Delegacja Musi mieć umiejętności przywódcze, aby zmniejszyć obciążenie pracą

Być może dopiero zaczynasz pracę na stanowisku kierowniczym lub po prostu walczysz z zadaniem delegacji. Jako lider przekazywanie zadań innym jest konieczne, ale może być trudne. Jeśli niedawno nabyłeś własny zespół Jaka jest różnica między szefem a liderem? Jaka jest różnica między szefem a liderem? lub po prostu potrzebuję pomocy w delegowaniu zadań, oto kilka przydatnych wskazówek.

Najlepszym sposobem na opisanie sposobu delegowania jest pięć W: Kto, Co, Kiedy, Gdzie i Dlaczego. Aby namalować wyraźny obraz, zaczniemy od przyczyny.

Dlaczego delegacja jest konieczna?

Delegacja ma wiele zalet, zarówno dla Ciebie jako lidera, jak i dla Twojej organizacji i zespołu. Jednak wiele osób ma problemy z delegowaniem zadań.

Niektórzy mogą myśleć, że łatwiej jest samodzielnie wykonywać zadania niż je delegować. Inni mogą poczuć się pewni, podejmując zadania samodzielnie. Jeszcze więcej może być po prostu niedoświadczonych w delegacji.

Zdjęcie: Ditty_about_summer przez Shutterstock

Harvard Business Review online stwierdza:

Przekazywanie korzyści menedżerom, bezpośrednim raportom i organizacjom. Mimo to pozostaje jedną z najbardziej niewykorzystanych i słabo rozwiniętych możliwości zarządzania.

Ponadto w badaniu zarządzania czasem, o którym wspomniał Harvard Business Review, stwierdzono, że:

332 ankietowane firmy były zaniepokojone umiejętnościami delegowania pracowników. Jednocześnie tylko 28 procent tych firm oferowało szkolenia na ten temat.

Korzyści dla Ciebie jako lidera

• Możesz skierować swoją uwagę na inne przedmioty.
• Możesz efektywnie zaplanować swój czas.
• Możesz osiągnąć więcej w ciągu dnia pracy.

Korzyści dla członków zespołu

• Mogą uczyć się nowych lub doskonalić obecne umiejętności.
• Mogą czuć się częścią zaufanego zespołu i środowiska.
• Mogą poprawić swoją pewność siebie i motywację.

Korzyści dla Twojej organizacji

• Może zwiększyć wydajność.
• Może oferować udane procesy klientom i klientom.
• Może budować połączoną kulturę dla wszystkich pracowników.

Jak widać, korzyści płynące z delegacji dotykają czegoś więcej niż tylko lidera. Więc jeśli się powstrzymujesz, wpływasz również na swoją firmę i zespół.

Co powinieneś delegować?

Teraz, gdy znasz już znaczenie delegacji jako lidera, następnym krokiem jest podjęcie decyzji, co powinieneś przekazać.

Zdjęcie: Constantin Stanciu przez Shutterstock

W wielu przypadkach przekazanie niektórych zadań nie stanowi problemu. Na przykład nie przypisałeś zadania programistycznego pracownikowi handlowemu. Jednak jeśli chodzi o twoje własne zadania, trudniej jest zdecydować, które uzasadnienie delegacji.

Zadaj sobie następujące pytania:

• Czy to zadanie, które tylko ja mam wiedzę do wykonania?
• Czy unikam przypisywania tego zadania, ponieważ nikt inny nie ma czasu?
• Czy trzymam się zadań, bo chcę “Zrób to wszystko” siebie?
• Czy jest to powtarzające się lub rutynowe zadanie?
• Czy naprawdę jestem odpowiedzialny za to zadanie??

Projekt Uniwersytetu Stanowego Karoliny Północnej stwierdza to na swojej liście rodzajów zadań, które należy przekazać:

Ludzie często przechowują zadania, które najbardziej im się podobają, nawet jeśli nie są odpowiedzialni za to zadanie. Te zadania nie są najlepszym sposobem na spędzenie czasu i energii.

Gdy już zdecydujesz, co przekazać, trzymaj się tej decyzji. Następnie ułóż harmonogram i listę zadań. 9 najlepszych narzędzi do zarządzania czasem w utrzymaniu porządku 9 najlepszych narzędzi do zarządzania czasem w utrzymaniu organizacji Pokazane tutaj narzędzia do zarządzania czasem pomogą Ci w pełni wykorzystać dni. Nadaje się do każdej sytuacji biznesowej lub osobistej. To czas na uporządkowanie swojego życia! aby pomieścić inne ważne przedmioty, na które powinieneś zwrócić uwagę.

Kto jest odpowiednią osobą do tego zadania?

Po ustaleniu, które elementy należy przekazać, logicznym posunięciem jest zdecydowanie, kto powinien zająć się zadaniem. Kiedy jesteś liderem, bez względu na to, czy jest to mała stała grupa, czy elastyczny zespół projektowy, znając członków swojego zespołu. 5 najlepszych porad dotyczących zarządzania projektami dla początkujących. 5 najlepszych porad dotyczących zarządzania projektami dla początkujących. , oto tylko pięć wskazówek dotyczących zarządzania projektami, które pomogą Ci zacząć. to klucz.

Źródło zdjęcia: Jirsak przez Shutterstock

Kiedy więc przychodzi czas na delegowanie zadań, musisz oczywiście rozpoznać umiejętności każdej osoby. Ale jednocześnie powinieneś wiedzieć, jak dobrze sobie radzą i jakie są ich obowiązki. Przypisanie zadania komuś, któremu można zaufać, jest ważne dla jego pomyślnego zakończenia.

Forbes oferuje dwie pomocne porady dotyczące przekazania uprawnień:

Wraz z zaufaniem musisz dać ludziom, którym delegujesz, szansę na wykonanie pracy po swojemu.

Przekazuj odpowiedzialność i uprawnienia, a nie tylko zadanie.

Pamiętaj, że po delegowaniu zadania ten członek zespołu powinien być za niego odpowiedzialny. Nie oznacza to, że powinieneś odejść, ale musisz pozwolić swojemu zespołowi przejąć inicjatywę.

Kiedy należy przekazać zadania?

Więc wiesz, komu przekazujesz i komu, ale kiedy przekazujesz te rządy? Znajdziesz wiele zmiennych związanych z terminem delegowania zadania. Musisz przynajmniej wziąć pod uwagę termin, priorytet i wysiłek.

Zdjęcie kredytowe: Keepsmiling4u przez Shutterstock

Na przykład zadania, które są pilne i wpaść w zestaw umiejętności członka zespołu należy oczywiście delegować od samego początku. Ale ci, którzy mają niski priorytet lub z którymi mogą sobie poradzić różne osoby, mogą poczekać.

Przydatnym sposobem na podjęcie tej decyzji jest zastosowanie metody ustalania priorytetów zadań. Jedna taka technika, zwana Matrycą Eisenhowera, może pomóc ci szybko ustalić priorytety. Korzystając z tej metody, możesz podzielić swoje zadania na cztery ćwiartki: Wykonaj najpierw, Zaplanuj, Przekazuj i Nie wykonuj.

Przeglądając segmenty Zrób najpierw i Zaplanuj, możesz łatwo przenieść zadania do sekcji Deleguj. Jest to również przydatna metoda określania zadań, które mogą wpaść w ćwiartkę Don't Do.

Gdzie należy zarządzać zadaniami delegowanymi?

Zadanie zostało delegowane i teraz nadszedł czas, aby przejść dalej… prawie. Nadal musisz śledzić i monitorować zadanie, dopóki nie zostanie ono ukończone.

Prawdopodobnie używasz kilku aplikacji i narzędzi na swoim stanowisku Zostań bardziej zorganizowanym i produktywnym liderem dzięki Wrike Zostań bardziej zorganizowanym i produktywnym liderem dzięki Wrike Niezależnie od tego, czy prowadzisz pojedynczy projekt w pracy, czy zarządzasz małą firmą, albo rola wymaga ekstremalnej organizacji i planowania. Nie zawsze jest to możliwe w przypadku tradycyjnego harmonogramu lub terminarza. Wpisz Wrike,… Jeśli masz niezawodny mechanizm śledzenia, pamiętaj o uwzględnieniu delegowanych zadań. Ale jeśli potrzebujesz kilku sugestii, oto pięć wspaniałych opcji.

1. Program Outlook umożliwia przypisywanie zadań i przechowywanie kopii na własnej liście.
2. Google oferuje funkcje Zaoszczędź swój czas dzięki 10 niedostatecznie wykorzystanym funkcjom Google Zaoszczędź swój czas dzięki 10 niewykorzystanym funkcjom Google Narzędzia i usługi Google robią dla nas wszystko. Ale jest wiele funkcji, które nie są w pełni wykorzystywane. Zaoszczędź kilka sekund i zrób więcej dzięki narzędziom Google, z których korzystasz na co dzień. do delegowania wiadomości e-mail i zadań kalendarza za pomocą Gmaila i Kalendarza Google.
3. Trello używa metody Kanban do zarządzania projektami z funkcjami do przypisywania zadań innym.
4. Podio zapewnia przejrzystą strukturę komentarzy dla delegowanych zadań, aby wszyscy byli na bieżąco.
5. Meistertask pozwala łatwo przypisywać i otrzymywać powiadomienia o zmianach stanu zadań.

Pamiętaj tylko, że narzędzie, którego używasz, powinno nie tylko zapewniać możliwość przypisywania zadań. Powinieneś użyć takiego, który oferuje takie funkcje, jak powiadomienia, metody śledzenia i przypomnienia.

Materiały szkoleniowe dotyczące delegacji

Jeśli uważasz, że Ty lub Twoja organizacja może skorzystać z programu szkolenia dla delegacji, oto kilka zasobów do zbadania.

• Szkolenie biznesowe działa
• Szkolenie Dale Carnegie
• American Management Association
• Nauka CRM

Jak dobrze delegujesz?

Zdolność do przekazywania innym jest ważną umiejętnością dla każdego lidera. 5 porad dotyczących zarządzania czasem, które mogą uczynić cię liderem w życiu i pracy. 5 wskazówek zarządzania czasem, które mogą uczynić cię liderem w życiu i pracy, niezależnie od tego, czy zdajesz sobie z tego sprawę, czy nie. przywódca. Nawet jeśli oznacza to bycie liderem własnego życia. Te wskazówki pomogą Ci stać się jeszcze lepszym. . Jak już przeczytałeś, korzyści dotyczą nie tylko ciebie, ale także twojej organizacji i zespołu. To sprawia, że ​​jest to korzystna sytuacja.

Czy uważasz, że masz solidne umiejętności delegowania? A może zmagasz się z zadaniem przekazania wszystkiego razem? Podziel się swoimi przemyśleniami na ten temat w komentarzach.

Kredyty obrazkowe: Duncan Andison / Shutterstock