Przyszłość jest tutaj - Twój przewodnik po dzisiejszym życiu bez papieru

Bez papieru - termin, który jest teraz dość często używany w dniach. Ale co to oznacza? W jakim stopniu ma to zastosowanie? Z pewnością wszyscy nadal używamy papieru do pewnego stopnia, pomimo postępu technologicznego, więc jak możemy iść całkowicie bez papieru?

Cóż, prawda jest taka, że ​​prawdopodobnie zawsze będzie jakaś forma papieru, ale problem nie polega na samym użyciu papieru, ale na świadomość za zastosowaną ilość i metody, do których jest używany.

Podsumowując, pomimo e-papierowych wskazówek, które są przedstawione w tym artykule, ostatecznie to od Ciebie zależy, czy to się stanie. Więc podczas czytania zastanów się, jak możesz to zrobić w swoim życiu. Jeśli jest coś, co Twoim zdaniem prawdopodobnie nie jest dla ciebie, zamiast całkowicie zamknąć drzwi, spróbuj zastanowić się, co może się stać, aby tak się stało. Często początkowa myśl jest taka, że ​​to nie zadziała, ale zwykle po poważnych przemyśleniach i głębszych badaniach możesz odkryć fajne sposoby, aby to osiągnąć.

Alternatywy dla drukowania i notatek papierowych

Drukowanie może być korzystne, nie ma co do tego wątpliwości. Czasami miło jest mieć dokument pod ręką, a czasem jest niezbędny również. W takim przypadku ważne jest, aby wiedzieć, jak utrzymać koszty drukowania na jak najniższym poziomie. Jak utrzymać koszty drukowania na możliwie najniższym poziomie. Jak utrzymać koszty drukowania na możliwie najniższym poziomie. Wyjaśnijmy to prosto - drukowanie wiadomości e-mail i dokumentów jest najważniejsze! Nie tylko kosztuje, ale także marnuje zasoby, przestrzeń dyskową i czas. W rzeczywistości połowa wszystkich wydrukowanych stron nigdy nie jest używana!…. Często jednak po prostu klikamy przycisk Drukuj bez zastanowienia. Co naprawdę zrobimy z tym potwierdzeniem ze sklepu internetowego, który właśnie wydrukowaliśmy? Fajnie jest mieć to na płycie, ale robi to naprawdę potrzebujesz wydrukować? Prawdopodobnie nie.

Drukuj do pliku PDF

“Druk” do formatu PDF można wykonać za pomocą różnych narzędzi - niektóre z nich to wtyczki do przeglądarek, a inne to programy. Udostępniliśmy kilka sposobów MakeUseOf, aby to zrobić za pomocą PDF995 Konwertuj wszystko na PDF za pomocą PDF995 Konwertuj wszystko na PDF za pomocą PDF995 i Drukuj na strony w Firefox Drukuj strony do PDF: Używaj Firefox do drukowania stron internetowych do plików PDF Drukuj strony do plików PDF : Użyj Firefox do drukowania stron internetowych do plików PDF. Osobiście używam Nitro PDF i bardzo polecam go jako czytnik PDF. Obejmuje to również “wydrukować do pliku PDF” podanie.

Jednak nie możesz nawet potrzeba program, który to robi. Google Chrome może zapisać to, co drukujesz, bezpośrednio do pliku PDF.

Inne opcje to użycie Google Cloud Print w Google Chrome do zapisywania na Dysku Google. Mogę również zauważyć, że Microsoft OneNote ma również funkcję, którą komputer rozpoznaje jako drukarkę i może tam wysłać dokument.

Zapisz jako WWF, Save A Tree

Być może znasz World Wild Fund for Nature (WWF). W ich “Pomyśl zanim wydrukujesz” ruch, rozwiązali poważny problem - niepotrzebne drukowanie. Jasne, że możesz przejść bez papieru, ale jak możesz zapewnić, że inni też zaczną?

Stworzyli format pliku o nazwie WWF - PDF, którego nie można wydrukować. Po zainstalowaniu oprogramowania będziesz mógł zapisywać pliki w tym formacie. Format można otworzyć za pomocą dowolnego pliku PDF, ale oczywiście nie jest drukowany.

Dokumenty podpisuj elektronicznie

Jeśli podpisywanie dokumentów jest ważnym powodem, dla którego drukujesz dokumenty, możesz rozważyć podpisanie ich na komputerze. Istnieją urządzenia, które można w tym celu kupić, oraz programy, które pomogą Ci to łatwo zrobić. Wiele czytników PDF, takich jak Nitro PDF lub Adobe (eSignatures), ma wbudowane funkcje. Ale istnieje wiele innych narzędzi, które mogą to zrobić.

W tym między innymi: Hellofax Brak faksu? Nie ma problemu - łatwo podpisuj i wysyłaj faksy z komputera Brak faksu? Nie ma problemu - łatwo podpisuj i wysyłaj faksy z komputera Do dnia, w którym będziemy mogli wreszcie zabić tę przestarzałą maszynę z przeszłości, być może będziesz musiał wysyłać faks co jakiś czas, ale znajdziesz się bez faksu. Wypróbuj HelloFax. , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Utwórz podpis online MyLiveSignature: Utwórz podpis online, DocShaker, MiddlePost, DocuSign i SignNow Signnow: Proste i bezpłatne narzędzie do podpisu elektronicznego Signnow: Proste i bezpłatne narzędzie do podpisu elektronicznego. Wybór zależy od tego, czego użyjesz, ale zachęcam do przyjrzenia się temu, jeśli robisz to często. Jeśli to więcej “od święta” coś w tym rodzaju, kompromis może nie być tak duży, ale jeśli naprawdę chcesz przejść całkowicie bez użycia papieru i ułatwiłoby to organizowanie dokumentów, to polecam.

Używaj smartfona do robienia notatek

Być może nie masz smartfona (ja też nie), a jeśli nie masz, z doświadczenia z pierwszej ręki powiem, że przejście całkowicie bez papieru jest często trudne. Jeśli jednak masz smartfona, możesz naprawdę z niego skorzystać “funkcje bez papieru”. Pierwszą zaletą posiadania smartfona jest to, że zawsze go masz. Oznacza to, że nie musisz robić karteczek i przyklejać ich po całym obszarze roboczym. Po prostu stwórz notatkę w telefonie (istnieje wiele aplikacji, które to robią) i nie musisz się martwić, że zapomnisz o kawałku papieru, który zostawiłeś na biurku z listą zakupów, a więc o numerze telefonu itp..

Ponadto często istnieje możliwość ustawienia przypomnienia o notatkach w smartfonie - notatek samoprzylepnych nie można tego zrobić, zwłaszcza jeśli zgubisz je lub zapomnisz zabrać je ze sobą.

Oczywiście to samo można zastosować również do tabletów, jednak pomimo ich przenośnych zalet, nie są one tak mobilne jak smartfon.

Przycinaj strony internetowe zamiast je drukować

Wreszcie, Evernote Web Clipper to bardzo przydatne narzędzie do zapisywania informacji. Później rozwinę Evernote, ale to narzędzie jest doskonałe. Jest dostępny jako rozszerzenie przeglądarki i bookmarklet, ale oczywiście potrzebujesz konta Evernote, aby z niego korzystać - co powinieneś dostać! Web Clipper może wykrywać i zapisywać artykuły lub zaznaczony tekst. Oznacza to, że możesz zapisać tylko to, co chcesz przeczytać, i nic więcej.

Ograniczanie poczty

Jest tak wiele rzeczy, które zagracają skrzynkę pocztową, które prowadzą do zagracenia biurka lub stołu kuchennego - wyciągi bankowe, rachunki, czasopisma, gazety, nie wspominając już o biuletynach i zwykłej niechcianej poczcie. Jak się tego pozbyć? Istnieje kilka sposobów na ograniczenie poczty, przychodzących i wychodzących.

Uzyskaj wyciągi bankowe za pośrednictwem poczty elektronicznej

Pierwszą rzeczą, którą możesz zrobić, to powiadomić swój bank, że chcesz otrzymywać wyciągi pocztą elektroniczną. Nie wiem o twoim, ale mój bank stale to promuje - nawet osobom takim jak ja, które już to umożliwiły. Prawdopodobnie nie będziesz musiał nawet rozmawiać z bankiem, ale powinieneś mieć dostęp do ustawień na swoim koncie bankowym online.

Wypełniaj formularze online

Zamiast drukowania formularzy, wypełniania informacji i wydawania przesyłek pocztowych, wiele usług, nawet organizacji rządowych, oferuje możliwość wypełniania formularzy i wysyłania ich online. Wiele razy tak wolą, więc zanim przejdziesz do tych zatłoczonych budynków rządowych, spróbuj sprawdzić, czy możesz wykonać zadanie w zaciszu własnego domu.

Faktury e-mail (dla firm)

Jeśli jesteś właścicielem firmy, prawdopodobnie masz o wiele więcej papieru do czynienia niż przeciętny właściciel domu. Jednym ze sposobów radykalnego ograniczenia tego jest zmniejszenie ilości poczty wychodzącej, np. faktury. Oczywiście istnieje również wiele innych dokumentów, ale faktury wydają się być jednym z głównych. Twoi klienci prawdopodobnie docenią również Twoje wysiłki związane z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych.

Pobierz wiadomości i informacje online

Zamiast otrzymywać codzienną gazetę, spróbuj zdobyć tylko cotygodniowy dodatek. Albo jeszcze lepiej, wytnij to całkowicie. Piękno sieci polega na tym, że mamy nieskończoną ilość informacji na wyciągnięcie ręki. Możesz sprawdzić wszystkie duże witryny z wiadomościami i uzyskać informacje na ich temat darmowy, więc po co za to płacić?

Jednak jeśli nadal chcesz gazetę (ponieważ ma to swoje zalety), wielu głównych wydawców pozwala subskrybować wersję elektryczną. Dotyczy to także czasopism.

Jako bonus, jeśli masz czytnik e-booków, prawdopodobnie możesz go od razu wysłać do niego! Właściwie napisałem artykuł o MakeUseOf Jak zapisywać artykuły w sieci do późniejszego przeczytania na Kindle bez tabletu Jak zapisywać artykuły w sieci do później do przeczytania na swoim Kindle bez tabletu Wszyscy tam byliśmy - surfujesz po Internecie i znajdź świetny artykuł, który chcesz przeczytać. Ale jest tak wiele do zrobienia i wiesz, że nie powinieneś poświęcać czasu na czytanie… podczas wysyłania artykułów internetowych (które mogą nawet całkowicie zastąpić zapotrzebowanie na twoje czasopisma) na Kindle.

Anuluj subskrypcję list mailowych

Wierz lub nie, możesz pozbyć się dużej ilości tej poczty. Niestety, może to zająć trochę czasu, ale na WikiHow znajduje się doskonały zasób, który wyjaśnia różne sposoby - numery, na które można dzwonić, organizacje, które należy pisać, i techniki, o których należy pamiętać.

Zapłać rachunki online

Wreszcie, ale na pewno nie mniej ważne, jest płacenie rachunków. Jest to prawdopodobnie jeden z największych sposobów redukcji papieru i oszczędzania czasu. Często zamiast wiadomości wysyłane są przypomnienia e-mailowe od firm, a nawet można zautomatyzować proces, dzięki czemu nie musisz nawet myśleć o dokonywaniu płatności - po prostu upewnij się, że masz pieniądze na swoim koncie.

Skanuj istniejące i nowe dokumenty

Najlepszym sposobem na konwersję istniejących dokumentów na plik cyfrowy jest zeskanowanie ich. Zalecam użycie formatu PNG, ponieważ format JPEG jest gorszej jakości. Jeśli masz duży skaner, świetnie, ale jeśli wszystko, co masz, to smartfon, nie martw się - w rzeczywistości możesz zacząć preferować go od tradycyjnych skanerów.

Dostępnych jest wiele aplikacji do skanowania dokumentów. Dlaczego nie możesz po prostu zrobić zdjęcia aparatem telefonu? Możesz jednak zauważyć, że wiele aplikacji stworzonych specjalnie do skanowania ma więcej funkcji, dzięki którym dokument będzie lepiej skanowany.

Użyj Organizatora plików, najlepiej z OCR

Teraz, gdy skanujesz zarówno istniejące, jak i nowe dokumenty, musisz nimi zarządzać. Zdecydowanie jest kilka technik i metod, których musisz użyć, aby to zrobić, i napisałem o tym artykuł na MakeUseOf. Niezbędne jest, abyś zaczął działać bez papieru, aby mieć pewność, że zaczniesz od samego początku - nawet jeśli do tej pory nie byłeś zbyt dobry w organizowaniu.

Po zapoznaniu się z podstawami organizacji oprogramowanie będzie znacznie bardziej korzystne. Polecam kilka różnych programów. Jednym z nich jest słynny Evernote. Moim zdaniem jest świetnie. To nie jest właśnie program do pracy bez papieru, to program na cokolwiek chcesz - to jest to, co w nim uwielbiam - jest uniwersalny i odpowiada ty praca.

Jedną z głównych cech Evernote jest jego zdolność do wykrywania tekstu w obrazach - znanego również jako OCR lub optyczne rozpoznawanie znaków. Oznacza to, że jeśli zeskanujesz dokument i zapiszesz go jako obraz, a następnie poszukasz czegoś w dokumencie, Evernote zeskanuje i znajdzie tekst w obrazie.

Niedawno opublikowaliśmy cały przewodnik na temat korzystania z Evernote, więc polecam to sprawdzić, a także zapoznać się z innymi artykułami na ten temat na MakeUseOf.

Drugim narzędziem jest Doxo. Koncentruje się na pomocy w przejściu na papier i jest doskonałym narzędziem do tego.

Synchronizuj dokumenty na wszystkich urządzeniach

Prawdopodobnie masz więcej niż jedno urządzenie, a jedną z korzyści płynących z przejścia na papier jest brak konieczności noszenia ze sobą papierowej notatki lub dokumentu. Jednak konieczność kopiowania i wklejania dokumentu z urządzenia na urządzenie jest prawie uciążliwa. Na szczęście istnieje wiele usług w chmurze do wyboru, aby pomóc w rozwiązaniu tego problemu. SugarSync SugarSync: najbardziej wszechstronna usługa bezpłatnej kopii zapasowej i synchronizacji plików SugarSync: najbardziej wszechstronna usługa bezpłatnej kopii zapasowej i synchronizacji kopii zapasowych Kopia zapasowa plików nie jest w żaden sposób nową rozmową ani tematem. Jeśli szukasz w Google “kopia zapasowa pliku” prawdopodobnie będziesz przytłoczony usługami i artykułami na ten temat. To ogromna ... Box to the “Wielka trójka” - Dysk Google, SkyDrive i Dropbox The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive i więcej The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive i więcej Scena przechowywania w chmurze rozgrzała się ostatnio, od dawna oczekiwany przez Google i odnowiony SkyDrive firmy Microsoft. Dropbox od dawna nie jest kwestionowany przez głównych graczy, ale to się zmieniło… masz wiele do wyboru.

Wniosek: pomocne metody przyjęcia

Oprócz tych różnych rzeczy, które możesz zrobić, w rzeczywistości wszystko zależy od ciebie, aby przejść bez użycia papieru. Podobnie jak zarządzanie plikami, jeśli nie podejmiesz wysiłku i nie będziesz mieć odpowiednich rzeczy, nie będzie to działać zbyt dobrze. Chciałbym odnieść się do tego artykułu na temat LifeHack, który porusza to jeszcze bardziej. Uważam, że ustalenie tego przed wypróbowaniem jakichkolwiek technik lub innych metod jest bardzo ważne.

Inne rzeczy, które możesz zrobić, aby przejść na papier bez użycia papieru, to po prostu pójść do biblioteki i pożyczyć książkę zamiast ją kupować. Recykling jest bardzo ważny i można to zrobić nie tylko w tradycyjny sposób, ale także przy użyciu obu stron papieru zamiast nowego arkusza. Ponowne użycie go jako papieru na zadrapania lub innych celów jest również świetne.

Pamiętaj, aby nie nadrukowywać. Zapamiętaj - “Pomyśl zanim wydrukujesz”. Ponadto przed wydrukowaniem dokumentu sprawdź, czy dostosowanie rozmiaru i typu czcionki oraz marginesów strony zmniejsza liczbę stron. Oczywiście niektóre dokumenty, do celów szkolnych lub zawodowych, wymagają określonego formatu i układu. Tych rzeczy nie można uniknąć, ale pamiętaj, aby odnieść się do artykułu Tiny, o którym wspominałem wcześniej, na temat obniżenia kosztów drukowania.

Inne sposoby obniżenia kosztów podczas drukowania z Internetu to korzystanie ze stron internetowych takich jak PrintWhatYouLike i PrintFriendly, aby usunąć wszystko ze strony, takie jak reklamy, dodatkowe obrazy lub linki itp., Aby uzyskać tylko to, czego chcesz na stronie.

Wreszcie musisz wykonać kopię zapasową. Teraz. Nie odkładaj tego Ci faceci nie utworzyli kopii zapasowych swoich plików, teraz spójrz, co się stało Ci faceci nie utworzyli kopii zapasowych swoich plików, teraz spójrz, co się stało Jeśli czegoś się nauczyłem podczas tych wczesnych lat pracy z komputerami (i ludzie, którzy ich używają), to, jak ważne jest nie tylko zapisywanie ważnych rzeczy, ale także ... Jedną z zalet przejścia na papier bez dokumentów jest mający kopie zapasowe na wypadek, gdyby coś się stało z oryginalnym plikiem, więc nie odkładaj tego.

Pomyślałem, że ten film może być bardzo pomocny w rozpoczęciu korzystania z wersji papierowej. Film pochodzi od SmallBusinessDoer [No Longer Available] i założyciela DocumentSnap.

Czy poszedłeś już bez papieru? Jeśli tak, to jak zmieniło to twoje życie? Jakie są twoje ogólne przemyślenia na temat przejścia na papier bez dokumentów?

Kredyty graficzne: Książki na laptopie za pośrednictwem Shutterstock, elektroniczny klucz klawiatury przez Shutterstock, eSignature przez Shutterstock, Notatnik na smartfonie przez Shutterstock, Zapłać rachunki za pośrednictwem Shutterstock, Wiadomości-śmieci za pośrednictwem Shutterstock, Wiadomości online za pośrednictwem Shutterstock, Przekształcenie papieru za pomocą Shutterstock, Pliki w chmurze za pomocą Shutterstock , Bankowość internetowa za pośrednictwem Shutterstock, WWF