5 przykazań dotyczących wyboru odpowiedniej aplikacji do zwiększenia produktywności

Gdybym dał ci kolekcję 100 kubków do kawy i poprosiłbym cię o ich uporządkowanie, jak byś to zrobił? Czy byłoby według koloru? Na obrazie na kubku? Według wielkości? Różni ludzie organizują się na różne sposoby, więc wybór aplikacji do zrobienia naprawdę zależy od tego, kim jesteś.

Muszę się do czegoś przyznać. Jestem obsesyjnym testerem listy rzeczy do zrobienia. Wydaje mi się, że w ciągu ostatnich pięciu lat przetestowałem około 20 narzędzi do zarządzania produktywnością i wciąż nie mogę się przyzwyczaić do jednego. Często odkrywam taki, który absolutnie uwielbiam, a nawet piszę na jego temat szczegółowy opis, podczas gdy jestem tym bardzo podekscytowany. Potem upuszczam go i kilka miesięcy później przechodzę do czegoś innego. Kilka przykładów obejmowało recenzję Coolendar Coolendar - fajny kalendarz i lista rzeczy do zrobienia w jednym Coolendar - fajny kalendarz i lista rzeczy do zrobienia w jednym Zazwyczaj po prostu trzymam się Kalendarza Google do moich potrzeb planowania, a Workflowy jako mój online -zrobić listę. Dużo zajmuje mi wrażenie na każdym systemie kalendarza / harmonogramu. Więc byłem trochę…, ulepszonym Kalendarzem Google, przeglądem WeDoist Współpracuj przy projektach z małymi zespołami za pomocą Wedoist Project Tracking Współpracuj nad projektami z małymi zespołami za pomocą Wedoist Project Tracking WeDoist pozwala małym zespołom zarządzać maksymalnie trzema projektami za darmo. Pomaga współpracować z grupą przy opracowywaniu zadań związanych z projektem i przypisywaniu tych zadań członkom…, który jest rodzajem wersji grupowej ToDoist do zarządzania listą zadań ToDoist: Prosta lista rzeczy do zrobienia i Menedżer zadań ToDoist : Prosta lista rzeczy do zrobienia i Menedżer zadań. Potem oczywiście jest przegląd GQueues Przenieś zarządzanie zadaniami Google i planowanie na zupełnie nowy poziom dzięki GQueues Przenieś zarządzanie zadaniami Google i planowanie na zupełnie nowy poziom dzięki GQueues Zadania Google nie działają, jeśli chcesz wyjść poza dzisiejsze zarządzanie czasem w wizjonerskie planowanie jutra. Tutaj GQueues podchodzi do płyty. - jeden z moich najnowszych ulubionych.

Próbowałem ToDoist, próbowałem Wunderlist to-do manager Wunderlist: łatwa w użyciu, wszechstronna i wieloplatformowa lista zadań do wykonania Wunderlist: łatwa w użyciu, wszechstronna i wieloplatformowa lista rzeczy do zrobienia Menedżer i niezliczeni inni menedżerowie list rzeczy do zrobienia. W końcu wszystko sprowadziłem do ostatecznej decyzji, którą pokażę za kilka chwil. To nie znaczy, że używam tylko jednego. Podczas różnych podróży związanych z produktywnością wróciłem tu ponownie, aby podzielić się mądrością, którą zdobyłem przez lata wędrowania po drogach wydajności. Najważniejsze jest to - są pięć przykazań musisz postępować zgodnie z nimi, aby wybrać odpowiednie aplikacje i zachować produktywność i sens swojego życia.

Przykazanie 1: Uprość to

Który jest najlepszy? Która aplikacja do zrobienia pomoże Ci przekształcić chaotyczne życie w morze organizacji i spokoju? Który menedżer wydajności do zrobienia uprości szaleństwo twojego życia w uporządkowany i uporządkowany zestaw list?

Oto sekret: Potrzebujesz wielu narzędzi do różnych celów. Gdy już to zrozumiesz, będziesz mógł spojrzeć na te rzeczy do zrobienia z innej perspektywy.

Nie chodzi o uproszczenie każdej pojedynczej rzeczy, nad którą pracujesz w życiu, w jednej aplikacji. Jestem tutaj, aby powiedzieć wam, że choć to by było miłe, to po prostu się nie wydarzy.

Pozwólcie więc, że podzielę się z Wami moją ostateczną decyzją dotyczącą listy spraw / kalendarza. Przedstawiamy najlepszą listę rzeczy do zrobienia na świecie.

Tak. Po kilkudziesięciu aplikacjach do zrobienia i programach zwiększających produktywność zatoczyłem koło dobrego, opartego na papierze systemu. Ale tutaj jest haczyk - system oparty na papierze służy tylko do moich bardzo prostych codziennych zadań. Zasadniczo jest to coś, co ze sobą noszę, dzięki czemu mogę go otworzyć w dowolnym momencie i po prostu nabazgrać nowe przedmioty lub wykreślić stare, ale w rzeczywistości nie jest to sedno mojego ogólnego systemu. To tylko narzędzie. Serce systemu jest w dużej mierze elektroniczne i zawiera kilka współpracujących ze sobą narzędzi.

Przykazanie # 2: Zacznij od celów życiowych

Pierwszym krokiem w jakimkolwiek planie produktywności musi być skupienie czasu na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie, zamiast kręcić kołami wykonując małe zadania, które ostatecznie nie służą twoim większym celom w życiu. W tym celu istnieje jedna fantastyczna aplikacja internetowa do planowania celów Zatrzymaj bieżnikowanie wody i rób postępy w życiu dzięki dużemu obrazowi Zatrzymaj bieżnikowanie wody i rób postępy w życiu dzięki dużemu obrazowi Jestem pewien, że wielu z was myślało, czy jesteś robienie właściwych rzeczy każdego dnia, niezależnie od tego, czy dotrzesz gdziekolwiek i czy zmierzasz we właściwym kierunku. Listy rzeczy do zrobienia i aplikacje organizacyjne pomogą… utknąć ze mną od czasu, gdy sprawdziłem go w 2013 roku, i to jest The Big Picture.

Działa to dla mnie wspaniale, ale może nie być dla Ciebie idealną aplikacją do planowania celów. Moja jedyna rada jest taka, że ​​bez względu na wybraną aplikację najlepiej wybrać tę, która różni się od innych aplikacji do planowania zadań i listy zadań. Powodem tego jest to, że oddziela ona wszystkie większe cele życiowe od szaleństwa codziennego życia.

Dla mnie The Big Picture to miejsce, do którego chodzę, gdy chcę sprawdzić te naprawdę wysokie cele. To może być wycieczka. Może to być budowanie biznesu. Każde koło jest celem, którego rozmiar określasz zgodnie z priorytetem, który mu nadajesz, dzięki czemu możesz wizualnie zobaczyć, co jest najważniejsze. Następnie w ramach tych dużych celów możesz je podzielić na mniejsze cele. Nie są to zadania, które trafiłyby na listę rzeczy do zrobienia. Są to cele na wysokim poziomie, które po ich ukończeniu będą oznaczać sukces dzięki większemu celowi życiowemu.

Widzisz więc, że pracujesz z góry na dół, a na samej górze potrzebujesz czystego miejsca pracy, aby marzyć. Wymyślić potężne cele, które są wizjonerskie i zgodne z Twoim życiem. Korzystanie z osobnej aplikacji zapewnia czyste, wolne od chaosu miejsce do zrobienia tego.

Przykazanie nr 3: Użyj oddzielnego narzędzia do planowania

Jak już wspomniałem, wypróbowałem wszelkiego rodzaju listy zadań do wykonania i spośród wszystkich tych, na których ostatecznie zdecydowałem się na ten centralny etap planowania życia / wydajności, jest ToDoist. W ToDoist uwielbiam to, że jest zorganizowane wzdłuż lewej strony razem z twoją “Projektowanie”. Wybierz jeden projekt z każdego z celów życiowych zdefiniowanych w aplikacji do planowania celów i utwórz projekt w ToDoist. Następnie po prostu dzielisz ten projekt na mniejsze cele z jasnym harmonogramem, kiedy planujesz osiągnąć każdy z nich.

To pomaga Ci zacząć myśleć o świecie rzeczywistym “rzeczy” które musisz zrobić, aby osiągnąć te kroki w kierunku swoich życiowych celów. Uczyń terminy realistycznymi tutaj. I nie pokrywają się terminy. Jeśli masz dużo pracy do wykonania przy jednym zadaniu w jednym projekcie, nie sądzę, że będziesz w stanie wykonać ogromne zadanie w innym projekcie w tym samym czasie. Alternatywne terminy.

Gdy wszystkie cele cząstkowe zostaną podzielone na bardziej realistyczne zadania, które mogą być wykonalne (które mogą nawet same być podprojektami), możesz wypisać wszystkie drobiazgowe zadania wymagane do uzyskania tych części cząstkowych -projekty wykonane.

Na przykład. Jednym z moich celów jest posiadanie firmy medialnej. Aby to zrobić, chcę napisać kolekcję eBooków, więc jedno z moich zadań podrzędnych obejmuje napisanie eBooka. Cóż, pisanie eBooka ma własny podział zadań, ale nie jest to na to miejsce. Po prostu zagracisz ten obszar roboczy.

Przykazanie 4: Zautomatyzuj i zaplanuj

Ostatnim etapem pracy jest uporządkowanie list małych zadań, które pozwolą zrealizować większe projekty w ToDoist. Aby dokonać tego podziału, zacząłem używać Kalendarza Google kilka lat temu, ale ostatnio skorzystałem ze starego, dobrego papierowego terminarza. Jednak dla wielu osób kalendarz i lista zadań naprawdę dobrze sobie radzą.

Piękno czegoś takiego jak Kalendarz Google polega na tym, że zanim zaczniesz dodawać te małe zadania, nad którymi chcesz pracować, aby osiągnąć swoje cele, musisz najpierw wstawić “zautomatyzowane” rzeczy, które wiesz, że musisz robić co tydzień. Na przykład wiem, że moje zadania jako redaktora zarządzającego w MUO obejmują spotkanie z innym redaktorem zarządzającym Justinem na cotygodniowym poniedziałkowym czacie. Muszę też wykonać pracę nad zarządzaniem harmonogramem publikacji. Potem są artykuły MUO do napisania i inne rzeczy, które są przewidywalne i mogę regularnie wstawiać do harmonogramu.

Gdy wypełnisz te rzeczy, zobaczysz dni i godziny, które zostały ci do ukończenia wszystkich “dodatkowy” rzeczy, które nie są częścią twojego regularnego harmonogramu. Mam nadzieję, że masz jeszcze czas na realizację swoich życiowych celów, w przeciwnym razie masz problem i być może będziesz musiał rozważyć, czy te cotygodniowe zadania są zgodne z twoją wizją sukcesu w życiu.

Przykazanie nr 5: Miej oczy na swoich marzeniach

Przez lata testowałem wody za pomocą tak wielu narzędzi i aplikacji. Dowiedziałem się, że tak naprawdę nie ma znaczenia, jakich narzędzi używasz. Musisz wybrać to, co sprawia, że ​​czujesz się komfortowo i pasuje do tego, jak myślisz. Ale bardzo ważne jest, aby zacząć od góry, stworzyć wielkie, ważne życiowe marzenia i cele, a następnie przejść przez każdy zestaw narzędzi, aż przejdziesz do codziennego kalendarza z drobnymi codziennymi zadaniami, które składają się na chaos związany z tą rzeczą nazywamy życiem.

Jeśli planujesz w ten sposób, to niezależnie od złożoności dnia, możesz przynajmniej mieć pewność, że pracujesz nad rzeczami, które naprawdę mają znaczenie, i podążając zaplanowaną ścieżką, będziesz spełnij te wielkie marzenia życiowe, które sobie wyobraziłeś.

Jakie są twoje ulubione narzędzia zwiększające produktywność? Który z nich wybrałeś dla swojej listy rzeczy do zrobienia i codziennego kalendarza? Podziel się z innymi lekcjami na temat wydajności, które nauczyłeś się z innymi czytelnikami, w sekcji komentarzy poniżej.