Fool Proof System do planowania i zarządzania wieloma projektami

Posiadanie wielu projektów zarówno w pracy, jak i w domu jest jak pleśń, która rośnie na ścianach kabiny. Mączniak, który emanuje lękiem i konsternacją, gdy spadasz dalej, tracąc orientację, gdzie jesteś i co pozostało do zrobienia. Na szczęście w ofercie jest stosunkowo prosty system usuwania pleśni, niezawodnego kierowania tymi projektami z powrotem na właściwe tory i utrzymania ich w ten sposób.

Przejdź do planowania pełnego horyzontu

Ten system nazywa się “Planowanie pełnego horyzontu” (FHP), termin wymyślony i zilustrowany przez profesora matematyki i mędrca produktywności, Cal Newport. FHP to system przepływu pracy, który bierze w dużej mierze nieudaną listę rzeczy do zrobienia 4 Popularne wskazówki dotyczące produktywności, które należy zignorować 4 Popularne porady dotyczące produktywności, które należy zignorować Niektóre sprzedawane nam pomysły dotyczące produktywności są czasem nieuzasadnione i często mylone. Obalmy kilka mitów dotyczących produktywności, pokazując, że odwrotnie może równie dobrze być prawdą. i przekształca go w coś, co jest łatwiejsze w zarządzaniu i bardziej szanuje Twój czas. Jest również niezwykle niezniszczalny, jeśli chodzi o te gwarantowane codzienne rozrywki.

Kiedy Newport mówi o systemach przepływu pracy, definiuje je jako “zestaw nawyków i narzędzi używanych do organizowania wykonywanej pracy i jej wykonywania. A kiedy [on] mówi „skuteczny”, [odnosi się] do ilości wytwarzanej wartości”.

Z tej definicji wynika, że ​​FHP nie jest promowany jako system do rządzenia wszystkimi systemami. Może nie być odpowiedni do twojej pracy, ale zdecydowanie warto to rozważyć. Krótko mówiąc, jest to alternatywa z podobieństwem do innych systemów, takich jak David Allen Zdobądź rzeczy Zorganizuj 2015: Naucz się sztuk walki Zdobądź rzeczy [Rzeczy do obejrzenia] Zorganizuj 2015: Naucz się sztuki walki Zdobądź rzeczy [Rzeczy do obejrzenia] Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego odnoszący sukcesy, osiągający sukcesy zawsze wydają się zachować spokój głowa? , monotasking Zrób rzeczy: 10 inspirujących filmów, aby zwiększyć produktywność Zrób rzeczy: 10 inspirujących filmów, aby zwiększyć produktywność Zamiast przechodzić przez każdy kanał wideo na YouTube, pomyśleliśmy, że zmniejszymy obciążenie i polecimy kilka klipów, które pomogą powiedzieć, jak zwiększyć produktywność. i blokowanie czasu Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Szukasz bardziej efektywnego sposobu organizacji dni roboczych? Spróbuj blokowania czasu. Ta taktyka zarządzania czasem może pomóc ci zachować kontrolę, jednocześnie odwracając uwagę, odwlekając i nieproduktywną wielozadaniowość. . Full Horizon Planning to zarówno aglomeracja, jak i usuwanie części tych pomysłów. Pozwól, że sparafrazuję wyjaśnienie Newporta.

• Każdy projekt, w którym się znajdujesz, należy sklasyfikować jako jeden z nich drzemiący, lub aktywny.
• Uśpione projekty należy składać z drogi, ale regularnie sprawdzać.
• Kiedy projekt jest promowany do aktywny status, należy ustalić szczegółowy plan realizacji tego projektu.

Jeśli chodzi o planowanie aktywny projekty, nie powinieneś zajmować się abstrakcjami, ale “bezpośrednio z brutalną fizycznością czasu”. To znaczy:

“Na poziomie miesięcznym wiem, w jakie tygodnie będę pracować nad projektem, i dopiero kiedy dojdę do tych tygodni, planuję, w które dni będę nad nim pracował i tylko kiedy dojdę do konkretnych dni, zastanawiam się, które godziny to zajmie.”

Takie podejście znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo nadmiernego zaangażowania, umożliwiając bardziej efektywne planowanie i lepsze wykorzystanie czasu.

Zbyt wiele osób planuje dokładnie, jakie zadania będą wykonywać, w które konkretne dni, a może nawet miesiące wcześniej. To nie pozostawia miejsca na prawdziwe życie. Zaledwie kilka dni choroby lub dodatkowych obowiązków powoduje, że cały system może popaść w ruinę.

Myślę, że przykład jest w porządku. Będę używać zrzutów ekranu z Trello (przeczytaj nasz napisany Trello - Unikalny, prosty i wydajny system zarządzania projektami z dobrego domu Trello - Unikalny, prosty i wydajny system zarządzania projektami z dobrego domu Czy nazwa Joel Spolsky ma znaczenie jeśli tak, to będziesz chciał przeczytać ten post, ponieważ pokazuje on najnowszy i największy projekt Spolsky'ego. A jeśli nie, powinieneś wiedzieć, że to…), aby pokazać, jak możesz zorganizować ten system przepływu pracy w ramach takiego Platforma.

Skonfiguruj tablicę Trello

Nie jest to bynajmniej jedyny sposób na skonfigurowanie Trello dla tego systemu, ale ten działał dla mnie. Ustaw cztery “listy”.

1. Lista wszystkich aktywnych i nieaktywnych projektów.
2. Lista rzeczy, które musisz rozwiązać w nadchodzącym miesiącu, oraz tygodni, w których niektóre rzeczy wymagają uzupełnienia (nie dodawaj jeszcze żadnych informacji).
3. Lista czynności, które musisz robić w tym tygodniu i w które dni.
4. Lista zadań, które należy dziś wykonać.

Po dodaniu wszystkich swoich projektów do “Projekt” listy, zaznacz te, które są aktywny z kolorowym “etykieta”. Wykorzystuję również te projekty, aby się wyróżniać.

Napisz przeglądy projektu

Następnie kliknij pierwszy ze swoich aktywnych projektów i napisz komentarz opisujący szczegółowo, co musisz zrobić, ogólnie i praktycznie, do kiedy. W tym przykładzie zakładam, że każdy projekt trwa kilka miesięcy. To pozwala naprawdę zrozumieć, co jest od ciebie potrzebne, i możesz zacząć rozumieć, jak najlepiej uporządkować zadania. Zrób to dla każdego z aktywnych projektów.

Uwaga: jest to pierwszy poziom szczegółowości. Nie musisz jeszcze przypisywać określonych tygodni, dni ani godzin do tych zadań.

Zaplanuj w tym miesiącu (raz w miesiącu)

Powinieneś dążyć do tego na początku każdego miesiąca. Na podstawie komentarzy, które właśnie napisałeś dla każdego z twoich aktywnych projektów, powinieneś być w stanie zobaczyć, co należy wypełnić do końca to miesiąc.

Rozłóż każdy z tych kamieni milowych jako osobny “dachówka” na tej liście i oznacz je odpowiednim kolorem (tym samym kolorem, co aktywne zadanie, którego dotyczy), abyś mógł łatwo zobaczyć, z jakim projektem zajmuje się to zadanie. Zdecyduj teraz, w których tygodniach w tym miesiącu będziesz pracować nad poszczególnymi kamieniami milowymi.

Możesz powielić zadanie lub podzielić je na zadania podrzędne, jeśli zamierzasz nad nim pracować przez kilka tygodni w tym miesiącu.

Teraz na początku każdego miesiąca z grubsza wiesz, jakie zadania będziesz musiał wykonać do końca każdego z nich tydzień. Jeśli nie uda Ci się spełnić któregokolwiek z tych kamieni milowych, po prostu trochę się rozsuń, aby nadal móc zrealizować ogólny projekt do ostatecznego terminu.

Zaplanuj w tym tygodniu (raz w tygodniu)

Pierwszą rzeczą w poniedziałek rano jest sprawdzenie odpowiedniego tygodnia w Internecie “Ten miesiąc” listę, aby zobaczyć, co trzeba rozwiązać w ciągu najbliższych kilku dni.

Poświęć ten czas na przeciągnięcie każdego z tych zadań do “W tym tygodniu” listy i zdecyduj, które dni poświęcisz czas na te przedmioty.

Ponownie, jeśli chcesz podzielić zadania na zadania podrzędne lub powielić je, śmiało. Jeśli na przykład dowiedziałeś się pod koniec zeszłego tygodnia, że ​​w środę miałeś udział w szkoleniu, możesz teraz łatwo zaplanować swój harmonogram.

Zaplanuj dziś (raz dziennie)

Na początku każdego dnia poświęć 10–15 minut na planowanie w oparciu o zadania z W tym tygodniu jak będziesz spędzać czas, aby mieć pewność, że osiągniesz te kamienie milowe. Ponownie przeciągnij odpowiednie elementy z W tym tygodniu lista do Dzisiaj lista.

Na tym etapie szczegółowości rzeczy mogą się szybko zmienić, więc miej to na uwadze i przygotuj się na zmianę swojego planu na podstawie tych zakłóceń. Ale celowo odkładając określone bloki czasu i mając samodyscyplinę, aby dotrzymywać harmonogramu tak dalece, jak to możliwe, znacznie bardziej prawdopodobne jest wypełnienie tego, co należy ukończyć.

W powyższym przykładzie widać, że cały dzień pracy został zaplanowany, w tym spotkania, połączenia i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Kluczowe zadanie zostało podzielone na dwa osobne bloki czasu.

Pod koniec każdego dnia wyczyść Dzisiaj lista. Pod koniec każdego tygodnia wyczyść W tym tygodniu lista. I pod koniec każdego miesiąca wyczyść Ten miesiąc listy i zacznij od przeglądu swoich projektów.

To nawyk

Jak widać, jest to system zbudowany dla osób realizujących różnorodne stosunkowo złożone projekty. Przeznaczony jest dla osób, które muszą dotrzymać szeregu terminów bez konieczności trzymania się ustalonej rutyny i harmonogramu, które podyktowane są tygodnie, a nawet miesiące wcześniej.

Po kilku tygodniach opanowania tej rutyny szybko dowiesz się, czy jest ona dla Ciebie. Jeśli podoba Ci się ten system, ten przedział czasowy powinien wystarczyć do edycji systemu zgodnie z powyższym opisem, aby działał wydajnie dla określonych potrzeb. Dopiero wtedy przyzwyczai się.

Inne ustawienia

Fizyczne zeszyty

Jeśli nie lubisz korzystać z Trello lub wolisz używać tego systemu w innym ustawieniu, istnieje kilka opcji. Sam Newport używa wyboru zeszyty. Używanie pióra fizycznego i papieru może w rzeczywistości przyczynić się do zwiększenia 6 Prostych powodów, dla których papier nadal może być Twoją zabójczą aplikacją 6 Prostych powodów, dla których papier wciąż może być Twoją zabójczą produktywnością Papier może być silniejszym narzędziem zwiększającym produktywność niż komputer lub urządzenie dotykowe, i nie powinien być natychmiast zwolniony. Nieprzekonany? Oto sześć powodów, dla których papier jest nadal aktualny. niż myślisz o swojej produktywności. Każdy notatnik reprezentuje inny poziom szczegółowości: miesiąc, tydzień, dzień, dzięki czemu może szybko zapisywać zmiany w swoich harmonogramach, jeśli i kiedy są potrzebne.

Evernote i OneNote

Inną alternatywą są narzędzia takie jak Evernote lub Jedna uwaga. Możesz to skonfigurować dokładnie tak samo, jak Newport korzysta z fizycznych zeszytów. Skonfiguruj nowy notatnik OneNote jest teraz naprawdę darmowy i ma więcej funkcji niż wcześniej OneNote jest teraz naprawdę wolny i ma więcej funkcji niż wcześniej Evernote nie rządzi już aplikacjami do robienia notatek. Microsoft ogłosił niedawno, że OneNote będzie bardziej darmowy niż kiedykolwiek wcześniej. Pozwól nam pokazać, co to oznacza pod względem funkcji i funkcjonalności. dla każdego poziomu szczegółowości, którego potrzebujesz (patrz poniżej). Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami podobnymi do powyższych, aby je aktualizować. Moim jedynym problemem związanym z tym podejściem jest to, że między różnymi notatnikami jest dużo klikania w tę iz powrotem, dlatego wolę korzystać z Trello, gdzie większość informacji można zobaczyć na pierwszy rzut oka i można je bardzo łatwo przenosić.

Przewyższać

Jeśli jesteś osobą z Excela, jednym z potencjalnych rozwiązań jest odtworzenie układu, który skonfigurowaliśmy w Trello. Działa to, ale przenoszenie zadań i zmiana ich kolejności jest trudniejsza, gdy masz komórki do poruszania się Oszczędność czasu za pomocą operacji tekstowych w programie Excel Oszczędność czasu za pomocą operacji tekstowych w programie Excel Excel potrafi magicznie posługiwać się liczbami i równie dobrze radzi sobie z postaciami. Ten podręcznik pokazuje, jak analizować, konwertować, zamieniać i edytować tekst w arkuszach kalkulacyjnych. Te podstawy pozwolą Ci wykonywać złożone transformacje. , zamiast po prostu przeciągać i upuszczać. Jeśli wolisz mieć mniej informacji na jednej stronie, zawsze możesz skonfigurować nowe karty Projekty, w tym miesiącu, w tym tygodniu, i Dzisiaj.

Czy FHP może pracować dla Ciebie??

Full Horizon Planning to system przepływu pracy, który oznacza, że ​​możesz zarządzać wieloma projektami bez konieczności angażowania się w harmonogramy, których tak naprawdę nie można przewidzieć lub których nie można kontrolować.

Nie ma wątpliwości, że to “system wymaga więcej inwestycji energii mentalnej z góry niż kupowania od terminu do terminu, a na pewno nie zadziała dla wszystkich rodzajów miejsc pracy”. Ale w znacznym stopniu przyczynia się do znaczącej wydajności Newport w środowisku akademickim, blogowaniu i pisarstwie, przy jednoczesnym zapewnieniu, że rzadko pracuje po 17:00 bez wypalenia Program Burnout: Jak odzyskać utraconą motywację Program Burnout: Jak odzyskać utraconą motywację Pisanie wszystkich te wiersze kodu mogą wyczerpać fizycznie i emocjonalnie. Wszystko, czego potrzebujesz, aby wrócić, to świadomość, że motywację można odzyskać. .

Czy uważasz, że jest to system przepływu pracy, z którego możesz skorzystać? Jak musiałbyś to zastosować w swojej karierze? Czy może istnieje system, który działa bardziej efektywnie System 3-strajkowy: jak ustalić priorytet listy zadań Do wykonania 3-strajkowy system: jak ustalić priorytet listy spraw Czy nie przeglądasz listy zadań? Problemem może nie być twoja produktywność, mogą to być po prostu twoje priorytety. Nauczmy się, jak ustalać priorytety listy rzeczy do zrobienia i załatwiać sprawy. dla Was?

Zdjęcie: wyczerpana kobieta biznesu autorstwa Piotra Marcinskiego za pośrednictwem Shutterstock, 40 + 235 przez Barka za pośrednictwem Flickr