Spraw, aby protokół działał, jak robić skuteczne notatki podczas spotkania

Jest to umiejętność, którą niewielu ludzi opanowało; idealne minuty spotkań.

To znana historia w niedoskonałym świecie. Pracujesz nad projektem o kluczowym znaczeniu w pracy. Jest to sprawa międzyresortowa, z towarzyszącą temu całą bolesną polityką międzyresortową. Ponieważ zbliża się termin, w którym projekt nie jest bliski ukończenia, planujesz spotkanie z kolegami. Po ustaleniu harmonogramu spotkania Łatwe tworzenie harmonogramów spotkań przy użyciu oczekiwań na spotkania [iPad] Łatwe tworzenie harmonogramów spotkań przy użyciu oczekiwań na spotkania [iPad] Chociaż nikt z nas nie czeka na spotkania, na szczęście istnieje wiele przydatnych aplikacji online i mobilnych, takich jak tak jak AgreeDo, które ułatwiają planowanie spotkań. Wszystkie udane spotkania zaczynają się… a dwie godziny żmudnej dyskusji kończą się ustalonym harmonogramem i planem działania.

A następnie uzgodniony harmonogram nie jest przestrzegany, a uzgodniony plan działania nie jest wykonywany. Wściekle dzwonisz do swoich kolegów - “Co tam się do cholery dzieje? Nie uzgodniliśmy tego”. Są nieugięci, że robią to, co obiecali. Są przekonani, że to ty się mylisz. I niestety nie ma co kwestionować ich wersji wydarzeń. Nie zabrałeś żadnych minut.

Niestety, jest to jedna z najważniejszych umiejętności potrzebnych w nowoczesnym miejscu pracy. Pozwalają ci stworzyć ustalony zapis wydarzeń, które są uzgadniane przez wszystkie strony, oszczędzając ci bólów głowy w dalszej linii. Oto jak efektywnie wykorzystujesz minuty na spotkaniu.

Nie rób minut

Brzmi to sprzecznie z intuicją, prawda? To jest artykuł o tym, jak wykorzystać efektywne minuty i mówię, że nie powinieneś ich brać? Co to za szaleństwo?

Cholernie trudno jest robić dwie rzeczy jednocześnie. Jeśli próbujesz śledzić rozmowę w ciągu kilku minut, prawdopodobnie wykonasz co najmniej jedną z tych rzeczy. I pamiętasz, jak powiedziałem, że minuty powinny być dokładnym przedstawieniem wydarzeń? To naprawdę coś, czego nie powinieneś zepsuć.

Kiedy idziesz na spotkanie, powinieneś przyprowadzić kogoś, kto nie będzie uczestnikiem rozmowy, i poprosić go o poświęcenie minut. Dzięki temu możesz skupić się na rozmowie i możesz mieć pewność, że notatki ze spotkania Współpracuj i edytuj notatki ze spotkania w czasie rzeczywistym za pomocą Sync.in Współpracuj i edytuj notatki ze spotkania w czasie rzeczywistym za pomocą Sync.in Ilekroć musisz pracować z zespołem online, lub nawet jeśli będziesz musiał współpracować z innymi współpracownikami, którzy mogą pracować w innych odległych lokalizacjach, możliwość posiadania czegoś wizualnego do zobaczenia… będzie dobrej jakości. Jeśli bierzesz udział w spotkaniu online (być może za pomocą WebEx lub Google Hangouts), dlaczego nie uruchomisz plików audio Audacity Record za pomocą Audacity Record plików audio za pomocą Audacity i nagrasz rozmowę do wykorzystania w przyszłości?

Pamiętaj o 5 W.

Wróć do jednej z lekcji angielskiego w szkole podstawowej. Prawdopodobnie w pewnym momencie napisałeś historię i zostałeś nauczony “5 W.” . Aby odświeżyć twoją pamięć, są to „kto”, „co”, „kiedy”, „dlaczego” i „gdzie” .

Kiedy o tym pomyślisz, to właśnie minuty. Tworzą narrację na temat czegoś, co się wydarzyło lub czegoś, co się wydarzy. I podobnie jak podczas tworzenia raportu lub artykułu, musisz dodać szczegóły.

Więc gdzie możesz mieć coś takiego.

Zaktualizuj WordPress do 3.7

Możesz mieć coś takiego.

Ben Smith zaktualizuje WordPress do 3.7 w przyszłym tygodniu, aby uzyskać poprawki bezpieczeństwa.

O wiele bardziej znaczący, tak?

… Ale nie posuwaj się za daleko.

Nikt nie dba o to, by Ben Smith uaktualniał WordPress 3.7 tylko w przyszłym tygodniu, ponieważ w tym tygodniu spędza wakacje na Barbadosie z żoną i dwójką dzieci, ale jego zwierzak Chihuahua Gee-Fee zostaje w lokalnych budach, gdy ich nie ma. Dlaczego miałbyś to umieścić w swoich notatkach?

Tak, ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie ważne szczegóły. Wyrażenie się jest bardzo ważne. To powiedziawszy, nie bierz tego za daleko, gdzie nagrywasz dane, które nikomu nie przynoszą korzyści.

Zgadzam się co do minut

Masz trzygodzinne spotkanie. Po zakończeniu pozostawanie w sali konferencyjnej prawdopodobnie będzie dość nisko na liście rzeczy, które chcesz zrobić. Jesteś zmęczony. Jesteś spragniony. Ludzie wychodzą z biura i wracają do domu, żeby ogrzać się do łóżka i dostać talent Ameryki.

Wyjeżdżasz? Nie! Jeśli odręcznie zapisałeś swoje minuty, idziesz i żmudnie je wpisujesz. Gdy masz je w formacie, który jest bardzo przydatny, wysyłasz je pocztą e-mail do każdego uczestnika. Poprosisz ich o potwierdzenie, że przeczytali protokół i że są zadowoleni z treści.

To wyjaśnia rolę, jaką musi pełnić każda osoba, a także jej obowiązki, a jeśli ktoś nie zgadza się z oficjalnym zapisem wydarzeń, może to poprawić. Spotkanie grupowe 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi spotkań online do współpracy z zespołem 6 najlepszych bezpłatnych narzędzi spotkań online do współpracy z zespołem Małe zespoły nie potrzebują drogich aplikacji korporacyjnych do współpracy. Oto sześć fantastycznych narzędzi, których możesz użyć do zarządzania danymi, komunikacją i innymi zadaniami swojego zespołu. Za darmo. z tego powodu okazuje się lepszy.

Naucz się stenografii

W zależności od tego, kogo zapytasz, stenografia albo jest naprawdę świetnym sposobem na szybkie zapisanie rzeczy, albo jest formą szyfrowania odporną nawet na wścibskie oczy NSA. Jakkolwiek się z tym czujesz, jest to przydatna umiejętność w swoim arsenale notatek.

Chociaż jest to dość zastraszające, na krótką chwilę nie jest zbyt trudne do opanowania. Zastępuje popularne konstrukcje pisarskie symbolami i skrótami, umożliwiając pisanie setek słów na minutę. Tak mówi o tym Kim Fletcher, przewodniczący Krajowej Rady ds. Szkolenia Dziennikarzy.

Jeśli masz krótką notatkę, możesz szybko znaleźć wycenę. Wchodzisz z magnetofonem lub cyfrowym, a jeśli spędziłeś tam godzinę ze swoim magnetofonem, masz do przejścia godzinę taśmy, to zajmuje dość dużo czasu

Istnieje wiele systemów do pisania stenografii, przy czym systemy alfabetyczne (AlphaHand itp.) Należą do najszybszych, podczas gdy Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary sprawiają, że minuty działają: jak robić skuteczne notatki podczas spotkania sprawiają, że minuty działają: jak to zrobić Rób skuteczne notatki podczas spotkania Jest to umiejętność, którą niewielu ludzi opanowało; idealne minuty spotkań. Zapis wydarzeń oszczędza ci bólów głowy w dalszej linii. Oto jak efektywnie wykorzystujesz minuty na spotkaniu. , a New Era Pitman jest najszybszy w grupie. Baw się z kilkoma i znajdź taki, który Ci się podoba! Przekonałem się, że ta strona jest niezwykle pomocna w rozwiązywaniu różnic między każdą z wielu metodologii.

Utwórz swoje notatki

Kiedy robisz notatki, czy rysujesz przepływ pracy, czy przechodzisz na pełny Buzzfeed i umieszczasz go na liście? Skuteczność twoich notatek zależy całkowicie od sposobu strukturyzowania zapisywanych informacji.

Czy zapisujesz kroki lub robisz notatki o działaniach, które ludzie podejmą w przyszłości? Punktory mogą być tutaj pomocne. Czy robisz szczegółowe zapisy dotyczące wydarzenia, które poprzednio miało miejsce? Możesz użyć stylu, który ma bardziej akapitowy charakter.

Czujesz się artystyczny? Inną techniką, która może okazać się przydatna, jest sporządzanie notatek wizualnych. Tutaj dodajesz kontekst do tekstu, dodając kolor, grafikę i zdjęcia. Dodając ilustracje, możesz dodać dodatkowe informacje bez nadmiernego obciążania notatek.

Wreszcie, z przyjemnością dowiesz się, że istnieje kilka narzędzi, które sprawiają, że tworzenie notatek jest uciążliwe. Microsoft ma kilka szablonów Microsoft Word do spędzania minut na spotkaniu. Nie wyglądałyby nie na miejscu w dusznym, „koszulowym i krawatowym” miejscu pracy, ale nadal mają odrobinę koloru. Zacząłem także używać SimpleNote Przenieś nad TextEdit, Simplenote jest teraz dostępne dla komputerów Mac Przenieś nad TextEdit, Simplenote jest teraz dostępne dla komputerów Mac Jeśli chcesz po prostu otworzyć narzędzie do pisania i zacząć pisać bez mnóstwa rozpraszających dzwonków i gwizdki, Simplenote może być właśnie tym, czego szukasz. dla moich minut, ze względu na czystą estetykę i wbudowane kopie zapasowe w chmurze.

Wniosek

Usuwanie minut jest bardzo proste i jest strategiczną umiejętnością organizowania skutecznych spotkań, które każdy z nas powinien opanować. Czy masz jakieś przydatne wskazówki dotyczące robienia notatek na spotkaniach? Daj mi znać w komentarzach pod spodem!

Źródło zdjęcia: Mark Jensen John Benson dpstyles