Jak zarządzać zadaniami za pomocą japońskiej techniki Kanban

  • Brian Curtis
  • 0
  • 3471
  • 74
Reklama

Niezależnie od tego, czy pracujesz w ramach dużego zespołu, czy po prostu próbujesz samodzielnie poradzić sobie z mnóstwem zadań, wiele mniejszych zadań łatwo przekształci się w jedno, niewykonalne zadanie. Jeśli to brzmi znajomo, spróbuj wprowadzić Kanban do swojego przepływu pracy, aby zobaczyć, czy to zmniejsza obciążenie.

Kanban, dzieląc zadania krok po kroku i układając je wizualnie, pomaga ludziom zrozumieć postęp, jaki robią, i ustalić, gdzie jest miejsce na poprawę. Pomimo swoich korzeni w produkcji samochodów, podstawowe koncepcje tej strategii można zastosować w szerokim zakresie środowisk pracy.

Jest stosunkowo łatwy w konfiguracji i może mieć znaczący pozytywny wpływ na codzienne życie zawodowe. Skorzystaj z tego przewodnika, aby skonfigurować harmonogram i rozpocząć wdrażanie Kanban.

Co to jest Kanban?

Kanban to praktyka biznesowa, która została założona w latach 40. XX wieku przez Taiichi Ohno, inżyniera przemysłowego, który próbował usprawnić codzienną pracę w japońskim giganta samochodowym Toyota. Patrząc na proces myślowy związany z uzupełnianiem zapasów półek w supermarketach, Ohno opracował metodę stosowania procesu liniowego z jasno określonymi granicami kontrolować efekt wąskich gardeł wydajności.

Podstawowa konfiguracja harmonogramu Kanban dzieli dany proces na etapy składowe. Poszczególne zadania - zwykle reprezentowane przez notatki pocztowe lub odpowiednik cyfrowy - przechodzą od lewej do prawej przez kolumny oznaczone nazwą każdego kroku i liczbą.

Liczba ta, określona przez harmonogram, reprezentuje liczbę zadań, które zespół lub osoba odpowiedzialna za ten etap produkcji może wykonać w danym momencie. Zadania w każdej kolumnie są podzielone na dwie grupy; w toku lub ukończone. Po zakończeniu zadania następny etap produkcji może je przejąć i przenieść do następnej kolumny - ale tylko wtedy, gdy jest wystarczająca pojemność, aby to zrobić.

Publiczna tablica Kanban daje Twojemu zespołowi przegląd projektu od początku do końca, zamiast uświadamiać sobie, jak przebiega praca, kierując go na własny etap produkcji. Z perspektywy zarządzania może to pomóc przydziel personel tam, gdzie jest najbardziej potrzebny, ale pomaga również jednostkom ustalić, gdzie pomoc jest potrzebna w sposób bardziej nieformalny i ciągły.

Konfigurowanie harmonogramu Kanban za pomocą Trello

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Kanbana - a zwłaszcza jeśli wprowadzasz go do grupy nieznającej tej koncepcji - najlepiej upewnić się, że używane narzędzia są tak proste i dostępne, jak to możliwe. Chociaż ma pewne ograniczenia, które mogą zniechęcić purystów Kanban, zarządzanie projektami i więcej 10 unikalnych zastosowań Trello innych niż zarządzanie projektami 10 unikalnych zastosowań Trello innych niż zarządzanie projektami Trello jest zachwytem miłośników list. Podejście w stylu Kanban nie było przeznaczone wyłącznie do zarządzania projektami. Nie wierzysz nam? Spójrz na te dziesięć unikalnych zastosowań Trello. narzędzie Trello to świetny wybór do podnoszenia rzeczy z ziemi.

Aby rozpocząć, zarejestruj konto Trello. Gdy to zrobisz, utwórz nową tablicę i zacznij tworzyć listy. Każda lista będzie reprezentować jedną kolumnę przepływu pracy Kanban, więc nazwij każdą po etapie nadzorowanego procesu. W moim przykładzie wykorzystałem różne kroki w celu stworzenia i opublikowania artykułu, ale można je zamienić na każdy projekt, nad którym pracujesz.

Kluczem są te najważniejsze liczby w nagłówku każdej kolumny. Zapraszam do wprowadzenia symboli zastępczych na początek i dostrajania ich w miarę wyczuwania procesu - jest prawdopodobne, że tak naprawdę nie będziesz wiedział, ile może przepłynąć przez każdy etap projektu w danym momencie, dopóki nie będziesz pracować z Kanban przez chwilę, szczególnie jeśli używasz strategii jako część zespołu.

Po ich wprowadzeniu możesz tworzyć karty reprezentujące poszczególne zadania, które będą odpowiednio przenoszone z jednej listy na drugą. Ważne jest, aby każdy, kto korzysta z planszy, utrzymywał porządek w tych kartach. Jak utrzymywać listy Trello lepiej zorganizowane z okładkami kart Jak utrzymać listy Trello lepiej zorganizowane z okładkami kart Organizacja Trello może szybko wymknąć się spod kontroli, ale można ułatwić sobie życie za pomocą karty okładki obrazów jako wskazówki wizualne. i trzyma się liczb podanych dla każdego etapu procesu.

Jednak aby system działał zgodnie z przeznaczeniem, musi istnieć metoda odróżnienia zadań, które zakończyły dany etap procesu od tych, które są nadal w toku. W Trello etykiety są najprostszym sposobem na śledzenie tego; Użyłem zielonej etykiety, aby wskazać, że zadanie jest gotowe do następnego etapu, a żółtej, aby zasygnalizować, że wciąż nad nim pracujemy - upewnij się, że tylko jedna etykieta jest nałożona na dowolną kartę, aby uniknąć pomyłek.

Powyżej możesz zobaczyć moją przykładową tablicę Trello w akcji - zauważ, że zadanie w kolumnie Pisanie nie zostało jeszcze przeniesione, ponieważ na etapie edycji nie ma już więcej pojemności. Gdy kolejne z zadań oznaczonych żółtą etykietą zostanie ukończone i odpowiednio zmienione, zadanie zostanie przeniesione i jego status zostanie zmieniony.

Używanie Kanbana jako zespołu

Chociaż można go używać indywidualnie, oryginalna implementacja Kanbana była metodą zapewnienia grupom możliwości działania jako spójnej jednostki. 5 Arkuszy Google Ustawienia Essential for Teamwork 5 Arkuszy Google Settings Essential for Teamwork Arkusze Google ma więcej funkcji do obsługi zbiorowej wprowadzanie i przetwarzanie danych, niż myślisz. Zapoznamy Cię z funkcjami Arkuszy Google, które są niezbędne w projektach grupowych. . Może to zabrzmieć jak zużyta rada, ale komunikacja i praca zespołowa to dwa najważniejsze aspekty sukcesu tej strategii w miejscu pracy.

Większość cyfrowych metod wykonywania przepływu pracy Kanban, w tym Trello, oferuje pewną metodę pozostawiania komentarzy lub wiadomości innym użytkownikom. Chociaż nadużywanie może spowodować morze białego szumu, ważne jest, aby pracownicy w trakcie całego procesu w pełni korzystali z narzędzi komunikacyjnych oferowanych przez te platformy.

Wpływa to na kluczowe znaczenie pracy zespołowej. Sedno systemu Kanban polega na tym, że daje on każdemu, kto patrzy na harmonogram, natychmiastowe pojęcie, gdzie powstaje wąskie gardło. W tym miejscu opłaca się współpracować z wieloma dyscyplinami; jeśli jeden etap procesu spowalnia produkcję, ponownie przydziel część swojego zespołu do pomocy.

W zależności od układu miejsca pracy najlepszym sposobem przekazywania tych informacji może być klient komunikatora internetowego. Slack jest potężnym narzędziem dla każdego biura, a jeszcze lepiej, gdy jest wyposażony w boty, które mogą zautomatyzować niektóre procesy 14 Najlepszych zautomatyzowanych botów, których potrzebujesz do swojego kanału Slack 14 Najlepszych zautomatyzowanych botów, których potrzebujesz do swojego kanału Slack Jeśli prowadzisz firmę, może skonfigurować Slacka i mieć botów wykonujących zadania służbowe 24/7, podczas gdy ty zajmujesz się ważniejszymi rzeczami, takimi jak podbój świata. .

Używanie Kanban jako osoby indywidualnej

Używanie Kanbana podczas lotu w pojedynkę ma odblaskową jakość, a także pomaga zapobiegać poważnym wąskim gardłom w pracy. Zamiast skupiać się na tym, gdzie zasoby są wdrażane tak jak w grupie, powinieneś raczej zastanowić się, które etapy pracy spowalniają cały proces.

Jedną z zalet samodzielnej pracy z Kanban jest to, że nie ogranicza Cię cyfrowy harmonogram - te opcje są świetne, gdy pracujesz wspólnie, ale wygoda fizycznego harmonogramu może wygrać, jeśli tylko ty potrzebujesz dostęp.

Zastosowanie kombinacji notatnika i niektórych notatek Post-it - a nawet tablicy, którą można umieścić na ścianie w biurze w celu łatwego dostępu - usuwa wszelkie komplikacje techniczne z zasad Kanban. To nie jest dla wszystkich, ale czasem rozwiązanie typu pióro i papier jest 6 Preferowane powody, dla których papier nadal może być Twoją zabójczą aplikacją 6 Prostych powodów, dla których papier wciąż może być Twoją zabójczą produktywnością Papier może być silniejszym narzędziem do zwiększania wydajności niż komputer lub urządzenie dotykowe i nie należy go natychmiast usuwać. Nieprzekonany? Oto sześć powodów, dla których papier jest nadal aktualny. dla uproszczenia.

Inne narzędzia Kanban

Trello to dobry sposób na uruchomienie podstawowego procesu Kanban, ale możesz chcieć rozgałęzić się, gdy tylko znajdziesz podstawy. Leankit to jedno z takich rozwiązań, które oferuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny i specjalizuje się we wspieraniu metodologii Kanban, a także innych strategii, takich jak zawsze popularna technika Scrum.

Opcje specyficzne dla Kanban Love Trello? Wypróbuj te 5 alternatywnych narzędzi produktywności Kanban. Kochasz Trello? Wypróbuj te 5 alternatywnych narzędzi produktywności Kanban. Podoba ci się pomysł Trello, ale nie sam Trello? Te alternatywne aplikacje Kanban integrują się z kalendarzami, pocztą e-mail, systemem Slack i innymi. są tam również. Kanbanery oferuje inteligentny interfejs użytkownika, który bardzo odciąga Cię od pracy, z bezpłatnymi planami dostępnymi dla zespołów liczących mniej niż dwóch członków, organizacji charytatywnych lub projektów open source. Tymczasem KanbanFlow oferuje kompleksowe narzędzia mobilne i potężną integrację Pomodoro w celu ulepszenia bardzo silnego produktu podstawowego.

Czy udało Ci się wdrożyć Kanban w swoim miejscu pracy? Czy po raz pierwszy dowiadujesz się o strategii i masz więcej pytań? Podziel się swoimi doświadczeniami i zapytaniami w sekcji komentarzy poniżej.




Jeszcze bez komentarzy

O nowoczesnej technologii, prostej i niedrogiej.
Twój przewodnik w świecie nowoczesnych technologii. Dowiedz się, jak korzystać z technologii i gadżetów, które nas otaczają każdego dnia i dowiedz się, jak odkrywać ciekawe rzeczy w Internecie.