Jak skonfigurować wiadomość e-mail odpowiadającą poza biurem w programie Outlook

Co otrzymujesz, łącząc dwutygodniowe wakacje z aktywnym życiem zawodowym? Olbrzymi projekt czeka na Ciebie po powrocie do domu - po prostu przeglądasz wszystkie te e-maile! Poczekaj - dlaczego nie włączyć odpowiadania poza biurem w programie Outlook i zautomatyzować niektóre z tych odpowiedzi za Ciebie?

Tutaj w MakeUseOf omówiliśmy, jak to zrobić w Gmailu, na przykład instrukcje Tiny dotyczące wakacyjnych służb ratunkowych Jak skonfigurować wiadomość e-mail poza biurem przed wyjazdem Jak skonfigurować wiadomość e-mail poza biurem przed wyjazdem wycieczka Czy nie chciałbyś pojechać na wakacje, wiedząc, że nie musisz sprawdzać adresu e-mail? Jeśli nie możesz polegać na asystencie, gdy Cię nie ma, przejdź do autoresponderów w Gmailu. i metoda Marka, jak to zrobić za pomocą filtru wiadomości e-mail Utwórz automatyczną odpowiedź e-mail za pomocą nowego filtra Gmaila Utwórz automatyczną odpowiedź e-mail za pomocą nowego filtra Gmaila. Jedynym klientem, którego jeszcze nie objęliśmy, jest Outlook. Niestety, w przeciwieństwie do Gmaila, darmowa wersja Outlook.com nie oferuje funkcji odpowiedzi „Poza biurem”. Jeśli jednak masz program Outlook 2010 i konto na serwerze MS Exchange - które wiele firm zapewnia pracownikom - masz szczęście.

Korzystanie z obiektu odpowiadającego poza biurem w programie Outlook

Firma Microsoft uprościła konfigurację zautomatyzowanego systemu, który będzie wysyłał natychmiastowe odpowiedzi do każdego, kto wyśle ​​Ci wiadomość e-mail, gdy jesteś poza biurem. Nie ma znaczenia, czy to tylko w ciągu 24 godzin, czy podczas 2 tygodniowych wakacji, możesz skonfigurować klienta Outlook tak, aby odpowiadał dokładnie tak, jak tego chcesz, i dokładnie tyle czasu, ile potrzebujesz.

Aby przejść do tych ustawień w programie Outlook 2010, pod przyciskiem Logo systemu Windows wybierz opcję Informacje. Tutaj zobaczysz duży przycisk z napisem “Automatyczne odpowiedzi” z drzwiami i ikoną strzałki.

Kliknij przycisk Automatyczne odpowiedzi, aby uruchomić narzędzie „Poza biurem” programu Outlook. Wyskakujące okienko, które zobaczysz, jest o wiele bardziej zaawansowane, niż możesz sobie wyobrazić. Na pierwszy rzut oka można to szybko włączyć “Wysyłaj automatyczne odpowiedzi” i po prostu wpisz krótką notatkę, że Outlook automatycznie wyśle ​​w Twoim imieniu każdego, kto wysyła Ci e-maile Każdy użytkownik Google+ może wysyłać Ci e-maile w Gmailu teraz (a oto jak to wyłączyć) Każdy użytkownik Google+ może wysyłać Ci e-maile w Gmailu teraz (i Oto jak to wyłączyć) Od dziś każdy użytkownik Google+ będzie mógł wysyłać Ci wiadomości w Gmailu. Aby wysłać wiadomość, wystarczy dodać tę osobę do Google+. .

Jednak po bliższym przyjrzeniu się zobaczysz, że jest tu o wiele więcej funkcji niż na pierwszy rzut oka.

Przede wszystkim możesz zdefiniować konkretny zakres dat, aby włączyć funkcję automatycznej odpowiedzi, dzięki czemu po powrocie z wakacji nie będziesz musiał martwić się o jej wyłączenie!

Zauważysz również, że są dwie zakładki. Jedna po lewej to ustawienie automatycznej odpowiedzi Nie wysyłaj mi SMS-ów: automatyczna odpowiedź na wiadomości tekstowe, gdy jesteś zajęty Nie wysyłaj mi wiadomości tekstowych: automatyczna odpowiedź na wiadomości tekstowe, gdy jesteś zajęty, tylko dla osób, które wysyłają Ci e-maile z wewnątrz firma.

Karta po lewej stronie umożliwia skonfigurowanie konkretnej odpowiedzi dla każdego, kto wyśle ​​Ci e-maila spoza Twojej firmy.

Konfigurowanie reguł e-mail

Zauważysz na dole tego okna, że ​​pozornie nieznaczny mały przycisk jest oznaczony “Zasady… ”

Ten przycisk jest w rzeczywistości dość znaczący, ponieważ pozwala na dalsze zdefiniowanie, w jaki sposób Outlook będzie automatycznie odpowiadał, definiując określone osoby, słowa w temacie lub treści, lub czy wiadomość została wysłana bezpośrednio, czy CC.

Tutaj możesz stworzyć bardzo szczegółowe reguły. Na przykład możesz utworzyć regułę, że jeśli matka wyśle ​​Ci e-maila, możesz przekazać tę wiadomość e-mail na konto osobiste, które będziesz monitorować podczas wakacji (lub wysłać ją bezpośrednio do kosza, w zależności od relacji z matką).

Staje się jeszcze bardziej interesujący po kliknięciu na “Zaawansowane… ” przycisk.

Tutaj możesz zdefiniować więcej szczegółów na temat wiadomości, na które chcesz odpowiedzieć w inny sposób niż standardowa automatyczna odpowiedź. Możesz wybrać wiadomości powyżej lub poniżej określonego rozmiaru, kiedy je otrzymano, ich poziom ważności i więcej.

Utwórz obiekt odpowiadający poza biurem za pomocą reguł e-mail

Saikat dostarczył kilka wskazówek na temat korzystania z filtrów programu Outlook Wskazówka MS Outlook: Jak automatycznie organizować przychodzące wiadomości e-mail MS Wskazówka: Jak wcześniej automatycznie organizować wiadomości przychodzące, a Jack zrobił to samo dla filtrów Google, Hotmail i Yahoo Jak skonfigurować filtry e-mail w Gmailu , Yahoo Mail i Outlook Jak skonfigurować filtry e-mail w Gmailu, Yahoo Mail i Outlook Filtrowanie wiadomości e-mail jest najlepszym narzędziem do utrzymywania porządku i uporządkowania skrzynki odbiorczej. Oto jak skonfigurować i używać filtrów e-mail w Gmailu, Yahoo Mail i Outlooku. . Jeśli się nad tym zastanowić, obiekt odpowiadający poza biurem jest w rzeczywistości alternatywną wersją tego, co można zrobić, po prostu klikając Zarządzaj regułami z menu Outlooka.

Za pomocą Kreatora reguł przewiń w dół do opcji sprawdzania wiadomości “odebrane w określonym zakresie danych”.

Zdefiniuj ten okres jako od momentu, kiedy wybierasz się na wakacje, do momentu, gdy planujesz wrócić do domu.

Na koniec musisz tylko określić, jaką odpowiedź lub działanie chcesz zastosować w regule, gdy wiadomości przychodzące spełniają te kryteria, i zasadniczo masz odpowiadającego na nieobecność!

Jak widać, nie ma powodu, abyś nie odpowiadał na e-maile, nawet gdy jesteś na wakacjach! Wystarczy poświęcić trochę czasu, aby powiedzieć programowi Outlook, w jaki sposób ma on odpowiadać za Ciebie, a ludzie pomyślą, że jesteś tak produktywny jak kiedykolwiek, nawet gdy siedzisz na plaży popijając margaritę.

W jaki twórczy sposób używasz programu Outlook Out of Office Responder? Czy masz jakieś dobre wskazówki lub historie do opowiedzenia? Udostępnij je w sekcji komentarzy poniżej!

Zdjęcie Kredyty: ręka robota Via Shutterstock