W jaki sposób narzędzia do pisania ułatwiają życie

Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał współtworzyć pracę pisemną, będziesz wiedział, na ilu poziomach może to być trudne. Oczekiwanie na partnera (ów) lub naprawianie sprzecznych wersji dokumentu powinno być najmniejszym zmartwieniem. W końcu Internet sprawia, że ​​wspólne pisanie jest dziecinnie proste.

Po napisaniu pracy na 100 stron w trzyosobowym zespole przy użyciu Dysku Google wiedziałem, że to prawda. Jednak niedawno nie udało mi się nakłonić Dysku Google do ukończenia mniej niż 10 stronicowego dokumentu w pięcioosobowym zespole. W końcu wysyłaliśmy dokumenty Worda tam iz powrotem, co prawie doprowadzało mnie do szału. Czy pomóc zespołowi uniknąć następujących problemów, korzystając z narzędzia do pisania w czasie rzeczywistym Przetwarzanie tekstu w Dokumentach Google? 5 ważnych wskazówek, o których należy pamiętać Przetwarzanie tekstu w Dokumentach Google? 5 ważnych wskazówek, o których należy pamiętać Przez większość mojego życia Microsoft Word był narzędziem do edycji tekstu, z którego korzystałeś, jeśli miałeś wykonać jakąś poważną pracę. Oczywiście były alternatywy, takie jak Corel WordPerfect i późniejsze wersje OpenOffice,… od samego początku.

Czekając na siebie

Co dzieje się, gdy nie korzystasz z narzędzia obsługującego pisanie zespołowe w czasie rzeczywistym?

W końcu czekasz na siebie. Tylko jedna osoba będzie mogła napisać lub edytować dokument, zanim kolejna osoba będzie mogła kontynuować. Gdy gonisz za terminem, będzie to kosztować cenny czas.

W celu efektywnej współpracy członkowie zespołu potrzebują nieograniczonego dostępu do dokumentu, nad którym wszyscy pracują. Umożliwi to każdemu pisanie lub edycję w wolnym czasie. Przekonasz się, że nie ma nic potężniejszego niż spędzanie czasu na pisaniu razem w czasie rzeczywistym na jednym dokumencie, zwłaszcza jeśli nie jesteś w tym samym pokoju.

W połączeniu ze słabą komunikacją i pracą zdalną, wzajemne czekanie kosztowało mój zespół tygodni. Na szczęście nie musieliśmy dotrzymywać trudnego terminu. Ale to nie jest najgorszy problem, jakiego można oczekiwać podczas pracy w zdalnym zespole.

Zmieniamy formatowanie swoich wersji

Możliwe, że nie wszyscy korzystają z tego samego systemu operacyjnego, tego samego edytora tekstu lub tej samej wersji oprogramowania. Może to zepsuć wszystko i zmarnować godziny pracy.

Możesz uniknąć problemów z formatowaniem, zapewniając każdemu dokładnie to samo narzędzie. Najłatwiejszym sposobem jest zrobienie tego samego dokumentu na jednej neutralnej platformie systemu operacyjnego, takiej jak edytor tekstu online.

W naszym zespole byłem odpowiedzialny za ten problem, ponieważ nie używam pakietu Microsoft Office. Dlaczego miałbym płacić za program Word, skoro zwykle potrzebuję go tylko do otwierania dokumentów i jeśli istnieje wiele świetnych darmowych alternatyw Office 9 najlepszych darmowych i tanich alternatyw Microsoft Office 9 najlepszych darmowych i tanich alternatyw Microsoft Office Microsoft Office od lat dominuje na rynku dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i pokazów slajdów - i nie bez powodu - jest jednym z najlepszych. Jest jednak jedna wada i taka jest cena…? Niestety wybrałem alternatywę - LibreOffice - która nie działa dobrze z programem Word.

Tworzenie sprzecznych dokumentów i utrata śledzonych zmian

Kiedy ludzie nie mogą się na siebie czekać, ponieważ zbliża się termin, znajdziesz różne wersje dokumentu. W końcu ktoś musi usiąść i połączyć różne wersje w jeden dokument. To nie tylko strata czasu, ale także źródło błędów.

Ponadto, gdy ponownie zsynchronizujesz sprzeczne wersje w jednym dokumencie, stracisz także co najmniej niektóre śledzone zmiany. Jak współpracować ze śledzeniem zmian w programie Microsoft Word Jak współpracować ze śledzeniem zmian w programie Microsoft Word i komentarzami. Może to przerwać zbiorowy tok myślenia i doprowadzić do nieporozumień. Jak możesz tego uniknąć??

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​nic takiego się nie dzieje, gdy używasz narzędzia do pisania opartego na współpracy. W naszym zespole ludzie się niecierpliwili, a ostatnia runda opinii i edycji została wykonana w tym samym czasie. Oznaczało to, że jedna osoba musiała scalić wszystkie dokumenty, co prawie doprowadziło do zawstydzającego błędu.

Zalety wspólnego pisania poza unikaniem problemów

Narzędzia do pisania współpracującego mogą być bezpieczniejsze niż przesyłanie plików przez Internet.

Ze względów bezpieczeństwa (NSA i in.) Wiele instytucji ograniczyło korzystanie z narzędzi takich jak Dropbox. Chociaż Dropbox nie jest idealny przede wszystkim, unika jednej szczególnie złej praktyki: wysyłania dokumentów tam iz powrotem za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Ogólnie rzecz biorąc, poczta e-mail nie jest bardzo bezpieczna. 7 Ważne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa wiadomości e-mail, które powinieneś wiedzieć o 7 Ważne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail, które powinieneś wiedzieć o bezpieczeństwie internetowym to temat, który wszyscy wiemy, że jest ważny, ale często pozostaje daleko w tyle w naszych umysłach oszukiwanie się, że „nie stanie się ze mną”. Czy… do udostępniania dokumentów. E-mail jest nie tylko łatwy do przechwycenia, ale możesz także zapomnieć o dołączeniu kogoś lub przypadkowym wybraniu niewłaściwego adresata. Wejdź na platformy pisania współpracy, które mogą rozwiązać wszystkie te problemy.

Jeśli nie chcesz korzystać z usług głównych korporacji, takich jak Dysk Google lub SkyDrive (wkrótce OneDrive), wybierz jeden z wielu alternatywnych edytorów tekstu online 5 Świetnych alternatyw dla Dokumentów Google, które powinieneś rozważyć 5 Świetnych alternatyw dla Dokumentów Google, które powinieneś Zastanów się, czy Dokumenty Google mają swoje wady. Może chcesz uniknąć Google z powodu problemów związanych z prywatnością. Lub możesz potrzebować różnych funkcji. Znaleźliśmy pięć doskonałych alternatyw i jedna z nich będzie dla Ciebie działać. . Poważnie o bezpieczeństwie? Użyj narzędzia takiego jak EtherPad, aby skonfigurować własną, hostowaną, prywatną i opartą na chmurze platformę do współpracy.

Wreszcie, jak wspomniano wcześniej, praca nad dokumentem jest prawdziwym pośpiechem, przy jednoczesnym obserwowaniu twórczych uwag innych osób. Wtedy wkraczasz w teren prawdziwego współtworzenia i tam rodzi się duch zespołu.

Jak współpracujesz przy dokumentach i jakie sztuczki lub narzędzia pomogły ci zachować rozsądek?

Kredyty obrazkowe: Man Waiting via Shutterstock