Śledź wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne i zadania za pomocą programu Outlook Journal

Jedną z najczęstszych skarg osób z bardzo pracowitą pracą jest to, że po prostu wydaje się, że nie ma wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia na wszystko. Jedynym sposobem na zaoszczędzenie czasu jest dopasowanie większej liczby zadań do mniejszej przestrzeni.

Brzmi to niemożliwe, ale tak nie jest. Zarządzanie czasem sprowadza się do rejestrowania czasu, a dzięki monitorowaniu sposobu wykorzystania czasu możesz zrozumieć, w jaki sposób możesz tracić czas. W MakeUseOf przedstawiliśmy wiele narzędzi i wskazówek, których możesz użyć do śledzenia czasu w ciągu dnia. Może to obejmować instalowanie oprogramowania, takiego jak Klok Capture brakujący czas w harmonogramie pracy ze śledzeniem czasu Klok Capture brakujący czas w harmonogramie pracy dzięki śledzeniu czasu Klok W ciągu ostatnich kilku miesięcy odkryłem bardzo dziwne zjawisko wkradające się do mojego harmonogramu pracy. Wydaje mi się, że tracę czas. Jak tracisz czas? To łatwiejsze niż myślisz. Dostajesz… dosłownie “zegar” co sekundę, a może to obejmować użycie bardziej zaawansowanego narzędzia Chrometa Skutecznie śledzić czas komputera (i za to płacić!) Za pomocą Chrometa Skutecznie śledzić czas komputera (i za to płacić!) Za pomocą Chrometa, którą opisał Dave.

Jeśli jednak pracujesz w typowym biurze, szanse są całkiem duże, że na komputerze jest zainstalowany pakiet Microsoft Office. Szanse są również duże, że oprogramowanie Office, które posiadasz, obejmuje Microsoft Outlook. A jeśli tak jest, to wierzcie lub nie, masz już bardzo fajną aplikację do śledzenia czasu wbudowaną bezpośrednio w zestaw narzędzi Microsoft Outlook.

Ponieważ Outlook jest tak powszechny, jak Word i Excel na większości komputerów roboczych na całym świecie, chciałbym podzielić się z Tobą kilkoma wskazówkami, jak używać naprawdę fajnego narzędzia Journal w Microsoft Outlook do śledzenia dnia - w tym każdego zadania , każdy e-mail, każde połączenie telefoniczne i wszystko, co robisz w ciągu dnia. Jest to system zarządzania czasem jednym kliknięciem, który prawie bije prawie wszystko, co można pobrać za darmo.

Korzystanie z Dziennika programu Outlook do rejestrowania dnia

Zadziwiające jest to, że wiele osób korzysta z programu Outlook i nawet nie zdaje sobie sprawy, że to małe narzędzie jest dostępne. Ludzie są tak przyzwyczajeni do korzystania z kalendarza, listy zadań i klienta poczty e-mail, że nawet nie zadają sobie trudu, aby spojrzeć w dół w prawym dolnym rogu lewego paska nawigacji. Jest mała mała zielona ikona notesu - to jest aplikacja Journal.

Gdy otworzysz tę małą aplikację, szybko zorientujesz się, że wcale nie jest tak mało. Jeśli pozostawisz dziennik otwarty w jednym rogu ekranu, możesz go używać przez cały dzień, aby śledzić wszystkie swoje działania, klikając jeden przycisk - wpis do dziennika.

Po uruchomieniu nowego wpisu do dziennika wystarczy nadać mu nazwę (temat), wybrać typ wpisu, na przykład rozmowę telefoniczną, wiadomość e-mail lub zadanie, nad którym pracujesz, a następnie kliknąć “Czas rozpoczęcia” przycisk. to jest to! Po prostu zabierz się do pracy. Możesz wpisać opis pracy, aby później podczas przeglądania swojego dziennika miałeś szczegółowy zapis tego, co zrobiłeś tego dnia, ale tak naprawdę wartością tego narzędzia jest możliwość codziennego rejestrowania twoich działań przy bardzo małym wysiłku. Po prostu otwórz i kliknij.

Z poziomu pozycji dziennika możesz także szybko uruchomić dowolną inną aplikację Outlook, taką jak wiadomość e-mail, spotkanie, nowe zadanie i inne. Innymi słowy, sprawia to, że narzędzie Journal jest najlepszym centrum zarządzania projektami dla każdego projektu, nad którym możesz pracować w pracy. Jaki jest lepszy sposób na śledzenie całkowitych godzin spędzonych na każdym projekcie, a także możliwość powiązania wszystkich działań, takich jak zadania, wiadomości e-mail i inne, bezpośrednio z rekordem projektu?

Jeśli chcesz zobaczyć, ile czasu poświęciłeś na projekt lub czy Twój projekt mieści się w przewidzianej przez szefa osi czasu, po prostu kliknij “Oś czasu” ikona, a zobaczysz pozycje dziennika ułożone na osi czasu kalendarza.

Możesz także skupić się na osi czasu i przeglądać ją według godziny, a nie tylko dnia.

Najlepsze jest to, że jeśli szef ciągle pyta cię nad czym pracowałeś, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy dziennik projektu i wybrać “Dzielić” opcja. Po prostu podziel się dziennikiem z szefem, a on lub ona może szybko monitorować twoje postępy i ile czasu poświęcasz na projekt, bez konieczności ciągłego dręczenia cię nad tym, nad czym pracujesz. Dobra relacja szef-pracownik naprawdę sprowadza się do otwartości i komunikacji, więc oferowanie tego rodzaju współpracy i widoczności z szefem z łatwością zdobyłoby całkiem duże punkty.

Oczywiście nie musisz przeglądać wpisów na długiej osi czasu. Jeśli chcesz tylko rzucić okiem na wszystko, nad czym ostatnio pracowałeś, możesz po prostu przejść do “Lista wpisów” przeglądaj i sortuj według daty.

Gdy lista pozycji w dzienniku stanie się nieprzyzwoicie długa, nie bój się - wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na osi czasu lub liście pozycji i wybrać “Idź do daty… ” Dzięki temu możesz zobaczyć wszystkie wpisy dokonane w danym dniu.

Więc następnym razem twój kolega powie, “Hej, pamiętasz ten projekt, nad którym pracowaliśmy w lutym ubiegłego roku??” - możesz po prostu otworzyć swoją bardzo przydatną aplikację Journal, przejść do tej daty i przywołać wszystkie swoje notatki i działania z tego czasu. Zniszczysz wszystkich swoją zdolnością zapamiętywania wszystkiego, co kiedykolwiek zrobiłeś, i każdego zrealizowanego projektu.

W każdym razie to teoretycznie aplikacja Journal. To, w jaki sposób ludzie faktycznie to realizują, to zupełnie inna historia. To, jak zastosujesz to w praktyce, zależy wyłącznie od Ciebie, ale pamiętaj, że narzędzie jest tam, gdzie będziesz go potrzebować.

Czy kiedykolwiek korzystałeś z narzędzia Outlook Journal w Outlooku? Jak to ułatwiło Ci pracę? Podziel się z nim swoimi doświadczeniami w sekcji komentarzy poniżej!

Zdjęcie kredytowe: Skórzany notatnik Via Shutterstock