Jak korzystać z funkcji mapowania dokumentu MS Word w celu oszczędzania czasu

Jeśli nie jesteś zaawansowanym użytkownikiem MS Word, zakładam, że nie słyszałeś o Mapie Dokumentów. Mapa dokumentów jest jedną z tych małych funkcji ukrytych w MS Word. W celu zbadania mapy dokumentów i tego, jak możemy jej użyć do lepszego zarządzania dokumentami, zajmujemy się nią w MS Word 2010.

Mapa dokumentów to osobny ekran (w postaci panelu po lewej stronie), który pomaga nawigować po długim dokumencie programu Word i uzyskiwać dostęp do różnych jego części. Pomyśl o tym jako o punkcie wyjścia do docierania do różnych sekcji dokumentu. To prawie centrum kontroli do moderowania różnych części dokumentu.

Odłóżmy definicje na bok i zobaczmy, jak może pomóc nam stać się lepszymi pracownikami biurowymi i pisarzami.

W jaki sposób mapa dokumentów pomaga nam?

Mapa dokumentów nie pomaga nam pisać lepiej. Ale bardzo nam pomaga, jeśli chodzi o szybkie formatowanie naszego pisania, dzięki łatwemu stosowaniu różnych stylów wizualnych. Co więcej, mapa dokumentów naprawdę się sprawdza, gdy masz długi dokument i potrzebujesz „przewodnika nawigacyjnego”, aby się po nim poruszać. To jest mapa twojego dokumentu. Nie jest to jednak spis treści.

Definicja mapy dokumentu Microsoft

Oto jak Mapa dokumentu jest opisywana przez facetów z Microsoft Office.

Mapa dokumentów to osobny panel, w którym wyświetlana jest lista nagłówków w dokumencie. Użyj mapy dokumentów, aby szybko poruszać się po dokumencie i śledzić w nim swoją lokalizację.

Włącz mapę dokumentów

Dostanie się do mapy dokumentów jest proste jak kliknięcie na Widok - nawigacja Panel w MS Word 2010. W Word 2007 i wcześniejszych wersjach możesz kliknąć Widok - mapa dokumentu. Alternatywnie możesz użyć skrótu Alt - V -D.

Jak na powyższym ekranie, jest to mała ikona - Przejrzyj nagłówki w swoim dokumencie. O dziwo, nie nazywa się to Mapą Dokumentów w Word 2010, ale będziemy nadal z niej korzystać.

Zastosowania mapy dokumentów

Teraz, kiedy ustaliliśmy lokalizację mapy dokumentów, ustalmy również kilka zastosowań, do których możemy ją wykorzystać.

Wyświetl wszystkie nagłówki

Jeśli zastosowałeś style nagłówków do swoich dokumentów (używając Stylów na karcie Narzędzia główne), Mapa dokumentów zawiera listę wszystkich nagłówków dokumentów w okienku nawigacji. Podrzędne poziomy nagłówków są wyświetlane w sposób hierarchiczny.

Skacz z jednej pozycji na drugą

W przypadku szczególnie dużych dokumentów użycie okienka nawigacji pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ jednym kliknięciem możesz przeskakiwać między nagłówkami.

Zobacz gdzie jesteś

Łatwo jest zapomnieć dokładnie, gdzie jesteś w dużym dokumencie. Gdy panel nawigacyjny / Mapa dokumentów jest otwarty, możesz zobaczyć, że sekcja jest podświetlona na pomarańczowo podczas przechodzenia z jednej części do następnej.

Szybko zmień poziomy kursu

Zmiana struktury dokumentu jest łatwa dzięki kliknięciu prawym przyciskiem myszy za pomocą mapy dokumentu. Po wyświetleniu nagłówków możesz kliknąć Nagłówek Poziom 2 i promować do poziomu nagłówka 1. Oznacza to, że możesz szybko zmienić hierarchię akapitów. Możesz równie łatwo zdegradować jedną sekcję tekstu poniżej poziomu nagłówka i umieść pod drugą.

Przeciągnij nagłówki, aby zmienić układ dokumentu

Lubię ponownie organizować swój dokument w jiffy. Po prostu wybierz akapit (tj. Poziom nagłówka) i przeciągnij go w inne miejsce. Wszystkie poziomy nagłówków i akapity zagnieżdżone pod nim (tj. Na niższym poziomie) będą się z nim przesuwać.

Jeszcze kilka pomocy w organizacji dokumentów

Jak widać w menu prawym przyciskiem myszy w panelu nawigacyjnym, możesz wybrać sekcję dokumentu i wydrukować nagłówek i treść. Mapa dokumentów to także szybki sposób na zarysowanie dokumentu poprzez dodanie nowych poziomów nagłówków i wypełnienie ich treścią.

Document Map to świetne narzędzie do wykorzystania, jeśli lubisz pracować z wielostronicowymi plikami Word i stylami dokumentów. Możesz przejść i ponownie zorganizować swoje stare dokumenty MS Word za pomocą mapy dokumentów i panelu nawigacji. Dzięki temu nie musisz przewijać w dół, ale po prostu przejrzyj hierarchiczną listę nagłówków, aby znaleźć ważną ciekawostkę. Pozwala zobaczyć, jak rozkłada się cały dokument.

Czy korzystasz z mapy dokumentu i panelu nawigacji? Czy znasz tę wskazówkę dotyczącą wydajności MS Office i MS Word?