Jak stworzyć system doskonałego zarządzania czasem, którego będziesz kiedykolwiek używać

J.R.R. Tolkien napisał kiedyś przez postać Gandalfa, “Wszystko, co musimy zdecydować, to co zrobić z czasem, który jest nam dany.” Jeśli chcesz poznać sekret tworzenia najlepszego na świecie systemu zarządzania czasem, musisz posłuchać Gandalfa.

Moja osobista droga do idealnego systemu zarządzania czasem była długa i pełna jest zwłok z poprzednich prób. Mówią, że droga do piekła jest wybrukowana dobrymi intencjami. Powiedzmy, że zawsze zacząłem używać każdego nowego systemu z bardzo dobrymi intencjami.

Próbowałem Gqueues Przenieś zarządzanie zadaniami Google i planowanie na zupełnie nowy poziom dzięki GQueues Przenieś zarządzanie zadaniami Google i planowanie na zupełnie nowy poziom dzięki GQueues Zadania Google nie działają, jeśli chcesz wyjść poza dzisiejsze zarządzanie czasem wizjonerskie planowanie jutra. Tutaj GQueues podchodzi do płyty. , ToDoist O ile bardziej produktywny jest ToDoist Premium? Oto 6 dobrych powodów do aktualizacji Jak dużo bardziej produktywny jest ToDoist Premium? Oto 6 dobrych powodów do aktualizacji Przez pewien czas korzystałem z ToDoist za darmo. Ale ciągle napotykałem na rzeczy, które chciałem robić, a których nie mogłem. Przypomnienia e-mail. Dodawanie notatek do zadania. Rzeczy, które naprawdę dodałyby wiele… Google Tasks przekształca Google Tasks w pakiet zarządzania zadaniami za pomocą Google Tasks Offline [Chrome] Przekształca Google Tasks w pakiet zarządzania zadaniami z Google Tasks Offline [Chrome] Korzystanie z Google Tasks to jak miłość związek nienawiści. Problem z bezpośrednim używaniem Zadań Google, powiedzmy, Kalendarza Google lub wewnątrz Google Mail, polega na tym, że układ i interfejs użytkownika są bardzo uproszczone i… i każda sztuczka zarządzania życiem pomiędzy nimi. Jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie zrobiłeś to samo. To ciągłe poszukiwanie większej organizacji przy mniejszym nakładzie pracy. Sposób na zwiększenie czasu w harmonogramie, aby osiągnąć wszystko, o czym marzysz, nie tracąc przy tym snu.

Jaki jest idealny system zarządzania czasem?

Jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie masz wrażenie, że masz taki system prawie czego potrzebujesz, ale nie do końca. Prawie zawsze czegoś brakuje.

Idealny system zarządzania czasem powinien mieć następujące cechy.

• Pozwala ci “spokojne miejsce” kontemplować swoje życiowe cele i marzenia
• Zapewnia bezproblemową integrację zadań związanych z Twoimi celami
• Umożliwia łatwe organizowanie i planowanie tygodniowych i codziennych obowiązków
• Pomaga uniknąć zapomnienia o ważnych zadaniach
• Jest kompaktowy i prosty, ale wydajny i kompleksowy

Ten ostatni jest jak prośba o księżyc, prawda? Potrzeba prostoty w połączeniu z wymogiem, aby była ona kompleksowa, sprawia, że ​​znalezienie idealnego systemu jest tak niemożliwe.

Utwórz linię montażową zarządzania czasem

Idealny system zarządzania czasem powinien działać jak wydajna linia montażowa. Masz przychodzącą pracę (zadania), a te muszą być zorganizowane i zaplanowane, a następnie zintegrowane z kalendarzem. Ten proces wygląda mniej więcej tak:

Problem z większością prób użycia jednej aplikacji, takiej jak gTasks. Użyj gTasks do synchronizacji zadań z Google [Android]. Użyj gTasks do synchronizacji zadań z Google [Android]. Obecnie istnieje milion i jeden świetny sposób na zarządzanie to- zrobić listę online i za pośrednictwem aplikacji mobilnych. To powiedziawszy, często jest jeszcze kilka osób, które jeszcze nie korzystają z żadnej z… lub coś w tym rodzaju, że te aplikacje są wyspecjalizowane, aby naprawdę dobrze obsługiwać jedną lub dwie części tego procesu.

Narzędzia do śledzenia czasu 4 Doskonałe bezpłatne narzędzia do śledzenia czasu [Android] 4 Doskonałe bezpłatne narzędzia do śledzenia czasu [Android] Bez względu na to, kim jesteś, czas jest niezwykle ważnym towarem. Wszyscy przydzielamy tę samą ilość czasu - 86 400 sekund każdego dnia - i od nas zależy, jak spędzimy ten czas… lub używając techniki Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es to prosta aplikacja Pomodoro Web Tomato.es Is Proste zarządzanie czasem Nie możesz się skupić? Idź teraz do pracy. Tomato.es to darmowy licznik czasu Pomodoro, którego można używać bezpośrednio w przeglądarce - i prawdopodobnie najlepsza taka aplikacja, z jakiej kiedykolwiek korzystałem. Technika Pomodoro jest prosta:… sprawić, że zwlekanie mniej Dlaczego Dlaczego zwlekanie nie może być wyleczone przez aplikacje do zarządzania zadaniami [Opinia] Dlaczego zwlekanie nie może być wyleczone przez aplikacje do zarządzania zadaniami [Opinia] Od dłuższego czasu mam problemy z zarządzaniem czasem , a w niektórych aspektach nadal tak robię. Jedna z moich wielu metod w “przezwyciężyć” moim brakiem zarządzania czasem było używanie aplikacji do zarządzania zadaniami. Ja… zarządzam tygodniowym harmonogramem, ale nie pomagam w organizowaniu zadań.

Dopiero Justin pokazał mi swoją technikę korzystania z LEGOS jako metody zarządzania czasem. Jak korzystać z LEGOs lepiej zarządzać czasem Jak korzystać z LEGOs lepiej zarządzać czasem Myślę, że znalazłem najlepsze narzędzie produktywności: LEGOs. Nie odchodź! Pozwól mi wyjaśnić. że zacząłem rozumieć coś, co może dla mnie lepiej działać. Doprowadziło to do tego, co moim zdaniem stanie się moim najlepszym i ostatnim systemem zarządzania wszechczasów, z wykorzystaniem Trello Trello - unikalnego, prostego i wydajnego systemu zarządzania projektami z dobrego domu Trello - unikalnego, prostego i potężnego systemu zarządzania projektami z dobrego Strona główna Czy imię Joel Spolsky ma dla ciebie znaczenie? Jeśli tak, zechcesz przeczytać ten post, ponieważ pokazuje on najnowszy i największy projekt Spolsky'ego. A jeśli nie, powinieneś wiedzieć, że to… .

Składanie kawałków razem

Jednak Trello wciąż nie było łatwym miejscem do planowania celów życiowych Jak stworzyć tablicę wizji i osiągnąć swoje wielkie cele Jak stworzyć tablicę wizji i osiągnąć swoje wielkie cele Możesz nazwać je dużymi kamieniami lub dużymi, włochatymi, zuchwałymi cele Niektórzy nazywają to listą wiader. Opróżnienie tego wiadra wymaga działania. W tym miejscu przydatne jest narzędzie wizualne, takie jak Trello. , a zarządzanie zadaniami z jednego etapu harmonogramu do następnego było bardzo niezdarne.

Z tych powodów w końcu postanowiłem skorzystać z wszystkich lekcji, które wyciągnąłem z wcześniej przetestowanych systemów, i połączyć wszystko w jeden zautomatyzowany system zarządzania czasem, który to wszystko robi.

1. - Stwórz swój Arkusz zarządzania czasem głównym

Przepływ pracy, który ukradłem Justinowi i użyłem w systemie Trello, działa dobrze. Zasadniczo zaczynasz z jednej strony ze wszystkimi nowymi przychodzącymi zadaniami, które musisz jakoś dopasować do swojego harmonogramu. Następnie po lewej stronie znajduje się lista wszystkich zadań, które chcesz wykonać w tym miesiącu. Na lewo od tego tygodnia.

Ten system działał dla mnie przez około cztery lub pięć miesięcy. Zacząłem zapominać o rzeczach, które były na niektórych listach. Nie zostali przeniesieni do “dzisiaj” a potem właśnie został pochowany. System zaczął mnie zawodzić.

Oto co zrobiłem. Najpierw musisz utworzyć arkusz kalkulacyjny Google i utworzyć cztery arkusze.

W takim przypadku zacznij od lewej i utwórz plik Przychodzące arkusz. Spowoduje to wyświetlenie listy wszystkich zadań przychodzących z różnych innych systemów.

Po prawej stronie tworzysz Wymagania miesięczne arkusz. Po prawej stronie utwórz Cotygodniowe wymagania arkusz. Po prawej stronie utwórz swój Plan tygodniowy arkusz.

Za chwilę przejdziemy do formatowania tych pojedynczych arkuszy. Ale najpierw utwórz tygodniowy kalendarz w Plan tygodniowy arkusz, tworząc jeden rząd dni tygodnia i kolumnę co pół godziny przez cały dzień.

Po przygotowaniu harmonogramu tygodniowego nadszedł czas, aby rozpocząć wprowadzanie zadań do nowego systemu zarządzania czasem!

Na Arkusz przychodzący, utwórz nagłówki dla Zadanie, Projekt, Data dodania, Etykieta, Priorytet, Połączyć, Planowy, i Gotowe.

Te pola będą miały sens w momencie, gdy zaczniemy je karmić “Przychodzące” arkusz z automatycznymi podajnikami.

2. - Twórz i automatyzuj swoje cele życiowe

Pierwszy z tych kanałów będzie Twoim życiowym celem.

Najważniejszą lekcją, jakiej się nauczyłem, jest to, że jeśli chodzi o wielkie cele, potrzebujesz przestrzeni, która jest czysta i przeznaczona tylko do jednego celu - kontemplowania rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze.

Ze wszystkich aplikacji do zarządzania czasem, jakie kiedykolwiek wypróbowałem, jest to jeden cel, dla którego ToDoist jest idealny.

Jest czysty i prosty. Tworzysz te wielkie cele życiowe po lewej, a następnie po prawej stronie, rozkładasz te naprawdę duże cele na cele cząstkowe, nad którymi będziesz pracował przez całe życie.

Na przykład jednym z moich życiowych celów jest mieć szczęśliwą rodzinę. Byłyby tego niektóre podcele “Zapewnij pozytywne dzieciństwo” dla moich dzieci lub “Bądź oddanym i troskliwym mężem”. Pod tymi celami cząstkowymi są dalsze szczegóły. Na przykład zbudowanie sypialni dla mojej córki z pewnością dałoby jej bardziej pozytywne doświadczenia z dzieciństwa.

To jest zaskarżalny zadanie. To, co chcesz zrobić, to skonfigurować etykiety dla tych wykonalnych zadań, aby ToDoist automatycznie wysyłał je do twojego głównego systemu zarządzania czasem.

Musisz mieć dostęp do ToDoist Premium, aby mieć dostęp do etykiet (jest tani i jest tego wart!)

W ToDoist po prostu kliknij etykiety na lewym pasku nawigacji, a następnie kliknij Dodaj etykietę przycisk.

W powyższym przykładzie do budowy zadania sypialni, po utworzeniu etykiety happy_family, dodałem “@szczęśliwa rodzina” do samego zadania, do oznaczenia go.

Dlaczego te etykiety ci pomagają? Ponieważ teraz możesz użyć IFTTT, aby wykryć zadania oznaczone etykietą i wstawić zadania do zupełnie nowego Przychodzące arkusz w Arkuszach Google.

W IFTTT wystarczy wybrać wyzwalacz ToDoist i wybrać Nowe zadanie utworzone za pomocą etykiety.

Następnie możesz wybrać z rozwijanej listy utworzonych etykiet, a także projekt, w którym użyto etykiety.

Na koniec ustaw akcję na Dysk Google, wybierz Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego, i wpisz poprawną nazwę swojego arkusza kalkulacyjnego Google, w którym został utworzony “Przychodzące” arkusz.

Zauważ pola w tym wyniku? Są to te same pola, które właśnie utworzyłeś w arkuszu kalkulacyjnym.

Tak więc teraz, za każdym razem, gdy utworzysz zadanie związane z celem życia w ToDoist i zastosujesz jedną z etykiet, dla których utworzyłeś wyzwalacze IFTTT, zadanie to zostanie automatycznie załadowane do przychodzącego arkusza kalkulacyjnego.

Pomyśl o tym. Teraz możesz usiąść, oczyścić umysł i po prostu zaplanować swoje życiowe cele. Nie martw się, jak zaplanować, co musisz zrobić, aby je osiągnąć - po prostu burza mózgów i oznacz zadania, które musisz wykonać, aby się tam dostać. Niech automatyka zajmie się resztą.

3. - Zautomatyzuj swoje pilne potrzeby

Oczywiście twoje życie to coś więcej niż cele życiowe. Spójrzmy prawdzie w oczy, codzienne żądania, rozmowy telefoniczne i e-maile bombardują Cię ciągle nowymi żądaniami i nowymi zadaniami. Potrzebujesz także sposobu na sprostanie tym wymaganiom.

Odpowiedzią na to jest również automatyzacja “Przychodzące” kanał z twojego konta e-mail. Nie martw się, to naprawdę łatwe. Wystarczy utworzyć wyzwalacz IFTTT za każdym razem gwiazda wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej.

Następnie utwórz taką samą akcję jak poprzednio - Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego. Upewnij się, że poprawnie wpisałeś tę samą nazwę arkusza kalkulacyjnego. Będziesz także musiał dostosować Sformatowany wiersz tak, aby wyświetlał wymagane pola dla utworzonej tabeli przychodzącej.

Ważne jest, aby upewnić się, że temat wiadomości e-mail jest zgodny z “Zadanie” pole w arkuszu kalkulacyjnym.

Teraz, za każdym razem, gdy oznaczysz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, ta linia tematu wiadomości e-mail jest dodawana do arkusza kalkulacyjnego jako kolejne zadanie przychodzące.

Piękno tego polega na tym, że gdy skanujesz wiadomości e-mail i widzisz wiadomość e-mail, która wymaga czasu, musi ona stać się zadaniem zaplanowanym w toku pracy. Nie trać czasu na próby wykonania zadania natychmiast. Po prostu oznacz go gwiazdką i przejdź dalej.

Teraz, gdy masz już swoje życiowe cele i codzienne e-maile całkowicie zautomatyzowane, aby zapełnić kolejkę zadań przychodzących w nowym systemie zarządzania czasem, nadszedł czas na zorganizowanie przepływu pracy tego systemu.

4. - Zorganizuj przepływ pracy zarządzania czasem

Teraz zaczyna się zabawa. Jeśli używałeś ToDoist do planowania swoich długoterminowych celów, a w swoich e-mailach zagrałeś ważne rzeczy, zobaczysz, że w arkuszu pojawiło się kilka nowych zadań!

Zapamiętaj Planowy i Gotowe pola które stworzyłeś? To były dodatki, których automatyzacja nie wypełni. Wynika to z tego, że po wybraniu nazwy każdego zadania i przeniesieniu ich do Ten miesiąc lub W tym tygodniu arkusze, musisz zanotować, że zaplanowałeś to zadanie. Po zakończeniu zadania możesz oznaczyć je jako wykonane za pomocą pola Gotowe.

Po zaplanowaniu zadania istnieje ono w arkuszu miesiąca lub tygodnia. Chodzi o to, że co miesiąc powinieneś przenieść wszystkie przychodzące zadania, które według ciebie możesz wykonać w tym miesiącu do Ten miesiąc arkusz.

The Ten miesiąc i W tym tygodniu arkusze powinny mieć następujące pola: Zadanie, Dla kogo?, Częstotliwość, Powtarzać i Cel życiowy.

Podczas przenoszenia nazwy zadania z Przychodzące na ten miesiąc wypełnij te pola. Dla kogo (dla którego klienta lub osoby) należy zadanie? Czy to zadanie musisz powtarzać co miesiąc? Czy to z jednego z twoich celów życiowych?

Co najważniejsze, określ, kiedy zadanie ma zostać wykonane. Sortowanie według tego pola pomoże ci ustalić priorytety zadań do wykonania podczas planowania tygodnia.

Pamiętaj, rób to co miesiąc. Na początku tygodnia poświęć trochę czasu na przeniesienie zadań z Ten miesiąc arkusz do identycznego W tym tygodniu arkusz. Lub w przypadkach, w których zadanie powtarza się co miesiąc, możesz po prostu dodać zadanie bezpośrednio do tygodniowego kalendarza i zaktualizować “Następny termin” pole.

To jest piękno tego systemu. Pomoże Ci zarządzać wszystkim - zadaniami związanymi z ważnymi celami życiowymi, codziennymi codziennymi zadaniami wynikającymi z wiadomości e-mail, miesięcznymi i tygodniowymi obowiązkami, które musisz wykonywać bez względu na wszystko, a następnie ważnymi zadaniami, które dodajesz do Przychodzące prześcieradło.

Gdy zadania są przetwarzane i przepływają z karty na kartę, są one datowane i ustalane priorytety, a następnie w końcu dodasz je do swojego harmonogramu na nadchodzący tydzień. Jest to harmonogram na ostatniej karcie, którą utworzyłeś na początku tego artykułu. Wykorzystuje strategię blokowania czasu Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Blokowanie czasu - Tajna broń dla lepszego skupienia Czy szukasz bardziej efektywnego sposobu organizacji dni roboczych? Spróbuj blokowania czasu. Ta taktyka zarządzania czasem może pomóc ci zachować kontrolę, jednocześnie odwracając uwagę, odwlekając i nieproduktywną wielozadaniowość. o którym ostatnio pisał Rob - co działa całkiem dobrze.

Możesz rozważyć kodowanie kolorami tych zadań podczas dodawania ich do harmonogramu na tydzień. Może utwórz kod koloru dla każdego innego klienta lub użyj różnych kolorów, aby wskazać różne projekty lub priorytety.

Kluczem tego systemu jest to, że jest on w stanie poradzić sobie ze wszystkim, od planowania życia i wyznaczania celów. 5 Krytycznych błędów, których należy unikać przy ustalaniu celów 5 Krytycznych błędów, których należy unikać przy ustalaniu celów Ustalanie celów to świetny sposób na ograniczenie kunktatorstwa i zwiększyć wydajność. Jeśli nie masz celów, nie masz kierunku. Bez wskazówek łatwo poczuć się zagubionym i zdezorientowanym. Na szczęście… do projektów, nad którymi teraz pracujesz.

Są one następnie planowane do osiągnięcia na drugiej i trzeciej zakładce, a na końcu zaplanowane i wykonane na ostatniej zakładce. Tak długo, jak jesteś wystarczająco zdyscyplinowany, aby usiąść i używać tego systemu do planowania nadchodzącego miesiąca i tygodnia, zwiększy to twoją produktywność wiele razy.

Znalazłeś już swój idealny system zarządzania czasem? Czy to wygląda na to, że może ci pomóc? Podziel się swoimi doświadczeniami i wskazówkami dotyczącymi zarządzania czasem w sekcji komentarzy poniżej!

Kredyty obrazkowe: Zarządzanie czasem za pośrednictwem Shutterstock