Jak upewnić się, że podpis w e-mailu nie robi złego wrażenia

Trudno jest się pożegnać, prawda? Jest to niewygodne, a czasem niezręczne. Cóż, może nie być żadnych instrukcji na takie sytuacje, ale przynajmniej możemy zaoferować instrukcje, jak możesz pożegnać się z e-mailem, nie czując się niezręcznie.

Podpis e-mail, na który zbyt wiele możesz skorzystać z mocy podpisów e-mail Tobie też możesz skorzystać z potęgi podpisów e-mail Podpis mówi ci coś o osobowości. Tak jak dwie osoby prawie tak samo nie piszą, tak i podpisują się inaczej. Tak powstała „nauka” grafologii. Ale era cyfrowa i e-mail… są przeznaczone dla Ciebie “do widzenia”. Nie chodzi o to, czy przytulasz kogoś, czy podajesz mu uścisk dłoni. Nie chodzi o to, czy podasz im tylko swoje imię, czy podasz im swoją wizytówkę z wszystkimi danymi kontaktowymi. W ten sposób robisz wrażenie. Albo nie.

W tym artykule podzielę się pięcioma najważniejszymi lekcjami, których nauczyłem się przez kilka dziesięcioleci, kiedy komunikowałem się z ludźmi w Internecie. Co ciekawe, dylematy związane z podpisami e-mail istniały, odkąd te wczesne wiadomości e-mail były wysyłane za pośrednictwem BitNet i FidoNet, a nawet systemu pocztowego CTSS firmy MIT w latach 60. XX wieku, ale dygresję.

E-mail jest z nami od bardzo dawna. Jak to zrobić dobrze? Jak się wypisać, nie wyglądając jak snob, ale jednocześnie oferując wystarczającą ilość informacji, aby ludzie wiedzieli, kim i kim jesteś? Zacznijmy. Zanim skończymy, będziesz miał całkiem niezły pomysł, co chcesz zrobić z własnym podpisem e-mail.

Do czego służy podpis e-mail

Obecnie, w trakcie wysyłania e-maili do ludzi, mam 3 różne “poziomy” podpisu e-mail. Czemu? Cóż, istnieją trzy poziomy relacji do omówienia - od krótkiej notatki do przyjaciela, aż do formalnej biznesowej wiadomości e-mail po firmę. Trzy odmiany to naprawdę wszystko, czego potrzebujesz, a ich celem powinno być:

1. Szybki uśmiech - Ta podpisana wersja wysyła szybkie wiadomości e-mail do znajomych lub współpracowników, do których ciągle wysyłasz wiadomości e-mail, kilka razy dziennie.

2). Uśmiech i uścisk dłoni - Ta wersja podpisu jest wysyłana do dłuższych e-maili do współpracowników, gdzie e-mail musi być nieco bardziej formalny.

3). Firmowy uścisk dłoni i wizytówka - Dzieje się tak w przypadku, gdy musisz napisać formalny e-mail biznesowy i podać swój tytuł oraz wszystkie dane kontaktowe.

Istnieją niepisane reguły dla każdego z tych typów podpisów e-mail. Złam je, a to nie będzie koniec świata. Jeśli chcesz zrobić szczególnie dobre wrażenie, zapoznaj się z niektórymi z tych wskazówek dla każdego rodzaju wysyłanego e-maila.

Podpis szybkiego uśmiechu

Nie zawsze potrzebujesz podpisu e-mail. Przynajmniej nie zawsze potrzebujesz formalnego. To tak, jakbyś przechodził obok kolegi na korytarzu. Widzisz je kilka razy dziennie. Uczestniczysz w tych samych spotkaniach. Czy naprawdę musisz powitać ich na korytarzu uściskiem dłoni? Nie; przez większość czasu jest to szybkie “Hej Fred” i uśmiech, jeśli w ogóle cokolwiek. Gdy szybko wysyłasz e-maila do współpracownika z prośbą o poradę lub wskazówkę, możesz nawet nie potrzebować podpisu. Jeśli czujesz potrzebę wypisania się, możesz przyjąć moje podejście, tylko twoje imię poprzedzone myślnikiem. Nie potrzeba kwiecistych cytatów ani skomplikowanych tytułów. Osoba wie, kim jesteś, kim jesteś, a wszystko poza twoim imieniem byłoby niezręczne. Potraktuj to jak podstawową rozmowę przy chłodziarce, którą zwykle kończysz czymś takim “dobrze, do zobaczenia później!” i szybka fala. Nic więcej nie jest potrzebne.

Uśmiech i uścisk dłoni

Drugi rodzaj podpisu to rodzaj hybrydy formalnej i nieformalnej. To jest trudne do zrobienia. Mogą to być koledzy, których chcesz wysłać e-mailem z półformalnymi prośbami biznesowymi, ale nie chcesz, aby myśleli, że jesteś sztywny. Muszą docenić znaczenie wiadomości e-mail, ale nie chcesz, aby zastanawiali się, czy nadal jesteś przyjaciółmi. Tutaj pojawia się bardzo subtelny podpis. Są one zwykle zmniejszone i prawie niezauważalne w stopce samego e-maila. Jednym z najlepszych podejść do tego jest podpis, który nazywam “jednowarstwowy”.

W tej wersji wszystkie informacje są podzielone za pomocą “|” postać. Może to być tak proste, jak adres lub adres e-mail, numery telefonów, numery komórek lub cokolwiek innego. Powinien być krótki, zawierać tylko trochę niezbędnych informacji i to wszystko. Widziałem nawet, jak niektórzy ludzie robią ten podpis czcionką, która jest słabiej widoczna niż reszta wiadomości e-mail - być może w kolorze szarym. Innym podejściem, które zauważyłem, jest bardzo krótki dwuliniowy. Zasadniczo nazwa i jedna forma kontaktu, która może być pojedynczym numerem telefonu lub adresem e-mail.
Oczywiście jest to przeznaczone dla odbiorców, którzy już wiedzą, kim jesteś, z jaką firmą współpracujesz, a ty po prostu wysyłasz im jeden z wielu e-maili korespondencyjnych. Zapewnia “czuć” przyjaznego e-maila, ale jeśli dana osoba musi się z Tobą skontaktować i nie może przechowywać Twojego numeru w swoim Rolodex (czy ludzie nadal używają tych…?), to Twoje dane kontaktowe znajdują się u dołu wiadomości e-mail, w zasięgu ręki.

Formalny uścisk dłoni

Oczywiście zdarzają się chwile, gdy wysyłasz e-maile do kogoś spoza firmy, a może wysyłasz e-maile do kogoś z firmy na temat czegoś oficjalnego, co wymaga formalnej rozmowy. To jak noszenie formalnego stroju podczas ceremonii wręczenia nagród swoim kolegom. Zanim zajmę się tym, co powinieneś zrobić w tych przypadkach, bardziej edukacyjne jest omówienie tego, czego najpierw nie robić. Tak, powinieneś podać dane kontaktowe, takie jak nazwa firmy, strona internetowa i adres e-mail, ale nie musisz przesadzać. Czy naprawdę trzeba podać cztery różne numery telefonów, w tym faks?

Nie, podaj wystarczającą ilość danych kontaktowych, aby było kilka metod kontaktu - e-mail, telefon, a może nawet za pośrednictwem strony internetowej - ale nie daj się zwieść. Udostępnienie listy numerów telefonów sprawia, że ​​wygląda na to, że jesteś tak mobilny, że nigdy nie ma cię w biurze i zbyt trudno się z nim skontaktować.

Kolejny powszechny błąd pojawia się jako autopromocja. Tacy ludzie będą przeciążać swoje podpisy e-mail kontami sieci społecznościowych do tego stopnia, że ​​podpis będzie miał ponad 10 linii i będzie wypełniony głównie marketingiem własnym.

Innym sposobem na zrobienie okropnego wrażenia jest użycie wszelkiego rodzaju funky kolorów i czcionek na adres e-mail. Trudno coś takiego usunąć, ponieważ kolory muszą się zgadzać, a czcionki muszą wyglądać poprawnie. Niestety wiele osób nie ma pojęcia, jak prawidłowo dopasować kolory, a ich podpis w e-mailu wygląda jak coś z fabryki Willy Wonka.

Ten rodzaj podpisu klauna jest nieprofesjonalny i każdy, do kogo go wyślesz, będzie myślał, że nie masz pojęcia, co robisz, bez względu na to, w jakiej dziedzinie się znajdujesz. Unikaj więc ekstrawaganckich kolorów. Nie komplikuj.

Co możesz zrobić dobrze

Więc jak wygląda dobry formalny podpis e-mail, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie? Idź z podstawowymi wymaganymi informacjami, zachowaj proste formatowanie i styl i nie przesadzaj z informacjami.

Oto jeden przykład. Ten zawiera 4 linie - imię i nazwisko, firmę, numer telefonu i adres e-mail. To jest to.

Ta osoba używała tylko zwykłego tekstu, a trzymanie go tylko do czterech wierszy sprawia, że ​​jest on elegancki i profesjonalny.

Posługując się własnym adresem, posuwam się nieco dalej, zachowując skromność podpisu, używając kursywy i zmieniając kolor na ciemnoszary. Zachowanie jaśniejszego odcienia niż sam tekst wiadomości e-mail informuje odbiorcę, że uważasz, że własne informacje są drugorzędne w stosunku do samej wiadomości. To subtelna nuta pokory.

Ponadto tytułów należy używać tylko wtedy, gdy dotyczą one danej rozmowy. W większości korespondencji związanych z moją stroną internetową ludzie muszą wiedzieć, że jestem właścicielem strony, więc tytuł jest ważny. Podano tylko informacje wystarczające do szybkiego kontaktu - e-mail i numer telefonu, to wszystko.

Innym przykładem jest podpis, którego używam do korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej od MakeUseOf.

Tutaj faktycznie wahałem się między użyciem tytułu, czy nie. Jest to zwykle ważne tylko w zewnętrznej komunikacji e-mail i nieznacznie ważne w niektórych komunikatach wewnętrznych. Zacząłem od używania dwóch wersji - jednej zewnętrznej i jednej wewnętrznej - ale zmęczyło mnie ręczne przełączanie między tymi dwoma, które postanowiłem trzymać się jednej z powyższych. Ryzykując, że stanie się samo-ważne, pozostaje wyblakłe i drugorzędne. Korzysta również z “|” wspomniana wyżej postać, mała odrobina koloru, aby wyróżnić nazwę strony internetowej, i postanowiłem być odważny i dodać piąty wiersz cytatu.

Wymyślanie idealnego podpisu e-mail. 6 porad, jak uzyskać więcej podpisów w Gmailu. 6 wskazówek, jak uzyskać więcej podpisów w Gmailu, który reprezentuje Twoją tożsamość, to, co robisz i jak się z nią skontaktować. masz rację, dobrze się czujesz, wiedząc, że robisz wszystko, co w Twojej mocy, w każdej wysyłanej korespondencji e-mail.

Jakie są Twoje porady na temat lepszego podpisu e-mail 5 sposobów tworzenia niestandardowych wielu podpisów w Gmailu 5 sposobów tworzenia niestandardowych wielu podpisów w Gmailu? Jakie rzeczy lubisz lub nie lubisz w innych podpisach, które widziałeś? Podziel się swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!

Zdjęcie kredytowe: Business Couple poprzez Shutterstock