Jak korzystać z Evernote do zarządzania swoimi spotkaniami

Czy wiesz, że dzięki najnowszym narzędziom Evernote jest to bardzo przydatna aplikacja do zarządzania spotkaniami?

Organizowanie i zarządzanie spotkaniami jest żmudną, ale ważną częścią wykonywania zadań, a ja nie zdawałem sobie sprawy, jak Evernote może być użyteczny do tworzenia programów spotkań i zajmowania minut do niedawna. Najnowsze funkcje 8 aktualizacji Evernote, o których powinieneś wiedzieć 8 aktualizacji Evernote, o których powinieneś wiedzieć Wydaje się, że co drugi miesiąc Evernote otrzymuje dodatkowe aktualizacje. Kilka z nich zostało cicho wydanych, a inne są bardzo oczekiwane przez ciężkich użytkowników Evernote. Odkąd napisałem ostatni artykuł o nowym projekcie Evernote i… dodawanie list rzeczy do zrobienia, tworzenie tabel, udostępnianie notatek i notatników oraz dołączanie dokumentów sprawia, że ​​Evernote jest idealnym narzędziem do zarządzania spotkaniami.

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z Evernote, pobierz nasz bezpłatny, nieoficjalny podręcznik Evernote, aby szybko rozpocząć pracę.

Utwórz szablon

Wszystkie zespoły, komitety i organizacje mają unikalne potrzeby i cele, ale jeśli chodzi o tworzenie planu spotkania, istnieją pewne standardowe elementy, które prawdopodobnie uwzględnisz na każdym spotkaniu. Przed następnym spotkaniem utwórz szablon notatki, który będzie używany w porządku obrad i protokołach ze spotkania.

Wolę używać funkcji tabel Evernote dla porządku dziennego i minut, ponieważ zmienia się ona automatycznie w miarę dodawania treści. Kolumn i wierszy nie można dodawać ani usuwać, ale ponieważ używam tabeli jako szablonu, nie stanowi to większego problemu. Dodanie nazwisk regularnych uczestników ułatwia sprawdzenie, kto uczestniczył w spotkaniu.

Datę i godzinę spotkania przechowuję w części tytułowej notatki, aby ułatwić sobie i innym członkom zespołu zidentyfikowanie tych informacji. Innym atrakcyjnym formatowaniem programu jest specjalna pozycja menu Evernote w specjalnej regule poziomej (Format> Wstaw regułę poziomą).

Zduplikuj notatkę z planu i wypróbuj ją następnym razem, gdy będziesz mieć spotkanie, aby sprawdzić, co należy poprawić. Gdy wyniki są zadowalające, możesz zduplikować szablon na przyszłe spotkania i oczywiście przechowywać wszystkie notatki ze spotkania w wyznaczonym notatniku. Możesz także eksportować (Plik> Eksportuj notatkę) notatkę z szablonu do folderu dokumentów lub konta Dropbox i w razie potrzeby ponownie zaimportuj kopię.

Link do innych notatek

Przygotowując porządek spotkania, możesz wiedzieć, że do elementów w notatce ze spotkania można dodawać linki zewnętrzne i linki do notatek. Aby dodać zewnętrzny link, wybierz element notatki i kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz Link> Dodaj link… i wstaw zewnętrzny adres URL.

Aby połączyć się z inną notatką w Evernote, kliknij notatkę prawym przyciskiem myszy w widoku fragmentu, karty lub listy i wybierz Skopiuj link do notatki. Wklej link, tak jak każdy link zewnętrzny do linku do notatki. Jest to bardzo przydatne do dodawania wyników poprzednich spotkań do aktualnego programu lub omawiania pozycji menu, dla których masz inne materiały w Evernote.

Udostępnianie i współpraca

Chociaż istnieje kilka dobrych programów na spotkania i minuty dostępnych dla iPada MinuteTaker i spotkań, które pomagają tworzyć profesjonalne raporty minutowe na iPada na spotkaniach w sieci, wspomniałem również o kilku minutach biorąc aplikacje. Chociaż bardzo niewielu z nas… Wolę korzystać z Evernote ze względu na jego funkcje udostępniania i współpracy. Ułatwiają one udostępnianie programów i spotkań online lub e-mailem zespołowi i innym uczestnikom spotkania.

Kolejną zaletą tego typu udostępniania jest to, że linki do notatek ze spotkań zawsze zawierają zmiany i aktualizacje notatek, a układ notatek Evernote jest profesjonalny na stronie internetowej.

Jeśli korzystasz z konta premium Evernote, możesz udostępniać notatki innym użytkownikom Evernote, szczególnie w celach współpracy. Udostępnione notatki można ustawić na dostęp tylko do odczytu lub odczyt i modyfikację. Evernote śledzi, kto zmodyfikował notatki, a jeśli wystąpią jakiekolwiek konflikty systemowe, Evernote automatycznie tworzy duplikat notatki, aby rozwiązać problem..

Przypomnienia

Kolejną przydatną funkcją Evernote jest możliwość ustawiania przypomnień. Osobiście dołączam przypomnienie do planu spotkania, które przypomina mi o wysłaniu protokołu do uczestników na kilka dni przed terminem spotkania. Przypomnienia Evernote pojawią się na wszystkich urządzeniach, na których zainstalowano Evernote.

Podczas spotkania

Chociaż Evernote jest oczywiście przydatny do zajmowania minut, wiele wersji zawiera funkcję prezentacji do wyświetlania harmonogramu spotkania i innych notatek za pomocą ekranu projektora, a także wbudowane narzędzie do zaznaczania zawartości..

Narzędzie prezentacji zawiera element menu służący do prezentacji notatki na innym ekranie, ale będziesz musiał kliknąć lub nacisnąć przycisk prezentacji na pasku narzędzi przy każdej zmianie na inną notatkę, więc poćwicz korzystanie z trybu prezentacji przed twoje spotkanie! Funkcja prezentacji może być również używana jako cyfrowa “Biała tablica” dla pomysłów na burzę mózgów.

Narzędzie do nagrywania dźwięku jest również przydatne do nagrywania części spotkania, które chcesz przejrzeć później. Może być potrzebny mikrofon zewnętrzny zamiast mikrofonu wewnętrznego na komputerze Mac lub PC, aby uzyskać dobrą jakość nagrania pokoju pełnego ludzi.

Evernote obecnie nie zezwala na współpracę dwóch lub więcej osób nad notatkami, ale ostatnia aktualizacja usługi online LiveMinutes umożliwia współpracę na żywo za pomocą notatek Evernote.

Po spotkaniu

Podobnie jak w przypadku programów, Evernote ułatwia także dzielenie się minutami spotkania niemal natychmiast po jego zakończeniu. Współpracownicy zespołu mogą wprowadzić wszelkie niezbędne zmiany w protokole, a minut można wykorzystać do przygotowania planu następnego spotkania.

Piękno korzystania z Evernote polega na tym, że wszystkie twoje minuty są przechowywane w notatniku dla łatwego dostępu. Po zgromadzeniu dużej ilości drobnych notatek możesz je wszystkie zaznaczyć i scalić w jedną wielką notatkę lub wyeksportować na dysk lokalny (Plik> Eksportuj notatki), gdzie można je odzyskać, jeśli będziesz ich potrzebować ponownie.

Zwróć także uwagę, że w notatniku zaznaczonych jest wiele notatek, dla tej kolekcji można utworzyć spis treści. Spis treści jest tworzony jako notatka i jest świetnym sposobem na udostępnienie listy ukończonych minut w czasie.

Dostosowuje się do twoich potrzeb

Efektywne korzystanie z Evernote w celu organizowania i prowadzenia spotkań wymaga znajomości wielu zaawansowanych funkcji usługi. Jeśli członkowie zespołu również korzystają z tej usługi, może to ułatwić organizowanie, współpracę i udostępnianie materiałów konferencyjnych, a to oznacza użycie kilku mniej aplikacji do wykonania zadań.

Daj nam znać, jeśli korzystasz z Evernote do przygotowywania i organizowania spotkań w komentarzach poniżej.