Przed udostępnieniem arkusza kalkulacyjnego Excel upewnij się, że robisz te rzeczy w pierwszej kolejności

Udostępnianie skoroszytów programu Excel ułatwia współpracę w zakresie gromadzenia danych. Ale zanim oddasz swoje pliki Excela w ręce innych osób, oto kilka wskazówek, jak przygotować arkusze do udostępniania.

Zezwalaj na wiele jednoczesnych zmian

Jeśli chcesz, aby wielu użytkowników mogło jednocześnie edytować udostępniony arkusz Excela, wykonaj następujące czynności:

1. Idź do Przejrzeć tab i poniżej Zmiany, Kliknij Udostępnij skoroszyt.
2. Upewnij się, że w otwartym oknie dialogowym Zezwalaj na zmiany dokonywane przez więcej niż jednego użytkownika jednocześnie sprawdzone.
3. Zapisz plik Excel w udostępnionej lokalizacji, w której inni użytkownicy mogą uzyskać do niego dostęp.

Należy pamiętać o jednej rzeczy: możesz uzyskać sprzeczne zmiany, jeśli dwóch użytkowników wprowadzi zmiany w tych samych komórkach. Właściciel pliku zostanie ostrzeżony i może wybrać, które zmiany zachować lub odrzucić.

Chroń arkusze robocze lub komórki

Jeśli istnieją określone dane, których nie chcesz, aby ktokolwiek modyfikował lub usuwał, możesz chronić cały arkusz, chronić skoroszyt lub konkretne komórki.

Jeśli chcesz zabezpieczyć cały arkusz lub skoroszyt:

1. Idź do Przejrzeć kartę i kliknij Chroń arkusz roboczy. (Jeśli wolisz chronić cały skoroszyt, kliknij Chroń skoroszyt.)
2. Wprowadź hasło. Umożliwi to każdemu, kto ma hasło, jego ochronę, ale osoby bez hasła będą nadal mogły je wyświetlić.
3. Pod „Zezwalaj wszystkim użytkownikom tego arkusza na „ możesz wybrać, co inni użytkownicy mogą robić w arkuszu, w tym: formatować komórki, dodawać / usuwać wiersze lub kolumny oraz dodawać hiperłącza.

Jeśli chcesz chronić wybrane komórki:

1. Wybierz komórki, które chcesz edytować, kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Formatuj komórki w wyskakującym menu.
2. Przejdź do Ochrona i upewnij się, że Zablokowany jest niezaznaczone.
3. Przejdź przez te same trzy kroki powyżej.

Teraz wszystkie komórki, oprócz tych, które ustawiają cię jako odblokowaną, powinny być chronione.

Dodaj menu rozwijane

Jeśli chcesz, aby inni użytkownicy dodawali tylko wybrane dane do określonych komórek, możesz utworzyć menu rozwijane dla określonego zakresu komórek. Możesz dać użytkownikom wybór wyboru tylko z tej listy lub pozwolić im na wprowadzenie innych informacji.

Aby dodać menu rozwijane do zakresu komórek, wykonaj następujące czynności:

1. Na osobnym arkuszu w skoroszycie utwórz listę elementów, które chcesz uwzględnić w menu rozwijanym. Te elementy powinny znajdować się w jednym wierszu lub kolumnie.
2. Wybierz całą listę, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Zdefiniuj imię.
3. Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wpisać nazwę listy. Może to być wszystko, co działa dla Ciebie - po prostu nie zawierają spacji.
4. W arkuszu, w którym będziesz wprowadzać dane, wybierz komórkę lub komórki, w których chcesz wyświetlić listę rozwijaną. Przejdź do Dane kartę i kliknij Walidacji danych.
5. Otworzy się okno dialogowe do Ustawienia patka. w Dopuszczać pole, wybierz Lista.
6. w Źródło pole, wpisz = ListName.
7. Upewnić się, że Pole rozwijane w komórce sprawdzone. Jeśli nie chcesz, aby użytkownicy mogli pozostawić komórkę pustą, upewnij się, że Zignoruj ​​puste pole jest niezaznaczone.

Poniższe kroki są opcjonalne:

1. Jeśli chcesz, aby komunikat pojawiał się po kliknięciu komórki, przejdź do Wiadomość wejściowa patka. Tutaj możesz wpisać wiadomość o długości do 225 znaków, która się pojawi.
2. Jeśli chcesz, aby pojawił się komunikat o błędzie, przejdź do Alert o błędzie i upewnij się, że Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych sprawdzone. Możesz wprowadzić konkretny komunikat dla swojego ostrzeżenia o błędzie.

Jakie masz porady dla użytkowników programu Excel, którzy chcą udostępniać swoje skoroszyty? Daj nam znać w komentarzach.