Odzyskaj kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą dzięki 5 wskazówkom dotyczącym zarządzania Gmailem

Wszyscy wiedzą, że obecnie trudno jest przetrwać lub zarządzać swoimi sprawami bez wiadomości e-mail. W rzeczywistości większość ludzi ma do zarządzania dwie lub trzy wiadomości e-mail, więc bez dobrego zarządzania wiadomościami e-mail ta zajęta skrzynka odbiorcza może szybko wymknąć się spod kontroli.

Wiem, że zadajesz sobie pytanie, czy naprawdę tego potrzebujemy inne artykuł o zarządzaniu pocztą e-mail? Mam na myśli, że tylko w 2012 roku mieliśmy ich wiele, na przykład artykuł Tiny o zarządzaniu projektami intensywnie korzystającymi z poczty e-mail w Gmailu Zarządzaj i współpracuj przy intensywnych projektach e-mailowych w Gmailu za pomocą Streak [Chrome] Zarządzaj i współpracuj przy intensywnych projektach e-mailowych w Gmailu za pomocą Streak [Chrome] Streak to potężny dodatek do zarządzania projektami Gmaila dla Chrome. Zawiera szablony dla wielu różnych typów projektów, na przykład obsługi klienta lub planowania wydarzeń. W Streak projekty nazywane są potokami. Możesz… i jej e-mail na temat importowania wielu kont e-mail i zarządzania nimi Jak importować i zarządzać wieloma kontami e-mail w Gmailu Jak importować i zarządzać wieloma kontami e-mail w Gmailu Chcesz zarządzać wszystkimi swoimi e-mailami za pomocą Gmaila? Oto jak dodawać wiele e-maili do konta Gmail i zarządzać nimi z łatwością. . Yaara opisał nową funkcję tworzenia wiadomości w Gmailu Za dużo kliknięć? Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zaoszczędzić czas dzięki nowemu Tworzeniu Gmaila Zbyt wiele kliknięć? Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zaoszczędzić czas dzięki nowemu komponentowi Gmaila W niedawnej ankiecie, która odbyła się tutaj w MakeUseOf, odkryliśmy, że ponad 75% z was korzysta już z nowej wersji Gmaila. Czytając komentarze z tej ankiety, dowiedziałem się również, że choć wielu z was jest…, Aaron omówił, jak wyróżnić swój e-mail Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczej Jak wyróżnić wiadomość e-mail Zaśmiecona skrzynka odbiorcza Czy kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail, która Twoim zdaniem była ważna, na którą trzeba było odpowiedzieć wiele dni później lub, co gorsza, zapomniana? To prawda, że ​​czasami jest to poza twoją kontrolą, ale są rzeczy, które możesz zrobić… w kimś inne zaśmiecona skrzynka e-mail, a ostatnio Yaara omawiała konserwowane odpowiedzi E-mail szybciej i lepiej z konserwowanymi odpowiedziami E-mail szybciej i lepiej z konserwowanymi odpowiedziami Nie masz czasu na gotowanie lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie zepsuje się? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Myśleć… . Jeszcze nie skończyliśmy?

Cóż, prawda jest taka, że ​​jednym z najczęstszych problemów, z jakimi borykają się ludzie, jest to, że pomimo ich najlepszych starań, pomimo wszystkich najfajniejszych wtyczek i kreatywnych folderów, które tworzą do przechowywania wiadomości e-mail, skrzynka odbiorcza nieuchronnie znów się zapełni.

Powodem tego jest to, że bez względu na to, jak bardzo próbujesz uporządkować skrzynkę odbiorczą, jeśli utrzymujesz system ręcznie - jeśli zależysz od siebie, pamiętaj, aby od czasu do czasu wejść i zarządzać skrzynką odbiorczą, nigdy się nie zdarzyło.

Zamiast tego najlepiej jest całkowicie zautomatyzować organizację skrzynki odbiorczej za pomocą najlepszych narzędzi w Gmailu i poza nim. W tym artykule pokażę ci pięć rzeczy, które możesz teraz zrobić, aby zautomatyzować skrzynkę odbiorczą Gmaila, abyś nigdy nie musiał się martwić próbą przekopania się przez bałagan, aby znaleźć te ważne e-maile.

5 porad dotyczących zarządzania skrzynką odbiorczą Gmaila

Nie musisz tracić kontroli w ten sposób. Cały ten wysiłek, aby uporządkować skrzynkę odbiorczą w ładnych i uporządkowanych folderach, nie musi się zmarnować w ciągu miesiąca, gdy wszystkie te rzeczy się zmienią, a nowy system folderów po prostu nie ma sensu.

Wspaniałą rzeczą w Gmailu jest to, że dostępne są genialne narzędzia do automatyzacji, z których możesz skorzystać, aby sam Gmail mógł wykonać dla Ciebie całą ciężką pracę.

Użyj filtrów i etykiet do automatyzacji organizacji

Jest to coś, o czym często głosi wielu autorów MUO. W rzeczywistości Craig obejmował filtry Gmaila 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą 5 filtrów Gmaila, aby pomóc ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorczą Jakie filtry powinna mieć każda osoba w swoim arsenale, aby jej skrzynka odbiorcza była tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci w rozpoczęciu konfigurowania pierwszych pięciu filtrów lub… całkiem dobrze w 2011 roku, ale oprócz filtrowania i sortowania tylko raz, bardzo ważne jest stosowanie filtrów za każdym razem, gdy otrzymasz nową wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, która nie otrzymał automatycznie jednej z istniejących etykiet.

Cofnijmy się trochę. Powiedzmy, że Twoja skrzynka e-mail wygląda trochę jak moja. Zdezorientowany bałagan wiadomości-śmieci, kilka starych etykiet, które stworzyłem lata temu, i rozproszona wiązka ważnych e-maili w całym tekście. Zauważ, że moja skrzynka odbiorcza wzrosła do ponad 10 000 e-maili? Szalony, prawda??

Zacznijmy więc od powiedzenia Gmailowi, co zrobić z tymi e-mailami, które przychodzą do skrzynki odbiorczej każdego dnia. Postępując zgodnie z tymi krokami, które zamierzam omówić, zauważysz, że liczba wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej zaczyna spadać kilkaset wiadomości naraz.

Po pierwsze, gdy zobaczysz w swojej skrzynce odbiorczej wiadomość e-mail, która nie ma etykiety, zastanów się, co chcesz z nią zrobić. Czy są to wiadomości e-mail od klienta, który ty mieć odpowiedzieć na czas? Czy to alert Google z interesującymi historiami, które będziesz chciał przeczytać, gdy będziesz miał czas później? Dla każdej wiadomości utwórz odpowiednią nazwę etykiety.

Po utworzeniu nowej etykiety otwórz tę wiadomość e-mail i użyj listy rozwijanej po prawej stronie, aby ją wybrać “Filtruj wiadomości w ten sposób“. Spowoduje to automatyczne utworzenie wymaganej reguły, która będzie identyfikować tę przychodzącą wiadomość e-mail przy następnym nadejściu nowej wiadomości - zwykle przy użyciu wiadomości e-mail nadawcy.

Możesz ustawić dodatkowe reguły, które będą miały sens w twoim przypadku. Oprócz wiadomości e-mail od nadawcy możesz upewnić się, że tylko niektóre wiadomości e-mail od tego nadawcy - takie jak te, które mają określone wiersze tematu lub wiadomości e-mail zawierające określone słowa, zostaną zastosowane z tą etykietą.

Dla każdego filtra musisz powiedzieć swojemu konto Gmailowi, jak automatycznie organizować i zarządzać przychodzącą pocztą e-mail. W tym przypadku wiem, że ten adres e-mail pochodzi od konkretnego klienta, i że te e-maile są bardzo ważne, dlatego Gmail automatycznie zastosuje etykietę, w której mogę codziennie odpowiadać na te e-maile - bez względu na to, ile jest bałaganu tak właściwie w mojej skrzynce odbiorczej.

To dlatego, że możesz po prostu kliknąć etykietę po lewej stronie konta Gmail, a zobaczysz tylko te e-maile. Koniec z ważnymi wiadomościami e-mail utraconymi w stosie wiadomości-śmieci i alertów o niskim priorytecie.

Co więcej, oprócz samego naklejenia, powiedz Gmailowi, aby zawsze oznaczał je jako ważne (aby obok nich pojawiła się żółta flaga) i pamiętaj, aby sprawdzić “Zastosuj także filtr” dzięki czemu setki wiadomości e-mail wypełniających skrzynkę odbiorczą są natychmiast organizowane za pomocą jednego kliknięcia.

Jeśli od dawna otrzymujesz wiadomości-śmieci i zapomniałeś zrezygnować z nich, to możliwe, że masz setki, a nawet tysiące e-maili wypełniających skrzynkę odbiorczą, które są całkowicie bezużyteczne. Kiedy je znajdziesz, zastosuj filtr i zamiast tworzyć nowy filtr, po prostu dotknij przycisku wyszukiwania.

Spowoduje to wyświetlenie wszystkich wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej od tego nadawcy. Teraz możesz zaznaczyć je wszystkie i usunąć je zbiorczo. Zobacz, jak Twoja wybrzuszona Skrzynka odbiorcza szybko maleje coraz szybciej do zera.

Zachowaj informacyjne wiadomości e-mail poza skrzynką odbiorczą

Jedną z rzeczy, które są bardzo częste w mojej skrzynce odbiorczej, są ciągłe powiadomienia przychodzące lub aktualizacje statusu z szeregu systemów, dla których się zarejestrowałem, takich jak Alerty Google dla określonych wyszukiwanych haseł lub cotygodniowe raporty danych z Google Analytics lub Google Adsense. Naprawdę nie musisz ich otwierać i czytać przez cały czas, ale chcesz przechowywać te informacje z dala.

Aby zapobiec zaśmiecaniu skrzynki odbiorczej, utwórz filtr i wybierz opcję “Pomiń skrzynkę odbiorczą”, i upewnij się, że zastosujesz etykietę, abyś mógł szybko znaleźć te e-maile w przyszłości, kiedy będziesz miał czas je poświęcić.

Do tej pory powinieneś już mieć swoją skrzynkę odbiorczą na cudownie zarządzalną liczbę e-maili - może nawet zero!

Jednak nie skończyliśmy automatyzować tej skrzynki odbiorczej. W rzeczywistości jest jeszcze wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby automatycznie sortować i archiwizować ważne informacje bez konieczności robienia tego samodzielnie.

Pliki załączników automatycznie

Aaron najpierw omówił Attachments.me Uwolnij załączniki skrzynki odbiorczej Gmaila z Attachments.me Uwolnij załączniki skrzynki odbiorczej Gmaila Załączniki.me Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail od swojego szefa, członka rodziny, przyjaciela lub innego połączenia z załącznikiem, a następnie zapisałeś tego e-maila, ponieważ chcesz później uzyskać dostęp do załącznika? Prawdopodobnie… w zeszłym roku i, moim zdaniem, jest to absolutnie najmądrzejsza metoda kontrolowania rozmiaru skrzynki Gmaila.

Jeśli otrzymujesz regularne raporty lub dane od osób, które pracują dla ciebie, szanse są duże, że zawsze używają tego samego tematu, gdy wysyłają ci te raporty (prawdopodobnie dlatego, że zautomatyzowali również swój system). Możesz podłączyć usługę Attachments.me do swojego konta Gmail, aby automatycznie pobierać te załączniki do twojego ulubionego konta do przechowywania danych w chmurze - takiego jak Dropbox, Box, Dysk Google lub SkyDrive.

Po zarejestrowaniu się w usłudze będzie ona wyświetlana po prawej stronie konta Gmail za każdym razem, gdy otworzysz wiadomość e-mail z załącznikiem. Możesz po prostu kliknąć “Wyślij do swojej chmury” aby wysłać ten załącznik do swojego ulubionego internetowego magazynu, bez konieczności poświęcania czasu na pobieranie go na komputer.

Oszczędza to czas, ale jeśli chcesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, zautomatyzuj ten proces! Zobaczysz ikonę spinacza u góry ekranu Gmaila. Kliknij i wybierz “Reguły automatycznego archiwizowania“.

Teraz możesz utworzyć coś podobnego do filtru Gmaila, który stosowałeś do tego momentu. Na przykład otrzymuję cotygodniowe raporty AdSense od klienta, więc utworzyłem folder dla Pliki AdSense na moim koncie DropBox, a tutaj skonfigurowałem regułę wyszukiwania wiadomości e-mail od Adsense z wierszem tematu od tego klienta.

Teraz, gdy Attachement.me zobaczy przychodzącą wiadomość e-mail zgodną z tymi regułami, automatycznie prześle plik na konto magazynu w chmurze. Oznacza to, że nie musisz nic robić - możesz mieć pewność, że kiedy przejdziesz do tego folderu na koncie magazynu online, zawsze będziesz mieć tam najnowsze pliki.

To w zasadzie konwertuje twoje konto Gmail do automatycznego asystenta, który odbiera informacje i porządkuje wszystkie informacje za Ciebie. To tak, jakbyś miał osobistą sekretarkę, tyle że nie musisz płacić świadczeń.

Plik przychodzących wiadomości e-mail jako zadania

Jedną z najfajniejszych rzeczy, jaką Google mógłby zrobić, byłoby dodanie możliwości dodania filtra w Gmailu, który automatycznie tworzy zadanie Google. Niestety ta funkcja nie jest jeszcze dostępna, ale możesz przynajmniej sprawić, aby Twoje konto Gmail sortowało niektóre przychodzące wiadomości e-mail jako zadania, które musisz ręcznie dodać do listy.

Na przykład otrzymuję wiadomości głosowe i wiadomości e-mail z formularzy kontaktowych od czytelników w TopSecretWriters, na które muszę od czasu do czasu odpowiadać. Nie zawsze mam czas, aby odpowiedzieć, kiedy je otrzymam, ale chcę odpowiedzieć później.

Aby to zrobić, po prostu tworzę filtr do tych e-maili, jak pokazano na początku tego artykułu, a następnie tworzę dla niego nową etykietę i zagnieżdżam tę etykietę pod stworzoną przeze mnie etykietą główną o nazwie “TASKS_TO_ADD“.

Dzięki takiemu podejściu konto Gmail automatycznie automatycznie zapisuje wiadomości przychodzące, o których wiesz, że będą im przypisane zadania, pod etykietą na pasku nawigacyjnym.

Codziennie lub kiedykolwiek chcesz, możesz przejść do tych folderów, sprawdzić wiadomości e-mail, a jeśli uważasz, że e-mail gwarantuje dalsze działanie z Twojej strony, po prostu kliknij “Więcej” menu rozwijane utracone u góry konta Gmail i kliknij “Dodaj do zadań“.

To automatycznie wysyła wiadomość e-mail jako “zadanie” na koncie Google Tasks.

Ponownie, jeśli automatycznie zarchiwizujesz wiadomość e-mail i usuniesz ją ze swojej skrzynki odbiorczej, tego rodzaju e-maile nie muszą zapełniać skrzynki odbiorczej, ale wiesz, że nie przegapisz ich z powodu codziennego rytuału zarządzania “do zrobienia” elementy na Twoim koncie e-mail.

Użyj odpowiedzi w puszce, aby wykonać pracę Grunt

Ostatnią wskazówką, jak korzystać z automatyzacji Gmaila w celu zmniejszenia obciążenia, są automatyczne odpowiedzi w puszce.

W moim przypadku chcę, aby Gmail wysyłał konserwowaną odpowiedź za każdym razem, gdy otrzymam wiadomość e-mail z formularza kontaktowego Top Secret Writers. Po prostu utwórz filtr dla tych e-maili i wybierz “Wyślij odpowiedź w puszce“.

Oczywiście musisz już utworzyć gotową odpowiedź do użycia, ale możesz się tego nauczyć w artykule, który niedawno napisał Yaara na ten temat. Szybszy i lepszy e-mail z odpowiedziami w puszce Szybszy i lepszy e-mail z odpowiedziami w puszce Don ' nie masz czasu ugotować lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie zepsuje się? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Myśleć… .

Po skonfigurowaniu całej tej automatyzacji na koncie Gmail nie musisz się martwić o ręczne zarządzanie skrzynką odbiorczą. Nie ma lepszego sposobu na odzyskanie kontroli nad skrzynką odbiorczą niż zautomatyzowanie wszystkich zadań, które każdego dnia mogą pochłonąć tak dużo czasu.

Czy znasz jakieś inne sztuczki związane z automatyzacją Gmaila, aby kontrolować skrzynkę odbiorczą Gmaila? Podziel się swoimi wskazówkami i poradami w sekcji komentarzy poniżej.

Zdjęcie kredytowe: Robot Robotnik przez Shutterstock