Jak udostępniać notebooki w Evernote i Springpad

Springpad i Evernote to niesamowite szafki na pliki do przechowywania i zarządzania artykułami, przepisami, produktami i wycinkami tekstowymi, które chcemy zachować do późniejszego przejrzenia. Jednak dodatkowym sposobem na zmaksymalizowanie tych potężnych notebooków jest skorzystanie z ich funkcji wspólnego udostępniania.

W dzisiejszych czasach, jeśli chodzi o współpracę nad projektami, notatkami, plikami i dokumentami związanymi z komputerem, robienie tego za pośrednictwem poczty elektronicznej może być czasochłonne, a nawet przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Zarówno Springpad, jak i Evernote umożliwiają użytkownikom udostępnianie linków do treści na kontach notebooków, ale co ważniejsze, użytkownicy mogą udostępniać całe notesy lub foldery.

Te funkcje udostępniania doskonale nadają się do osobistego użytku rodzinnego, a także dla firm i organizacji potrzebujących centralnej lokalizacji do udostępniania notatek i dokumentów.

Podstawowe udostępnianie

Jeśli jesteś nowy w Evernote, możesz dowiedzieć się więcej na ten temat, pobierając darmowy brakujący przewodnik Marka na temat korzystania z Evernote oraz mój niedawno opublikowany artykuł, który przedstawia podstawowe funkcje Springpad Springpad vs Evernote: Dlaczego orientacja wizualna ma znaczenie w notatniku online Springpad vs Evernote: dlaczego orientacja wizualna ma znaczenie w notebooku online Łatwo jest zrozumieć, dlaczego istnieje mnóstwo notebooków online i oprogramowania do wyboru: głównie dlatego, że istnieje tak wiele informacji do zarządzania, dodawania zakładek i udostępniania w naszym Internecie i telefonie komórkowym … I ich porównanie do Evernote.

Jeśli chodzi o udostępnianie indywidualnych notatek i dokumentów, zarówno Springpad, jak i Evernote umożliwiają szybkie udostępnianie linków URL do wybranych treści na Facebooku i Twitterze (Evernote obejmuje również udostępnianie na LinkedIn). Jednak podczas współpracy udostępnianie wiadomości e-mail jest szczególnie przydatne, ponieważ zmniejsza potrzebę kopiowania i wklejania treści do osobnej wiadomości e-mail. Obie te usługi wkleją dla Ciebie wybrane notatki i inną treść do wiadomości e-mail. Nie musisz nawet otwierać osobnego klienta poczty.

Co więcej, wynikowy e-mail z obu usług zawiera nie tylko udostępnioną treść, ale układ wiadomości e-mail wygląda profesjonalnie.

Bardziej zaawansowaną formą udostępniania jest jednak udostępnianie całych notesów innym użytkownikom Springpad lub Evernote.

Udostępnianie notesów w Springpad

Chociaż Springpad nie istniał tak długo jak Evernote, jego funkcje udostępniania są nieco bardziej zaawansowane. Springpad jest skonfigurowany jak Pinterest, dzięki czemu możesz udostępniać swoje zeszyty publicznie innym użytkownikom.

Publicznie udostępniane zeszyty i “nowe sprężyny”, są również wyróżnione i można je wyszukiwać w witrynie, aby użytkownicy mogli je śledzić i selektywnie dodawać (“wiosna”) treści od nich do własnych wybranych notesów. Ten rodzaj udostępniania może być bardzo przydatny dla zespołów i organizacji, a nawet małych firm, które chcą udostępniać treści klientom i pracownikom.

Ale innym poziomem udostępniania notesów w Springpad jest zapraszanie użytkowników do współpracy / współpracy z wybranymi notatnikami. Gdy jeden lub więcej współautorów zaakceptuje twoje zaproszenie, udostępniony notatnik pojawi się obok notesów na swoim koncie, a zmiany wprowadzone w udostępnionych notatnikach zostaną automatycznie zaktualizowane. Ten rodzaj udostępniania może być potężnym sposobem współpracy nad projektami, udostępniania planów podróży i dokumentów członkom rodziny lub tworzenia wspólnej listy pomysłów.

W przeciwieństwie do Evernote, udostępnione notebooki nie wymagają konta premium - funkcja jest dostępna bezpłatnie dla wszystkich użytkowników. Zapraszasz współpracowników do notesu, klikając przycisk koła zębatego Ustawienia znajdujący się z przodu ikony podglądu notatnika lub przycisk po lewej stronie otwartego notatnika. W Ustawienia klikasz Współtwórcy i wysyłaj zaproszenia do współpracowników, którzy muszą być również użytkownikami Springpad. Twój notatnik nie pojawi się na koncie, dopóki nie zatwierdzi Twojego zaproszenia.

Udostępniony notatnik będzie zawierać zdjęcie awatara członka (ów) przyczyniających się do niego. Udostępnione notesy zawierają również pole Aktywność dla współtwórców. Należy jednak pamiętać, że udostępnione notesy w Springpad automatycznie zezwalają autorom zarówno na czytanie, jak i edycję treści.

Domyślnie użytkownik jest powiadamiany pocztą e-mail o dodaniu lub wymianie przez współtwórcę udostępnionego notatnika. Możesz wyłączyć to powiadomienie w Ustawieniach konta Springpad.

Udostępnianie notatników w Evernote

Dzięki Evernote notesy użytkowników mogą być również udostępniane, ale w przeciwieństwie do Springpad, notesy Evernote nie są publicznie publikowane w celu wyszukiwania lub przeglądania. Musisz zaprosić innych użytkowników Evernote do przyłączenia się do Twojego konta na swoim koncie lub opublikować publiczny link do jednego lub większej liczby notesów, które chcesz udostępnić.

Wskazówki Evernote Rona to przykład notesu Evernote, który możesz subskrybować. Udostępnione notesy Evernote pojawią się obok twoich notatników i zawierają specjalną ikonę w prawym górnym rogu.

Nowa zawartość zostanie dodana do udostępnionego notesu po jego aktualizacji, a zawartość udostępnionych notesów będzie również możliwa do przeszukiwania.

Oprócz opisanych powyżej podstawowych funkcji udostępniania w Evernote, możesz także udostępniać linki do swoich notatników Evernote. Użytkownicy Evernote z podstawowym bezpłatnym kontem mogą zapraszać tylko innych użytkowników do przeglądania zawartości udostępnionych notesów.

Aby udostępnić notatnik Evernote, kliknij przycisk Udostępnianie z przodu ikony notatnika, a następnie wybierz “Zaproś osoby” lub “Utwórz link publiczny” w rozwijanym oknie.

Pamiętaj jednak, aby umożliwić innym użytkownikom Evernote dodawanie i edytowanie treści we współdzielonych notatnikach, potrzebujesz konta premium Evernote. Evernote zapewnia jednak kilka dodatkowych opcji udostępniania notatników na poziomie premium. Możesz zezwolić zaproszonym współpracownikom tylko na Przeglądaj notatki, Przeglądaj notatki i aktywność, Modyfikuj notatki, lub Zmodyfikuj i zaproś innych do udostępnionego notatnika.

Jeśli pracujesz z poufnymi danymi, funkcje udostępniania dostępu Evernote prawdopodobnie będą dla Ciebie bardziej przydatne.

Możesz także wybrać podgląd notatników (ale nie modyfikację) bez logowania się do Evernote.

Warto również zauważyć, że Evernote niedawno uruchomiło specjalną platformę biznesową, która umożliwia użytkownikom udostępnianie i edycję notatników w całej firmie.

Evernote i Springpad mają potężne, unikalne funkcje, dzięki którym oba są bardzo przydatne. Jednak będzie jeszcze lepiej, gdy każda usługa doda możliwość przypisywania przypomnień na czas do wybranych notesów, co jest przydatne podczas pracy nad projektami z osiami czasu. Jest to również przydatny sposób na otrzymywanie powiadomień o recenzowaniu treści dodanych do wybranych notesów.

Daj nam znać, co myślisz o funkcjach udostępniania w Springpad i Evernote. Czy są jakieś dodatkowe funkcje, które chcesz dodać? Powiadom nas.