Czy powinieneś używać dokumentów PDF lub Microsoft Office? Zalety i wady

Wszyscy spotykamy się z dokumentami PDF na co dzień - jest to format przejścia na wyciągi bankowe, instrukcje obsługi, raporty online i wiele więcej.

Ale czy zawsze jest to najlepszy format? Skąd wiesz, czy powinieneś używać dokumentu PDF, czy jednego z typów plików Microsoft Office?

Jeśli masz wątpliwości dotyczące tego, jakiego formatu użyć do jakiego celu, czytaj dalej. W tym artykule wyjaśnię zalety i wady korzystania z pliku PDF w porównaniu do plików DOC, XLS i PPT.

Pliki PDF: zalety

Zacznijmy od oceny zalet dokumentów PDF. W jakich okolicznościach należy zawsze ich używać?

Samowystarczalny

Jeśli tworzysz treści do rozpowszechniania wśród innych osób - na przykład prezentacje sprzedażowe, notatki z wykładów lub biuletyny - powinieneś używać formatu PDF do wysyłania plików.

Powód? Pliki PDF są samodzielne. Sam plik zawiera wszystkie projekty formatowania, czcionek i układu. Będą renderować w ten sam sposób za każdym razem, bez polegania na systemie operacyjnym, sprzęcie lub oprogramowaniu.

Każdy, kto otworzył dokument Microsoft Word na Dysku Google, wie, jak ważne jest to. Jeśli wyślesz plik DOC do innego użytkownika, który nie korzysta z tej samej aplikacji lub nie ma zainstalowanych takich samych czcionek, często będzie wyglądał bałagan.

Drukowanie w wysokiej jakości

Ponieważ dokumenty PDF są samodzielne, drukarnie chętnie je przyjmą. Często nie akceptują dokumentów programu Word Jak drukować dokumenty Microsoft Office we właściwy sposób Jak drukować dokumenty Microsoft Office we właściwy sposób Czy czasami wydaje się niemożliwe drukowanie dokumentów dokładnie tak, jak chcesz? Możemy pomóc! Pokażemy Ci wszystkie opcje drukowania i pomożemy wybrać odpowiednie ustawienia dla idealnie wydrukowanych dokumentów. lub inne formaty pakietu Microsoft Office.

Pliki PDF są “To co widzisz Jest Tym Co dostajesz” - bez względu na to, jak strona wygląda na ekranie, możesz być pewny, że będzie wyglądać tak samo na kopii fizycznej. Obrazy w wysokiej rozdzielczości zachowają swój profesjonalny wygląd, a układy stron nie zostaną naruszone.

Dlatego jeśli chcesz wydrukować partię plakatów, ulotek, a nawet pokazu slajdów PowerPoint, pamiętaj o zapisaniu pliku jako pliku PDF przed wyruszeniem do miasta.

Wiele formatów

Tak, możesz zaimportować akapity tekstu do pliku PowerPoint lub wkleić slajd PowerPoint do Excela, ale proces ten wymaga dużo majsterkowania, jeśli chcesz, aby gotowy dokument wyglądał na szacowny. Różne formaty pakietu Office nie są tak naprawdę zaprojektowane dla niezliczonych formatów i wielu osadzeń.

Nawet jeśli dokument wygląda dobrze na ekranie, jeśli plik jest duży, jego otwarcie i / lub zapisanie może zająć dużo czasu. Dokumenty PDF mogą z łatwością obsługiwać tekst, prawie każdy typ obrazu, grafikę wektorową, slajdy, kod HTML i wiele innych.

Interaktywny

Pliki pakietu Microsoft Office mogą być interaktywne, ale pliki PDF są lepszym wyborem dla formularzy aplikacji, formularzy opinii i innych sytuacji wymagających wprowadzenia danych. Dlatego:

• Naprawiono pola - Użytkownik końcowy nie ma możliwości przypadkowego usunięcia pola, nieprawidłowej interpretacji potrzebnych danych ani pominięcia pytania.
• Przewodniki krok po kroku - Twórcy mogą dodawać notatki na marginesie, aby poprowadzić użytkowników przez skomplikowane formularze.
• Formuły - Możesz utworzyć plik PDF, aby natychmiast dodać podatek od sprzedaży lub obliczyć kursy wymiany na fakturze. Oczywiście program Excel umożliwia także pracę z formułami i równaniami Potrzebujesz pomocy z formułami Excel? 7 Zasoby do skonsultowania Potrzebujesz pomocy z formułami Excel? 7 Zasoby do konsultacji Excel to złoty standard arkusza kalkulacyjnego. Jeśli musisz korzystać z programu Excel, a mimo to musisz się z nim zapoznać, zasoby te szybko wprowadzą Cię w podstawy i nie tylko. , ale nie ma sposobu, aby zachować formuły podczas konwersji z XLS na PDF.
• Podpis - Niektóre usługi, takie jak Adobe Sign i DocuSign, umożliwiają dodawanie podpisu. Czy możesz podpisywać dokumenty drogą elektroniczną i powinieneś? Czy możesz elektronicznie podpisywać dokumenty i powinieneś? Być może słyszałeś, jak twoi doświadczeni technicznie znajomi stosują zarówno podpis elektroniczny, jak i podpis cyfrowy. Może nawet słyszałeś, że są używane zamiennie. Powinieneś jednak wiedzieć, że to nie to samo. W rzeczywistości… do umów i innych dokumentów osobistych w łatwy i bezpieczny sposób.

Zgodność

Istnieją zalety korzystania zarówno z przeglądarek, jak i specjalistycznych czytników PDF. Czytnik PDF kontra przeglądarka: Która przeglądarka plików PDF jest dla Ciebie najlepsza? Czytnik PDF a przeglądarka: Która przeglądarka plików PDF jest dla Ciebie najlepsza? Czytnik PDF jest często jednym z pierwszych narzędzi instalowanych na nowym komputerze. Nie jest efektowne ani seksowne, ale jest niezbędnym narzędziem w twoim arsenale produktywności. Albo to jest? .

Ostatecznie jednak, dopóki odbiornik ma zainstalowaną przeglądarkę w swoim systemie, będzie mógł otworzyć Twój plik. Nie jest tak w przypadku wysyłania pliku w DOC, XLS lub PPT. Nie wszystkie apartamenty biurowe obsługują wszystkie formaty.

Pliki PDF: wady i alternatywy

Pomimo tych pozornych korzyści, wciąż istnieją sytuacje, w których format PDF nie jest odpowiedni. Przyjrzę się niektórym z tych sytuacji i doradzę, czego powinieneś użyć zamiast tego.

Komponowanie tekstu

Dokumentom PDF brakuje potężnych narzędzi do formatowania programu Microsoft Word i innych procesorów. Nie można edytować układów strony, czcionek i innych ważnych problemów stylistycznych.

Co więcej, nie mają sprawdzania pisowni, sprawdzania gramatyki i innych pomocy pisarskich. Do napisania tekstu należy użyć tradycyjnego edytora tekstu. Zapisz plik jako plik PDF tylko wtedy, gdy masz pewność, że skończyłeś.

Edycja treści

Pliki PDF również nie są dobrym wyborem, gdy ktoś musi edytować lub dodawać dalsze szczegóły do ​​dokumentu 5 Bezpłatne narzędzia do edycji plików PDF 5 Bezpłatne narzędzia do edycji plików PDF Pliki PDF są uniwersalnie przydatne. Jednak nie są wystarczające, jeśli chodzi o edycję. Jesteśmy tutaj, aby pokazać najlepsze bezpłatne narzędzia do edycji plików PDF. . Na przykład, jeśli jesteś odpowiedzialny za dodawanie tekstu do dokumentu, a na późniejszym etapie procesu ktoś jest odpowiedzialny za dodawanie obrazów, nie jest rozsądne wysyłanie pliku w formacie PDF.

Z natury format nie jest edytowalny. Pliki PDF są jedynie obrazem istniejącego dokumentu, a nie oryginalnym dokumentem. W najlepszym przypadku większość czytników PDF pozwala edytować tylko kilka słów na raz.

Obrazy

Jeśli będziesz musiał ponownie wykorzystać obrazy z dokumentu w późniejszym terminie, trzymaj się aplikacji Office. Wyodrębnienie osadzonych obrazów z dokumentu PDF będzie trudniejsze - jeśli nie niemożliwe.

Jeśli wyodrębnienie obrazu z pliku PDF jest absolutnie konieczne, możesz pobrać ekran drukowania i edytować obraz w programie Paint - ale nie jest to wydajny przepływ pracy i prawdopodobnie stracisz część jakości obrazu.

Współpraca

Aplikacje do tworzenia plików PDF nie mają narzędzi do współpracy. Niektóre płatne narzędzia wprowadzają funkcje najlepszych darmowych czytników. 6 najlepszych czytników PDF dla Windows w 2019 r. 6 najlepszych czytników PDF dla Windows w 2019 Najlepsze czytniki PDF nie kosztują żadnych pieniędzy. Przeczytaj naszą ofertę bogatych w funkcje przeglądarek PDF, które działają nawet w programie Adobe Reader. nie obejmują, ale proces jest uciążliwy.

Większość pakietów zwiększających produktywność, takich jak Microsoft Office 365 i aplikacje Dysku Google, umożliwiają teraz współpracę w czasie rzeczywistym nad dokumentami 3 Narzędzia do pracy zespołowej i współpracy Microsoft Office Online, które robią wrażenie 3 Narzędzia do pracy zespołowej i współpracy Microsoft Office Online, które robią wrażenie z pakietem Office 2016 i jego darmowym odpowiednikiem online, Office Online , Microsoft wprowadził nowe narzędzia dla zespołów do współpracy zdalnej i w czasie rzeczywistym. Pokażemy Ci to, czego nie możesz przegapić. . Ponownie możesz wykonać całą pracę za pomocą tradycyjnego pakietu, a następnie zapisać do pliku PDF dopiero po skompletowaniu dokumentu.

Podziel się swoimi opiniami

Mam nadzieję, że przedstawiłem Wam ogólne wprowadzenie na temat porównania dokumentów PDF z typowymi formatami plików pakietu Office, a także wyjaśnienie, kiedy należy używać plików PDF, a kiedy ich unikać.

Bardzo chciałbym usłyszeć, co jeszcze byś dodał do tej listy. Czy przegapiłem jakieś zalety? Czy przeoczyłem jakieś istotne wady? Możesz zostawić swoje myśli i opinie w polu komentarzy poniżej.

Zdjęcie: NY Studio przez Shutterstock.com