj napój i przekąskę.
• Trzymaj się z dala od mediów społecznościowych podczas pracy.
• Użyj timera, aby mierzyć czas sesji roboczych i przerw.

Czy wypróbowałeś regułę 80/20?

Zasada Pareto może przynieść sukces w niektórych branżach i zastosowaniach, ale czy może Ci pomóc? Jeśli wypróbowałeś regułę 80/20 z dużym powodzeniem, czy nadal z niej korzystasz? Przeciwnie, jeśli dałeś temu pomysłowi negatywne wyniki, czy wiesz, co poszło nie tak?

Nadal walczę? Zastosuj te nawyki związane z produktywnością w Internecie 7 Proste nawyki dotyczące produktywności online, które mogą zmienić Twój rok 7 Proste nawyki dotyczące produktywności online, które mogą zmienić Twój rok Większość postanowień noworocznych się nie udaje. Zamiast tego możesz wypróbować prostsze nawyki, stosując mniejsze kroki. Oto siedem pomysłów do odkrycia. usprawnić twoje dni.