Rozwijaj swój koszmar skrzynki odbiorczej Gmaila w usprawniony system obsługi wiadomości

Muszę przyznać, że jeśli chodzi o organizowanie poczty e-mail, jestem trochę leniwy. Kiedy dostaję od kogoś wiadomość e-mail, zwykle wysyłam szybką odpowiedź i zostawiam wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej. Kiedy często korzystałem z Yahoo Mail, moja skrzynka odbiorcza powiększyła się do około 3000 do 4000 wiadomości. Jak dokładnie zajmujesz się naprawą takiego scenariusza koszmaru?

Sytuacja staje się jeszcze bardziej krytyczna, gdy zaczniesz pracować zdalnie. Twoje zadania i dyskusje w zespole odbywają się za pośrednictwem poczty elektronicznej. To sprawia, że ​​organizacja i usprawnianie poczty e-mail jest jeszcze ważniejsze, ponieważ może mieć wpływ na jakość twojej pracy i na to, czy jesteś dobrze zorganizowaną i wysoce funkcjonalną osobą, czy nie.

Po pierwsze MakeUseOf to miejsce, do którego możesz się zwrócić, gdy potrzebujesz pomocy z kontem Gmail. Dwa z moich ulubionych artykułów MUO, które koncentrują się na usprawnianiu Gmaila, to niesamowita lista Angeliny, w której można używać Gmaila jako narzędzia wielozadaniowego. Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1) Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1); bardzo mi się podobał artykuł Ann Smarty z kilkoma przykładami użycia filtrów Gmaila w celu zwiększenia wydajności 3 Świetne przykłady użycia filtrów Gmaila do wydajności 3 Świetne przykłady użycia filtrów Gmaila do wydajności W tym artykule podzielę się trzema potężnymi sposobami na zorganizowanie skrzynki odbiorczej, zamiast spędzać godziny próbując naprawić skutki lenistwa za jednym razem.

Oczyszczanie skrzynki odbiorczej jako proces ewolucyjny

Porządkowanie i czyszczenie skrzynki odbiorczej Gmaila jest dla mnie tak samo atrakcyjne, jak pranie lub mycie naczyń. Jednak zamiast organizować całą skrzynkę odbiorczą i cały stos zgromadzonych tam wiadomości, możesz przyzwyczaić się robić tylko kilka rzeczy inaczej. Te “kilka rzeczy” spowoduje, że Twoja skrzynka odbiorcza sama się oczyści. Brzmi niemożliwie? To nie jest - to tylko kwestia wyszkolenia skrzynki odbiorczej Gmaila, aby działać inteligentniej i porządkować wiadomości za Ciebie.

Pierwszym krokiem jest złożenie sobie obietnicy obsługi przychodzących wiadomości e-mail, mówiąc Gmailowi, jak je sortować lub organizować. Przekierowując typowe wiadomości przychodzące, odkryjesz, że Twoja skrzynka odbiorcza bardzo szybko się czyści.

Na przykład niedawno skonfigurowałem Kalendarz Google, aby wysyłał mi e-maile z przypomnieniami o zadaniach, które planowałem wykonać na ten dzień. Jest to dobry sposób na załatwienie sprawy, ale jest także świetnym sposobem na zmoknięcie skrzynki odbiorczej w bardzo krótkim czasie. Upuściłem te wiadomości, ale teraz mam do czynienia z e-mailami z powiadomieniami, które właśnie otrzymałem dzisiaj, i używam ich do wstecznego powrotu i reorganizacji wszystkich obecnie zaśmiecających moją skrzynkę odbiorczą. Gdy wiadomość jest otwarta, wystarczy kliknąć “Więcej akcji” a następnie wybierz “Filtruj wiadomości takie jak te.

W ten sposób nie musisz ustalać, jakie kryteria filtrowania należy zastosować, aby zastosować się do tej grupy obrazów, system e-mail zna już adres e-mail, z którego wiadomość e-mail pochodzi, i automatycznie wypełnia “Z” pole dla ciebie.

Pamiętaj, że zajmując się takimi e-mailami, które przychodzą dziś do Twojej skrzynki odbiorczej, będziesz uczyć swojego konta e-mailowego, jak zorganizować skrzynkę odbiorczą. Może to zająć więcej czasu dzisiaj lub jutro, ale po chwili zdasz sobie sprawę, że Twoje konto Gmail utrzymuje się w czystości i uporządkowane! Prawdziwy sekret “nauczanie” Twoje konto Gmail, co zrobić z wiadomością, znajduje się w następnym kroku konfiguracji filtra.

Jeśli właśnie zacząłeś to robić, prawdopodobnie nie masz przygotowanych żadnych etykiet dla wiadomości, które zamierzasz zorganizować. Nie bój się - skorzystaj z rozwijanego pola obok “Zastosuj etykietę” wybrać “Nowa etykieta… ” Umożliwi to przypisanie etykiety, która dobrze opisuje ten typ wiadomości e-mail. Na przykład w tym przypadku nazwałem typ e-maila “Powiadomienia z kalendarza,” a następnie powiedział Gmailowi, aby zastosował tę nową regułę do poprzednich wiadomości.

To usprawnia twoje wysiłki. Zamiast wracać i reorganizować tysiące starych e-maili, możesz pozwolić sobie na wysiłki dzięki Nowy wiadomości e-mail, które przychodzą, powodują usunięcie istniejącego stosu różnorodnej poczty zaśmiecającej skrzynkę odbiorczą.

Użyj Superstars, aby szybko oflagować wiadomości e-mail

Jeśli jesteś podobny do mnie, możesz otrzymywać e-maile z dowolnego miejsca - e-maile informacyjne z Twojego banku lub innych organizacji, z którymi prowadzisz interesy, e-maile od współpracowników lub osób, którymi zarządzasz, lub ważne wiadomości od członków zespołu, które „ współpracuję z. Jeśli masz do czynienia z ogromnym napływem wiadomości e-mail, to bardzo dobry pomysł, aby zacząć “flagi” twoje wiadomości e-mail z gwiazdkami.

Zazwyczaj oznaczenie wiadomości gwiazdką oznacza, że ​​jest ona bardzo ważna, ale jest to również świetny sposób na jej złamanie “ważny” wiadomości e-mail do podkategorii w celu szybkiego i łatwego wyszukiwania później. Możesz to zrobić, włączając opcję “Gwiazdy” Funkcja Gmail Labs.

Ta funkcja pozwala na użycie do 12 unikalnych ikon gwiazd, dzięki czemu możesz nie tylko oddzielić ważne wiadomości od reszty stosu skrzynki odbiorczej, ale także posortować te ważne wiadomości według ich własnego specjalnego typu. Musisz znać nazwę ikony do wyszukiwania, więc na stronie ustawień Gmaila po prostu najedź myszką na ikonę nazwy ikony. Gdy czytasz nowy e-mail i chcesz oznaczyć go jako ważny i posortować - możesz kliknąć “gwiazda” opcję, a następnie kliknij wiele razy, aby zmienić typ gwiazdy. W tym przypadku kliknąłem pięć razy, aby oznaczyć wiadomość jako ważny e-mail informacyjny o moich planach podróży w Orbitz.

Później, gdy chcesz przywołać te ważne wiadomości ze stosu e-maili w skrzynce odbiorczej, po prostu wyszukaj typ, wpisując “has: niebieski-info” lub jakąkolwiek nazwą tego typu ikony - i tylko te, które oflagowałeś, zostaną zwrócone. Na przykład tutaj są wszystkie wiadomości, które oznaczyłem jako ważne e-maile informacyjne.

To sprawia, że ​​bardzo łatwo jest szybko znaleźć wiadomości, które wcześniej trzeba było przeszukiwać w skrzynce odbiorczej - oszczędzając czas i unikając poważnego bólu głowy.

Oznacz krytyczne wiadomości e-mail za pomocą szybkich łączy

Innym ważnym sposobem na uporządkowanie i śledzenie tych krytycznych wiadomości e-mail, o których wiesz, że musisz poradzić sobie w pierwszej chwili, jest włączenie funkcji Szybkie łącza w Laboratorium Gmaila. Spowoduje to skonfigurowanie prostej funkcji Szybkie łącza w lewym panelu menu konta Gmail.

Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, o której wiesz, że będziesz musiał wrócić i znaleźć później, po prostu kliknij “Dodaj szybki link” a Gmail automatycznie zarejestruje adres URL tego obrazu i doda go do listy menu po lewej stronie. Możesz nadać tekstowi link dowolny tytuł.

Wyświetla listę linków e-mail na lewym pasku menu z wybranymi tytułami. Jest to bardzo przydatny sposób na uniknięcie konieczności kopania wiadomości e-mail zawierających ważne informacje, takie jak czyjś numer telefonu, który wysłał do Ciebie. Kiedy nadejdzie czas, aby do nich zadzwonić, wystarczy kliknąć link - nie trzeba przeszukiwać wszystkich innych wiadomości e-mail, aby znaleźć te ważne informacje.

Zauważ, że są “x” opcje obok każdego szybkiego linku. Wynika to z faktu, że ta funkcja służy do szybkiego zapisywania potrzebnych informacji w krótkim czasie. Po wykorzystaniu informacji bardzo dobrze jest usunąć szybki link, aby lista krótkich linków była jak najkrótsza. Jest to w zasadzie szybki notatnik, który pozwala śledzić te krytyczne e-maile, o których wiesz, że wkrótce musisz wrócić.

Czy znasz jakieś inne przydatne wskazówki, które pomogą uporządkować i usprawnić skrzynkę odbiorczą? Podziel się swoimi pomysłami i wskazówkami w sekcji komentarzy poniżej.