Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefa

Zdecydowana większość z nas wie, ile spotkań drenujących może dotyczyć zarówno naszego czasu, jak i wydajności. Ale jeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane (i dobrze prowadzone), nie ma powodu, aby nie mogło zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale każdego uczestnika.

Istnieje wiele treści na temat tego, dlaczego nienawidzimy spotkań. Facebook narzeka napisany w chwili całkowitej frustracji z powodu utraconych szans dzięki całkowicie źle zorganizowanemu, pozornie bezcelowemu spotkaniu, które znacznie przekroczyło wyznaczony czas.

Oto kilka zasad, których należy przestrzegać, aby zapewnić lepsze spotkania i upewnić się, że nie marnujesz czasu wszystkich. Zaufaj mi.

Miej cel i upewnij się, że ludzie o tym wiedzą

Jeśli po prostu dzwonisz do wszystkich, aby przekazać aktualizację lub jęczeć, to jest wykład. Wykład nie jest spotkaniem. Jeśli chcesz zaktualizować wszystkich, wysłać wiadomość e-mail lub wysłać wiadomość do wszystkich w narzędziu zespołowym, takim jak Slack, który ułatwia komunikację grupową. Slack sprawia, że ​​komunikacja grupowa jest szybsza i łatwiejsza Slack sprawia, że ​​komunikacja grupowa jest szybsza i łatwiejsze Wiadomości e-mail grupy mogą naprawdę zabić produktywność. Czas porzucić klientów poczty i skorzystać z usług współpracy, takich jak nowo uruchomiony Slack. . Będzie to znacznie lepsze wykorzystanie czasu każdego.

Jeśli jesteś w sytuacji, w której spotkanie naprawdę jest potrzebne (tj. Gdy musisz coś włożyć do grupy, omawiać rzeczy, podrzucać pomysły itp.), Upewnij się, że ma to wyraźny cel. Dlaczego właśnie gromadzicie wszystkich?

Zły cel: “Aby wszyscy byli na bieżąco z tym, co się dzieje”.

Lepszy cel: “Aby zebrać pomysły, ustalić harmonogram i przypisać kolejne działania każdemu członkowi zespołu, abyśmy mogli przeprowadzić udaną premierę produktu X360 do końca marca”.

I proszę, upewnij się, że wszyscy uczestnicy znają cel spotkania, zanim ono nastąpi. Jeśli ludzie będą wiedzieli, jakie będą końcowe wyniki spotkania, znacznie bardziej prawdopodobne, że pojawią się w przygotowaniach i miejmy nadzieję, że przemyślą niektóre z tematów do dyskusji zamiast myśleć w locie.

Utwórz przejrzystą, uporządkowaną agendę

Twoim celem jest miejsce docelowe. Twoim planem jest mapa drogowa tego, jak się tam dostaniesz. Bez tej mapy drogowej spotkania często wymykają się spod kontroli, odchodzą od tematu i nigdzie nie podejmie się tylu decyzji, ile się spodziewałeś. Jeśli zauważysz, że spotkania wykraczają poza temat, zatrzymaj się w tej krnąbrnej dyskusji i przywróć ją tak szybko, jak to możliwe.

Struktura programów spotkań Łatwo twórz programy spotkań za pomocą oczekiwań na spotkania [iPad] Łatwo twórz programy spotkań za pomocą oczekiwań na spotkania [iPad] Chociaż nikt z nas nie czeka na spotkania, na szczęście istnieje wiele przydatnych aplikacji online i mobilnych, takich jak AgreeDo, które ułatwiają planowanie spotkań. Wszystkie udane spotkania zaczynają się… ostrożnie przy użyciu produktu, takiego jak Spotkanie oczekiwań (iPad) lub narzędzi online, takich jak MyCommitte i Minutes.io. Ustaw ścisły termin dla każdego punktu w porządku obrad, jednocześnie dając poszczególnym osobom informacje na temat tego, czego się od nich oczekuje. Jeśli chcesz, aby ktoś przyczynił się do pewnej dyskusji na spotkaniu, daj mu znać! Na przykład:

Program

1. Deklaracja celu spotkania i przygotowanie - (5 minut)
2. Pośmiertna premiera z ostatnich tygodni - jakie były nasze KPI (Kim o tym poinformować). Co poszło dobrze? co nie (15 minut)
3. Pomysły na temat tego, w jaki sposób możemy budować świadomość na następną premierę (wszyscy - pomyśl o kilku pomysłach przed spotkaniem) - (15 minut)
4. Zdecyduj się na 3 z tych pomysłów, aby rozwinąć więcej przed następnym spotkaniem - (10 minut)
5. Przypisywanie kolejnych działań każdemu członkowi zespołu - (5 minut)

Upewnij się, że każdy ma to, czego potrzebuje

Boję się myśleć, ile czasu marnuje się każdego roku na całym świecie, ponieważ ludzie przychodzą na spotkania nieprzygotowani (w tym nie wiedząc, jak robić właściwe notatki ze spotkania Make the Minute Work: How to Effective Notes Podczas spotkania Make the Minute Work: Jak robić skuteczne notatki podczas spotkania Jest to umiejętność, którą niewielu ludzi dopracowało; idealne minuty spotkań. Zapis wydarzeń pozwala zaoszczędzić ci bólu głowy w dalszej linii. Oto, jak efektywnie wykorzystujesz minuty spotkania.) Podziel się swoim planem ze wszystkimi uczestnikami co najmniej kilka dni przed spotkaniem, aby mogli zebrać wszystko, co jest od nich wymagane.

Jeśli potrzebujesz jakiegoś członka zespołu, aby coś ze sobą zabrać, upewnij się, że rozumie, jak to jest ważne i że jest wcześniej drukowane (w razie potrzeby), aby upewnić się, że nie utkną w kolejce do drukarki. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest usprawiedliwienie się uczestników- “Och, przepraszam, nie miałem okazji go przygotować - przygotuję go na następny tydzień“. To nikomu nie pomaga.

Jeśli masz spotkanie z osobami pracującymi zdalnie, najpierw sprawdź nasze szczegółowe informacje “Przewodnik spotkań online” a ponadto upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak korzystać z dowolnego narzędzia konferencyjnego, z którego zdecydujesz się skorzystać. Przed spotkaniem poproś ludzi, aby sprawdzili mikrofon, kamerę internetową i upewnili się, że mają zainstalowane wtyczki, które mogą być potrzebne do takich rzeczy, jak Google+ Hangouts Wskazówki dotyczące planowania i prowadzenia skutecznych spotkań w Google Hangouts Wskazówki dotyczące planowania i prowadzenia efektywnych spotkań w Google Hangouts Dzięki dzisiejszej technologii internetowej organizowanie spotkań online może być zarówno wydajne, jak i opłacalne, zwłaszcza jeśli planujesz je wcześniej i korzystasz z narzędzi oszczędzających czas. Przez ostatnie kilka miesięcy uczestniczyłem w spotkaniach online… .

Zapraszaj tylko tych, którzy są potrzebni

Nie zapraszaj całego zespołu, abyś poczuł się jak wielki szef. Zapraszaj tylko osoby, których potrzebujesz. Oznacza to, że ludzie, którzy są w stanie pomóc Ci osiągnąć cel spotkania. Wszystkich innych można zaktualizować później, czytając protokół ze spotkania lub rozmawiając z kolegami w dogodniejszym czasie.

Zachowaj szczegółowe minuty

Użyj produktu, takiego jak Agreedo (bezpłatny), aby zachować szczegółowe minuty Agreedo: Napisz i zarządzaj minutami spotkań biznesowych za darmo Online Agreedo: Napisz i zarządzaj minutami spotkań biznesowych za darmo Online Od kilku tygodni szukam łatwego- do korzystania ze strony internetowej lub aplikacji, które pozwoliłyby mi zachować i przechowywać protokoły ze spotkań. Tradycyjne podejście do dokumentów tekstowych nie jest już produktywne… do którego można niezawodnie wrócić i tak właściwie Rozumiesz. To narzędzie pozwala poświęcić szczegółowe minuty za pomocą skrótów klawiaturowych, śledzić wyniki spotkań (np. Wykonanych zadań) oraz szybko i łatwo udostępniać je zespołowi. Jeśli korzystasz z iPada, możesz także wypróbować MinuteTaker (7,99 USD) w celu uzyskania profesjonalnych raportów ze spotkania. MinuteTaker i spotkania pomagają tworzyć profesjonalne raporty na iPada MinuteTaker i spotkania pomagają tworzyć profesjonalne raporty na iPada w moim darmowym internetowym przewodniku MakeUseOf Online Meeting podałem kilka wskazówek dotyczących planowania i przeprowadzania spotkań przez Internet, wspomniałem także o kilku minutowych aplikacjach. Podczas gdy bardzo niewielu z nas… .

Upewnij się, że kiedy ludzie czytają te protokoły, znają główne punkty / podsumowania tego, co zostało omówione, i co zostało postanowione, a także są w stanie szybko odnieść się do tego dokumentu, aby wiedzieć, co sami muszą zrobić dalej.

Wykluczenie nie zawsze jest lepsze niż włączenie

Wiem, że (właśnie) wspomniałem, że tylko ci ludzie, którzy są naprawdę potrzebni, powinni uczestniczyć w spotkaniu, ale co jakiś czas powinieneś również dołączyć wszystkich na bardziej nieformalną sesję jam, gdzie wszyscy mogą podrzucać pomysły, mówić o tym, co może poprawić organizację.

Wykorzystaj to jako okazję do zbudowania silniejszego zespołu. Zrób to przy posiłku lub piwie. Poproś o smaczne jedzenie do biura i spraw, aby wszyscy spędzili godzinę lub dwie w ciągu dnia, aby lepiej poznać swoich współpracowników, jednocześnie pracując nad wprowadzeniem ulepszeń w firmie jako całości. Ponownie, miej cel i porządek obrad, ale staraj się, aby tego rodzaju spotkania były bardziej nieformalne, mniej ustrukturyzowane, ale nadal z ogólnym tematem, takim jak “Zwiększenie wydajności organizacji”, lub “Pomysły na temat tego, jak możemy dywersyfikować”.

Przypisz Wyczyść „Elementy następnej akcji”

Przed zakończeniem spotkania upewnij się, że wszyscy w pokoju wiedzą dokładnie, jakie działania muszą podjąć w następnej kolejności, oraz jego oś czasu. To sztuczka, którą David Allen naprawdę popchnął w swojej fantastycznej książce „Getting Things Done”. Niezależnie od projektu, nad którym pracuje każdy, upewnij się, że należy podjąć wyraźne następne działanie, aby projekt mógł iść naprzód.

Powtarzając, musi to być konkretne działanie (lub zestaw działań), o ściśle określonym terminie, a nie tylko szeroki pomysł, który należy wykonać „jak najszybciej”. Na przykład

Zła następna akcja: “Podsumuj premierę z zeszłego miesiąca ”.

Lepsza kolejna akcja: “Zbuduj arkusz kalkulacyjny (z kilkoma przydatnymi wykresami), w którym wyświetlane są nasze kluczowe wskaźniki wydajności z całego okresu uruchamiania. Udostępnij to zespołowi ds. Uruchamiania, a także wyślij krótkiego e-maila wyjaśniającego, jak według Ciebie przebiegło uruchomienie. Zrób to do czwartku”.

Poproś o opinię

Wiele osób obawia się krytykować swoich „przełożonych” lub współpracowników, dlatego po każdym spotkaniu poproś ich o pozostawienie anonimowej opinii za pośrednictwem formularza online (istnieje lista bezpłatnych narzędzi do ankiet online To jest to, co wszyscy mówią: 5 bezpłatnych narzędzi do skutecznych ankiet online Tak mówią wszyscy: 5 bezpłatnych narzędzi do skutecznych ankiet online Przez pewien czas nie miałbyś dużego wyboru, z której usługi ankietowej skorzystać, ale obecnie jest wiele do wyboru. Która z nich jest dla Ciebie najlepsza? Tutaj) . Dowiedz się, co ludzie myślą o spotkaniu - czy było za długo? Czy przydało im się to? Czy słuchano ich opinii? Jak można poprawić spotkanie następnym razem??

Niezależnie od otrzymanej opinii upewnij się, że jej nie ignorujesz. Rozwijaj swoje spotkania, aby upewnić się, że działają dobrze dla wszystkich zaangażowanych.

Ogólnie rzecz biorąc, przestrzegając tych prostych zasad, aby upewnić się, że spotkania są dobrze przygotowane i dobrze prowadzone, będziesz w stanie skrócić ich długość i zwiększyć efektywność spotkań, przy jednoczesnym ograniczeniu frustracji wszystkich do minimum!

Co z Tobą? Jeśli twoje spotkania byłyby prowadzone bardziej w ten sposób, myślisz, że byłyby bardziej skuteczne?

Zdjęcie: Woodleywonderworks, spotkanie zespołu, za pośrednictwem Flickr