Jak oznaczyć skrzynkę odbiorczą programu Outlook za pomocą formatowania warunkowego

  • Mark Lucas
  • 0
  • 4936
  • 949
Reklama

Każdy e-mail stanowi potencjalną rozrywkę. Możesz zarządzać swoimi wiadomościami e-mail za pomocą reguł, flag priorytetów i kategorii kolorów. Ten zautomatyzowany przepływ pracy 6 najlepszych praktyk dla programu Outlook w celu zwiększenia przepływu pracy 6 najlepszych praktyk dla programu Outlook w celu zwiększenia przepływu pracy Jeśli spędzasz poważną ilość czasu w programie Outlook, powinieneś zbadać przepływ pracy. Spraw, aby Twój e-mail działał dla Ciebie i oszczędzaj czas na ważniejsze zadania. pomoże ci zachować czystość skrzynki odbiorczej Outlooka i uwolnić umysł od bałaganu.

Rozważ zautomatyzowane warunkowe formatowanie skrzynki odbiorczej, aby przenieść swoją produktywność na wyższy poziom. Każda wiadomość może zostać sklasyfikowana i odfiltrowana natychmiast po wejściu do skrzynki odbiorczej. Ten artykuł jest skierowany do wszystkich użytkowników programu Outlook, ale może być szczególnie przydatny dla osób korzystających z kont e-mail IMAP. Konta IMAP nie zezwalają na szerokie wykorzystanie kategorii kolorów użytkownicy POP3 mogą korzystać z IMAP vs. POP3: co to jest i jakiego należy użyć? IMAP vs. POP3: co to jest i jakiego należy użyć? Jeśli kiedykolwiek skonfigurowałeś klienta lub aplikację e-mail, na pewno spotkasz się z warunkami POP i IMAP. Czy pamiętasz, który wybrałeś i dlaczego? Jeśli nie jesteś… .

Co to jest warunkowe formatowanie skrzynki odbiorczej?

Warunkowe formatowanie skrzynki odbiorczej to zautomatyzowana metoda kolorowania wiadomości, które wchodzą do skrzynki odbiorczej. Do każdej wiadomości możemy przypisać inny zakres kolorów, czcionek i stylów, określony w różnych warunkach. Jeśli warunki zostaną spełnione, wiadomość otrzyma odpowiednie warunki formatowania, dzięki czemu będzie się wyróżniać i ułatwi przepływ pracy.

Teraz pokażę kilka szybkich przykładów, które pomogą Ci przenieść skrzynkę odbiorczą.

Konfigurowanie warunkowego formatowania skrzynki odbiorczej

Konfigurowanie kilku reguł formatowania skrzynki odbiorczej jest naprawdę bardzo łatwe i może mieć duży wpływ na przepływ pracy. 25+ Skróty klawiaturowe programu Outlook, aby zwiększyć wydajność 25+ Skróty klawiaturowe programu Outlook, aby zwiększyć wydajność Outlook jest jednym z najpopularniejszych e-maili na komputery stacjonarne klienci w użyciu dzisiaj. Jeśli jesteś jednym z tych wielu użytkowników programu Outlook, poniższe skróty klawiaturowe z pewnością zaoszczędzą dużo czasu. .

Udaj się do Widok patka. Pod Aktualny widok, Wybierz Ustawienia widoku. Spowoduje to otwarcie panelu Zaawansowane ustawienia widoku. Wybierz Formatowanie warunkowe. Spowoduje to wyświetlenie listy domyślnych opcji formatowania warunkowego, z których niektóre będą już w użyciu.

naciśnij Dodaj. Wpisz nazwę swojej pierwszej reguły. Zadbam o to, aby nigdy nie przegapić szkolnego biuletynu, więc reguła jest odpowiednio nazwana “Biuletyn szkolny.” Teraz wybierz Czcionka. Masz pełną gamę czcionek Windows dostępnych Czcionki OTF vs. TTF: Który lepszy? Co za różnica? Czcionki OTF vs. TTF: Który lepszy? Co za różnica? Obecnie większość czcionek to OTF lub TTF, ale co to znaczy? Jakie są różnice? Czy powinno cię to obchodzić? , co oznacza, że ​​Comic Sans, Chiller i Wingdings są do Twojej dyspozycji Jak pobierać bezpłatne czcionki i zarządzać nimi w systemie Windows Jak pobierać bezpłatne czcionki i zarządzać nimi w systemie Windows Czcionki są elementami składowymi estetyki cyfrowej. Ponieważ system Windows nie jest wyposażony w menedżera czcionek, sprawdziliśmy alternatywne rozwiązania innych firm. . Ponieważ jednak staramy się utrzymać przepływ pracy w skrzynce odbiorczej, sugeruję trzymanie się czegoś sensownego, co nie rozprasza ciebie!

Po wybraniu czcionki wybierz kolor i zwiększ rozmiar czcionki do duży (z jakiegoś powodu ten system eliminuje regularne punkty czcionek, prawdopodobnie dlatego nie wybieramy absurdalnie dużego rozmiaru, który złamałby okienko skrzynki odbiorczej programu Outlook). Kiedy będziesz gotowy, naciśnij dobrze.

Teraz wybierz Stan. Dodaję tylko jeden adres do tej reguły w Z pudełko. Jeśli znasz pojedynczy adres, wprowadź go w stosownych przypadkach. Jeśli dodajesz długą listę, a nawet kilka adresów, naciśnij Z otworzy książkę adresową programu Outlook. Po dodaniu wymaganych adresów naciśnij dobrze, i wróć do skrzynki odbiorczej. Reguła będzie obowiązywać od następnego otrzymanego e-maila.

Dodawanie kategorii kolorów

Teraz, gdy wiemy, jak utworzyć format warunkowy dla poczty przychodzącej, możemy zacząć specjalizować się w naszych regułach. Panel Warunki ma trzy zakładki: Wiadomości, Więcej wyborów, i zaawansowane. Możemy użyć każdej karty, aby usprawnić naszą skrzynkę odbiorczą Pochowany w wiadomościach e-mail? Zmniejsz swoją ogromną skrzynkę odbiorczą do zera dzięki Mailstrom pochowanemu w wiadomościach e-mail? Zmniejsz swoją ogromną skrzynkę odbiorczą do zera dzięki Mailstrom Przez lata oferowaliśmy szereg rozwiązań w zakresie zarządzania kontem Gmail i czyszczenia zagraconej skrzynki odbiorczej. Nic nie jest wygodniejsze niż centralne rozwiązanie online, takie jak Mailstrom. .

Wiadomości

Użyj Wiadomości zakładkę, aby utworzyć określone wyszukiwanie słów dla każdej wiadomości e-mail po jej otrzymaniu. Wyodrębnij słowo kluczowe, słowa lub wyrażenia, które wielokrotnie wchodzą do skrzynki odbiorczej. 5 kroków w celu wyleczenia skrzynki odbiorczej. Zero esencji e-maili 5 czynności w celu wyleczenia skrzynki odbiorczej. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. i jeśli są ważne, zastosuj filtr.

Możemy również zastosować formatowanie do naszych wiadomości e-mail, w oparciu o różne filtry czasu, w tym czas odebrany, wysłany, utworzony, zmodyfikowany oraz kiedy wiadomość e-mail wylądowała w skrzynce odbiorczej, na przykład Anytime, wczoraj, w ciągu ostatnich 7 dni lub ostatni tydzień.

Więcej wyborów

The Więcej wyborów w zakładce znajdziesz kategorie kolorów, a także opcje dopasowania elementów, które są nieprzeczytane lub przeczytane, mają wiele załączników, mają różne poziomy ważności lub zostały niezależnie oznaczone przez użytkownika.

Filtry formatowania kategorii kolorów są takie same, jak te, które już ustaliłeś, ale ułatwia to tworzenie dowolnych reguł kolorów, których już używasz. W ten sposób możesz zautomatyzować swoje kolory!

zaawansowane

The zaawansowane Zakładka pozwala nam tworzyć wyspecjalizowane kryteria formatowania warunkowego w celu filtrowania i zastosowania do skrzynki odbiorczej. Kliknięcie Pole przycisk zapewni ci dostęp do nieco przytłaczającej listy potencjalnych kryteriów filtrowania, z których możesz wybrać wiele opcji, aby zbudować “filtruj drzewo.”

Jest tu znaczna liczba opcji, ale nie zniechęcaj się do tworzenia własnych list. Nie spiesz się i przejrzyj każdą listę. Duża liczba opcji po prostu nie będzie dotyczyła skrzynki odbiorczej, więc teoretycznie powinna ona zawęzić zakres wyszukiwania.

Teraz formatujesz warunkowo

Teraz powinieneś być w stanie skonfigurować zakres reguł formatowania warunkowego dla skrzynki odbiorczej, niezależnie od tego, czy wszystko filtrujesz do określonych folderów, czy nie. Nawet wiadomości e-mail kierowane do tych konkretnych folderów mogą zabierać ze sobą formatowanie, co pozwala na różne warianty stosowania określonych kolorów. Na przykład zamiast wyróżniać określone nazwy, spróbuj pokolorować i przefiltrować określony motyw lub słowo kluczowe.

Formatowanie warunkowe jest niezwykle łatwe do skonfigurowania, a po uruchomieniu utrzyma swoją skrzynkę odbiorczą - i, miejmy nadzieję, umysł - nieco z dala od cyfrowego bałaganu 5 kroków do wyleczenia skrzynki odbiorczej Zero e-maila Szaleństwo 5 kroków do wyleczenia Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero to jedno z najpopularniejszych słów. Aby naprawdę rozwiązać problemy z pocztą e-mail, musisz wyjść poza Inbox Zero i rozwiązać podstawowe problemy. .

Czy korzystasz z warunkowego formatowania skrzynki odbiorczej? Czy masz jakieś sztuczki lub wskazówki dla naszych czytelników? Daj nam znać poniżej!




Jeszcze bez komentarzy

O nowoczesnej technologii, prostej i niedrogiej.
Twój przewodnik w świecie nowoczesnych technologii. Dowiedz się, jak korzystać z technologii i gadżetów, które nas otaczają każdego dnia i dowiedz się, jak odkrywać ciekawe rzeczy w Internecie.