Najlepszy sposób na zorganizowanie Evernote Użyj tagów

Używałeś Evernote dla lat, z całego życia przechowywanego na koncie. Wszystko działało tak dobrze. Ale ta drobiazgowa struktura notebooka jest teraz niczym więcej niż zepsuciem twojego istnienia.

Próbujesz znaleźć konkretną notatkę? Równie dobrze możesz spróbować znaleźć pierdnięcie podczas wichury.

Pamiętaj jednak, że problem nie dotyczy tutaj Evernote. Evernote jest w rzeczywistości niesamowitym narzędziem. Po prostu porządkujesz notatki w sposób, którego nie można skalować. Istnieje jednak rozwiązanie. Jest to rozwiązanie, które może działać dla każdego, bez względu na liczbę notatek, które próbujesz zachować.

Problem z notatnikami Evernote

Evernote ma trzy warstwy w strukturze organizacyjnej. To dość proste, ale musisz to zrozumieć, aby w pełni wykorzystać aplikację.

Po pierwsze są zeszyty. Te są jak “lornetka składana”, gdzie zapisujesz pojedyncze notatki.

Następne są półki na książki. Są to foldery nadrzędne, które pomagają lepiej organizować notatniki.

Kiedy większość ludzi zaczyna korzystać z Evernote, skupia się na tych notatnikach i stosach. Prawdopodobnie jest to kac z organizowania plików w systemie Windows w ten sam sposób. Ale zeszyty i stosy Evernote mają dwa główne problemy.

• Notatników nie można zagnieżdżać. Oznacza to, że Twoja struktura organizacyjna może mieć tylko jeden poziom głębokości. Innymi słowy, ty mogą mieć folder podrzędny w folderze nadrzędnym. Ale ty żargon mieć folder podrzędny w innym folderze podrzędnym.
• Po drugie (i najbardziej frustrujące) jest to, że możesz tylko umieścić każda nuta w jeden Notatnik. Jeśli masz notatkę dotyczącą dwóch notebooków… trudną. Możesz tylko wybrać jeden.

W miarę powiększania się biblioteki notatek, prawie na pewno te problemy zmienią twoje inaczej zorganizowane notatki w kompletny bałagan.

Na szczęście Evernote ma trzecie narzędzie organizacyjne: tagi. Do każdej notatki możesz przypisać opisowe znaczniki, które można przeszukiwać, aby pomóc w szczegółowym uporządkowaniu notatek. Możesz także zagnieździć te znaczniki i przypisać kilka znaczników do każdej notatki. Problem rozwiązany.

Naprawianie problemu z notebookiem

Jeśli masz złożony system notebooków, Twoim pierwszym wyzwaniem jest zawężenie ich do jak najmniejszej liczby.

Zanim zreorganizowałem własne konto, miałem ponad 40 pojedynczych notatników. Teraz mam pięć. Możesz jednak wybrać tylko dwa lub trzy. Te nowe notebooki to po prostu sposób na uporządkowanie wszystkiego niezwykle rozłożysto. Prawdziwa organizacja przychodzi później.

Twoje pudełko kolekcji

Najważniejszym z kilku Twoich notatników powinien być początkowy notatnik stworzony dla Ciebie podczas konfigurowania konta Evernote. Domyślnie jest to nazwane “Notatnik [Nazwa użytkownika]”. Zmień nazwę na coś takiego “-W pudełku” lub “-CollectionBox” aby było bardziej opisowe.

Wskazówka: Umieszczanie symbolu jak “-” przed nazwą notatnika utrzymuje go na szczycie listy notatników.

Ten notatnik domyślnie zapisuje prawie wszystkie nowe notatki. Kiedy tworzysz nową notatkę za pomocą aplikacji mobilnej lub robisz zrzut ekranu za pomocą Clippera internetowego Evernote Nowy klips internetowy Evernote to doskonałe narzędzie do zapisywania treści Nowy klips internetowy Evernote to najlepsze narzędzie do zapisywania zawartości Clipper internetowy Evernote nie jest nowy. Ale jeśli w przeszłości nie słyszałeś, a może nie lubiłeś maszynki do strzyżenia Evernote, to jest właściwy moment, aby ponownie się w nią zapoznać. , wszystkie powinny zostać wrzucone do twojego “CollectionBox”. To oszczędza ci kłopotów z oznaczaniem każdej nuty zaraz po jej utworzeniu.

Znacznie bardziej produktywne jest przetwarzanie wsadowe niż oznaczanie Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Czy szukasz bardziej efektywnego sposobu organizacji dni roboczych? Spróbuj blokowania czasu. Ta taktyka zarządzania czasem może pomóc ci zachować kontrolę, jednocześnie odwracając uwagę, odwlekając i nieproduktywną wielozadaniowość. co tydzień (lub miesiąc). Posiadanie wszystkich tych nowych notatek w jednym notatniku sprawia, że ​​oznaczanie jest szybkie i proste.

Ograniczona liczba innych notebooków

Wszelkie inne notatniki powinieneś tworzyć oszczędnie. Im więcej notatników utworzysz, tym dłużej będziesz musiał zdecydować, do którego miejsca należy każda nuta. Im trudniej będzie później zlokalizować notatki.

Ponieważ ten nowy system w tak dużym stopniu opiera się na znacznikach do organizowania notatek, notatniki są prawie niepotrzebne. Jeśli podejmiesz to do końca, możesz po prostu stworzyć jeden inny notatnik o nazwie “FilingCabinet”.

Wskazówka: Unikaj umieszczania spacji w nazwach i znacznikach notesu. To znacznie ułatwia wyszukiwanie.

Po oznaczeniu każdej notatki w swoim “CollectionBox”, po prostu przenieś go do swojego “Szafka na dokumenty”. W ten sposób zawsze będziesz wiedzieć, gdzie jesteś. A jeśli masz przyzwoity system tagowania, łatwo jest zorganizować ogromną liczbę notatek za pomocą tylko dwóch notatników. Więcej na ten temat później.

Jednak postanowiłem stworzyć kilka innych zeszytów.

• Pomysły - Wszelkie uwagi opisujące pomysły, które chcę zapisać, w tym pomysły na artykuły, miejsca, do których mam nadzieję się udać itp.
• Osobisty - Gdzie przechowuję notatki niezwiązane z pracą.
• Odniesienie - Gdzie przechowywane są zapisane artykuły, notatki książek, zrzuty ekranu, cytaty, pliki PDF, pokwitowania itp. Zasadniczo każdy “wiedza, umiejętności” Mogę chcieć znaleźć w przyszłości. To zdecydowanie mój największy zeszyt.
• Praca - Gdzie przechowuję wszelkie notatki związane z pracą.

Z pewnością twoja struktura notebooka będzie inna. Tylko pamiętaj o oszczędnym tworzeniu notatników. Im więcej masz notesów, tym trudniej jest wszystko uporządkować.

Poważnie z tagowaniem

Tak jak powiedziałem, twoje notebooki powinny być szerokim fundamentem twojej struktury Evernote. Istota twojego systemu powinna polegać tagi.

Nieskalowalną opcją jest tutaj oznaczanie notatek kilkoma szorstkimi tematami i mam nadzieję, że pamiętasz te znaczniki w przyszłości. Powodzenia z tym!

Opcja skalowalna (mała próbka moich własnych tagów jest poniżej) jest znacznie bardziej elegancka.

Zasadniczo, tagując każdą notatkę, chcesz wiedzieć o niej kilka rzeczy:

• Z jakim obszarem się odnosi, mówiąc ogólnie; poprzedzony “1”.
• Jaki to rodzaj treści; poprzedzony “2)”.
• Jakie tematy obejmuje, a dokładniej; poprzedzony “3)”.

System, który popieram, właśnie to robi. Kiedy oznaczam każdą notatkę za pomocą tego systemu, wiem, że chcę je oznaczyć trzy konkretne rzeczy o tym. Każda nuta powinna mieć co najmniej jeden znacznik, który odnosi się do każdego z tych trzech punktów. To bardzo ułatwia sortowanie i wyszukiwanie notatek na poziomie szczegółowym.

Na przykład, kiedy przeglądam poniższy fragment książki Jacka Kerouaca Na drodze, Widzę na pierwszy rzut oka, że ​​oznaczyłem wszystkie trzy punkty. To jest osobista notatka (co oznacza, że ​​nie jest związana z pracą), jest notatką książkową i dotyczy życia i podróży.

Twoja indywidualna taksonomia oznaczania będzie inna niż moja. Jednak stosunkowo podobna struktura jest niezwykle skalowalnym sposobem organizowania notatek. Przyzwyczajenie się do tego zajmuje trochę czasu, ale wkrótce stanie się drugą naturą.

Znajdowanie konkretnych notatek

Jeśli chodzi o wyszukiwanie notatek w przyszłości, szczególnie przydatne są dwie funkcje: pasek wyszukiwania i zapisane wyszukiwania.

Korzystając z paska wyszukiwania, możesz przeszukiwać wiele tagów, aby znaleźć dokładnie to, czego szukasz. Załóżmy, że pamiętasz zapisanie notatki z rozmowy z przyjacielem na temat podróży do Brazylii. Jeśli oznaczysz tę notatkę poprawnie, następujące wyszukiwanie spowoduje wyszukanie określonej rozmowy.

To jest prawdziwe piękno korzystania z tego rodzaju systemu tagowania. Szukasz cytatu o polityce? Nie ma problemu.

Wskazówka: Umieszczanie liczb przed takimi tagami pomaga wiedzieć, że przypisałeś tagi dla każdego z trzech obszarów związanych z każdą notatką. Zapewnia to pokrycie wszystkich kątów, aby pomóc Ci znaleźć notatki w przyszłości.

W przypadku wyszukiwań, które wykonujesz rutynowo, skonfiguruj zapisane wyszukiwanie. Aby to zrobić, skonfiguruj wyszukiwanie. W dolnej części pola wyszukiwania możesz również dodać inne parametry, takie jak notebooki, tagi, słowa kluczowe itp. Poniżej skonfigurowałem zapisane wyszukiwanie pomysłów związanych z pracą.

Po zakończeniu wyszukiwania kliknij w systemie Windows Plik> Zapisz wyszukiwanie, Na komputerze Mac kliknij Edycja> Znajdź> Zapisz wyszukiwanie, i nazwij swoje wyszukiwanie. Odtąd po kliknięciu pola wyszukiwania zobaczysz link do zapisanego wyszukiwania, aby natychmiast wyświetlić wyniki. Możesz także przeciągnąć zapisane wyszukiwanie do widżetu skrótów, aby uzyskać jeszcze łatwiejszy dostęp.

Zautomatyzuj tam, gdzie to możliwe

Nie ma sensu poświęcać więcej czasu na oznaczanie notatek, niż jest to konieczne. Na szczęście możesz to zautomatyzować w kilku obszarach. Głównym sposobem na to jest skorzystanie z platformy automatyzacji IFTTT (jeśli to, to tamto).

Możesz użyć IFTTT do łączenia różnych usług. Chwytaj swoje kreatywne pomysły natychmiast dzięki prostocie IFTTT Chwytaj swoje kreatywne pomysły błyskawicznie dzięki prostocie IFTTT Utworzenie centralnego systemu do śledzenia twoich pomysłów jest warte czasu i wysiłku, którego wymaga. Twoja kreatywność i wydajność będą Ci za to wdzięczne. Oto prosty sposób. na twoje konto Evernote. Następnie możesz powiedzieć platformie, aby zapisywała pewne rodzaje notatek w niektórych notatnikach. Może nawet przypisywać określone tagi.

Mam tę konfigurację, aby zapisać wszystkie moje posty na Instagramie w notatniku referencyjnym i oznaczyć te 1 osobowe, 2 instagramowe, 3 podróżne.

Jestem także uzależniony od czytania artykułów na Instapaper. Zostań zaawansowanym użytkownikiem Instapaper dzięki tym 6 fajnym funkcjom Zostań zaawansowanym użytkownikiem Instapaper dzięki tym 6 fajnym funkcjom Pomimo imponującego tempa adopcji, mnóstwo funkcji Instapaper często pozostaje niezbadanych. Rzućmy okiem na kilka z nich. i rób mnóstwo notatek na temat tego, co czytam. Dlatego sensowne jest skonfigurowanie kolejnej automatyzacji, która zapisuje wszystkie moje podświetlenia Instapaper w notatniku CollectionBox, z tagiem “2 treści”. To oszczędza mi trochę czasu, jeśli chodzi o oznaczanie wszystkiego w moim CollectionBox co tydzień.

Aby zobaczyć pełniejszą listę tego, w jaki sposób IFTTT może współpracować z Evernote, zobacz tutaj.

Czy to może działać dla Ciebie??

Ta metoda może nie wydawać się tak prosta, jak przeciąganie i upuszczanie notatek do niejasnych notatników. Ale jest znacznie bardziej skalowalny. W skrócie:

• Zapisz prawie wszystkie swoje notatki w “CollectionBox” notatnik.
• Rutynowo oznacz każdą notatkę, korzystając z taksonomii, która Ci odpowiada. To powinno wyjaśniać:
  1. Z czym związana jest notatka.
  2. Jaki to rodzaj treści.
  3. Jakie tematy obejmuje.
• Przenieś notatkę do jednego z kilku skonfigurowanych notesów.
• Użyj tych tagów, aby znaleźć określone notatki w przyszłości.

Ten system tagowania (lub coś w tym rodzaju) może pomóc Ci zlokalizować określone notatki we flashu. Utrzymuje wszystko o wiele bardziej zorganizowane Jak zorganizować swoją niekontrolowaną listę czytelniczą już teraz Jak zorganizować swoją niekontrolowaną listę czytelniczą już teraz Lista czytelnicza ma wiele funkcji - od praktycznych po inspirujące. Ale może też wymknąć się spod kontroli. Skorzystanie z tych wskazówek, aby zarządzać hobby czytania, może zdziałać cuda w życiu. niż większość innych systemów. I pozostaje zorganizowany bez względu na to, ile masz notatek.

Jeśli zdecydujesz się na taki system, przeorganizowanie biblioteki Evernote zajmie trochę czasu. Ale kiedy już zaczniesz rutynowo oznaczać swoje notatki w ten sposób, zaczniesz zdawać sobie sprawę, jak użyteczna może być Evernote.

Czy to system, który Twoim zdaniem mógłby dla Ciebie zadziałać? Jeśli nie, to dlaczego?

Zdjęcie: Antonio Guillem za pośrednictwem Shutterstock.com