Jak odpowiadać na wszystkie e-maile we właściwy sposób

W 1971 r. Pierwsza wiadomość e-mail została wysłana z jednego komputera na drugi. Teraz każdego dnia wysyłanych jest 269 miliardów e-maili.

Nie można sobie wyobrazić, ile z tych e-maili jest niepotrzebnych. Ile służy tylko do spowodowania większego zamieszania. Aby spalić jeszcze więcej uwagi i cierpliwości odbiorców.

Ale jedno jest pewne: jeśli więcej osób zacznie skutecznie odpowiadać na wiadomości e-mail, 5 narzędzi do pisania lepszych e-maili, które ludzie będą czytać i odpowiadać na 5 narzędzi do pisania lepszych e-maili, które ludzie będą czytać i odpowiadać na pisanie, nie jest wszystkim filiżanką herbaty. Ale nie musisz być świetnym pisarzem, aby wysłać świetnego e-maila. Wystarczy kilka narzędzi, aby zapewnić jakość komunikatów. , wszyscy bylibyśmy przywiązani do naszych skrzynek odbiorczych nieco mniej szczelnie, a nasz niepokój e-mailowy Jak opanować niepokój skrzynki odbiorczej Gmaila Jak opanować niepokój skrzynki odbiorczej Gmaila Tak wiele e-maili, tak mało czasu. Czy czujesz się tak, jeśli chodzi o zarządzanie skrzynką odbiorczą Gmaila? Pokazujemy proste ustawienia i pomocne narzędzia do porządkowania i zabezpieczania skrzynki odbiorczej Gmaila. byłoby trochę mniej wyniszczające.

Najbardziej oczywistym rozwiązaniem tutaj jest nie tylko “bezpośrednie odpowiedzi,” ale bezpośrednie odpowiedzi prawidłowo. Odpowiadanie bezpośrednie polega na tym, że odpowiadasz w głównej części wiadomości e-mail, a nie od zera.

Odpowiedzi bezpośrednie to coś, co większość z nas już od czasu do czasu robi. Ale powinniśmy odpowiadać na bieżąco daleko częściej. Powinniśmy to robić, mając na uwadze kilka zasad, aby te skomplikowane wątki e-mail były uporządkowane i łatwe do naśladowania.

Odpowiadamy na błędny adres e-mail

Przeciwieństwem odpowiedzi bezpośredniej jest to, co często się nazywa “najlepsze posty.” Tutaj naciskasz odpowiedź na wiadomość e-mail i po prostu zaczynasz pisać na górze pola tekstowego. Tak składa się większość dzisiejszych wiadomości e-mail. Ale jeśli nie masz do czynienia z wyjątkowo prostymi rozmowami e-mailowymi, najlepsze posty mogą powodować różnego rodzaju problemy.

Po pierwsze, przy pierwszym wysyłaniu odsyłanie do oryginalnej wiadomości e-mail staje się ogromnym problemem, który polega na przeszukiwaniu wiadomości e-mail po wiadomości e-mail, aby znaleźć to, czego szukasz. Następnie musisz przewinąć w dół do e-maila, który piszesz, być może parafrazując to, co właśnie znalazłeś, poza kontekstem i często brakuje istotnych punktów.

Czasami odbiorca może odpowiedzieć na wiadomość e-mail w zupełnie nowym wątku, co oznacza, że ​​rozmowa odbywa się teraz w dwóch lub więcej osobnych wątkach.

przez GIPHY

Jeśli prowadzisz rozmowę grupową, sprawy stają się jeszcze bardziej chaotyczne. Śledzenie, kto odpowiada na co, kiedy i na jakie odpowiedzi te odpowiedzi stają się wyczynem prawie niemożliwym.

Inline Odpowiedzi to rozwiązanie

Zamiast więc na topie, powinniśmy odpowiadać inline - to znaczy w treści oryginalnej wiadomości e-mail. W programach Outlook i Apple Mail możesz zobaczyć oryginalną wiadomość zaraz po otrzymaniu odpowiedzi. W Gmailu wystarczy nacisnąć trzy kropki u dołu ekranu tworzenia, aby wyświetlić rozmowę.

Wskazówka: Aby usunąć pion “zacytować” w wierszu odpowiedzi w Gmailu, zaznacz cały e-mail, a następnie kliknij wcięcie mniej przycisk.

Odpowiadanie w trybie bezpośrednim rozwiązuje problem konieczności przewijania wielu wiadomości, ponieważ oryginalna wiadomość e-mail jest uwzględniona i można ją wyszukać w najnowszej wiadomości otrzymanej w tej rozmowie. Oznacza to, że wszystko jest utrzymywane w kontekście.

Ponadto nie musisz tracić czasu na podsumowywanie odpowiedzi innych osób lub kopiowanie i wklejanie fragmentów wiadomości e-mail, aby Twoje własne odpowiedzi miały sens. Dzięki odpowiedziom wbudowanym wszystko jest dostępne dla wszystkich, aby w każdej chwili móc się do nich odnieść.

A w przypadku wątków obejmujących wiele osób, rozróżnienie, kto co powiedział, i w odpowiedzi, jest łatwe (jeśli zrobione poprawnie).

Wbudowane odpowiadanie poprawnie

Kiedy większość ludzi odpowiada bezpośrednio, po prostu piszą odpowiedzi obok tekstu, na który chcą odpowiedzieć, i robią to odważnym lub czerwonym.

To jest dalekie od ideału. Gdy tylko ktoś otworzy wiadomość e-mail w postaci zwykłego tekstu, nie zobaczy tego formatowania. Gdy tylko w wątku pojawi się więcej niż kilka osób, sprawy mogą szybko się popsuć.

Oto krótki przewodnik po prawidłowo bezpośrednia odpowiedź, która jest skalowalna i ograniczy zamieszanie do minimum.

1. Nie polegaj na formatowaniu

Jak wspomniano, w niektórych przypadkach odbiorca może nie widzieć formatowania, które dołączasz do wiadomości e-mail (np. Może preferować zwykły tekst). Jeśli ktoś jest ślepy na kolory, może mieć trudności z podążaniem za nitkami zawierającymi wiele kolorów.

Używaj formatowania, aby łatwiej znaleźć odpowiedzi podczas skanowania wiadomości e-mail. Ale nie polegaj wyłącznie na tym.

2. Przedmowa Odpowiedzi na Twoje imię

Zamiast polegać na formatowaniu, zacznij nawiązywać do zastępowania wszystkich odpowiedzi imieniem i nazwiskiem oraz, jeśli chcesz być odpowiednio zorganizowany, datą. Poproś wszystkich odbiorców, aby zrobili to samo.

Obecnie w Gmailu nie masz innego wyboru, jak wpisać swoje nazwisko ręcznie. To samo dotyczy zawsze nijakiej aplikacji Apple Mail.

Jeśli jednak korzystasz z programu Outlook, istnieje funkcja automatycznego poprzedzania twoich odpowiedzi imieniem i nazwiskiem. Aby to zrobić, przejdź do Plik> Opcje> Poczta. Następnie przejdź do Odpowiedzi i przekazywanie dalej, Sprawdź Przedmowa komentarzy za pomocą i wpisz swoje imię i nazwisko w polu tekstowym. Gdy odpowiesz w treści wiadomości e-mail, Twoje nazwisko pojawi się automatycznie w nawiasach.

Mailbird ma również domyślnie tę opcję.

3. Proszę używać podziałów linii

Ilekroć zostawiasz odpowiedź wstawioną, powinna ona znajdować się w nowym wierszu, a nie wstawiana w połowie zdania lub na końcu akapitu.

To znacznie ułatwia innym osobom odpowiadanie na twoje komentarze i sprawia, że ​​skanowanie rozmowy odbywającej się w każdym punkcie jest znacznie usprawnione.

4. Wcięte odpowiedzi wielopoziomowe

Gdy w jednym e-mailu jest adresowanych wiele punktów, w jednej wiadomości będzie wiele wątków.

Aby zachować ich uporządkowanie, należy wcinać w wątki odpowiedzi, aby było oczywiste, które komentarze odnoszą się do każdego punktu. Osobiście uważam, że użycie nawiasów kątowych (>) jest najbardziej intuicyjnymi znakami, ponieważ punktory mogą nie pojawiać się w wiadomościach tekstowych.

Pozwoli ci to zaoszczędzić wiele wysiłku, próbując dowiedzieć się, na którą część rozmowy należy zwrócić uwagę.

5. Ostateczny środek: użyj lepszego narzędzia

Nikt nie udaje, że odpowiedzi w linii są tutaj idealnym rozwiązaniem. Ale jeśli nie masz innego wyboru, jak korzystać z poczty e-mail, poświęć czas na pisanie e-maili, które są wydajne i skuteczne Jak napisać idealny profesjonalny e-mail (wspierany przez dane) Jak napisać idealny profesjonalny e-mail (poparty danymi) E-mail pozostaje główna forma komunikacji w biznesie. Aby odnieść sukces w tym środowisku, powinieneś nauczyć się tworzyć skuteczne profesjonalne e-maile. Przedstawiamy 9 prostych sztuczek, które sprawdziły się. . Biorąc pod uwagę powyższe powody, bezpośrednie odpowiedzi to najlepszy sposób na kontynuowanie projektów. Pomaga także wszystkim nadążać za wieloma rozmowami w wątkach e-maili bez marnowania czasu na przeglądanie długich list poprzednich e-maili.

Jeśli okaże się, że nawet odpowiedzi wbudowane stają się zbyt skomplikowane lub jeśli Twoi koledzy nie mogą przyzwyczaić się do prawidłowego odpowiadania w odpowiedzi, może być jednak czas poszukać innego narzędzia.

Narzędzia komunikacyjne, takie jak Slack, Yammer i Huddle, ułatwiają złożoną komunikację w zespole. Zamiast zmagać się z pocztą elektroniczną, być może czas wypróbować jeden z nich.

Szerz nowinę

Kiedy zastosujesz te proste reguły odpowiedzi w linii, wielu odbiorców doceni efektywność tego zachowania. 5 Narzędzia, które pomogą Ci pisać lepsze wiadomości e-mail 5 Narzędzia, które pomogą Ci pisać lepsze wiadomości e-mail Wszyscy nadal próbują rozwiązać problem z pocztą e-mail. Porozmawiajmy więc o najbardziej podstawowym nawyku ze wszystkich - sztuce pisania lepszych e-maili. Za pomocą fajnych narzędzi. i zacznij naśladować twoje podejście w naturalny sposób.

Jeśli jednak naturalnie nie skopiują twojej przemyślanej etykiety e-mailowej, wyciągnij ją. Wyślij im ten artykuł. Opisz, w jaki sposób mają oni odpowiadać, i wyjaśnij, że pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo źle zrozumianych wiadomości, zmarnowanego czasu i utraty kontekstu.

Naprawdę nie ma minusów.

Czy uważasz, że te zasady pomogą Ci być na bieżąco ze złożonymi wątkami e-mail? Czy są jakieś inne wbudowane wskazówki, które mogą być pomocne?

Źródło obrazu: sangoiri / Depositphotos