Owen Little
14 
5535
832
Czy kiedykolwiek dostałeś zaproszenie na spotkanie w pracy i po prostu podrapałeś się w głowę? Zastanawiasz się, na czym dokładnie polega spotkanie, co będzie omawiane, a może nawet dlaczego zostałeś zaproszony. Patrzysz na innych zaproszonych w nadziei na podpowiedź, ale wciąż nie masz pojęcia.
Niektórzy twierdzą, że jeśli otrzymujesz niejasne zaproszenie na spotkanie, powinieneś je odrzucić. Niezależnie od tego, czy zgadzasz się z tym, czy nie, jeśli jesteś koordynatorem, czy warto ryzykować, że drapacze głowy odejdą tylko dlatego, że są zaskoczeni?
Z odrobiną przemyślenia i odpowiednimi narzędziami możesz upewnić się, że Twoim celem spotkania jest jasne. Masz dość nieefektywnych spotkań? Wysłać te 8 zasad do swojego szefa Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefa Jeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane, nie ma powodu, aby nie mogło zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać podczas efektywnych spotkań. i zmniejszyć ryzyko odrzucenia uczestników z powodu niejasnego wezwania na spotkanie.
Zaplanuj z 5 Ws
Zanim przypadkowo wyślesz wezwanie na spotkanie, zastanów się, używając kogo, co, kiedy, gdzie i dlaczego.
1. Kogo zaprosić
Wiele razy ludzie wysyłają zaproszenia na spotkania, które obejmują zbyt wielu uczestników lub tylko niewłaściwych. Wykonaj pracę nogą z wyprzedzeniem, aby odpowiedzieć na następujące pytania:
- Kto powinien być zaproszonym?
- Kto jest niezbędny do dyskusji?
- Kto ma wiedza potrzebna do tego celu?
Nie tylko chcecie nie chcąc zaprosić wszystkich Prawda o spotkaniach - i to brzydkie Prawda o spotkaniach - i to brzydkie spotkanie ma być produktywne, prawda? w dziale, ponieważ nie jesteś pewien.
2. O czym jest spotkanie
To najważniejsza część twojego planowania. Zastanów się, na czym dokładnie polega spotkanie, jaki jest cel i jaki powinien być oczekiwany wynik. Jeśli nie możesz sam ustalić miejsca spotkania, jest to prawdopodobnie przedwczesne.
3. Kiedy odbędzie się spotkanie
To może nie wydawać się ważnym elementem, jeśli pracujesz w małym biurze. Ale w przypadku większych firm lub większych spotkań jest to niezbędne. Czy masz zdalnych uczestników, którzy przebywają w innej strefie czasowej i czy pracują w tych samych godzinach, co inni?
Pamiętaj, aby wybrać czas dostępny dla wszystkich. Unikaj stresu związanego z nadmiernym harmonogramowaniem dzięki 10 wskazówkom inteligentnego kalendarza Google Unikaj stresu związanego z nadmiernym harmonogramowaniem dzięki 10 wskazówkom inteligentnego kalendarza Google Sekret odstraszania za pomocą kalendarza jest prosty: wycinaj rzeczy, których nie potrzebujesz, znajdź czas na rzeczy, które kochasz i organizuj wszystko. Skorzystaj z tych dziesięciu wskazówek. .
4. Gdzie odbędzie się spotkanie
Jest to również kluczowe przy planowaniu spotkania, jeśli masz uczestników spoza witryny. Czy potrzebne będzie połączenie konferencyjne? Jeśli spotkanie internetowe Porady GoToMeeting na następne spotkanie online Porady GoToMeeting na następne spotkanie online GoToMeeting może pomóc w sukcesie spotkań online. Jest bezpłatny dla maksymalnie trzech uczestników. Pokażemy Ci, jak skonfigurować, dołączyć i przygotować nagrane spotkania. być zaplanowanym? A może po prostu potrzebujesz zarezerwować salę konferencyjną na miejscu? Pamiętaj, aby pomyśleć z wyprzedzeniem, aby pomieścić tych, w których spodziewasz się uczestniczyć.
5. Dlaczego spotkanie jest konieczne
Jest to tak samo ważne jak pytanie What. Czemu czy spotkanie jest konieczne? Czy cel można rozwiązać bez dużej liczby osób? Czy małe badanie może dać odpowiedź? Czy masz wystarczająco dużo informacji, aby zorganizować spotkanie w tym miejscu??
Pamiętaj, że spotkania zabierają trochę czasu obowiązkom wszystkich zaangażowanych osób. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zmarnować czas uczestników. Przestań marnować czas i zacznij produktywne spotkania z MinutesPad dla Androida. Przestań marnować czas i zacznij produktywne spotkania z MinutesPad na Androida. Nie musi tak być: okazuje się, że może być jeszcze nadzieja na produktywne spotkanie. .
Utwórz porządek spotkania
Teraz, kiedy odpowiedziałeś na pięć W, użyj ich, aby pracować nad zaproszeniem na spotkanie i porządkiem obrad. I tak, plan spotkania jest prawie zawsze konieczny z różnych powodów.
Program spotkania pozwala uczestnikom:
- Poznaj cel i cel spotkania.
- Zobacz punkty dyskusji i zaplanuj z wyprzedzeniem swoją część lub przygotuj pytania.
- Zobacz, czego oczekuje się na koniec spotkania lub co powinno rozwiązać spotkanie.
- Śledź cały czas spotkania i bądź na bieżąco.
Zacznij od szablonu
Najlepszym sposobem na utworzenie planu jest rozpoczęcie od szablonu. To nie tylko oszczędza czas, ale już zawiera kontur potrzebny do szczegółów. Oto tylko kilka opcji szablonów harmonogramu spotkań 15 Bezpłatne szablony harmonogramu spotkań dla Microsoft Word 15 Bezpłatne szablony harmonogramu spotkań dla Microsoft Word Te bezpłatne szablony harmonogramu spotkań dla Microsoft Word mogą zapewnić dobry początek każdego rodzaju spotkania. możesz sprawdzić Microsoft Word. Są wystarczająco elastyczne dla każdego typu spotkania i wielkości.
Ten szablon agendy jest świetny, ponieważ zawiera dobrze sformatowany szablon protokołu spotkania. Po jednym pobraniu otrzymasz oba. Dzięki ładnemu układowi stołu każdy może wyraźnie zobaczyć cel, listę uczestników i porządek tematyczny. Kolejna pomocna sekcja pokazuje, co uczestnicy powinni zabrać na spotkanie, które często jest zapomnianym utworem.
Ten kolejny szablon porządku dziennego jest również dobrą opcją. Podobnie jak drugi, możesz łatwo zobaczyć cel, tematy agendy i wszelkie poprzednie elementy akcji. Ale zawiera także obszary na nowe elementy akcji, które można zanotować podczas spotkania, a także miejsce na notatki.
Oto jeszcze jeden szablon do obejrzenia, który jest czysty i przejrzysty. Podobnie jak pierwszy pokazany, ma podstawowy format tabeli z czytelnymi sekcjami. Ponadto oferuje miejsce na to, co uczestnicy powinni zabrać na spotkanie.
Jak przygotować skuteczną agendę
Po wybraniu szablonu planu spotkania ważne jest jego skuteczne wypełnienie. Bądź jasny, precyzyjny i staraj się nie pozostawiać niczego otwartego na interpretację. Sekcja dla uczestników jest najprostsza, ale pozostałe muszą być dobrze komunikowane.
Cel spotkania
Powinien to być prosty (maksymalnie) jeden do dwóch zdań cel spotkania. To pochodzi z Co pytanie z góry, które zadajesz sobie. Załóżmy na przykład, że spotkanie ma na celu sprawdzenie trzech opcji układu interfejsu użytkownika dla nowej witryny.
Twoim celem powinno być dokładnie to, a nie coś takiego “mówić o nowej stronie internetowej”. Ten ostatni jest niejasny, nie określa części strony internetowej do omówienia i ogólnie jest niejasny.
Spotkanie tematów agendy
Tutaj wymienisz każdą część, którą zamierzasz omówić. Ponownie, musi to być jasne, aby osoby, które powinny zająć się danym tematem, mogły się przygotować.
Korzystając z powyższego przykładu, jeśli Bill programisty internetowego ma przedstawić zalety, wady i trzy opcje układu, powiedz tak. Nie mów po prostu: mów o układach. Czy Bill będzie wiedział o czym dokładnie chcesz porozmawiać? Jeśli to powiesz, on to zrobi.
Przedmioty do przyniesienia
Jeśli oczekujesz, że uczestnicy dostarczą informacje, materiały, zdjęcia lub cokolwiek, skorzystaj z tego rozdziału. Nie zakładaj, że po prostu dlatego, że uczestnik pokazuje, że dostarczy to, na co masz nadzieję.
W naszym przykładzie z Billem jasno przedstawiłeś temat agendy, który jest idealny. Jednak, aby upewnić się, że przynosi listę zalet i wad każdego układu wraz ze zdjęciami tych układów, dodaj go do odpowiedniej sekcji porządku obrad.
Dostarcz przedmioty przed czasem
Jeśli to możliwe, dołącz porządek obrad do wezwania na spotkanie podczas jego wysyłania. Dzięki temu uczestnicy będą mieli pod ręką, gdy nadejdzie czas spotkania, i dokładnie wiedzą, czego się spodziewać. Jest to jeszcze ważniejsze, jeśli zaplanujesz spotkanie w ostatniej chwili.
Źródło zdjęcia: Thinglass przez Shutterstock
Jeśli wysyłasz wezwanie na spotkanie z dużym wyprzedzeniem, możesz poczekać na porządek obrad. Może to być praca w toku lub możesz czekać na dalsze szczegóły. Jeśli tak jest, pamiętaj o dołączeniu celu spotkania, krótkiego podsumowania tematów i wstępnych elementów w celu wniesienia żądania.
Następnie oświadcz, że oficjalny porządek obrad zostanie przesłany X data, która powinna wynosić co najmniej trzy dni przed spotkaniem. Jeśli możesz, dobrym pomysłem jest wydrukowanie kopii porządku obrad. Jak prawidłowo drukować dokumenty Microsoft Office Jak prawidłowo drukować dokumenty Microsoft Office Czy czasami wydaje się niemożliwe drukowanie dokumentów dokładnie tak, jak chcesz? Możemy pomóc! Pokażemy Ci wszystkie opcje drukowania i pomożemy wybrać odpowiednie ustawienia dla idealnie wydrukowanych dokumentów. i zabierz ich na spotkanie. Wydaje się, że zawsze jest jeden uczestnik, który zapomina o swoim.
Przygotuj się do przechwytywania protokołu spotkania
Jeśli do tej pory stosowałeś się do tego planu, spotkanie już się zaczęło. Ale jest jeszcze jedna rzecz, którą musisz zrobić wcześniej. Przygotuj się do przechwytywania minut spotkania.
Tutaj znowu użycie szablonu jest idealne. Możesz wydrukować te opcje szablonów Microsoft Word. 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistów. 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistów. Protokół formatu spotkania zawiera najważniejsze informacje. Użyj jednego z tych szablonów protokołu spotkania, aby szybko zastosować format MOM. jeśli wolisz pisać odręcznie lub używać ich na urządzeniu cyfrowym, jeśli dotyczy.
Ten szablon, który można znaleźć w programie Microsoft Word, jest świetną opcją, ponieważ rozwija się w każdym temacie programu. Do każdego elementu możesz dołączyć uwagi na temat punktów dyskusji, wniosków, działań, odpowiedzialnych stron i terminów specyficznych dla każdego tematu.
Jeśli wolisz szablon protokołu spotkania, który nie zawiera szczegółów punktów dyskusji, jest to solidna opcja. Możesz wymienić pozycje agendy, które zostały faktycznie omówione, przez kogo i na jak długo. Następnie możesz zanotować podjęte decyzje i nowe elementy działań wraz z odpowiedzialnymi stronami i terminami.
Robić dobre notatki
Wszyscy mamy sposób na robienie notatek podczas spotkania. Ale jeśli jesteś koordynatorem, absolutnie musisz robić mocne notatki. Nie ma nic gorszego niż zapisanie notatki tylko po to, aby przyjrzeć się jej później i zastanowić, co jest powiedziane lub co oznacza.
Zdjęcie: Pressmaster przez Shutterstock
Uchwyć jak najwięcej podczas spotkania, a następnie przejrzyj je przed odroczeniem. Powinieneś przejrzeć to, co zostało omówione, wszystko, co zostało zadecydowane, a co najważniejsze, nowe elementy akcji. Krótko omów to głośno z uczestnikami jako recenzję dla ciebie i dla nich. Jeśli czegoś brakuje lub jest w błędzie, najlepiej dowiedzieć się, zanim wszyscy wyjdą z pokoju.
Idź naprzód i spotkaj się
Chociaż może nie istnieć dokładny lub pozytywnie doskonały sposób na zapewnienie efektywnego spotkania 3 Bezpłatne szablony do prowadzenia spotkań na bieżąco i przydatne 3 bezpłatne szablony do prowadzenia spotkań na bieżąco i przydatne Ulepsz swoje spotkania dzięki dobrze zorganizowanemu szablonowi. Tutaj pokazujemy bezpłatne szablony spotkań, aby przygotować, nagrać i podsumować spotkania w celu uzyskania skutecznego rezultatu. , ten plan może pomóc ci w drodze. Zrób co możesz, aby się przygotować i Twoi uczestnicy z dużym wyprzedzeniem.
Jakie masz wskazówki dotyczące planowania spotkania? Czy jest coś, co robisz jako koordynator, który pomaga? Daj nam znać swoje sugestie w komentarzach poniżej!