Jak Twoje wiadomości e-mail mogą sprawić, że ludzie Cię pokochają lub nienawidzą

Wiem, że uważasz, że wiesz, jak napisać dobry e-mail. Jak pisanie niesamowitych wiadomości e-mail może pomóc w rozwoju Twojej kariery Jak pisanie niesamowitych wiadomości e-mail może pomóc w rozwoju Twojej kariery Wysyłanie profesjonalnych wiadomości e-mail stanowi niematerialny wzrost reputacji online i offline. Ostateczną miarą pomysłowego wysyłania e-maili jest to, czy możesz zdobyć pracę lub zorganizować koncert za pomocą imponującego e-maila ... ale chciałbym poświęcić chwilę, aby powiedzieć ci poprawny sposób na napisanie e-maila. Jak się czułeś na tym zdaniu? Trochę tak, jakbym rozmawiał z tobą, jakbyś miał trzy lata, prawda? Tak łatwo e-mail może obrażać ludzi.

Jeśli chcesz spotkać się w pozytywny sposób - jako gracz zespołowy, kompetentny lider lub zaufany przyjaciel - słowa, które wybierzesz i sposób ich połączenia, mają ogromny wpływ. Ma to jeszcze większe znaczenie w wiadomościach e-mail, ponieważ w przeciwieństwie do czatu telefonicznego lub wideo nie widać twarzy osoby. Nie widać uśmieszku, który wywołuje sarkazm, ani zmarszczki na czole, ponieważ coś, co właśnie powiedziałeś, myli je. Niektórzy ludzie myślą, że właśnie dlatego technologie takie jak poczta e-mail i sieci społecznościowe szkodzą społeczeństwu Negatywny wpływ serwisów społecznościowych na społeczeństwo [opinia] Negatywny wpływ serwisów społecznościowych na społeczeństwo [opinia] Mam konta na kilku portalach społecznościowych i wydaje zdecydowanie za długo na nich, pisząc własne aktualizacje i czytając aktualizacje innych. Lubię to robić, ponieważ mogę wchodzić w interakcje z przyjaciółmi… .

Dzięki wiadomościom e-mail jesteś prawie niewidomy. Dla niektórych osób ten rodzaj działa dobrze, ponieważ są ludźmi, którzy lubią rozmawiać w ludzie, a nie do ludzie. Jeśli pracujesz w dowolnym środowisku, w którym e-mail jest często używaną formą komunikacji, najprawdopodobniej wiesz, że istnieje wiele różnych “osobowości e-mailowe” które się pojawiają. Jest patronizator, nienawidzący nienawiści troll, chronicznie nie na temat, negatywne opinie Pana (lub Pani)… lista jest długa.

Skąd więc masz wiedzieć, czy trafiasz niewłaściwie, nie zdając sobie z tego sprawy? Jakich zasad możesz przestrzegać, aby mieć pewność, że jesteś życzliwą, otwartą i współpracującą osobą, z którą ludzie naprawdę lubią pracować? Poniższe wskazówki powinny dać przewagę w kierunku bardziej przyjaznej i produktywnej komunikacji e-mail.

Granica między pewnością siebie a arogancją

Wiele razy ludzie, którzy w e-mailu są aroganccy, nawet nie zdają sobie sprawy z tego, jak się spotykają. Wiele razy próbują po prostu wywrzeć na kimś wrażenie lub zdobyć szacunek kolegów lub znajomych. Spośród wszystkich błędów e-mailowych, które ludzie popełniają - zwłaszcza w pracy - jest to duży błąd. Tak wielu próbuje zaimponować szefowi, że wiele razy staje się on ciągłą grą o jednoosobowe mistrzostwo między kolegami. Wszyscy chcą tej promocji, a często jedyny widok wydajności widziany przez menedżera to to, co jest zgłaszane w wiadomościach e-mail. Przynajmniej taki jest proces myślowy.

Problem zaczyna się, gdy zobaczysz słowo “ja” dużo. “Chcę, żebyśmy zaczęli to robić natychmiast”, lub “Chcę tu być jasno… ”

Frazy są nie tylko egocentryczne. Stają się także rozmową dyktatorską. To prawie jak związek rodzic-dziecko, w którym jedna osoba myśli, że podyktuje wszystkie zasady, a ty po prostu zamknij się i słuchaj.

Nikt nie lubi być po stronie odbiorcy i wierz mi, nie chcesz też być po stronie dostarczającej. Nikt cię nie polubi.

Carmine Gallo, konsultantka i autorka trenera umiejętności, napisała, że ​​aroganccy ludzie unikają kontaktu wzrokowego. Wydaje się, że prawie rozmawiają przez ty, a nie na ciebie. To dlatego, że tak naprawdę nie obchodzi ich, z kim rozmawiają, tylko to, co mają do powiedzenia, zostaje usłyszane. Dzieje się tak również w e-mailach poprzez ciągłe używanie “ja”, bez zwracania uwagi na to, co mówią inni, poza okazjonalnymi powierzchownymi komentarzami “doceniający” Twój wkład. Możesz się założyć, że menedżer nie przeczyta tego, co piszesz, ale będzie zajęty próbą wymyślenia, co one chcę powiedzieć dalej.

Nikt cię nie potrzebuje “Wkraczać”, Duży facet.

Kolejną wskazówką, że masz nadmuchane ego na rękach, jest to, że jesteś w trakcie rozmowy e-mailowej, która zawiera listę kilku osób, a następnie niespodziewanie ktoś dołącza do rozmowy z frazą, “Pozwól mi tu wejść na chwilę… ”

Oto, co tego typu sformułowania, podobne do “Pozwól mi wyjaśnić… ” robi to osobom czytającym twój e-mail. Mówi im, że uważasz, że masz wszystkie odpowiedzi. Mówi im, że czujesz, że do tej pory byli wprowadzani w błąd i niepoprawni, a oto jesteś - bohater w lśniącej zbroi na białym koniu - jedzie, aby ocalić wszystkich przed własną głupotą i ignorancją.

Świetna robota, panie Hero - właśnie wyalienowałeś wszystkich w zespole za pomocą pierwszych słów e-maila.

Oto niektóre z najpotężniejszych wskazówek dotyczących uprzejmej, ale profesjonalnej komunikacji.

Bądź szczery i pokorny

Znakiem prawdziwego lidera jest ten, który nie tylko przyznaje, że nie ma wszystkich odpowiedzi, ale dodatkowo stwierdza - często i zdecydowanie - że to pracownicy mają największe wgląd i umiejętności. Najlepszym sposobem na zrobienie tego w e-mailu jest skontaktowanie się z pracownikiem, gdy wysyłasz e-mail do swoich przełożonych i dobrze o nich mówisz. Zrób to samo, gdy rozmawiasz z innymi członkami zespołu - mów dobrze o swoich pracownikach. Dowiedz się, kiedy odnieśli duży sukces.

Może to być sprzeczne z intuicją dla osób, które zajmą stanowisko kierownicze, aby nie budować sami w górę. W końcu pozycja jest autorytetem i może się pochwalić. Większość menedżerów uważa, że ​​z szacunku dla pracowników muszą oni wyglądać na intelektualnie lepszych. Niestety w większości przypadków robi to odwrotnie.

Zadawać pytania

Menedżer wydaje się dziwny proszenie pracowników o odpowiedzi zamiast dawać im odpowiedzi, ale wierzcie lub nie, kiedy dajecie ludziom możliwość opracowania rozwiązań dla was, to również sprawia, że ​​szanują was. Gdy wykonają zadanie znalezienia odpowiedzi na problem, nie tylko poczują się bardziej pewni siebie, ale także będą pamiętać, że to Ty zainspirowałeś ich do zwiększenia sukcesu i osiągnięcia tego sukcesu. To jest sekret zarządzania - koncentrowanie się na sukcesach ludzi pod tobą, a nie na własnych.

Pomyśl o tym - masz wyjątkową pozycję, aby zbudować zespół ludzi pewnych siebie, odnoszących sukcesy, dla których pracujesz ty. Wyobraź sobie, o ile więcej może osiągnąć taki zespół niż zespół pełen ludzi niezadowolonych i niemotywowanych.

Ale… nie używaj “Ale”

Inną zabawną taktyką, którą widziałem w e-mailach od menedżerów podczas moich różnych podróży, jest cała procedura przynęty i zamiany. W tym miejscu kierownik zaczyna od wiadomości e-mail z komplementem, a następnie dokonuje zmiany, aby narzekać na coś lub poprosić o dodatkową pracę. Jest to szczególnie szkodliwe, ponieważ daje fałszywe wrażenie, że masz zamiar być uczciwy i pokorny (jak zalecono powyżej), a także budujesz oczekiwania pracownika, że ​​wkrótce otrzymają komplement, a następnie po prostu niszczysz go przez robić dokładnie odwrotnie.

To są frazy jak, “Świetnie sobie radzicie, ale… ”, lub “Podoba mi się to, co zrobiłeś z tym diagramem, ale… ”

Jest to w rzeczywistości bękart odwiecznej radzie udzielanej menedżerom, że powinni zawsze zaczynać od wiadomości e-mail z prośbą o coś lub krytykować coś z czymś pozytywnym “złagodzić cios”. Nie zrozum mnie źle, zrobione szczerze, to faktycznie działa. Problem polega na tym, że większość ludzi nie wie, jak to zrobić szczerze, a zamiast tego po prostu okazuje się protekcjonalnym, pompatycznym tyłkiem.

Chyba że naprawdę czujesz, że ktoś wykonuje dobrą robotę - wystarczy ominąć puste frazesy i zabrać się do pracy. Twój pracownik doceni to, że jest traktowany jak dorosły, a nie jak pięciolatek.

Pokaż ludziom, że zależy Ci na tym, co mówią

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy lub współpracownicy cię docenili i czuli, że jesteś autentyczną osobą, ważne jest, aby być szczerym i szczerym wobec ludzi. Bycie szczęśliwym jest wspaniałe, ale bycie pozytywnym tylko dla bycia pozytywnym wydaje się bardzo puste i protekcjonalne przez e-mail. Jeśli musisz skorzystać z “powiedz najpierw coś pozytywnego” podejście przy dostarczaniu złych wiadomości, rób to autentycznie. Nie mów tylko “jesteś niesamowitym pracownikiem”, ale zamiast tego wspominają coś, co specjalnie zrobili, co to pokazuje. To mówi im, że tak naprawdę zwracasz uwagę - zależy ci na tym, co robią i co mówią.

Zarządzanie ludźmi jest prawdopodobnie jednym z najtrudniejszych zadań, ponieważ ludzka natura polega na nieufności i niechęci do władzy. Kiedy masz władzę, o tyle bardziej konieczne jest bycie pokornym, autentycznym i uczciwym.

Nie wystarczy powiedzieć, że dbasz o ludzi. Pokaż to.

Nie wystarczy powiedzieć, że kogoś doceniasz. Opisz dlaczego.

Korzystając z poczty e-mail, ludzie będą przyjmować najróżniejsze założenia dotyczące tego, co mówisz - więc nie zostawiaj miejsca na błędną interpretację. Ludzie docenią twoją szczerość i uczciwość - nie tylko twoich pracowników, ale także twoich kolegów. Jeśli to dobrze wykonasz, pewnego dnia znajdziesz się na końcu “wybitny lider” nagroda.

Jak starasz się dobrze komunikować za pomocą poczty e-mail? Jakie podejście podejmiesz, aby nie obrażać ani nie patronować ludziom? Podziel się własnymi wskazówkami w sekcji komentarzy poniżej!

Kredyt wizerunkowy: biznesmen egocentryczny, biznesmen zakrywający twarz, koledzy dyskutujący, szydzący szef, wielki biznesmen (wszystko za pośrednictwem Shutterstock)