Bez papierowych plusów, minusów i obejść cyfrowych

Biuro bez papieru Przyszłość jest tutaj - Twój przewodnik po dzisiejszym życiu bez papieru Przyszłość jest tutaj - Twój przewodnik po dzisiejszym życiu bez papieru Bez papieru - termin, który jest dziś dość często używany. Ale co to oznacza? W jakim stopniu ma to zastosowanie? Z pewnością wszyscy nadal używamy papieru do pewnego stopnia, pomimo postępu… wydaje się, że w końcu się dogania. Częściowo może to wynikać z jeszcze bardziej popularnej idei minimalizmu. Jak być skutecznym minimalistą w codziennym życiu Jak być skutecznym minimalistą w codziennym życiu Coraz więcej osób decyduje się na minimalizm. W niektórych sytuacjach może to powodować frustrujące spustoszenie w życiu codziennym. Przy minimalnym planowaniu nie musi do tego dojść. . Ale czy to wszystko to nirwana oszczędzająca drzewo czy koszmar w proporcjach A4?

Badamy zalety i wady oraz porady, które możesz podjąć, abyś mógł podjąć decyzję i od razu zacząć z nią korzystać.

Zalety elektronicznego biura

Najpierw spójrzmy na zalety wypowiadania adios na papierze.

Pozbywanie się przestarzałego faksu

Pomimo tego, że faks został zamieniony w archaiczne urządzenie, wciąż są tacy, którzy upierają się przy powieszeniu go paznokciami. Są to osoby, których numer faksu jest wyraźnie widoczny na swojej wizytówce. Są ludzie, którzy nie mogą zaakceptować tego, co nazywa się “e-mail” został wynaleziony, w wyniku czego topią się pod morzem faksu.

Jeśli ktoś taki absolutnie nalega, aby coś MUSISZ przesłać Ci faksem, istnieją sposoby, aby to załatwić, bez konieczności radzenia sobie z zacięciami papieru i powalonymi drzewami na sumieniu. Wiele usług online może Ci przypisać “wirtualny numer faksu” a druga osoba może wysłać faksem na ten numer. Faks jest następnie konwertowany na załącznik wiadomości e-mail i wysyłany do Ciebie za pośrednictwem sieci.

Minusem jest to, że bezpłatne plany dla tych stron są niezwykle ograniczające. Aby uzyskać jakąkolwiek przyzwoitą usługę, musisz zapłacić za abonament miesięczny.

Niektóre z nich obejmują Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax i FreeFaxtoEmail.

Więcej przestrzeni na tango

Obecnie mam kilka skrzynek pełnych dokumentów sprzed 15 lat. Siedzą w moim biurze i czekają na zeskanowanie, abym w końcu mógł zniszczyć papierowe oryginały. Tymczasem, kiedy mój najlepszy przyjaciel Procrastinate zostaje ze mną, ciągle potykam się o pudła, uderzam nimi w biodra i ogólnie przysięgam na nie głową.

Kiedy w końcu zacznę skanować papier, będę miał jedną wielką imprezę niszczenia i drinka za każdym razem, gdy dokument przejdzie przez niszczarkę (do końca będę zupełnie bez nóg). Ale tak naprawdę marzę o tym, aby mieć dużo miejsca w moim biurze. Mogę wykorzystać tę przestrzeń, aby zacząć tańczyć lub zmagać się z psem. I przypomnij sobie, jaki kolor ma moja podłoga.

Jeśli jesteś firmą, która wydaje dużo pieniędzy na miejsce na dokumenty, pomyśl o tym, ile zaoszczędzisz, skanując te dokumenty i spalając całą partię. Morale pracownika przejdzie przez dach.

Ratowanie środowiska przed nami

Najbardziej oczywistą zaletą jest oczywiście środowisko. Ścina się zbyt wiele drzew, a lasy deszczowe Amazonii częściowo znikają, aby wyżywić przemysł celulozowo-papierniczy. Wszystko, co możemy zrobić, aby to spowolnić, to oczywiście dobra wiadomość dla planety, na której żyjemy. Drukujemy za dużo i marnuje się zbyt dużo papieru. Przechodząc do środowiska bez papieru, możesz zrobić coś dla Matki Natury.

Jeśli MUSISZ wydrukować coś Najważniejsze wskazówki i narzędzia, które pomogą w drukowaniu stron internetowych Najważniejsze wskazówki i narzędzia, które pomogą w drukowaniu stron internetowych Bez względu na to, jak bardzo starasz się przejść bez użycia papieru, czasami wystarczy wydrukować tę stronę. Może to dotyczyć wskazówek, artykułu na zajęcia, materiałów informacyjnych na spotkanie w pracy itp. Ponieważ… istnieją sposoby na zminimalizowanie zużycia papieru i atramentu. Usługi, takie jak PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark i The Printliminator pomogą Ci usunąć wszelkie niepotrzebne elementy ze strony przed wydrukowaniem, takie jak reklamy. Ale tam, gdzie to możliwe, skanuj i wysyłaj pocztą e-mail.

Papier nie trwa wiecznie, ale pliki cyfrowe będą

Faktem jest, że papier nie trwa wiecznie. Magna Carta prawdopodobnie nie wygląda tak świeżo, jak wtedy, gdy została napisana po raz pierwszy. Pamiętnik Anne Frank zaczyna brązowieć i zwijać się na brzegach. Papier po prostu zaczyna się rozkładać, biorąc pod uwagę, że minęło wystarczająco dużo czasu.

Innymi słowy, jest to okropny sposób przechowywania informacji w perspektywie długoterminowej. Nigdy nie możesz być pewien, kiedy się zrumieni, zgniotu, blaknięcia, zwijania się lub po prostu wylejesz na niego filiżankę kawy. Ale plik cyfrowy? Pod warunkiem, że przechowujesz go w popularnym formacie, takim jak PDF lub TXT, i regularnie tworzysz kopie zapasowe 5 Podstawowe fakty dotyczące tworzenia kopii zapasowych każdy użytkownik systemu Windows powinien wiedzieć 5 Podstawowe fakty dotyczące tworzenia kopii zapasowych każdy użytkownik systemu Windows powinien wiedzieć Nigdy nie męczymy się, aby pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych i zapewnieniu bezpieczeństwa danych. Jeśli zastanawiasz się, co, jak często i gdzie należy wykonać kopię zapasową plików, mamy proste odpowiedzi. , zawsze będzie tam, kiedy jej potrzebujesz. Za dwadzieścia lub trzydzieści lat nadal będzie wyglądać tak samo, jak za pierwszym razem.

Pracownicy mogą pracować zdalnie

Problem z papierem polega na tym, że w środowisku biurowym, jeśli chcesz, aby koledzy z innych lokalizacji geograficznych mieli kopię, musisz wysłać ją pocztą ślimakową. To wymaga czasu (tym bardziej, że poczta go traci). Czas w wielu przypadkach oznacza utratę pieniędzy, opóźnienia i narastającą frustrację.

Jeśli pliki są zdigitalizowane, można je umieścić online w firmowym intranecie. Szybka konfiguracja własnego domowego intranetu za pomocą ocPortal Szybka konfiguracja własnego domowego intranetu za pomocą ocPortal Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak to jest mieć „stronę portalu” „dla Twojej rodziny, tak jak wiele firm oferuje pracownikom? Czy nie byłoby dogodne mieć centralne repozytorium internetowe… lub wiki 4 najlepszych osobistych wiki, aby utrzymać Cię w porządku 4 najlepszych osobistych wiki, aby utrzymać cię w porządku Co gdyby było oprogramowanie wiki zaprojektowane, aby pomóc ci w osobisty poziom? Możesz użyć go do wszystkiego, na przykład do nakreślenia swojej powieści, śledzenia projektów remontowych lub planowania… Lub można je wysłać pocztą e-mail lub umieścić w folderze do przechowywania w chmurze. Umożliwia to kolegom z drugiego biura natychmiastowe otrzymanie kopii bez konieczności oczekiwania. Jeśli dokument zostanie przesłany do witryny współpracy 10+ Narzędzia współpracy bez rejestracji, z których możesz korzystać w 10 sekund 10+ Narzędzia współpracy bez rejestracji, z których możesz korzystać w 10 sekund Współpraca online może zaoszczędzić zarówno Tobie, jak i zespołowi czas i pieniądze. Szybka współpraca może zaoszczędzić nieco więcej. Te narzędzia są gotowe do pracy, gdy jesteś. Nie wymaga rejestracji. takich jak Dokumenty Google lub Dropbox, wtedy wszyscy we wszystkich lokalizacjach mogą zacząć wyrażać opinie w czasie rzeczywistym.

Wady biura bez papieru

Ale rezygnacja z papieru nie zawsze jest rajem, w jakim się pojawi. Technologia na ratunek!

Skanowanie co. Pojedynczy. Kawałek. Z. Papier.

Od samego początku jest to najbardziej denerwująca rzecz w całym przedsiębiorstwie. Znalezienie energii i skłonności do siedzenia i skanowania każdego kawałka papieru. Jest to żmudne, czasochłonne i szczerze mówiąc, wolałbyś raczej oglądać powtórki Baywatch w telewizji.

Ale są pewne rzeczy, które możesz zrobić, aby trochę ułatwić pracę. Najpierw przejrzyj każdy kawałek papieru i umieść go w jednym z trzech stosów - zdecydowanie skanuj, może skanuj, i strzęp. The strzęp rzeczy… cóż… zniszczyć to i się go pozbyć.

Prawdopodobnie możesz pozbyć się opłaconych rachunków, rachunków za rzeczy, których gwarancja wygasła, instrukcji obsługi (istnieje szansa, że ​​producent przesłał wersję PDF Nie możesz znaleźć instrukcji obsługi swojego sprzętu? Szukaj w tych witrynach specjalistycznych Nie możesz znaleźć Instrukcja obsługi sprzętu? Przeszukaj te specjalistyczne strony internetowe Skrupulatny facet przewidujący albo zeskanuje instrukcję obsługi i zachowa kopię drukowaną w swoim komputerze, albo poszuka kopii miękkiej, która jest zwykle dostępna w formacie PDF na stronie producenta. ich strona internetowa), odcinki wpłat bankowych (ale NIE wyciągi) i tak dalej. Po prostu rzuć na nią krytyczne spojrzenie i zdecyduj “czy NAPRAWDĘ muszę to zachować??“.

Może skanuj dotyczy rzeczy, których jeszcze nie jesteś pewien i nie chcesz podejmować decyzji. Trzymaj je z boku.

Przekonasz się wtedy, że Zdecydowanie skanowanie stos jest prawdopodobnie łatwiejszy w zarządzaniu. Teraz utwórz foldery na swoim komputerze (Podatki, ubezpieczenie, odcinki wypłaty, itp.), a podczas skanowania dokumentu natychmiast przenieś go do odpowiedniego folderu i dodaj opisową nazwę.

Istnieją aplikacje, które twierdzą, że przyspieszają proces dla ciebie (moim zdaniem wyniki są mieszane). Evernote ma funkcję skanowalną, która wykrywa krawędzie dokumentu po skierowaniu na niego kamery smartfona. Istnieje również Photomyne, jeśli skanujesz zdjęcia. Alternatywa Aby znaleźć kilka dobrych alternatyw dla Scannable, jeśli szukasz czegoś innego. Szczególnie podoba mi się ScanBot Najlepsze aplikacje do odbioru rachunków do skanowania, śledzenia i zarządzania rachunkami Najlepsze aplikacje do odbioru paragonów do skanowania, śledzenia i zarządzania rachunkami Te aplikacje skanera pokwitowań pomogą Ci skanować, zapisywać i organizować każdy rachunek na potrzeby osobiste lub biznesowe. .

Pamiętam, aby wykonać kopię zapasową wszystkiego

Im więcej skanujesz, tym ważniejsze jest, aby wykonać kopię zapasową. Przewodnik tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemu Windows Przewodnik tworzenia i przywracania kopii zapasowych systemu Windows Zdarzają się katastrofy. Jeśli nie chcesz stracić danych, potrzebujesz dobrej procedury tworzenia kopii zapasowych systemu Windows. Pokażemy Ci, jak przygotować kopie zapasowe i je przywrócić. . Ponieważ jeśli komputer zdecyduje się popełnić samobójstwo lub samozniszczenie, brak kopii zapasowych oznacza absolutnie brak plików. W wielu przypadkach może to być katastrofa nieskrępowana (zwłaszcza jeśli straciłeś dokumenty podatkowe). Z mojego doświadczenia wynika, że ​​wiele firm oferuje zastępcze kopie dokumentów za pewną cenę i możesz to zrobić. Ale możesz spać łatwiej w nocy, jeśli masz rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych w pobliżu lub zdalnie (lub jedno i drugie).

Przynajmniej powinieneś mieć przenośny dysk twardy (uzyskaj co najmniej 1 terabajt miejsca). Jeśli masz komputer z systemem Windows The Ultimate Windows 10 Data Backup Guide The Ultimate Windows 10 Data Backup Guide Podsumowaliśmy wszystkie opcje tworzenia kopii zapasowych, przywracania, odzyskiwania i naprawy, jakie mogliśmy znaleźć w systemie Windows 10. Skorzystaj z naszych prostych wskazówek i nigdy nie rozpaczaj nad zgubionymi dane ponownie! , pobierz i używaj SyncToy, SyncToy: proste rozwiązanie Microsoft do tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji [Windows] SyncToy: proste rozwiązanie Microsoft do tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji [Windows] Jeśli masz pliki na komputerze, musisz wykonać kopię zapasową. Prosty i prosty. Wielu z nas zna tworzenie kopii zapasowych i istnieje wiele metod i programów do użycia. Kolejny aspekt… niezwykle łatwe narzędzie do tworzenia kopii zapasowych. Użytkownicy komputerów Mac Ostateczne rozwiązanie Triple Backup na komputer Mac [Mac OSX] Ostateczne rozwiązanie Triple Backup na komputer Mac [Mac OSX] Jako programista MakeUseOf i osoba, która zarabia cały swój dochód z pracy online, mogę powiedzieć, że mój komputer a dane są dość ważne. Są idealnie skonfigurowane pod kątem produktywności, ponieważ… prawdopodobnie będą pasować do partycji Time Machine i używać dysku twardego Time Machine do przechowywania plików zbyt partycjonowania i używania dysku twardego Time Machine do przechowywania plików zbyt Jeśli dysk twardy komputera Mac jest mały, a Twój czas Dysk twardy komputera jest duży, warto go używać zarówno do tworzenia kopii zapasowych, jak i do przechowywania. . Cokolwiek zdecydujesz się użyć, musisz skonfigurować pewnego rodzaju zautomatyzowany system do tworzenia kopii zapasowych plików o tej samej porze każdego dnia, niezawodnie.

Najlepiej jest mieć zdalną kopię zapasową, na wypadek gdyby Twoje miejsce zostało zalane lub uległo pożarowi. Ale przed wysłaniem cennych plików do chmury, należy je zaszyfrować w specjalnym folderze 5 Skutecznych narzędzi do szyfrowania tajnych plików 5 Skutecznych narzędzi do szyfrowania tajnych plików Musimy bardziej niż kiedykolwiek wcześniej zwracać uwagę na narzędzia szyfrujące i cokolwiek innego zaprojektowane w celu ochrony naszej prywatności. Dzięki odpowiednim narzędziom bezpieczeństwo danych jest łatwe. pierwszy. WinRAR i WinZip mogą szyfrować pliki, podobnie jak Veracrypt i jego przestarzały poprzednik, TrueCrypt TrueCrypt jest martwy: 4 alternatywy szyfrowania dysku dla Windows TrueCrypt jest martwy: 4 alternatywy szyfrowania dysku dla Windows TrueCrypt już nie istnieje, ale na szczęście istnieją inne przydatne programy szyfrujące . Chociaż mogą nie być dokładnymi zamiennikami, powinny odpowiadać Twoim potrzebom. . Możliwości w chmurze obejmują Dropbox, Google Drive, Box i SkyDrive.

Znalezienie bazy danych z technologią typu OCR

Po zeskanowaniu wszystkiego możesz przejść do sortowania folderów i podfolderów według kategorii daty i miesiąca (a nawet folderów dziennych, jeśli naprawdę chcesz uzyskać dokładność). Drugie drzwi to znalezienie bazy danych z technologią typu OCR 4 Bezpłatne narzędzia online OCR poddane najdoskonalszemu testowi 4 Bezpłatne narzędzia online OCR poddane najwyższemu testowi Dzięki postępom w technologii OCR, konwersji tekstu i obrazów z zeskanowanego dokumentu PDF do edytowalnych formatów tekstowych jest łatwiejsze. Przetestowaliśmy kilka bezpłatnych narzędzi OCR online, więc nie musisz tego robić. .

OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków i jest to technologia, która odczytuje wydrukowany tekst na stronie i jest w stanie albo przekonwertować ten tekst na tekst, który można skopiować, albo może zwrócić wyniki na podstawie podanych słów kluczowych. Jest to technologia, która napędza Evernote Jak korzystać z Evernote: Nieoficjalny podręcznik Jak korzystać z Evernote: Nieoficjalny podręcznik Nauka samodzielnego korzystania z Evernote zajmuje dużo czasu. Właśnie dlatego przygotowaliśmy ten przewodnik, aby pokazać, jak w pełni korzystać z najważniejszych funkcji Evernote. i właśnie z tego korzysta Project Gutenberg Project Gutenberg: Więcej niż tylko darmowe książki Project Gutenberg: Więcej niż tylko darmowe książki Strony takie jak Project Gutenberg, który ma w ofercie ponad 45 000 książek (w momencie pisania), zapewnią, że żadna książka nie będzie kiedykolwiek naprawdę znikają. Odkrywanie niejasnych dzieł literatury jest teraz łatwiejsze niż kiedykolwiek. aby zeskanować wszystkie teksty z domeny publicznej do eBooków. Tekst zarówno w dokumentach, jak i na obrazach 5 najlepszych narzędzi OCR do wyodrębniania tekstu z obrazów 5 najlepszych narzędzi OCR do wyodrębniania tekstu z obrazów Kiedy masz ryzy papieru, w jaki sposób przekształcić cały wydrukowany tekst w coś, co program cyfrowy będzie w stanie rozpoznać i zindeksować? Trzymaj dobre oprogramowanie OCR w pobliżu. można znaleźć, rozpoznać i przedstawić w wynikach wyszukiwania po wprowadzeniu tego słowa.

Aby przeszukać zeskanowane dokumenty, musisz wyraźnie znaleźć sposób, aby od razu móc pobrać to, czego potrzebujesz. Więc jeśli wybierzesz trasę OCR, musisz zdecydować. Czy zamierzasz płacić Evernote roczną opłatę i ufać im poufnymi dokumentami? A może zamierzasz pobrać coś zamiast tego i zachować to na swoim komputerze.

Czy jesteś koneserem papieru lub dewiatorem cyfrowym?

Zawsze są zalety i wady wszystkiego, ale niektórzy ludzie mogą tolerować oszustwo bardziej niż inni. Wszystko sprowadza się do tego, co jesteście gotowi zaakceptować.

Czy skanowanie wszystkiego jest bezcelowe i strata czasu? A może digitalizacja jest drogą przyszłości? Co mówią ci, czytelnicy?

Kredyty obrazkowe: Tonący biznesmen za pośrednictwem Shutterstock.com, wszystkie inne obrazy wolne od atrybucji od PixaBay