Nie pozwól, aby wysłanie wiadomości e-mail zmieniło się w naruszenie bezpieczeństwa

Istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś, kogo znasz, został dotknięty przypadkową odpowiedzią na wszystkie. Jest to stan zawstydzający i całkowicie do uniknięcia, i jest dość powszechny. Ludzie przychodzili do swoich współpracowników, dzielili się nazwiskami pacjentów i ujawnili adresy e-mail - przypadkowo uderzając Odpowiedz wszystkim. W 1997 r. Microsoft przeżył epidemię przypadkowej odpowiedzi Wszystkie, która obejmowała około 15 milionów wiadomości e-mail.

Nie zawsze jest to tylko zawstydzenie; możesz faktycznie ponieść poważne naruszenie bezpieczeństwa, jeśli wykorzystasz nieuczciwie wszystkie odpowiedzi. Jeśli wyślesz informacje o koncie lub tajemnice handlowe i przypadkowo dodasz osoby, których nie należy kopiować, możesz mieć poważne problemy. Chcesz się upewnić, że nie zawarłeś przypadkowej odpowiedzi dla wszystkich? Oto jak się chronić.

Jeśli korzystasz z programu Outlook

Najlepszym sposobem na zachowanie bezpieczeństwa jest całkowite usunięcie przycisku Odpowiedz wszystkim. W programie Outlook 2003 lub 2007 wystarczy kliknąć strzałka skierowana w dół po prawej stronie paska narzędzi kliknij Dodaj lub usuń przyciski, i pozbądź się Odpowiedz wszystkim. Możesz zrobić to samo w programie Outlook 2010 lub 2013, ale jest to nieco bardziej skomplikowane.

CNET podaje następujące instrukcje. Iść do Plik> Opcje> Dostosuj wstążkę. Kliknij Zareagować w prawym okienku, a następnie kliknij Usunąć. Kliknij Nowa grupa dwukrotnie i zmień nazwę pierwszej nowej grupy (niestandardowej) na “Odpowiedz (niestandardowe)” a drugi jako “Odpowiedz wszystkim (niestandardowe).” Kliknij Główne zakładki w lewym okienku, a następnie rozwiń Strona główna (poczta) i Zareagować. W prawym okienku wybierz Odpowiedz (niestandardowe).

Dodaj po kolei polecenia Odpowiedź na post, Odpowiadać, Naprzód, Spotkanie, IM, i Więcej z lewego panelu do Odpowiedz (niestandardowe). W prawym okienku wybierz Odpowiedz wszystkim (niestandardowe). Dodaj polecenie Odpowiedz wszystkim. Wybierz Odpowiedz wszystkim (niestandardowe) i użyj na dół przycisk, aby przenieść go pod “Wyślij / Odbierz (IMAP / POP),” następnie kliknij dobrze.

Prostszą metodą jest zainstalowanie dodatku TuneReplyAll dla programu Outlook. Umożliwi to włączenie wyskakującego ostrzeżenia, gdy masz zamiar użyć opcji Odpowiedz wszystkim. Jeśli nie masz nic przeciwko wysyłaniu go do wszystkich, po prostu kliknij Tak, jeśli nie, kliknij Nie.

Możesz także utworzyć regułę, która mówi programowi Outlook, aby wysyłał wiadomości z opóźnieniem. w ten sposób, jeśli zdasz sobie sprawę, że kliknąłeś Odpowiedz wszystkim, masz czas, aby anulować wysyłanie. Oto kroki, które należy wykonać, aby utworzyć tę regułę.

Kliknij Narzędzia> Reguły i alerty> Nowa reguła. w “Wybierz szablon” w polu Reguła pusta kliknij Sprawdź wiadomości po wysłaniu, a następnie kliknij Kolejny. Wybierz dowolne opcje w “Wybierz warunki” listę, a następnie kliknij Kolejny (jeśli nie wybierzesz żadnych warunków, reguła zostanie zastosowana do każdej wysyłanej wiadomości). w “Wybierz akcję” wybierz, wybierz Odrocz dostawę o kilka minut. w “Edytuj opis reguły” kliknij podkreśloną frazę Liczba z i wprowadź liczbę minut, o którą chcesz opóźnić każdą wiadomość, do 120 minut. Kliknij dobrze i Kolejny, dodaj dowolne wyjątki, a następnie kliknij Kolejny. Nadaj regule nazwę, zaznacz Włącz tę zasadę i kliknij koniec.

Jeśli korzystasz z Gmaila

Jedna z najlepszych funkcji Gmaila Co nowego w dobrym starym Gmailu? 5 funkcji, które powinieneś sprawdzić Co nowego w dobrym starym Gmailu? 5 funkcji, które powinieneś sprawdzić Być może przegapiłeś kilka nowych funkcji, które Gmail stopniowo dodawał w ciągu ostatniego roku. Spójrzmy więc na to, co zasługuje na naszą uwagę. możesz nie używać funkcji Cofnij wysyłanie, która pozwala anulować wysyłanie wiadomości e-mail do 30 sekund po naciśnięciu przycisku Wyślij, co pozwala uniknąć wybuchu przypadkowej odpowiedzi Wszystkie w ostatniej sekundzie. Niestety, jeśli używasz stacjonarnego klienta Gmaila Szukanie idealnego pulpitu Maca Klient Gmaila Szukanie idealnego Maca Desktop Klient Gmaila Potrzebujesz klienta stacjonarnego dla Gmaila na komputerze Mac? Oto najlepsze, co mogliśmy znaleźć. , to ci nie pomoże.

Inną rzeczą do sprawdzenia w ustawieniach Gmaila jest to, że domyślnym zachowaniem odpowiedzi jest Odpowiedź zamiast Odpowiedz wszystkim. Jeśli jest to opcja Odpowiedz wszystkim, za każdym razem, gdy naciśniesz przycisk odpowiedzi, Gmail wypełni pola Do i DW adresami osób również skopiowanymi na oryginalny e-mail.

Boomerang, dodatkowa aplikacja Gmaila Zaplanuj swoje wiadomości w Gmailu za pomocą Boomerang Zaplanuj swoje wiadomości w Gmailu Za pomocą Boomerang Baydin (firma stojąca za Boomerang) właśnie ogłosiła, że ​​użytkownicy mogą ponownie zaplanować wiadomości w Gmailu, gdy są już zaplanowane. , pozwala zaplanować wysyłanie wiadomości później, co pozwoli Ci wrócić do nich za kilka minut lub kilka dni, aby upewnić się, że nie wysyłasz niczego zawstydzającego wszystkim na liście kontaktów. Wybierz przedział opóźnienia, kliknij Prześlij później, a następnie kliknij Bumerang w prawym górnym rogu ekranu, aby zarządzać opóźnionymi wiadomościami. Łatwy!

Jeśli korzystasz z innych dostawców lub klientów poczty e-mail

Jeśli korzystasz z usług innych dostawców poczty e-mail lub klientów, być może będziesz musiał trochę kopać. Rozszerzenie Thunderbird o nazwie Wyślij później pozwoli Ci zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail w przyszłości. Lotus Notes zawiera funkcje wysyłania później od razu po wyjęciu z pudełka, podobnie jak MailMate i Airmail.

Możesz również korzystać z usług internetowych, takich jak LetterMeLater, aby wysyłać wiadomości e-mail w późniejszym terminie. Po utworzeniu konta możesz utworzyć wiadomości e-mail, które zostaną wysłane w późniejszym terminie, a także możesz nimi zarządzać przed wysłaniem, aby wprowadzić niezbędne zmiany. Możesz go nawet używać z własnego programu pocztowego.

Jeśli Twój klient poczty e-mail nie obsługuje żadnej z tych opcji, zawsze możesz ustawić nawyk zapisywania wiadomości e-mail jako wersji roboczej i wrócić do niej pięć lub dziesięć minut później, aby dokładnie sprawdzić, czy nie spowodowałeś żadnej katastrofy błędy, takie jak kopiowanie wszystkich na liście klientów lub CCing całego biura.

Przypadkowa odpowiedź dla wszystkich: Nie pozwól, aby się stało!

Pierwszy e-mail został wysłany 44 lata temu; pomyślałbyś, że wyeliminowalibyśmy przypadkową odpowiedź Wszystko od tego, w jaki sposób. Niestety, nie opracowaliśmy jeszcze szczepionki, więc musisz wziąć ochronę w swoje ręce. Wyłączenie odpowiedzi na wszystkie funkcje, opóźnienie wysyłania wiadomości e-mail lub zapisanie ich jako wersji roboczej do wysłania kilka minut później może pomóc. Tylko Ty możesz zapobiec przypadkowej odpowiedzi wszystkim!

Czy zdarzyło Ci się przypadkowo udostępnić zbyt wiele informacji na stronie Odpowiedz wszystkim? Czy korzystasz z którejkolwiek ze strategii wymienionych powyżej? Podziel się swoją najlepszą taktyką walki Przypadkowa odpowiedź Wszystko poniżej!

Zdjęcie kredytowe: trzymając głowę przez thodonal88 przez Shutterstock