5 najlepszych porad dotyczących zarządzania projektami dla początkujących

Po prostu wchodzisz w siłę roboczą lub nową pracę w swojej istniejącej firmie jako kierownik projektu? Dużo się uczymy na studiach i programach na to stanowisko.

Jednak wiele aspektów bycia menedżerem projektu uczy się po drodze i poprzez doświadczenie. Jeśli po raz pierwszy pełnisz rolę kierownika projektu, oto tylko pięć wskazówek dotyczących zarządzania projektem, które pomogą Ci zacząć.

1. Użyj odpowiednich narzędzi

Wybór odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami Jak korzystać z Microsoft OneNote do zarządzania projektami Jak korzystać z Microsoft OneNote do zarządzania projektami OneNote to idealne narzędzie współpracy do zarządzania prostymi projektami w małych zespołach. I to całkowicie za darmo. Zobacz, jak OneNote może pomóc w rozpoczęciu projektów! jest niezwykle ważne. Aplikacje te staną się twoimi najlepszymi przyjaciółmi przez całe życie twoich projektów. Jeśli nadal masz ochotę wybierać, oto funkcje, których powinieneś szukać i sugestie, które możesz odkryć.

Łatwość użycia

Korzystanie z narzędzia o intuicyjnej konstrukcji i funkcjach jest ważniejsze niż mogłoby się wydawać. Powinieneś użyć aplikacji, która jest łatwa do zrozumienia od samego początku.

Dostępność międzyplatformowa

Nadążanie za zadaniami i statusami projektów jest proste dzięki narzędziom, których można używać zarówno na komputerze, jak i urządzeniu mobilnym.

Przydatne funkcje

Niektóre aplikacje są solidne i posiadają wiele funkcji. Pozwalają tworzyć wykresy Gantta, kalendarze specyficzne dla zespołu, listy zadań, poziomy bazowe, automatyzacje i wiele więcej. Dla profesjonalnych kierowników projektów wygodne są wszechstronne narzędzia. Obejmuje to aplikacje takie jak Microsoft Project, Smartsheet i Zoho Projects.

Inne aplikacje mogą nie zawierać wszystkich dzwonków i gwizdków jako podobnych narzędzi, ale mogą być łatwiejsze do nauczenia się i zawierają dokładnie te funkcje, których potrzebujesz. W tej sytuacji sprawdź aplikacje takie jak Trello, Wrike i Asana pod kątem zadań, współpracy i prostego śledzenia.

Najważniejsze jest to, że powinieneś określić, których funkcji potrzebujesz i których najbardziej potrzebujesz, a następnie sprawdź różne narzędzia, aby dowiedzieć się, które jest dla Ciebie najlepsze.

2. Użyj szablonów

Musisz nie tylko przygotować się do projektu, ale także “Papierkowa robota” zaangażowany w zarządzanie nim. Od planowania spotkań przez raporty o stanie po aktualizacje e-mailowe, przygotuj się na swój projekt, zbierając przydatne, oszczędzające czas szablony.

Szablony są dostępne we wszystkich kształtach i rozmiarach, a najczęściej w aplikacjach Microsoft Office, takich jak Word, Excel, PowerPoint i OneNote. MakeUseOf oferuje różnorodne artykuły z szablonów dla wszystkich potrzeb twojego projektu.

• Szablony zarządzania projektami Word Jak zarządzać projektem za pomocą szablonów Word Jak zarządzać projektem za pomocą szablonów Word W zarządzaniu projektami przygotowania to połowa sukcesu. Aby zorganizować i udokumentować projekt, możesz potrzebować wielu różnych raportów, formularzy lub planów. Zebraliśmy wybór szablonów Word na początek.
• Szablony zarządzania projektami Excel Jak sprawić, by Twój projekt odniósł sukces dzięki szablonom Excela Jak sprawić, by Twój projekt odniósł sukces dzięki szablonom Excela Szablony Excel są niezbędnym narzędziem w portfolio skutecznego kierownika projektu. Nawet w najmniejszym projekcie szablony mogą ułatwić Ci życie i zaoszczędzić sporo czasu. Zebraliśmy wybór.
• Szablony zarządzania projektami PowerPoint Najlepsze bezpłatne szablony PowerPoint do prezentacji projektu Najlepsze bezpłatne szablony PowerPoint do prezentacji projektu Sposób prezentacji projektu jest co najmniej tak samo ważny jak to, co prezentujesz, ponieważ to, co zapamięta twoja publiczność, sprawi, że poczujesz. Zachwyć je profesjonalnymi szablonami PowerPoint do zarządzania projektami.
• Szablony zarządzania projektami OneNote Jak adoptować szablony OneNote do zarządzania projektami Jak adoptować szablony OneNote do zarządzania projektami Szeroki wybór szablonów jest jedną z funkcji, dzięki której Microsoft OneNote jest doskonałym narzędziem do zarządzania projektami. Pozwól nam pokazać, jak możesz używać szablonów OneNote w swoim projekcie.
• Szablony programów spotkań 15 Bezpłatne szablony programów spotkań dla Microsoft Word 15 Darmowe szablony programów spotkań dla Microsoft Word Te bezpłatne szablony programów spotkań dla Microsoft Word mogą zapewnić dobry początek każdego rodzaju spotkania.
• Szablony protokołów spotkań 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistów 12 najlepszych szablonów protokołów spotkań dla profesjonalistów Format protokołu spotkania zawiera najważniejsze informacje. Użyj jednego z tych szablonów protokołu spotkania, aby szybko zastosować format MOM.

3. Bądź przygotowany na zmiany

Byłoby wspaniale, gdyby każdy projekt od początku do końca przebiegał dokładnie tak, jak zaplanowano. Niestety często tak nie jest. Rozwiązywanie problemów związanych z projektami, takich jak pełzanie zakresu, jest częścią zadania. Jednak prawdopodobnie pojawią się inne rzeczy, które są poza twoją kontrolą.

Zdjęcie: Gustavo Frazao przez Shutterstock.com

• Możesz mieć członka zespołu, który nie może wykonać swoich zadań z powodu choroby lub nagłego wypadku. W niektórych przypadkach może to wymagać szybkiego przejścia do nowego członka zespołu, aby ukończyć zadania, a nawet wziąć je na siebie.
• Możesz mieć krótkotrwały problem z systemem, który uniemożliwia całemu zespołowi wykonywanie zadań. Może to wymagać od was wszystkich dodatkowych godzin, aby nadrobić czas i pozostać na dobrej drodze.
• Możesz mieć przełożonego, który wymaga, abyś wprowadził zmiany wymagane przez klienta w połowie projektu. Spowoduje to ocenę skutków i dostosowanie zadań i terminów.

Przygotuj się więc na zmianę, będąc elastycznym i elastycznym w razie problemów.

4. Poznaj swój zespół

W zależności od firmy i branży możesz mieć stały zespół lub zespół, który jest montowany przy każdym nowym projekcie. Tak czy inaczej, poznanie swojego zespołu jest ważną częścią zarządzania nim w celu pomyślnego projektu. Ale może to być trudne, jeśli dołączasz do nowej firmy lub innego działu.

Zdjęcie: Monkey Business Images poprzez Shutterstock.com

Słuchaj i angażuj się

Kiedy spotykasz się ze swoim zespołem projektowym 5 wskazówek, które pomogą Ci zrobić idealny skok do swojego szefa lub zespołu 5 wskazówek, które pomogą Ci zrobić idealny skok do swojego szefa lub zespołu Prezentacja szefowi może być zastraszającym doświadczeniem. Oto kilka wskazówek, które pomogą upewnić się, że boisko jest idealne. , zwracaj uwagę na mowę ciała, nastawienie i zainteresowanie uczestników. Słuchaj, co mają do powiedzenia, zadawaj pytania i zachęcaj do interakcji. Bądź profesjonalny, ale nie bój się rzucić trochę poczucia humoru, by przełamać lody.

Robić notatki

Śledzenie zadań i terminów członków zespołu jest częścią bycia kierownikiem projektu. Ale robienie notatek na temat członków zespołu może również pomóc w lepszym ich poznaniu.

• Czy Bill zawsze jest na czas, przedstawiając ci swoje aktualizacje statusu?
• Czy Carol ma problem z mówieniem, kiedy potrzebuje pomocy??
• Czy Mark źle dotrzymuje swoich terminów?

Spróbuj notować notatki podczas spotkań, po rozmowach jeden na jednego lub podczas czytania wiadomości e-mail od członków zespołu. Z pewnością pomoże to w obecnych, jak i przyszłych projektach z nimi.

5. Kontynuuj komunikację

Jako kierownik projektu oczekujesz komunikacji od twojego zespołu. Chcesz otrzymywać aktualizacje statusu i przekazywać pytania lub wątpliwości. Jednocześnie powinieneś zaplanować komunikację określonych przedmiotów do twojego zespołu jako ich kierownik projektu.

Regularnie przeprowadzaj spotkania

Aby utrzymać zespół na bieżąco i na tej samej stronie, zaplanuj regularne spotkania projektowe. Najlepszym sposobem na to jest znalezienie dnia i godziny, które najlepiej pasują do zespołu, i utworzenie cyklicznego cotygodniowego spotkania. Dzięki temu Twój zespół zna procedurę i odpowiednio się przygotowuje.

Kontynuuj po dyskusjach

Po każdym spotkaniu powinieneś wysłać do swojego zespołu dalsze działania. Twój e-mail powinien zawierać protokół ze spotkania i elementy działań wynikające z dyskusji. Właśnie wtedy te wspaniałe szablony mogą się przydać.

Zapewnij aktualizacje statusu

Jako kierownik projektu najprawdopodobniej zgłaszasz postępy swojemu bezpośredniemu przełożonemu, a być może również członkom zespołu wykonawczego. Gdy wymagane są zmiany od przełożonych, wnioski przychodzą od klienta lub twój zespół po prostu otrzymuje pochwałę za swoją pracę, koniecznie podziel się nią.

Czy masz wskazówki dotyczące zarządzania projektem do dodania?

Zarządzanie projektami często polega bardziej na zarządzaniu ludźmi Jak obchodzić się z trudnymi ludźmi jako kierownik projektu IT Jak obchodzić się z trudnymi ludźmi jako kierownik projektu IT Kierownik projektu musi zebrać różne osoby w udany zespół projektowy. Istnieje kilka miękkich umiejętności, które możesz wykorzystać, aby utrzymać projekt i zespół na dobrej drodze. niż chodzi o zarządzanie dokumentami. Czy zgodziłbyś się?

Czego się nauczyłeś do tej pory w roli kierownika projektu? Czy są jakieś umiejętności interpersonalne, zawodowe lub osobiste, które mogą ci najbardziej pomóc na tym stanowisku? Podziel się swoimi sugestiami i wskazówkami z innymi, którzy są nowi w tej roli, komentując poniżej.