Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczej

Czy kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail, która Twoim zdaniem była ważna, na którą trzeba było odpowiedzieć wiele dni później, lub co gorsza? To prawda, że ​​czasami jest to poza twoją kontrolą, ale są rzeczy, które możesz zrobić, aby zwiększyć szanse na otwarcie, odczytanie i odpowiedź na twój e-mail.

Świetna rzecz w nich “wydziwianie” czy naprawdę nie są zbyt skomplikowane - to po prostu nawyki, które mają sens. Nie mogę obiecać, że zawsze będą działać, ale mogę powiedzieć, że będą miały znaczenie i ogólnie poprawi się komunikacja z kontaktami e-mailowymi.

Podświetl swoje imię

Właściwie nie słyszałem o tej metodzie do niedawna i na pewno nie mogę się pochwalić tym pomysłem. Przeczytałem artykuł Josha Grillo o Dirty Marketing Secrets, który mówił o tym, jak to zrobić. Zasadniczo kopiujesz strzałki (lub dowolny inny obiekt) i wklejasz je po obu stronach swojego imienia i nazwiska. Gdy wyślesz wiadomość e-mail, będzie ona wyglądać mniej więcej tak:

Dla mnie jest to nieco kontrowersyjne i może dotyczyć także innych. Z jednej strony z pewnością działa i nie jest zbyt inwazyjny. Z drugiej strony spektrum, jeśli są ludzie, z którymi regularnie się komunikujesz i którzy zawsze odpowiadają na twoje e-maile, może to być dla nich uciążliwe.

Chodzi o temat

Jeśli chodzi o pobieranie wiadomości e-mail “nieprzeczytane” do “czytać” status, największy nacisk kładę na temat. Istnieje kilka różnych sposobów na jego utworzenie i wiele, jeśli nie większość, można łączyć.

1. Bądź konkretny i zwięzły

Niejasny temat jest gorszy. Takie tematy jak “cześć” albo gorzej… “(brak tematu)” - tego naprawdę nie wiem, dlaczego nadal istnieje. Pamiętam, kiedy po raz pierwszy korzystałem z poczty e-mail, było to dość powszechne, ale w miarę ewolucji e-maila, my też - wstawmy temat, w przeciwnym razie prawdopodobnie zostanie usunięty (lub odfiltrowany. Zapisz swoje zdrowie psychiczne: blokuj i filtruj te przesłane e-maile Zapisz swoje zdrowie psychiczne: blokuj i filtruj te przesłane e-maile Wszyscy je otrzymaliśmy - te przerażające e-maile. Być może nawet nie zasługują na to, aby były traktowane tak samo jak „e-maile”.) Przed otwarciem.

2. Użyj zdania

Może nie jest to naturalne, ale umieszczenie zdania w temacie nie jest w rzeczywistości złą praktyką. Nasz umysł działa w zdaniach. Komunikujemy się w zdaniach. Dlaczego nie zacząć od swojego e-maila? Zamiast tylko tematu, który mówi “Pytanie,” pisać “Mam szybkie pytanie o [puste].” Dzięki temu jest bardziej osobisty i prawdopodobnie sprawi, że Twój e-mail będzie bardziej atrakcyjny do otwarcia. Zwrócę uwagę, że zdanie, które wybrałeś, powinno podsumuj, o czym jest twój e-mail. I oczywiście nie chcesz niejasnego zdania, w przeciwnym razie przyniesie to efekt przeciwny do zamierzonego.

3. Zadaj pytanie

Powyżej rozmawialiśmy o użyciu zdania - jest to w zasadzie przedłużenie tego zdania. Więc zamiast mówić “Mam szybkie pytanie o [puste],” możesz wyrazić to w dokładnie pytanym pytaniu. Więc jeśli pytanie dotyczy tego, jak na przykład wyróżnić wiadomości e-mail, możesz wpisać “Jak sprawić, by moje e-maile wyróżniały się lepiej??”

Zaletą zadawania pytań jest to, że jest ono nieco mocniejsze i bardziej angażujące niż zdanie. Oczywiście, jeśli Twój e-mail nie dotyczy pytania, pytanie nie byłoby odpowiednie. To musi być odpowiednie i powinno być podstawowym pytaniem e-maila.

4. Użyj słów specyficznych dla użytkownika

Jeśli piszesz e-mailem na temat, który jest szczególnie interesujący dla twojego kontaktu, umieść to słowo w temacie. Jeśli więc przesyłasz e-mail do kogoś na pytanie dotyczące optymalizacji pod kątem wyszukiwarek, a on jest szczególnie lubiany lub posiada umiejętności w tym zakresie (co powinno być, jeśli wysyłasz do niego e-maila), dołącz “SEO” w temacie. Przykładem może być: “Zastanawiam się, jak poprawić SEO na moim blogu.”

5. Aby utworzyć, użyj nawiasów i dwukropków “pod-przedmioty”

Bardzo dobrze mogłem właśnie wymyślić to słowo “pod-przedmioty,” ale dla mnie to ma sens. Zasadniczo mówię o tworzeniu dalszych wyjaśnień w wierszu tematu i za pomocą nawiasów lub dwukropka, aby oddzielić je od głównego tematu. Na przykład, gdybyśmy mieli pozostać na tym samym przykładzie, można by powiedzieć “Pytanie: Jak sprawić, by moje e-maile wyróżniały się lepiej??” lub “[Pytanie] Ulepszanie wiadomości e-mail.”

Mała lekcja gramatyki: Moim zdaniem dwukropki i nawiasy są podobne, ale nie służą dokładnie temu samemu celowi. Dwukropek przygotowuje czytelnika lub wyjaśnia im, co zamierzają przeczytać. Z drugiej strony nawiasy opisują to, co czytamy. Tak właśnie je widzę i być może nie jestem całkowicie dokładny, ale wydaje mi się, że ma to sens.

6. Czapki są w porządku, ale używaj oszczędnie

Czasami trzeba podkreślić lub zwrócić na coś uwagę, ale ponieważ jest to temat, masz ograniczone opcje formatowania. Zazwyczaj oznacza to, że musisz użyć wielkich liter. To może być dobre, ale może być również złe. Wszyscy otrzymaliśmy ten e-mail, w którym temat i wiadomość były pisane wielkimi literami - denerwujące. Chcę go teraz usunąć, ale zwykle jest to ktoś w podeszłym wieku i źle się czuję. Ale jeśli jesteś kimś innym, nie jesteś usprawiedliwiony, więc nie zdziw się, jeśli nie otrzymasz szybkiej odpowiedzi, nie mówiąc już o odpowiedzi. Poniżej znajdują się dobre i złe przykłady:

• Zły: “POTRZEBUJĘ POMOCY NATYCHMIAST ”
• Dobry: “[PILNE] Moje konto zostało przejęte - proszę o pomoc”

Największą wadą używania czapek jest to, że można się z nimi spotkać “spam,” co jest tak naprawdę ostatnim punktem tworzenia linii tematu.

7. Nie bądź “spam”

Nie sądzę, że muszę podać definicję spamu e-mail - wszyscy to rozumiemy i wszyscy to rozumiemy. Dlaczego więc niektórzy ludzie mają ten sam zwyczaj, że ich e-maile wyglądają na spam? To mnie bije, ale oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, a nie zrobić, aby Twoje e-maile nie wyglądały tak… niezamierzenie spamersko.

• Ogranicz użycie czapek (już wspomniane)
• Uważaj na często filtrowane słowa, takie jak “darmowy”
• Nie bądź niejasny - podaj powód wysłania e-maila
• Usunąć “RE:” lub “FWD:” z wiersza tematu
• Prawie nigdy nie używaj wykrzykników
• Rób wszystko, o czym właśnie wspomniałem

Nie zapomnij o samej wiadomości

Chociaż wiele można zrobić, aby otworzyć wiadomość e-mail, zmieniając wiersz tematu, sama wiadomość jest również ważna i nie należy jej lekceważyć. Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby zapobiec otwarciu, przejrzeniu, a następnie odłożeniu wiadomości e-mail na później. Czasami robię to po prostu dlatego, że nie mam czasu, aby odpowiedzieć na coś, co na początku uważałem za bardziej odpowiednie dla mnie, niż się okazało. Innym razem jest to spowodowane tym, że treść wiadomości e-mail jest zbyt długa, źle sformatowana lub myląca i wymaga większego wysiłku, aby zrozumieć, co się mówi. Innymi słowy:

• Nie rób niepotrzebnie długich wiadomości e-mail
• Podziel je na odpowiednie akapity
• Bądź dokładny i do rzeczy
• Nie upraszczaj wprowadzenia (ani żadnego e-maila)

Teraz nie mówię, że nigdy nie wysyłam długich e-maili. Czasami musisz. Ale innym razem myślisz, że to, co masz do powiedzenia, musi zostać wyjaśnione większą liczbą słów niż to konieczne. Ostatnim punktem jest zweryfikuj swój e-mail. Gmail ma świetną funkcję, która pozwala “wyślij” wiadomość e-mail w określonym czasie. Korzystałem z tej funkcji wiele razy, nawet po sprawdzeniu czegoś. Kliknę „wyślij”, jeszcze raz przejrzę mój e-mail “wysyłanie” a następnie złap coś, co chcę poprawić. Mogę szybko anulować proces wysyłania, wprowadzić zmiany i kliknąć Wyślij ponownie. To całkiem miłe.

Wniosek

To tylko pierwsze kroki w zakresie właściwej etykiety e-mailowej i trzeba się wiele nauczyć. Bloomberg BusinessWeek opublikował świetny obraz wskazujący wiele takich samych tematów, które omówiłem w tym artykule i wskazujący przykłady wizualnie (co zawsze jest miłe).

Czy odkryłeś jakieś techniki, które sprawdziły się u Ciebie? A może masz pytanie dotyczące czegoś, co udostępniłem? Tak czy inaczej, chcielibyśmy usłyszeć od ciebie w komentarzach!