Jak nadać priorytet zadaniom dzięki systemowi wydajności Eisenhower Matrix

  • Peter Holmes
  • 0
  • 2710
  • 100
Reklama

Aplikacje listy rzeczy do zrobienia są teraz modne. Nauka udowodniła, że ​​listy naprawdę zachęcają do produktywności, a można jeszcze bardziej zwiększyć produktywność za pomocą sztuczek, takich jak upublicznianie listy rzeczy do zrobienia. Niektóre osoby używają nawet swoich skrzynek odbiorczych jako list zadań.

Ale co jeśli wypróbowałeś to wszystko i nic z tego nie działa?

Na szczęście dla Ciebie, alternatywne metody produktywności 5 nowych technik wydajności, o których prawdopodobnie nie słyszałeś 5 nowych technik wydajności, których prawdopodobnie nie słyszałeś Jeśli nadal szukasz najlepszego sposobu na zwiększenie wydajności, wypróbuj jedną z tych lepszych alternatyw dla Pomodoro i GTD. Pamiętaj, aby przestać szukać, gdy znajdziesz „wystarczająco dobre” rozwiązanie. istnieć. A jeśli okaże się, że zwykłe listy zadań są zbyt kłopotliwe lub przytłaczające, zalecamy wypróbowanie starej, ale skutecznej techniki o nazwie Matryca Eisenhowera.

Co to jest matryca Eisenhowera?

Matryca Eisenhowera to siatka pudełek 2 × 2. Górny rząd dotyczy zadań, które są “Ważny” podczas gdy dolny rząd dotyczy zadań, które są “Nieważne.” Jednocześnie lewa kolumna dotyczy zadań, które są “Pilne” podczas gdy prawy rząd dotyczy zadań, które są “Nie pilne.” Oto jak to wygląda:

Dla większości ludzi terminy Ważne i Pilne są synonimami, więc poświęćmy chwilę, aby zdefiniować różnicę między nimi:

  • Ważny - Zadania, które przyczyniają się do twoich długoterminowych celów i wartości, zarówno osobistych, zawodowych, itp. Najważniejsze jest znaczenie stosowność. Jednym ze sposobów podjęcia decyzji, czy zadanie jest ważne, jest zadanie sobie pytania: “Czy nadal mogę osiągnąć swoje cele i pozostać wiernym moim wartościom, jeśli pominę to zadanie?”
  • Pilne - Zadania, które należy wykonać do końca dnia. Jeśli twój harmonogram ma więcej swobody, możesz preferować do końca tygodnia. Tak czy inaczej, najważniejsza jest pilność czas. Jednym ze sposobów podjęcia decyzji, czy zadanie jest pilne, jest postawienie sobie pytania: “Kiedy jest termin tego zadania?”

Zanim zdecydujesz, czy zadanie jest ważne, czy nie, musisz poznać swoje własne cele i wartości. Dla wielu rozwój kariery jest celem długoterminowym, dlatego ważne są zadania bezpośrednio z tym związane. Lub jeśli najbardziej cenisz rodzinę, powrót do domu na czas może być ważny.

Ale jak zadanie może być pilne, ale nie ważne? Pamiętaj, że pilna jest tylko o czasie. Pomyśl o terminie. Załóżmy, że dzisiaj jest Międzynarodowy Dzień Kawy, a lokalna kawiarnia rozdaje bezpłatną kawę. Jeśli nie skorzystasz z tego dzisiaj, szansa zostanie utracona - ale bezpłatna kawa nie ma związku z długoterminowymi celami ani wartościami. To pilne, ale nie ważne.

Korzystając z tych definicji, łatwiej jest opisać rodzaje zadań, które należą do każdego z czterech pól. Możemy nawet myśleć o macierzy w ten sposób:

Dlaczego warto korzystać z matrycy Eisenhowera?

Matryca Eisenhowera to po prostu sposób nadaj priorytet swoim zadaniom.

Listy rzeczy do zrobienia świetnie nadają się do śledzenia co musisz to zrobić, ale nie zawsze jest to łatwe do ustalenia który zadania mają wyższy priorytet. Osobiście nigdy nie korzystałem z “Priorytet” funkcja w dowolnej aplikacji listy rzeczy do zrobienia, ponieważ zawsze kończę oznaczanie wszystkiego jako “Wysoki priorytet” - a kiedy wszystko ma wysoki priorytet, nic nie jest.

Co więcej, kiedy spojrzysz na listę rzeczy do zrobienia i zobaczysz 30 spiętrzonych zadań, jak zdecydujesz, które zadanie wykonać? “Zacznij od najłatwiejszego,” niektórzy mówią. “Nie, zacznij od najtrudniejszych,” inni mówią. Ale co jest łatwe, a co trudne? Nigdy nie jest czarno-biały. Często marnowałem 10, 15, a nawet 30 minut, próbując wybrać swoje zadanie!

Tyle zadań. Od czego mam zacząć?

Właśnie dlatego świeci Matryca Eisenhowera. W przeciwieństwie do pojedynczej listy rzeczy do zrobienia, matryca ma własny priorytet. To ci mówi który zadanie do wykonania w następnej kolejności. Zmniejsza obciążenie poznawcze, ponieważ tylko pola Teraz i Później naprawdę mają znaczenie. A jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się skruszyć czas, pomaga ci zobaczyć, które zadania możesz pominąć.

Ponadto matryca ma dwie inne niewielkie zalety. Po pierwsze, zmusza cię do uważniejszego wykonywania każdego zadania. Zamiast wrzucać wszystko do jednego dużego, niechlujnego stosu zadań, aktywnie decydujesz, czy zadania są warte twojego czasu z góry, utrzymując ścisłą listę rzeczy do zrobienia. Po drugie, stale przypomina ci o twoich celach i wartościach.

Jedynym problemem jest to, że Matryca Eisenhowera może początkowo być nieco trudna. W szczególności nowi użytkownicy często wpadają w potrzaski przez skrzynki Delegatów i Trivial. Tam jest krzywą uczenia się, więc przejdźmy przez praktyczny przykład, jak skonfigurować matrycę, organizować zadania i przejść przez jeden dzień.

Jak korzystać z matrycy Eisenhowera

Mimo że Matryca Eisenhowera jest koncepcyjnie kwadratem czterech pól, można praktycznie podchodzić do niej jako do czterech oddzielnych list rzeczy do zrobienia: listy Teraz, listy Delegatów, Listy Późniejszych i Listy Trywialnych. Dwie pilne listy znajdują się przed listami niepilnymi.

Uważam, że Trello jest do tego niesamowity. Stwórz tablicę dla każdej sfery swojego życia (np. Osobistej, zawodowej, kościelnej, hobby) i ustaw te cztery listy na każdej z tablic. Lub jeśli nie masz dużo czasu, możesz użyć jednej planszy do wszystkich zadań. To zależy od Ciebie. Nie lubisz Trello? Rozważ te alternatywne narzędzia Kanban Do widzenia, Trello! 5 alternatywnych bezpłatnych narzędzi Kanban Board Do widzenia, Trello! 5 alternatywnych bezpłatnych narzędzi Kanban Board Trello to niesamowita aplikacja do zarządzania projektami i organizowania zadań. Ale są też inne aplikacje Kanban, które mogą być idealne do twoich zadań. Porozmawiajmy o najlepszych alternatywach Trello. .

Po przygotowaniu list możesz rozpocząć dodawanie zadań:

Powiedzmy, że jesteś tradycyjnym pracownikiem biurowym, który chce korzystać z Matrycy Eisenhowera, aby zwiększyć produktywność w pracy. To będzie scenariusz, który napędza resztę tego przykładu, ale w przeciwnym razie powinno być łatwo zastosować te koncepcje.

Co masz dziś na talerzu? Najpierw przychodzi mi na myśl: e-mail. Utwórzmy zadanie dotarcia do zera skrzynki odbiorczej, które jest pilne (e-mail powinien być codziennie opróżniany) i ważne (mówimy tutaj o wiadomościach związanych z pracą):

Dzisiaj jest dzień Precla w biurze, a ty masz ochotę na darmowy precel z pracami. Może to być pilne, ale nie jest ważne:

Twój szef przypomina ci, że raport z dokumentacji ostatniego projektu twojego zespołu ma być do godziny 16.00, co jest zarówno pilne, jak i ważne:

Przypomina również, że prośba o budżet twojego zespołu na następny projekt ma zostać wysłana do piątku pod koniec dnia. Jest to ważne, ale nie pilne:

Kierownik biura przychodzi do ciebie i mówi, że kończy się papier i atrament. Musisz złożyć zamówienie tak szybko, jak to możliwe - ale nie ma to wiele wspólnego z celami lub wartościami kariery:

Jest wczesne lato (w tym scenariuszu), a biuro staje się zbyt parne z powodu pory deszczowej. Wydajność każdego wzniosłaby się gwałtownie z dobrym osuszaczem, nie wspominając o wszystkich innych korzyściach związanych z redukcją wilgotności. 4 Korzyści zdrowotne wynikające z monitorowania temperatury i wilgotności w domu. 4 Korzyści zdrowotne wynikające z monitorowania temperatury i wilgotności w domu. Czy wiesz, że korzystanie z inteligentnych urządzeń przynosi korzyści zdrowotne produkty domowe? Zgadza się. Jeden lub dwa inteligentne zakupy mogą znacznie poprawić jakość życia w domu. .

Robisz notatkę, aby o tym wspomnieć, ale nie jest to ani pilne, ani ważne:

I tak dalej. Spotkania pojawiają się, trzeba wykonać planowanie, pamiętasz rzeczy, które chcesz zrobić itp. W końcu Twoja matryca (tj. Listy) zapełni się, a najlepsze jest to, że jest mniej zastraszająca niż jedna główna lista zadań:

Ilekroć będziesz mieć wolne zadanie, po prostu zacznij w lewo i idź w prawo. Powinieneś zająć się wszystkim na listach Teraz i Delegować, zanim zajmiesz się listami niepilnymi.

Jeśli ty mogą delegować, najpierw zająć się listą Delegatów i zwolnić jak najwięcej zadań. Następnie przejrzyj listę Teraz. Po przejściu do listy Teraz uważaj swój dzień za sukces. Możesz teraz uzyskać przewagę na liście Później lub zakończyć dzień wcześniej.

Jeśli ty żargon delegować, zacznij od listy Teraz. Jeśli przejdziesz przez listę Teraz i masz więcej czasu, masz wybór: potraktuj listę Delegatów jak listę Teraz, uzyskaj przewagę na liście Później lub zakończ dzień wcześniej. W praktyce prawdopodobnie będziesz chciał przełączać się między zadaniami Delegowanie i Później.

Pod koniec dnia przejrzyj listę Delegatów i zrzuć wszystkie zadania, których terminy minęły. Zachowaj te, które wciąż możesz zrobić. Zachowaj je na jutro.

Na początku następnego dnia przejrzyj listę Później i zdecyduj, które zadania są teraz pilne. Przenieś je na listę Teraz. Zrób to samo dla listy Trywialne, z wyjątkiem przeniesienia tych zadań do listy Delegat. Dodaj nowe zadania, które pojawiają się w ciągu dnia. Wypłukać i powtórzyć.

Kiedy listy rzeczy do zrobienia nie działają dla Ciebie

Pamiętaj, że możesz modyfikować Matrycę Eisenhowera w dowolny sposób. Na przykład, zamiast używać go do prowadzenia całego dnia, możesz sortować wiadomości e-mail za pomocą własnej matrycy Oto najbardziej decydujące rozwiązanie do sortowania wiadomości e-mail, jakie kiedykolwiek będziesz potrzebować Oto najbardziej decydujące rozwiązanie do sortowania wiadomości e-mail, które będziesz kiedykolwiek potrzebować Jedno proste rozwiązanie do sortowania zapewni zawsze jesteś na wierzchu swoich wiadomości e-mail. Potrzebujesz tylko czterech etykiet lub folderów, aby zarządzać skrzynką odbiorczą i zmniejszyć stres związany z pocztą e-mail. . Cała koncepcja pilności / ważności może okazać się przydatna we wszystkich przypadkach poza pracą i pocztą elektroniczną.

Wiele osób odniosło wielki sukces dzięki matrycy Eisenhowera. Ale jeśli osiągnąłeś ten punkt i nie uważasz, że to pomoże, to w porządku. Poszukaj metody, która Ci odpowiada. Kiedy wszystko jest powiedziane i zrobione, jedyna technika wydajności, która ma znaczenie. Najlepsze narzędzie do zwiększania wydajności to takie, z którego faktycznie korzystasz. Najlepsze narzędzie do zwiększania wydajności to takie, z którego faktycznie korzystasz. W świecie, w którym liczy się wydajność, każda nowa, błyszcząca aplikacja produktywności obiecuje coś nowego. Ale czy coś tracimy, gdy zbyt często zmieniamy nasze aplikacje produktywne? to ten, którego faktycznie używasz.

Czy uważasz, że Matryca Eisenhowera jest pomocna? Jeśli nie, to z jakiej techniki produktywności korzystasz, aby zachować porządek i przewagę? Podziel się z nami w komentarzach poniżej!

Zdjęcie: Amy Bull via Shutterstock.com




Jeszcze bez komentarzy

O nowoczesnej technologii, prostej i niedrogiej.
Twój przewodnik w świecie nowoczesnych technologii. Dowiedz się, jak korzystać z technologii i gadżetów, które nas otaczają każdego dnia i dowiedz się, jak odkrywać ciekawe rzeczy w Internecie.