Jak importować dane do arkuszy kalkulacyjnych Excel w czysty i łatwy sposób

Excel jest królem programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych Excel vs. Arkusze Google: Który z nich jest dla Ciebie lepszy? Excel vs. Arkusze Google: Który jest dla Ciebie lepszy? Czy naprawdę potrzebujesz programu Excel? Zarówno rozwiązania stacjonarne, jak i internetowe mają swoje zalety. Jeśli masz problemy z wybraniem Excela lub Arkuszy Google do zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi, pozwól nam pomóc. , ale czasami trzeba otworzyć dokument, który nie został sformatowany specjalnie dla programów Microsoft. A innym razem musisz zapisać dokument w innym formacie, aby osoby nie używające programu Excel mogły z niego korzystać.

Importowanie i eksportowanie danych w programie Excel wydaje się skomplikowanym procesem, ale w rzeczywistości jest to dość łatwe, jeśli zrobiłeś to kilka razy. Oto, co musisz wiedzieć.

Jak importować dane do Excela

Bez względu na rodzaj importowanych danych proces rozpocznie się w ten sam sposób. Trafienie Plik> Importuj zaczynać. Zobaczysz to okienko wyskakujące, które pozwala wybrać format oryginalnego pliku, który chcesz zaimportować:

To okno dialogowe umożliwia importowanie wartości rozdzielanych przecinkami (CSV), FileMaker Pro, HTML i plików tekstowych. Jeśli chcesz zaimportować inny typ pliku arkusza kalkulacyjnego, najlepszym rozwiązaniem jest wyeksportowanie arkusza kalkulacyjnego w innym formacie niż oryginalny program. Większość programów nie powinna mieć trudności z eksportowaniem do pliku CSV lub tekstu. W tym przykładzie użyję pliku CSV, ponieważ jest to popularny format danych, używany do wszystkiego - od danych badawczych po arkusze kalkulacyjne kontaktów w mediach społecznościowych. Jak wykonać kopię zapasową kontaktów z Facebooka na dowolne konto e-mail [Cotygodniowe porady na Facebooku] Jak wykonać kopię zapasową kontaktów z Facebooka na dowolne konto e-mail [Cotygodniowe porady na Facebooku] Facebook sprawia, że ​​wiele aspektów twojego życia jest wygodniejszych. To łatwy sposób na pozostawanie w kontakcie, przypomina o urodzinach znajomych i może synchronizować kontakty i wydarzenia na Facebooku z…

Uruchom Kreatora importu tekstu

Kliknij Import, a zobaczysz Kreatora importu tekstu:

Kreator importu tekstu Excela robi wszystko, co w jego mocy, aby ten proces był łatwy, aw większości działa naprawdę dobrze. Przez większość czasu po prostu uderzasz Dalej> dopóki kreator nie zniknie, a dane pojawią się w arkuszu kalkulacyjnym. Jak widać na powyższym obrazku, kreator tekstowy stwierdził, że ten plik jest rozdzielany - każda komórka jest oddzielona przecinkiem. Ponieważ jest to poprawne, możemy po prostu trafić Dalej> aby przejść do importowania (jeśli nie jest, przeczytaj wskazówki dotyczące importowania o stałej szerokości).

Ustaw ograniczniki danych

Krok drugi pozwala wybrać wiele różnych opcji związanych z ograniczaniem, które pomogą upewnić się, że dane zostaną poprawnie zaimportowane:

Najpierw możesz wybrać separator. Dane, które tu importuję, używają przecinków do oddzielania komórek, więc odejdę Przecinek wybrany. Patka jest również zaznaczone i nie ma negatywnego wpływu na ten import, więc zostawię go w spokoju. Jeśli arkusz kalkulacyjny używa spacji lub średników do rozróżnienia komórek, po prostu wybierz tę opcję. Jeśli chcesz podzielić dane na inną postać, na przykład ukośnik lub kropkę, możesz wpisać tę postać w polu Inny: pudełko.

The Traktuj kolejne separatory jako jeden box robi dokładnie to, co mówi; w przypadku przecinków posiadanie dwóch przecinków z rzędu utworzyłoby jedną nową komórkę. Gdy pole nie jest zaznaczone, co jest ustawieniem domyślnym, utworzyłyby dwie nowe komórki.

The Kwalifikator tekstu pudełko jest ważne; gdy kreator importuje arkusz kalkulacyjny, traktuje niektóre komórki jako liczby, a niektóre jak tekst. Znak w tym polu poinformuje Excela, które komórki należy traktować jako tekst. Zwykle będą cytaty (” “) wokół tekstu, więc jest to opcja domyślna. Kwalifikatory tekstu nie będą wyświetlane w ostatecznym arkuszu kalkulacyjnym. Możesz także zmienić go na pojedyncze cudzysłowy („) lub brak, w którym to przypadku wszystkie cytaty pozostaną na miejscu, gdy zostaną zaimportowane do końcowego arkusza kalkulacyjnego.

Ustaw formaty danych

Gdy wszystko będzie już dobrze wyglądać, naciśnij Dalej> aby przejść do ostatniego kroku, który pozwala ustawić formaty danych dla importowanych komórek:

Wartość domyślna dla Format danych kolumny jest Generał, który automatycznie konwertuje dane na formaty numeryczne, daty i tekstowe. W większości przypadków będzie to działać dobrze. Jeśli jednak masz określone potrzeby formatowania, możesz wybrać Tekst lub Data:. Opcja daty pozwala również wybrać format, w którym data jest importowana. Jeśli chcesz pominąć określone kolumny, możesz to zrobić.

Każda z tych opcji jest stosowana do pojedynczej kolumny lub wielu kolumn, jeśli klikniesz z wciśniętym klawiszem Shift, aby wybrać więcej niż jedną. Przejście przez wszystkie kolumny w ten sposób może zająć dużo czasu, jeśli masz gigantyczny arkusz kalkulacyjny, ale może zaoszczędzić czas na dłuższą metę, jeśli wszystkie dane są poprawnie sformatowane podczas pierwszego importu.

Ostatnią opcją w tym oknie dialogowym jest zaawansowane menu, które pozwala dostosować ustawienia używane do rozpoznawania danych liczbowych. Wartość domyślna używa kropki jako separatora dziesiętnego i przecinka jako separatora tysięcy, ale można to zmienić, jeśli dane są sformatowane inaczej.

Po wybraniu tych ustawień według własnych preferencji, po prostu naciśnij koniec i import jest zakończony.

Użyj stałej szerokości zamiast ogranicznika

Jeśli program Excel nieprawidłowo rozgranicza dane lub importujesz plik tekstowy bez ograniczników, możesz wybrać Naprawiono szerokość zamiast Ograniczony w pierwszym kroku. Umożliwia to podzielenie danych na kolumny na podstawie liczby znaków w każdej kolumnie. Na przykład, jeśli masz arkusz kalkulacyjny pełen komórek, który zawiera kody z czterema literami i czterema cyframi, a chcesz podzielić litery i cyfry na różne komórki, możesz wybrać Naprawiono szerokość i ustaw podział po czterech znakach:

Aby to zrobić, wybierz Naprawiono szerokość i kliknij Dalej>. W poniższym oknie dialogowym możesz powiedzieć Excelowi, gdzie podzielić dane na różne komórki, klikając wyświetlone dane. Aby przenieść podział, po prostu kliknij i przeciągnij strzałkę u góry linii. Jeśli chcesz usunąć podział, kliknij dwukrotnie linię.

Po wybraniu podziałów i uderzeniu Dalej>, otrzymasz takie same opcje, jak w przypadku importu z ogranicznikami; możesz wybrać format danych dla każdej kolumny. Następnie uderz koniec a dostaniesz arkusz kalkulacyjny.

Oprócz importowania plików bez rozdzielaczy jest to dobry sposób na podzielenie tekstu i liczb. Jak wyodrębnić liczbę lub tekst z Excela za pomocą tej funkcji Jak wyodrębnić liczbę lub tekst z Excela za pomocą tej funkcji Mieszanie liczb i tekstu w Arkusz kalkulacyjny Excel może wprowadzać wyzwania. Pokażemy Ci, jak zmienić formatowanie komórek i oddzielić liczby od tekstu. z plików, z którymi pracujesz. Po prostu zapisz plik jako plik CSV lub tekstowy, zaimportuj ten plik i użyj tej metody, aby podzielić go w dowolny sposób.

Importowanie HTML jest takie samo jak importowanie CSV lub plików tekstowych; wybierz plik, dokonaj tych samych wyborów, co powyżej, a dokument HTML zostanie przekształcony w arkusz kalkulacyjny, z którym możesz pracować (może to być przydatne, jeśli chcesz pobrać tabele HTML ze strony internetowej lub jeśli dane formularza internetowego są zapisane w formacie HTML).

Eksportowanie danych z Excela

Eksportowanie danych jest znacznie prostsze niż importowanie. Gdy będziesz gotowy do eksportu, naciśnij Plik> Zapisz jako… (lub użyj przydatnego skrótu klawiaturowego Excel 35 Codzienne skróty klawiaturowe Microsoft Excel dla Windows i Mac 35 Codzienne skróty klawiaturowe Microsoft Excel dla Windows i Mac Skróty klawiaturowe mogą zaoszczędzić dużo czasu! Użyj tych skrótów Microsoft Excel, aby przyspieszyć pracę z arkuszami kalkulacyjnymi na Windows i Mac.), A pojawi się szereg opcji. Po prostu wybierz ten, którego potrzebujesz.

Oto podział kilku najczęstszych:

• .xlsx / .xls: standardowe formaty Excel.
• .xlt: Szablon programu Excel.
• .xlsb: format Excel zapisany w formacie binarnym zamiast XML, który pozwala na zapisywanie bardzo dużych arkuszy kalkulacyjnych szybciej niż standardowe formaty.
• .csv: wartość oddzielona przecinkami (jak w pierwszym przykładzie importu zastosowanym powyżej; może być odczytana przez dowolny program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych).
• .tekst: kilka nieco innych formatów, które używają tabulatorów do oddzielania komórek w arkuszu kalkulacyjnym (w razie wątpliwości wybierz Tekst rozdzielany tabulatorami zamiast innej opcji .txt).

Po wybraniu formatu i wciśnięciu Zapisać, może pojawić się ostrzeżenie, które wygląda następująco:

Jeśli chcesz zapisać plik jako coś innego niż .xlsx lub .xls, prawdopodobnie tak się stanie. Jeśli nie ma określonych funkcji, których naprawdę potrzebujesz w arkuszu kalkulacyjnym, po prostu naciśnij dalej a twój dokument zostanie zapisany.

One Step Closer to Excel Mastery

W przeważającej części ludzie po prostu korzystają z arkuszy kalkulacyjnych w formacie Excel, a ich otwieranie, modyfikowanie i zapisywanie jest naprawdę łatwe. Ale od czasu do czasu otrzymasz inny rodzaj dokumentu, na przykład wyodrębniony z Internetu lub wygenerowany w innym pakiecie Office Który pakiet Office jest dla Ciebie najlepszy? Który pakiet Office jest dla Ciebie najlepszy? Będziesz zmuszony znaleźć zawód, który nie wymaga jakiegoś przetwarzania słów lub liczb. I możesz się zastanawiać, czy pakiet Microsoft Office jest naprawdę najlepszym rozwiązaniem? Oto twoje opcje. . Wiedza na temat importowania i eksportowania różnych formatów może znacznie ułatwić pracę z tego rodzaju arkuszami.

Czy regularnie importujesz lub eksportujesz pliki Excela? Do czego jest to przydatne? Czy masz jakieś wskazówki lub konkretne problemy, na które nie znalazłeś rozwiązania? Udostępnij je poniżej!