Jak skonfigurować wiadomość e-mail poza biurem odpowiedzi przed wyjazdem w podróż

Czy nie chciałbyś pojechać na wakacje, wiedząc, że nie musisz sprawdzać adresu e-mail? Jeśli nie możesz polegać na asystencie, który zajmuje się komunikacją cyfrową podczas Twojej nieobecności, komunikat „poza biurem” jest kolejną najlepszą rzeczą.

Oto kilka wskazówek, jak skonfigurować autoresponder w Gmailu i o czym należy pamiętać.

Zmniejsz obciążenie przed wyjazdem

Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą. 6 sposobów na odzyskanie skrzynki odbiorczej. 6 sposobów na odzyskanie skrzynki odbiorczej. Czy jest coś jeszcze tak przydatnego, powszechnego i frustrującego jak skrzynka odbiorcza? To jest już od zawsze i wciąż go używamy, i dopóki go używamy, ludzie tacy jak ja będą… i odpowiedzieli na otwarte prośby, zanim odejdziesz. Powiedz, że cię nie będzie. Na przykład możesz dodać daty planowanego czasu nieobecności do podpisu e-maila Zbytnio możesz skorzystać z siły podpisów e-mail Zbytnio możesz skorzystać z mocy podpisów e-mail Podpis mówi ci coś o osobowości. Tak jak dwie osoby prawie tak samo nie piszą, tak i podpisują się inaczej. Tak powstała „nauka” grafologii. Ale epoka cyfrowa i e-mail… na tydzień lub dwa przed podróżą. W ten sposób Twoje kontakty będą mniej narażone na zalanie skrzynki odbiorczej, gdy Cię nie będzie.

Jeśli nie masz jeszcze systemu do zarządzania pocztą e-mail, nadszedł czas, aby zapoznać się ze schematem blokowym skrzynki odbiorczej Zero Utrzymać skrzynkę odbiorczą Zero codziennie z tym schematem obsługi Utrzymać skrzynkę odbiorczą Zero codziennie z tym schematem przepływu Osobiście staram się zachować skrzynkę odbiorczą Zero pomimo otrzymywania codziennie ponad 500 e-maili. To zero nieprzeczytanych wiadomości e-mail - to prawda, adresuję każdy e-mail wysłany do mnie każdego ranka. I zaufanie… . W skrócie, usuń niepotrzebne e-maile, deleguj zadania, których nie możesz rozwiązać samodzielnie, rozwiązuj zadania natychmiast, jeśli zajmują mniej niż dwie minuty, lub umieszczaj je na liście zadań do wykonania, jeśli trwają dłużej.

Możesz również wypisać się z biuletynów e-mailowych Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą: Szybko wypisz z wielu biuletynów za pomocą tych narzędzi Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą: Szybko wypisz z wielu biuletynów za pomocą tych narzędzi Anulowanie subskrypcji biuletynów to coś więcej niż spam. Większość biuletynów wypełniających naszą skrzynkę odbiorczą nie sprzedaje lekarstw ani nie oferuje nagród pieniężnych - to prawdziwe biuletyny od zaufanych firm, które sami subskrybujemy… jeśli nie będzie Cię na dłuższy okres.

Przygotuj autoresponder e-mail

Bez względu na to, jak dobrze komunikujesz się z zaplanowanymi wakacjami, ludzie nadal będą się z Tobą kontaktować. Autoresponder przypomni im o twojej nieobecności. Postępuj zgodnie z tą strategią:

• Dodaj dane kontaktowe w pilnych sprawach do twojego auto-odpowiadającego. Może to być adres e-mail zaufanego kolegi lub numer telefonu, pod którym można się z Tobą skontaktować w nagłych wypadkach.
• Skonfiguruj autoresponder tylko dla osób z twojej listy kontaktów. Dzięki temu przypadkowe osoby nie mogą uzyskać Twojego numeru alarmowego lub innych danych kontaktowych.
• Ustawiać przekazuje ważne e-maile. Jeśli oczekujesz wiadomości od kogoś konkretnego lub na konkretny temat, upewnij się, że te ważne e-maile są kierowane do kolegi, który może natychmiast odpowiedzieć.

Skonfiguruj Gmail Vacation Responder

Możesz znaleźć Gmaila Osoba odpowiedzialna za wakacje w ustawieniach ogólnych. Kliknij koło zębate w prawym górnym rogu skrzynki odbiorczej i przewiń do dołu Generał patka. Wybierz daty, zredaguj wiadomość WYSIWYG (sformatowany / sformatowany tekst) lub Zwykły tekst, i włącz moduł odpowiadający na wakacje. Aby uniemożliwić nieznajomym lub spamerom uzyskanie dodatkowych informacji kontaktowych lub dowiedzieć się, że Twoje konto e-mail jest aktywne, wybierz opcję wysyłaj odpowiedzi tylko do osób z Twoich kontaktów. Gmail pozwala ustawić pierwszą i opcjonalną ostatni dzień, co oznacza, że ​​nie będziesz musiał pamiętać o wyłączeniu autorespondera po powrocie.

Prześlij wybrane e-maile za pomocą filtrów Gmaila

Odpowiadający na wakacje to standardowa wiadomość, która - gdy jest aktywna - jest wysyłana do każdego (na liście kontaktów), który wysyła Ci wiadomość e-mail. Jak wspomniano powyżej, niektóre wiadomości e-mail mogą wymagać natychmiastowej i osobistej odpowiedzi. To tutaj przychodzą filtry Gmaila.

Pamiętaj, że w Gmailu możesz przekazywać wiadomości e-mail tylko na potwierdzone adresy e-mail. Jeśli chcesz przekazać e-maile do kolegi, będziesz potrzebować jego pomocy. Kliknij koło zębate w prawym górnym rogu skrzynki odbiorczej Gmaila, wybierz Ustawienia, i przejdź do Karta Przekazywanie i POP / IMAP. Kliknij Dodaj adres przekierowania przycisk, wprowadź adres e-mail przekazywania i kliknij Kolejny aby uruchomić wiadomość e-mail z potwierdzeniem. Twój kolega otrzyma kod i instrukcje dotyczące potwierdzenia żądania. Jeśli prześlą Ci wiadomość e-mail, możesz również samodzielnie wprowadzić kod potwierdzający, aby zweryfikować jego adres e-mail.

Aby skonfigurować filtr, rozwiń opcje wyszukiwania nad skrzynką odbiorczą Gmaila. Wpisz adres e-mail nadawcy w polu z pole lub słowa kluczowe w Przedmiot lub ma słowa pole. Możesz dodać kilka adresów e-mail i korzystać z operatorów wyszukiwania Stań się lepszy w wyszukiwaniu rzeczy dzięki wyszukiwarkom: logiczna logika wyszukiwania Objaśnienie Stań się lepszy w wyszukiwaniu rzeczy w wyszukiwarkach: logiczna logika wyszukiwania Wyjaśnienie zajmuje tylko tysiące serwerów Google w pół sekundy miliard zaindeksowanych stron, skanowanie tylko pierwszej strony wyników wyszukiwania zajmuje znacznie dłużej. Do tego…, aby połączyć wiele słów kluczowych.

Kliknij utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania w prawym dolnym rogu iw następnym oknie wybierz swoją akcję. W poniższym przykładzie wybrałem adres e-mail do przekazywania i zastosowałem etykietę do przekazanego e-maila. Jeśli zrobisz to samo, możesz szybko zidentyfikować przesłane e-maile na podstawie ich etykiety po powrocie z wakacji.

Zamiast przekazywać wiadomości e-mail, możesz także skonfigurować niestandardową odpowiedź w puszce Szybsza i lepsza poczta e-mail z odpowiedziami w puszce Szybsza i lepsza wiadomość e-mail w odpowiedziach w puszce Nie masz czasu na gotowanie lunchu? Nie ma problemu, weź puszkę. Potrzebujesz karmy kempingowej, która nie zepsuje się? Łatwo, weź trochę konserw. Masz dość wpisywania tych samych odpowiedzi e-mail? Wypróbuj e-maile w puszkach! Pomyśl… o określonych nadawcach lub tematach. Yaara wcześniej wyjaśnił, jak to dokładnie działa.

Ostateczne przygotowania przed wyjazdem

Byłoby bardzo rozczarowujące, gdyby Twój starannie skonfigurowany system zawiódł. Wyobraź sobie stres po powrocie. Ważne jest, aby przed wyjazdem przetestować wiadomości o nieobecności i przekazać je dalej. Możesz użyć własnego dodatkowego adresu e-mail i filtrów zastępczych do testowania autoresponderów, filtrów i przekazywania.

Równie krępujące byłoby, gdyby osoba udzielająca odpowiedzi na wakacje pozostała aktywna długo po powrocie do domu. Jeśli masz listę rzeczy do zrobienia lub kalendarz, utwórz zadanie lub harmonogram, aby wyłączyć autoresponder i / lub filtry po powrocie.

Oto krótkie podsumowanie całej procedury od Steve Dotto:

Co robić po powrocie

Mamy nadzieję, że twój system działał i wszystkie pilne wiadomości e-mail zostały przetworzone przez twojego przyjaznego kolegę. Kiedy będziesz gotów zająć się swoją skrzynką odbiorczą, wykonaj następujące kroki:

• Wyłącz urządzenie odpowiadające na wakacje.
• Wyłącz filtry i przekazywanie dla wakacji.
• Przejdź przez swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą strategii Inbox Zero 4 proste kroki do osiągnięcia i utrzymania skrzynki odbiorczej Zero w Gmailu 4 proste kroki do osiągnięcia i utrzymania skrzynki odbiorczej zero w Gmailu opisane powyżej.
• Sprawdź folder Wysłane lub etykietę, której użyłeś, aby zobaczyć, które e-maile zostały przekazane dalej lub otrzymały odpowiedź w puszce.
• Skontaktuj się ze współpracownikami, którzy zajmowali się pilnymi wiadomościami e-mail, i poproś ich o przyspieszenie.
• Śledź w razie potrzeby.
• W razie potrzeby ponownie subskrybuj biuletyny.

Można to zrobić u innych klientów e-mail?

Na pewno. Możesz skonfigurować filtry automatycznej odpowiedzi w Thunderbird Jak skonfigurować Mozilla Thunderbird dla automatycznych odpowiedzi i zaplanowanych wiadomości e-mail Jak skonfigurować Mozilla Thunderbird dla automatycznych odpowiedzi i zaplanowanych wiadomości e-mail Jeśli e-mail wydaje się przytłaczający, może być czas na skonfigurowanie automatycznego odpowiedzi i zaplanowane e-maile. Oto jak to zrobić w Mozilla Thunderbird, wieloplatformowym, darmowym i otwartym kliencie poczty e-mail. , które omówiliśmy wcześniej. Program Outlook umożliwia także konfigurowanie powiadomień o nieobecności.

Czy używasz innego klienta poczty e-mail lub masz więcej wskazówek dotyczących obsługi automatycznych odpowiedzi na wiadomości e-mail? Wypowiedz się i podziel się swoimi pytaniami lub spostrzeżeniami w komentarzach!

Źródło zdjęcia: Skrzynka odbiorcza Zero przez hyperdashery poprzez Flickr