Jak używać formularzy Google do tworzenia interaktywnego przepływu pracy

  • Michael Fisher
  • 0
  • 3630
  • 772
Reklama

Formularze Google to interfejs przepływu pracy w biurze, o którym nie wiedziałeś, że potrzebujesz.

Formularze Google to nie tylko kolejne proste narzędzie ankietowe. Jak utworzyć bezpłatną ankietę i zbierać dane za pomocą programu Excel. Jak utworzyć bezpłatną ankietę i zbierać dane za pomocą programu Excel. Masz dość ręcznego gromadzenia i konsolidowania danych od różnych osób w Twojej firmie Excel arkusz kalkulacyjny? Jeśli tak, prawdopodobnie nie odkryłeś jeszcze Excel Survey. . W najprostszej formie jest to bezpłatne narzędzie do gromadzenia danych. 5 Niesamowitych powodów do korzystania z Formularzy Google. 5 Niesamowitych powodów do korzystania z Formularzy Google. Jeśli kiedykolwiek próbowałeś przeprowadzić ankietę online, prawdopodobnie wypróbowałeś kilka narzędzi tu i tam. Bez wątpienia cieszysz się niektórymi funkcjami jednego produktu, a niektórymi innymi, będąc sfrustrowanym… Przy odrobinie know-how możesz uwolnić łączną moc w Formularzach Google, Arkuszach Google i dodatkach, aby stworzyć potężne przepływy pracy, które pomogą Ci wykonać więcej zadań w biurze.

Rzeczy, które możesz zrobić za pomocą Formularzy Google

Po wyjęciu z pudełka Formularze Google pozwalają gromadzić dane i przechowywać każdą odpowiedź jako wiersz w arkuszu kalkulacyjnym. Tutaj pokażemy Ci, jak możesz użyć tego samego formularza do pracy z zebranymi danymi, aby dodać informacje do istniejącego wiersza lub uruchomić proces.

Jest to przydatne w każdej sytuacji, w której musisz podjąć działania na gromadzonych danych, a nie tylko na ich podstawie. Przykładem tego jest użycie formularza do zebrania żądania usługi wymagającej odpowiedzi, zatwierdzenia lub innej czynności. Zamiast ręcznie manipulować każdym nowym żądaniem w arkuszu kalkulacyjnym, możesz ponownie otworzyć żądanie w formularzu, aby wykonać następny krok w procesie.

Zaprojektuj swój przepływ pracy

Aby zademonstrować tę koncepcję, rozważ scenariusz, w którym musisz utworzyć ustrukturyzowany proces przyjmowania, dokumentowania, odpowiadania i raportowania wniosków o pomoc przesłanych do zespołu.

Tak, możesz użyć zaawansowanego narzędzia do zarządzania incydentami dla tego typu żądań. Może to jednak nie być wykonalne w małej firmie lub może być po prostu sposobem radzenia sobie z sytuacjami typu ad-hoc, które tak naprawdę nie wymagają takiego poziomu wyrafinowania (lub biurokracji).

Aby zarządzać tym zadaniem w prosty sposób, możesz utworzyć rozwiązanie za pomocą Formularzy Google, które spełnia następujące wymagania:

  1. Tworzy nowe żądanie i przechwytuje dane w Arkuszu Google.
  2. Wysyła wiadomość e-mail do osoby żądającej, potwierdzając, że prośba została odebrana.
  3. Wysyła wiadomość e-mail do zespołu pomocy technicznej, powiadamiając go o nowym żądaniu wymagającym działania.
  4. Pozwala zespołowi pomocy technicznej edytować rekord z informacjami o rozdzielczości.
  5. Wysyła wiadomość e-mail do żądającego z informacją o rozdzielczości.
  6. Rejestruje wszystkie informacje w Arkuszu Google, aby umożliwić raportowanie.

Zbuduj swój formularz

  • Aby utworzyć nowy Formularz Google, zaloguj się na Dysk Google Jedyny przewodnik po Dysku Google, który będziesz musiał przeczytać Jedyny przewodnik po Dysku Google, który będziesz musiał zawsze przeczytać Dysk Google to idealne połączenie internetowych narzędzi do przechowywania plików i zarządzania dokumentami. Wyjaśniamy, jak najlepiej korzystać z Dysku Google w trybie online i offline, samodzielnie i we współpracy z innymi. : https://drive.google.com
  • Wybierz Nowy> Więcej> Formularze Google

Upewnij się, że formularz przechwytuje wszystkie dane, które będą potrzebne do obsługi Twojego procesu. Ponieważ będziesz wysyłać powiadomienia e-mailem, ważne jest, aby oprócz danych z prośbą o pomoc zebrać te informacje kontaktowe dla każdego użytkownika.

Dodaj logikę rozgałęziania

Rozgałęzienie strony jest kluczowym elementem tego procesu przepływu pracy formularza. Umożliwia przejście do określonej sekcji formularza na podstawie udzielonej odpowiedzi. Ponieważ ten formularz będzie interfejsem zarówno dla nowych żądań, jak i aktualizacji, pytanie to zostanie zadane na początku, abyś mógł przekierować użytkownika do odpowiedniej sekcji. Wnioskodawca będzie tylko przesyłać Nowe zapytania i personel pomocniczy skorzysta z Żądanie aktualizacji (tylko administrator) opcja.

Aby dodać rozgałęzienie strony, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij ikonę menu w prawym dolnym rogu sekcji
  2. Wybierz Przejdź do sekcji na podstawie odpowiedzi
  3. Kliknij menu rozwijane obok pytania i wybierz właściwe miejsce docelowe strony

Dodaj weryfikację danych wejściowych

Oczywiście będziesz chciał zapobiec dostępowi do konta przez osoby niebędące administratorami Tylko administrator sekcja formularza. Tutaj przydaje się sprawdzanie poprawności danych wejściowych. Wybieranie Żądania aktualizacji (tylko administrator) opcja przekieruje cię do pytania o wyzwanie - w tym przykładzie nazywa się to kod dostępu. Sprawdzanie poprawności danych wejściowych w tym pytaniu jest ustawione tak, aby akceptować tylko odpowiedź zawierającą określony ciąg znaków.

Pamiętaj, że nie jest to super bezpieczna metoda, ale wykonuje zadanie w prostych przypadkach użycia. Upewnij się tylko, że nie gromadzisz wrażliwych danych. Pamiętaj także, aby nie używać swojego hasła jako hasła; nie chcesz zostać zhakowany! 7 błędów haseł, które prawdopodobnie Cię zhakują 7 błędów haseł, które prawdopodobnie Cię zhakują Najgorsze hasła z 2015 roku zostały wydane i są dość niepokojące. Ale pokazują, że absolutnie niezbędne jest wzmocnienie słabych haseł za pomocą kilku prostych poprawek.

Zwiększ swój arkusz Google dzięki dodatkom

Po utworzeniu formularza skonfiguruj przepływ powiadomień za pomocą dodatku Arkusz Google o nazwie formMule. FormMule umożliwia wysyłanie dostosowanych i ustrukturyzowanych wiadomości e-mail na podstawie wyzwalaczy takich jak na formularzu prześlij. Koniecznie sprawdź inne dodatki. Naładuj swoje formularze Google i uzyskaj więcej z nich Naładuj swoje formularze Google i uzyskaj więcej z nich Skromne formularze Google mają wiele zastosowań. Dzięki dostępności dodatków możesz znaleźć więcej sposobów wykorzystania jej przydatności niż kiedykolwiek wcześniej. które mogą lepiej odpowiadać konkretnym potrzebom procesu.

Aby dodać formMule do arkusza Google, kliknij Dodatki> Pobierz dodatki i znajdź to na liście.

Utwórz szablony e-mail

Aby skonfigurować formMule, kliknij Dodatki> formMule - Narzędzie korespondencji seryjnej> Konfiguracja i postępuj zgodnie z instrukcjami. W przypadku tej aplikacji ważne jest włączenie wyślij w formularzu wyślij wyzwalacz a także wybierz opcję zaloguj edycyjny adres URL dla każdego przesłanego formularza.

W tym przykładzie będziesz używać 3 szablonów wiadomości e-mail. Szablony powinny być nazwane logicznie, aby ułatwić ich edycję w następnym kroku.

Użyj menu rozwijanego, aby przełączać się między różnymi szablonami i utworzyć niestandardową wiadomość e-mail, którą chcesz wysłać, dla każdego z kroków przepływu pracy, które zostały opisane na początku:

  • Uznać
  • Notyfikować
  • Odpowiedź

Magia pojawia się tutaj Scal tagi, zapewnia formMule. Wszystkie pola danych przechwycone przez formularz są dostępne w znacznikach, które umożliwiają tworzenie niestandardowych szablonów. Oprócz danych formularza formMule dodaje także tag o nazwie Formularz Edytuj adres URL. Ten adres URL to link, który ponownie otwiera tę konkretną odpowiedź w oryginalnym formularzu. To jest klucz do powiązania tego wszystkiego razem. Podczas tworzenia Notyfikować szablon wiadomości e-mail, pamiętaj o dołączeniu tego znacznika, aby administratorzy pomocy technicznej mogli zaktualizować żądanie przy użyciu tego samego formularza, który utworzyłeś!

Nie zapomnij podać im wcześniej utworzonego hasła, aby mogli skorzystać z sekcji żądania aktualizacji formularza.

Skrypty Google i wyzwalacze zdarzeń

Zastanawiając się nad innymi sposobami korzystania z Formularzy Google w celu zaspokojenia potrzeb procesowych, pamiętaj, że możesz także tworzyć własne działania, które są uruchamiane na formularzu prześlij za pomocą Google Script 3 Pewne sposoby na zwiększenie produktywności za pomocą Google Scripts 3 Pewne sposoby na zwiększenie produktywności za pomocą Google Scripts Za pomocą Google Scripts można wykonywać wszelkiego rodzaju naprawdę fajne automatyzacje, a nawet nie trzeba ich tworzyć od zera . Zwiększ swoją produktywność w duży sposób. .

Sprawdź swoją pracę

Dużo pracy wykonałeś w formularzach, arkuszach i dodatkach. Zanim zaczniesz żyć z nowym, niesamowitym procesem, upewnij się, że wykonałeś pełny proces przepływu pracy. Sprawdź, czy każdy krok działa zgodnie z planem.

Udostępnij swój formularz

Wszyscy jesteście gotowi zaimponować swojemu szefowi i współpracownikom! Aby udostępnić swój proces, otwórz formularz i kliknij Wysłać przycisk. Masz kilka opcji udostępniania formularza, wybierz ten, który najlepiej pasuje do Twojej sytuacji, i wyślij go do odbiorców docelowych.

Zobacz swoje odpowiedzi

Po wysłaniu linku do formularza możesz rozpocząć monitorowanie arkusza kalkulacyjnego pod kątem odpowiedzi i analizowanie wyników Jak korzystać z tabeli przestawnej programu Excel do analizy danych Jak korzystać z tabeli przestawnej programu Excel do analizy danych Tabela przestawna jest jedną z najpotężniejszych narzędzia w repertuarze Excel 2013. Jest często używany do analizy dużych danych. Śledź naszą demonstrację krok po kroku, aby dowiedzieć się wszystkiego. . Dane będą przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym, z którym powiązana jest ankieta.

Zrób więcej dzięki Formularzom Google

Jak wykazaliśmy powyżej, Formularze Google mogą zrobić coś więcej niż tylko pomoc w gromadzeniu danych. Zapewnia świetny interfejs dla prostych procesów i przepływów pracy. I nie zapomnij, dodając Google Apps Script do “na formularzu prześlij” Wydarzenie daje prawie nieograniczone możliwości automatyzacji.

Aby uzyskać więcej porad, zapoznaj się z tymi zaawansowanymi wskazówkami z Formularzy Google 10 Zaawansowanych wskazówek i sztuczek z Formularzy Google 10 Zaawansowanych wskazówek i sztuczek z Formularzami Google Jeśli Formularze Google nie są jeszcze Twoim ulubionym twórcą formularzy, te zaawansowane porady i sztuczki z Formularzy Google mogą zmienić zdanie. .




Jeszcze bez komentarzy

O nowoczesnej technologii, prostej i niedrogiej.
Twój przewodnik w świecie nowoczesnych technologii. Dowiedz się, jak korzystać z technologii i gadżetów, które nas otaczają każdego dnia i dowiedz się, jak odkrywać ciekawe rzeczy w Internecie.