Jak korzystać z Evernote jako narzędzia do zarządzania projektami

Kiedy zdecydowałem, że muszę odzyskać kontrolę nad Evernote. Jak oczyścić Evernote Clutter dla Cleaner Note Biorąc Jak wyczyścić Evernote Clutter dla Cleaner Note Biorąc Evernote, to szuflada naszego cyfrowego życia. Podobnie jak szuflada śmieci w naszych domach, musimy ją regularnie czyścić i porządkować. Oto główna strategia. , Miałem 19 notatników zawierających ponad 500 notatek (to było po usunięciu 1000 notatek w prawdopodobnie ośmiu lub dziesięciu notatnikach). Miałem 43 tagi, większość z zaledwie kilkoma notatkami.

Niektóre moje zeszyty miały “przydatny” artykuły Niektórzy trzymali moje cele i karty śledzenia nawyków. Inni mieli rzeczy, które uważałem za śmieszne, przepisy kulinarne, rzeczy związane z karierą i informacje finansowe. Krótko mówiąc, był to wielki bałagan.

Oto jak zamieniłem ten chaos w fantastyczny osobisty system zarządzania projektami i czego może Cię nauczyć na temat dbania o konfigurację Evernote.

1. Wyczyść swoje notebooki

To jest najtrudniejsza część. Musiałem pozbyć się wielu rzeczy. Aby to zrobić szybko, przejrzałem wszystkie zeszyty i zadałem sobie pytanie, czy jest coś, na co albo wrócę, albo nie będę w stanie łatwo znaleźć w Internecie.

W większości przypadków nie było. Zawsze mogłem znaleźć porady na temat samodzielnego publikowania książek lub składania podatków w szybkiej wyszukiwarce Google. Moje istniejące konto Evernote zmniejszyłem do siedmiu notatników.

Opcjonalną częścią tego kroku jest konsolidacja. Jeśli masz wiele notatek na ten sam temat, możesz je skopiować i wkleić w jedną notatkę. Mam na przykład wiele uwag na temat liter i podziałów zapytań. Wszystkie będą przechodzić w jedną nutę.

Możesz także konsolidować notatniki w stosy. Na przykład połączyłem “Humor” i “Głoska bezdźwięczna” w “Zabawa” stos, aby nie zaśmiecały mojego paska nawigacji.

2. Utwórz notesy i stosy projektu

Teraz musisz utworzyć notesy i stosy dla swojego systemu zarządzania projektami. Mam zamiar utworzyć następujące stosy i zeszyty:

• Zrobić użytek z
  • Artykuły
  • Długie formy
• Hubstaff
  • Blog
  • Konwersja
  • Biuletyn
• Inny
  • Mountain Weekly
  • Knightworks
  • Republika tektury
  • Zwyczajny wtajemniczony

Jestem pewien, że pojawią się inni, ale od tego zacznę. Dodałem również liczby, aby pozostały w mojej preferowanej kolejności na górze listy notatników:

Teraz mogę dostać się do stosów i zeszytów, do których muszę uzyskać dostęp tak szybko, jak to możliwe.

3. Utwórz listę główną

Nawet jeśli masz dobrze zorganizowany system notebooków, będziesz potrzebować centralnej lokalizacji, w której można by znaleźć odniesienia do różnych projektów. Oto przykład mojej aktualnej listy głównej:

Na mojej głównej liście zanotowałem różne prace związane z freelancerem i umowami, które wykonuję, a także stawki za każdą z nich. Pomaga mi to zapamiętać, jak priorytetowo traktować mój czas. Tutaj zostaną również dodane wszelkie projekty krótkoterminowe, więc nie zapomnę nad nimi popracować.

Jak widzisz, “Miejsca dla freelancerów” jest połączony - ten link prowadzi mnie do notatki, w której śledzę moje potencjalne wysokości. Zamiast tego może przejść do arkusza kalkulacyjnego Dysku Google, tablicy Trello lub czegokolwiek innego, co byłoby przydatne.

Też mam “Palnik potencjalny / tylny” sekcja, aby śledzić rzeczy, które ja lubić pracować nad tym, ale nie mam na to czasu. Ponownie służy to utrzymywaniu spraw na pierwszym miejscu.

Oczywiście możesz dostosować swoją listę główną w dowolny sposób. Możesz dołączyć nadchodzące terminy lub linki do wielu innych notatek. Lub prowadź listę zadań 7 wskazówek, które pomogą lepiej zarządzać listą zadań do wykonania 7 wskazówek, które pomogą lepiej zarządzać listą zadań do wykonania Czy lista zadań do wykonania powoduje koszmary? Może próbujesz zrobić zbyt wiele naraz. Potrzeba rozsądnie skompilowanej listy zadań, aby zapewnić efektywny przepływ pracy. Możemy pomóc. przypomina ci o tym, co musisz zrobić dalej dla każdego projektu.

Ta notatka powinna służyć jako panel nawigacyjny. W zależności od rodzajów posiadanych projektów, będziesz chciał dostosować je tak, aby zawierały najbardziej przydatne informacje dla Twojej konkretnej sytuacji. Jeśli nie jesteś pewien, nad czym dalej pracować, to właśnie tam pójdziesz.

Możesz także użyć tej sekcji do utworzenia głównej listy zadań. Łatwo jest dodawać pola wyboru do notatek Evernote: wystarczy nacisnąć przycisk pola wyboru u góry notatki.

4. Organizuj notatki do projektu

Istnieje wiele różnych sposobów organizowania notatek projektu w notatnikach.

Wolę mieć dużo informacji w każdej notatce, dzięki czemu mogę udać się w jedno miejsce, aby znaleźć informacje. Na przykład w notatniku do pisania mam kilka notatek, które zawierają ogromną ilość informacji na jeden temat.

Mój “Spotkanie informacyjne” Uwaga zawiera wiele artykułów na temat znajdowania rzeczy, o których można zgłaszać. Zawiera prawie 9 000 słów.

To jedna z najbardziej przydatnych rzeczy, które zrobiłem z notatkami.

Możesz chcieć przechowywać każdy z tych artykułów w innej notatce. Wszystko zależy od twojego osobistego stylu organizacyjnego. Najważniejsze jest, aby przechowywać jak najwięcej informacji w swoich notatnikach.

Wszystkie twoje notatki, notatki, plany, projekty, odpowiednie e-maile (jeśli wybierzesz) i wszystko inne związane z twoim projektem powinno pozostać w tych notatnikach.

Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. Jeśli Twoja firma zarządza projektami w Trello Przewodnik po Trello for Life i zarządzanie projektami Przewodnik po Trello for Life i zarządzanie projektami Trello może pomóc Ci się zorganizować. To bezpłatne narzędzie do zarządzania każdym rodzajem projektu. Przeczytaj ten przewodnik, aby zrozumieć jego podstawową strukturę, nawigację i sposób, w jaki Trello może ci się przydać. , możesz być najlepiej obsługiwany, łącząc się z tą tablicą Trello ze swojej głównej listy. Ale jak najwięcej informacji powinno być łatwo dostępnych z notebooka projektu.

5. Dodaj skróty

Celem osobistego systemu zarządzania projektami jest upewnienie się, że znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, gdy jest to potrzebne. Właśnie to pomagają ci skróty.

Mimo że utrzymywanie notatników i stosów na minimalnym poziomie pomoże ci łatwiej znaleźć rzeczy, prawdopodobnie będą notatki lub zeszyty, które chcesz otworzyć jednym kliknięciem. Po prostu przeciągnij notatniki lub notatki w obszar skrótów, aby je zablokować, gdzie zawsze możesz je znaleźć.

6. Ustaw przypomnienia i terminy

Przypomnienia i terminy realizacji Evernote są bardzo przydatne, gdy zarządzasz wieloma projektami. Dodanie przypomnienia jest tak proste, jak kliknięcie zegara u góry dowolnej notatki i wybranie daty przypomnienia. U góry notebooka zobaczysz również notatki, na które masz przypomnienia:

Dodaj przypomnienia do notatek, z którymi musisz sobie poradzić w określonym dniu.

Zazwyczaj ustawiam przypomnienia przed terminami, więc notuję termin na górze notatki. To pozwala mi zobaczyć to w widoku fragmentu:

Pamiętaj, że jeśli masz kilka różnych zadań w jednej notatce, nie będziesz w stanie ustawić różnych przypomnień dla każdego zadania. Możesz ustawić przypomnienie tylko dla całej notatki, dlatego może być lepiej zachować każde zadanie w innej notatce.

Zapoznaj się z dodatkowymi wskazówkami, jak pamiętać wszystko dzięki Evernote Jak korzystać z sekretów Evernote, aby pamiętać wszystko Jak korzystać z sekretów Evernote, aby pamiętać wszystko Evernote chce nam pomóc zapamiętać wszystko. Jeśli tego nie zrobisz, użyj tego przepływu pracy, aby przywołać najważniejsze uwagi. .

7. Opracuj system tagów

Podobnie jak w przypadku kilku innych rzeczy, sposób użycia tagów zależy od tego, jak chcesz zarządzać swoimi projektami. Możesz na przykład chcieć konkretnego tagu dla określonych typów projektów - mógłbym użyć “pisanie,” “redagowanie,” “badania,” “analityka,” i tak dalej.

Zamiast tego możesz użyć znaczników priorytetu: wysoki, średni, niski; 1, 2, 3; teraz, jutro, w przyszłym tygodniu; lub dowolny podobny system. Możesz użyć systemu gromadzenia i przechowywania danych, jak to opisano w tym fenomenalnym artykule na temat tagów Evernote. Najlepszy sposób na organizację Evernote: Użyj tagów. Najlepszy sposób na organizację Evernote: Użyj tagów. Czy Evernote to ogromny bałagan? Przedstawiamy prosty drobiazg, który pomoże Ci uporządkować notatki jak nigdy dotąd. .

Wiele osób opracowało systemy oznaczania dla metody produktywności „Zdobywaj rzeczy”. Organizuj 2015: Naucz się sztuk walki Zdobywaj rzeczy [Rzeczy do obejrzenia] Organizuj 2015: Naucz się sztuki walki „Zdobywaj rzeczy” [Rzeczy do obejrzenia] Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego udany , osoby osiągające ponadprzeciętne wyniki zawsze zachowują spokój? . Code with Sonia ma świetny przykład użycia szerokiej gamy zagnieżdżonych znaczników do klasyfikowania swoich notatek na podstawie tego, czym są, kiedy musi się nimi zająć oraz lokalizacji, z którą są powiązane.

Lub możesz zdecydować, aby nie używać tagów. Zwykle nie mam ich i po prostu niesamowite możliwości wyszukiwania Evernote, aby znaleźć to, czego potrzebuję. To zależy od Ciebie.

8. Zintegruj swoje inne aplikacje

Evernote ma wiele świetnych integracji, które pomagają mu współpracować z innymi aplikacjami. Feedly i Pocket mogą wysyłać artykuły bezpośrednio do Evernote. Trello ma ulepszenie, które pozwala łączyć notatki i karty. Pamiętaj, że Milk może zsynchronizować się z Evernote, dzięki czemu przypomnienia pojawią się w aplikacji do zarządzania zadaniami.

Jeśli używasz innej aplikacji do zarządzania zadaniami, TaskClone może pomóc w synchronizacji. Zapier i IFTTT łączą Evernote z różnego rodzaju innymi aplikacjami. Aby dowiedzieć się, co możesz zrobić, sprawdź najlepsze przepisy Evernote w IFTTT. Możesz robić wiele wspaniałych rzeczy, w zależności od używanych urządzeń i innych aplikacji.

Im więcej możesz zautomatyzować, tym lepiej!

9. Współpracuj

Jeśli używasz Evernote jako osobistego systemu zarządzania projektami, prawdopodobnie nie będziesz musiał używać wielu narzędzi do współpracy. Jeśli jednak współpracujesz z innymi użytkownikami Evernote, mogą one być niezwykle cenne - komunikacja jest niezbędna w efektywnym zarządzaniu projektami. 5 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania projektami dla początkujących. 5 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania projektami dla początkujących. po raz pierwszy, oto tylko pięć wskazówek zarządzania projektami, które pomogą Ci zacząć. , po wszystkim.

Udostępnianie notatek jest tak łatwe, jak kliknięcie przycisku Dzielić przycisk u góry notatki, aby wysłać link e-mailem. W ten sposób możesz łatwo udostępniać notatki i notesy, a także publikować publiczny link do notatki w sieciach społecznościowych.

Pomocna może być również rozmowa ze współpracownikami, zwłaszcza jeśli masz ze sobą wspólny notatnik. Trafienie Plik> Nowy czat lub Widok> Czat roboczy aby otworzyć okna dialogowe czatu. Wpisz nazwę lub adres e-mail w górnym pasku okna czatu i przejdź do rozmowy.

Evernote Project Management for Your Life

Evernote to świetne miejsce do porzucania wszystkich rzeczy, które mogą być potrzebne w przyszłości. Ale kiedy zostanie skonfigurowany jako wysoce zorganizowany system zarządzania projektami, będzie o wiele bardziej użyteczny. Nie musisz stosować tych zasad tylko do pracy: mogą one dotyczyć również projektów osobistych. Naprawdę można ich w ogóle wykorzystać.

Wyczyść swoje niechlujne konto Evernote, zorganizuj je i przygotuj plan. Będziesz zadowolony, że tak zrobiłeś.

I spójrz na poniedziałek.com na współpracę w zespole Jak poniedziałek.com może usprawnić współpracę Twojego zespołu Jak poniedziałek.com może wzmocnić współpracę Twojego zespołu poniedziałek.com oferuje potężne narzędzia współpracy i organizacji dla Twojego zespołu. Oto dlaczego powinieneś spróbować. na twoich projektach.

Kredyty graficzne: Mikhail Mishchenko / Shutterstock