Przełóż sekret do zarządzania informacjami cyfrowymi

W świecie, w którym zużywamy więcej niż tworzymy, nic dziwnego, że większość usług skupia się na gromadzeniu, a nie na zarządzaniu i organizowaniu. Ale czy naprawdę potrzebujemy pomocy w uzyskaniu informacji?

Jeśli chodzi o gromadzenie informacji, formatowanie może być trudne i uciążliwe. Klucz do dokumentu strukturalnego leży w szablonach. W tym miejscu pojawia się transpozycja.

Transpozycja to usługa cyfrowego zarządzania informacjami. To znaczy nie tylko do robienia notatek, ale raczej narzędzie, w którym mogą żyć wszystkie informacje cyfrowe. Transpose koncentruje się na każdym rodzaju użytkownika, mając szablony na życie osobiste i zawodowe. Każdy szablon, niezależnie od tego, czy został stworzony przez Ciebie, czy nie, można dostosować do Twoich potrzeb dzięki rosnącemu zakresowi opcji wprowadzania.

Dlaczego musisz zarządzać informacjami cyfrowymi

Informacje cyfrowe można zasadniczo podzielić na trzy główne kategorie: bazy danych, arkusze kalkulacyjne i luźne notatki. Z tych notatek naprawdę nie wiemy, co zrobić. Pewnie, że możemy umieścić je w “notatnik”. Ale jak my czytać te informacje później? Wizja, którą realizuje już transpozycja, umożliwia śledzenie, przechowywanie i zarządzanie cyfrowymi informacjami w jednym miejscu.

To może wydawać się proste, podobnie jak potrzeba zarządzania lokalnymi plikami Tworzenie porządku z chaosu: 9 świetnych pomysłów na zarządzanie plikami na komputerze Tworzenie zamówienia z chaosu: 9 świetnych pomysłów na zarządzanie plikami na komputerze frustracja, nie jest to frustrujące, gdy możesz ” znaleźć ten plik? Gdy przeszukałeś każdy folder, jaki można sobie wyobrazić na komputerze i jakoś zgubił się ... lub gorzej, został usunięty. Teraz istnieją doskonałe narzędzia wyszukiwania dla systemu Windows, które… ale internetowe pliki cyfrowe mogą szybko i łatwo zostać zaśmiecone, niezorganizowane i utracone. Nawet w obrębie samego dokumentu możesz poświęcić więcej niż przydzielony czas Pracuj lepiej, rozumiejąc swój związek z czasem Pracuj lepiej, rozumiejąc swój związek z czasem Jeśli czujesz się ciągle zajęty, ale nigdy nie posuwasz się naprzód, warto cofnąć się o kilka kroków i zmień sposób, w jaki odnosisz się do czasu. Pomoże to zdefiniować twoje życie. szukam informacji, które pamiętałeś, ale nie możesz ich znaleźć.

Proces początkowo wydaje się przeciwny do zamierzonego. Czy nie byłoby po prostu szybciej utworzyć dokument Worda lub notatkę w jednej z wielu aplikacji specyficznych dla notatek i wpisać tam wszystkie informacje? Za szybko konsumpcja, tak. Ale czemu czy rejestrujesz te informacje? Żeby wyglądać tak, jakbyś słuchał? Prawdopodobnie nie. To tak, że możesz odnosić się wróć do tego później. Jeśli nie możesz znaleźć tego, czego szukasz, to po co nawet zaprzątać sobie głowę zapisaniem go w pierwszej kolejności?

Poprzez ustanowienie z góry określonego układu (tj. Szablonu) dla tych informacji, masz pewność, że będziesz w stanie je później znaleźć. I nie tylko sama notatka lub dokument, ale to, co w nim jest.

Przegląd

Po zarejestrowaniu się lub zalogowaniu do nowego konta Transpose zauważysz, że jest on wstępnie wyposażony w 7 szablonów, aby zacząć. Możesz także sprawdzić istniejące szablony wspólne, aby wygenerować kilka pomysłów na temat korzystania z transpozycji. Kliknij “Przeglądaj szablony publiczne” w prawym górnym rogu.

Teraz możesz wyszukać konkretny rodzaj szablonu lub przejrzeć różne kategorie, od firmy po dom, fitness i rzemiosło. Gdy zobaczysz taki, którego chcesz użyć, kliknij “Skopiuj szablon” aby zapisać go pod szablonami.

Możesz także utworzyć nowy szablon, klikając “Nowy szablon” u dołu lewego paska bocznego. Później zajmiemy się więcej niestandardowymi szablonami.

Gdy masz już różne szablony, których chcesz użyć, kliknij “Nowa notatka” i wybierz szablon, którego chcesz użyć.

Lub możesz najechać kursorem na żądany szablon i kliknąć “Nowa notatka” ikona (pokazana poniżej).

UWAGA: Transpozycja jest obecnie w fazie beta, ale oznacza to, że bardzo aktywnie dodają nowe funkcje (takie jak nowa aplikacja na iOS pokazana poniżej), słuchają użytkowników i szybko rosną.

Zarządzanie informacjami cyfrowymi za pomocą szablonów

Istnieją opcje dla czego chcesz użyć szablonu w transpozycji. Te opcje są nazywane “pola”. Pola służą do wprowadzania danych i informacji.

Podczas tworzenia szablonu istnieją trzy kroki:

1. Dodaj pola
2. Edytuj właściwości pola
3. Edytuj szczegóły szablonu

To podstawowe spojrzenie na szablony. Przykładowy szablon zawiera wiele podstawowych funkcji i na czym naprawdę koncentruje się transpozycja.

Jeśli początkowo jesteś przytłoczony wszystkimi opcjami, ten szablon jest świetnym miejscem do rozpoczęcia. Podtekst opisuje funkcje każdego pola i może pokazać, jak duża jest zdolność i szeroka transpozycja.

Po utworzeniu szablonu lub skopiowaniu istniejącego ze społeczności nie utkniesz tylko z polami, w których został utworzony. Jeśli chcesz zmienić lub dodać coś nowego, możesz edytować ten szablon według własnych upodobań (pokazano powyżej). Oznacza to, że możesz użyć szablonu społeczności jako inspiracji, ale następnie zmień go, aby pasował do twoich konkretnych potrzeb.

Po utworzeniu notatki z określonym szablonem możesz dodać przypomnienie, utworzyć wydarzenie w Kalendarzu Google (musi być podłączone do konta Google), udostępnić notatkę za pomocą publicznego linku, wysłać e-mailem, wydrukować lub usunąć.

Zaawansowane i inteligentne pola

Transpozycja ma wiele różnych pól, z których można korzystać na wiele sposobów. Mają to, co nazywają “Podstawowe pola”. Są to pola tekstowe do różnych celów, takie jak tekst jednowierszowy lub wielowierszowy, data liczb, godzina, wybór wielokrotny, pola wyboru, lista rozwijana, przesyłanie pliku itd..

Następnie masz pola zaawansowane i inteligentne. Należą do nich między innymi lokalizacja, media, nagrywanie głosu, podpis, obliczenia, listy rzeczy do zrobienia, kontakt Google, minutnik lub link do innej powiązanej notatki, między innymi.

Każda z nich robi coś zupełnie innego i służy poprawie twojego doświadczenia, czyniąc transpozycję integralną częścią twojego przepływu pracy. Na przykład, dodając kontakt, po prostu wpisz jego adres e-mail, a on natychmiast wyświetli dane kontaktowe i zdjęcie tej osoby z Google.

Chcesz porozmawiać zamiast pisać? Dodaj nagranie głosowe, a Transpozycja przekształci to, co mówisz na tekst.

Pole podpisu umożliwia narysowanie, wpisanie lub przesłanie podpisu do formularza.

Przeglądanie, zarządzanie i wyszukiwanie informacji

Po wybraniu określonego szablonu w “Wszystkie notatki” pasek boczny, zobaczysz wszystkie notatki pod tym szablonem. To, jak je przeglądasz, używasz i znajdujesz, ma kluczowe znaczenie dla ich przydatności dla Ciebie.

Notatki można sortować według daty modyfikacji, tytułu, oceny, ceny, ilości i obliczeń całkowitych. Możesz eksportować do CSV (plik kontaktowy), XLS (plik Excel) lub XLS z obrazami. Możesz także zmienić sposób wyświetlania notatek, czy to na liście, w tabeli (uporządkowanej według pól), czy w formie kalendarza.

Panel wyszukiwania po prawej stronie jest niezwykle przydatny, ponieważ zawiera sugestie dotyczące tego, czego możesz szukać. Transponuj wyszukiwania przez wszystkie pola zawarte w szablonie, bez względu na to, jakie mogą być. Możesz także określić, czego szukać w określonym polu. Będzie nawet wyszukiwać tekst z plików lub stron internetowych dodanych do szablonu - bardzo imponujące!

Dodatkowe funkcje szablonu

The “Ustawienia szablonów” przycisk rozszerza funkcjonalność szablonu poza transpozycję. Oprócz możliwości edycji istniejącego szablonu (co powoduje również zmianę wszystkich poprzednich notatek), możesz opublikować szablon jako formularz internetowy, dodać współpracowników, wysłać do innej aplikacji (np. Evernote) lub utworzyć duplikat szablonu.

Publikowanie szablonu stało się bardzo popularną funkcją transpozycji, ponieważ pozwala użytkownikowi przenosić dane do transpozycji ze źródeł zewnętrznych, takich jak strona internetowa.

Umiejętność współpracy z innymi także jest ogromna. Możesz zezwolić innym współpracownikom, którzy nie mają konta transpozycji, na wyświetlanie notatki. Jeśli będą potrzebować dalszego dostępu do napisania lub edycji samego szablonu, będą musieli utworzyć własne konto.

Ciekawym aspektem funkcji współpracy jest umożliwienie komuś “tylko do zapisu” dostęp, co oznacza, że ​​nie będą w stanie odczytać niczego w szablonie i mogą się tylko do niego przyczynić. Nie jest to powszechne wśród innych narzędzi do współpracy, ale w niektórych okolicznościach może okazać się bardzo przydatne.

Integracja z firmami zewnętrznymi w celu wysyłania notatek do innej usługi jest obecnie dostępna tylko w Evernote, ale nie byłbym zaskoczony, jeśli w przyszłości zostaną dodane kolejne. Umożliwia to płynne przejście z jednej usługi do transpozycji lub użycie obu w istniejącym przepływie pracy.

Scenariusz użycia przypadku

Omówiliśmy już, że transpozycja ma wiele zastosowań, ale przyjrzyjmy się, jak można ją zastosować do rzeczywistego scenariusza. Załóżmy, że organizujesz i inwentaryzujesz swój dom, warsztat lub bardziej szczegółowe, takie jak sprzęt komputerowy lub inny rodzaj sprzętu niszowego.

Najpierw wyszukaj “Inwentarz” szablon, jak omówiono wcześniej, przechodząc do szablonów publicznych i wpisując “Szukaj” pole (powyżej). Następnie zapisz ten, który chcesz, najeżdżając myszką na i klikając “skopiuj ten szablon”.

Powrót na główny ekran główny transpozycji, nazywany “Wszystkie notatki”, najedź kursorem na “Inwentaryzacja domu” i kliknij “papier plus znak” lub jeśli wybierzesz szablon, możesz dodać nową notatkę z ekranu szablonu.

Po otwarciu nowej notatki zacznij wypełniać informacje. W tym przypadku inwentaryzuję moją butelkę z wodą. Podałem imię i zdjęcie.

Dodałeś zdjęcie tak jak każdy inny plik.

Jeśli mam inne pliki do przesłania, takie jak dowód zakupu lub dokumentacja dołączona do produktu, mogę je również dołączyć. Na koniec dodam kilka powiązanych tagów do późniejszego wykorzystania.

Kliknij “Gotowe”. Po wybraniu określonego szablonu wszystkie notatki zostaną wyświetlone w sposób pokazany poniżej.

Po kliknięciu notatki w celu wyświetlenia informacji zostaną wyświetlone pliki, zdjęcia i dane formularza.

Darmowy vs. Premium

Na koniec zauważysz, że Transpose ma plany bezpłatne i premium. Te dwa plany są zbudowane wokół różnych potrzeb. Jeśli pracujesz przede wszystkim nad małymi projektami, a nie w zespole, bezpłatny model jest dla Ciebie idealny. Dostajesz 10 gigabajtów miejsca i mnóstwo szablonów i notatek.

Jako główny członek patrzysz na 14,99 USD / miesiąc. Jest to bardziej odpowiednie dla zespołów i realizacji dużych projektów. Nie musisz się martwić o limit miejsca i mieć nieograniczony dostęp do szablonów i społeczności Transpose ambitnych twórców.

Dlaczego i kiedy należy stosować transpozycję

Dzięki transpozycji nie ma już potrzeby korzystania z kilku usług do różnych celów - jednej do sporządzania notatek, drugiej do osadzania formularzy, a drugiej do konfigurowania danych.

Naprawdę to transpozycja. Pomyśl o tym jak o swoim “jeden sklep” dla wszystkich twoich potrzeb w zakresie informacji cyfrowych. Od nagrywania notatek ze spotkań po śledzenie postępów finansowych po budowanie całych rozwiązań CRM, Transpose pozwala ci robić, co tylko chcesz. Jednocześnie transpozycja może wiązać się z wieloma innymi aspektami twojego życia - integracją usług stron trzecich, kontaktami, stronami internetowymi, rozrywką i tak dalej.

Kliknij tutaj, aby założyć bezpłatne konto transpozycji lub pobierz Transpose na iOS.

Teraz to zależy od ciebie. Twoje opcje są nieograniczone. Jak transponujesz swoje informacje cyfrowe?